پایان نامه رایگان درباره سیستم کار، پارکینسون، هزینه سرمایه

دانلود پایان نامه ارشد

براي ارتباط چند مدیر در دو سه محل استفاده می شداما. اخیراً از این سیستمها براي ارتباط هزاران نفـر بـر روي یک موضوع استفاده می شود .

اتوماسیون اداري ( : ( Office Automation مکانیزمی است در راستاي بهبود بهـره وري سـازمان از طریـق اعمـال مدیریت اثر بخش و کاربر مجموعه فعالیتهاي سازمان با بهره گیري از : گردش الکترونیکی مکاتبات در سطح سـازمان ، جستجوي اسان در اطلاعات ذخیره شده ، پاسخگویی سریع و به موقـع بـه مراجعـان ، حـذف کاغـذ از چرخـه مکاتبـات اداري ، اعمال کنترل مناسب بر کاربران ، ثبت و نگهداري بهینه اطلاعات ، بهبود ارتباطات درون سازمانی .

سیستم اتوماسیون اداري وظیفه بر قراري ارتباطات داخلی سازمان و همچنـین افـراد سـازمان بـا خـارج از سـازمان را عهده دار است . این ارتباط به بهبود هماهنگی فعالیت ها و کیفی کردن کار کمک می کند . پردازشگر هاي متن ، پسـت الکترونیک ، ارسال صدا ، ارسال فاکس ، ویدئو کنفرانس و کنفرانس کنفرانس صوتی از ابزار هایی که می تواند در ایـن مجموعه به کار رود . سیستم اتوماسیون اداري از سیستم کار تابل و مدیریت فرایند ها تشکیل می شود که با سیسـتم دبیر خانه ، سیستم هاي پردازش عملیات و سیستم ارشیو در ارتباط است . بنابراین در یک مجموعـه کامـل اتوماسـیون اداري کلیه عملیات سازمان ازطریق سیستم هاي نرم افزار هاي سازماندهی می شود .

باید توجه کرد که ازطریق مدیریت فرایند ها در یک سیستم جامع نرم افزاري می توان تمامی عملیات یک سـازمان را با استفاده از ابزار هاي پیش گفته به نحو مطلوب سازماندهی کرد . می توان بـا اسـتفاده از سیسـتم مـدیریت فراینـد گردش کلیه فرمهایی را که در سیستم هاي پردازش عملیات ( TPS ) وجود دارند را از طریق سیستم کارتابل به انجـام رساند . به این ترتیب بدون استفاده از فرمهاي کاغذي ” تایید هاي ” مورد نیاز هر فرم تعریف می شود و بـا گـردش آن در سیستم کارتابل هر فرایند تکمیل می شود . بنابراین اتوماسیون اداري فراتـر از بکـار گیـري تنهـا یـک سیسـتم کارتابل در سازمان است ولی بخشی از ان محسوب می گردد . ضمن انکه باید توجه داشت با اسـتفاده از سیسـتم هـاي یکپارچه که در ان کلیه فرایند هاي سازمانی با یکدیگر مرتبط هستند مـی تـوان بـه مفهـوم کامـل بـه سـمت سـازمانی حرکت کرد که در آن گردش اطلاعات سریع به موقع باو اطمینان را انتظار داشت و حتماً بدون اسـتفاده از حتـی یـک برگ کاغذ .

2-42-1 جدول انواع کاربرد هاي سیستم اتوماسیون اداري

اتوماسیون اداري و بهره وري :

یکی از دلایل عمده کاربرد فناوري طلاعات در محیط اداري ، افزایش بهره وري کسانی است که در این ادارات کار می کنند . بررسیهایی که در نیمه دهه 1970 انجام گردید نشان داد که رشد بهره وري در این گروه از کارکنان نسبت بـه کارگران بخش صنعت و تولید دچار کندي و عقب ماندگی می باشد . بررسیهاي شرکتهاي آمریکایی در خلال یک دوره دهساله منتهی به واخر دهه 1980 نشان داد که بهره وري رد صنعت تقریباً%90 رشـد داشـته اسـت . در حـالی کـه در امور دفتري %4 افزایش وجود داشته است . گزارشات دریافتی از این شزکتها حاکی از آن است که در خلال ایـن دروه ده ساله کل هزینه امور دفتري از 20 الی 30 در صد به 30 الی 40 در صد کل بودجه افزایش یافته است . یکی از نتـایج این مطالعه آن بود که هیچ گاه در محیط اداري و دفتري سرمایه گذاري کافی نشده اسـت و دیگـر ایـن کـه فنـاوري مورد استفاده در این بخش نسبت به سایر بخشها ، داراي کارایی کمتري بوده است . بر آورد انجـام شـده نشـان مـی

49

داد که سرمایه گذاري در محیط کارخانه که براي کنترل رایانه ي تجهیزات ماشین آلات بکـار رفتـه اسـت . در حـدود 10 برابر سرمایه گذاري در بخش اداري بوده است . نتیجه بدیهی این بود که سرمایه گذاري بیشـتر در بخـش امـور اداري یک کارخانه که بهره وري بالایی دارد ، منجر به افزایش قابل توجهی در بهره وري امور اداري خواهد شد .

بنا به دلایل زیر باید نتیجه گیري فوق را پذیرفت :

-1 اندازه گیري بهره در محیط اداري و مقایسه آن با ساخته هاي محیط صنعتی کار مشکلی است .

-2 ممکن است رابطه بهره وري و هزینه سرمایه اي هماهنگ نباشد عدم توجه به تاثیر عاملی انسانی در محـیط اداري و استفاده از فناوري جدید ممکن است منجر به آشفتگی امور و بهره وري پایین شود .
-3 میزان بهره وري در آغاز بررسی هاي فوق مشخص نشده بوده اسـتممکـن. اسـت کارکنـان دفتـري قـبلاً کارایی بیشتري داشته اند و لذا با تغییر روشهاي انجام کار ، پیشرفت چندانی حاصل نشـده باشـد . در صـورتی که با مکانیزهردنک امور واقعاً بهره وري فزایش یابد ، تاثیر ان بر سازمان به شرح زیر خواهد بود :
-1 استفاده بهتر از نیرو کار توام با کاهش تعداد کارکنان و یا افزایش بازده فردي پرسنل -2 استفاده بهتر از زمان به جهت کارایی بیشتر .

-3 افزایش بازده مدیریت با تصمیم گیري بهتر . -4 افزایش بازده با عملکرد بهتر افراد .

-5 اثر بخشی بیشتر با استفاده از اطلاعات موجود در محیط سازمان .

2-43 نکات برجسته درباره اتوماسیون 1 و بهسازي روشهاي کار

اگر کامپیوتر نمی بود ، سخنی درباره ساختن مدلهاي ریاضی، تحقق در عملیات 2 یا علم مدیریت 3 شنیده نمـی شـد . زیرا تمام اینها بستگی زیاد به سطوح محاسباتی دارد که اگر تنها ماشین حساب دستی به کار می رفت ، غیر اقتصـادي از آب در می آمد . بنابراین ، اتوماسیون ارتباط بسیار نزدیکی با پیشرفتهاي اخیر تئوریهـاي مـدیریت دارد کـه متکـی بـر تحقیق در عملیات و ساختن مدلهاي ریاضی است .

باز خود :4

در مواردي که گزارشهاي ارائه شده نشان می دهد که چگونه عملکرد واقعی5 در مواردي که گزارشـهاي ارائـه شـده نشان می دهد که چگونه عملکرد واقعی را می توان به عملکرد مورد انتظار 6 مقایسه کرد ، چنین گزارشهایی بـه » بـاز خور « مرسوم اند . داشتن سیستم باز خور کارساز ، براي مدیریت مطلوب ، ضروري است . کامپیوتر با سرعت زیـاد و ظرفیت ذخیره اطلاعات ، به سازماندهی باز خور کمک زیادي می کند .

ترموستات نیز یک مثال عالی باز خور است . ترموستات درجه حرارت واقعی اتاق را می سنجد و با درجه برنامه ریزي شده مقایسه می کند و این اطلاعات را به منبع اصلی حرارت می فرستد و براي اصلاح لازم ، سوپاپ را باز مـی کنـد یـا می بندد. مفهوم کنترل به وسیله باز خور به طور کلی و به خصوص در صنایع پردازش 7 حایز اهمیت است .

2-44خودکارسازي

1Automation 2Operational Research 3Management 4Freedback 5Actual performance 6Expected performance 7Process Industries
50

جایی که دریک سازمان مواد با دست جابجا نمی شوند، چنین حالتی خودکار (یا اتوماسیون)نامیـده مـی شـود. خودکـار کردن دستگاهها به علت افزایش استفاده از وسایلی حساس براي تعیین و انتقالاطلاعـات مربـوط بـه وزن، حجـم، ابعـاد، عمق شکافها، وضعیت جاي گیري ، کشش انبساطی،درجه حرارت، فشار، میزان روانی (یا جاري بودن)، تعداد واحـد هـا و ویژگیهاي شیمیایی گوناگون امکلان پذیر است.

توماسیونا عملاً عبارتست از تولید مستمر با فرایندهاي مجزا ولی به هم پیوسته بهگونه اي کهتمام اجـزا در سلسـله اي قرار می گیرند که به صورت خودکار (برقی یا مکانیکی) با هم پیوستگی کاملدارنـد. در مـواردي کـه عملکـرد خودکـار وجود نداشته باشد، اتوماسیون هم وجود ندارد.

کنترلی اتوماتیک عبارتست از به کار بردن وسایل حساس مکانیکلی یا الکتریکی که عملیـات ماشـینیو محصـول آن را در مقایسه با معیارهاي از پیش تعیین شده کنترلی می کند. در پرداختن به مواد رادیواکتیو،اتوماسیون ضروري است، زیـرا عاملی ایمنی حایز اهمیت است. در عملیات هواپیما و موشکها از کنترلاتوماتیـک بایـد اسـتفاده شـود، زیـرا فضـاي کـار محدود است و اقدام سریع نیاز دارد که خارج از ظرفیت انساناست (پارکینسون، و رستوم جی، ص .(144
اتوماسیون و تصمیمات مدیریت مشاهده شخصی یک مدیر لزوماً باید نمونه کوچکی از کلی فعالیت او را تشکیلی دهد. بنابراین،وقتی کـه وي براسـاس

مشاهدات شخصی، اقدام اصلاحی به عمل می آورد، باید به دلایل ذیل دقت کافیداشته باشد.

اولاً، به سبب اینکه اقدام اصلاحی ممکن است لازم نباشد، ثاًنی وقتی که لازم هم باشد، ممکناست نتواند دسـت بـه اقـدام اصلاحی بزند، زیرا هنگام مشاهده ممکن است واقعه اي رخ نداده باشد. اینجاست که اتوماسیون می تواند فـوق العـاده سودمند واقع شود. اتوماسیون به مدیر، یک تصویر کلی خوبارائه می دهد و بنابراین او را در تصمیم گیري یـاري مـی کند (در مقایسه با وقتی که بر مبناي مشاهدهشخصی تصمیم می گیرد).
روند کنونی این است که فعالیت هاي ثانوي تولید مانند جمع آوري قراضه ها و دم قیچی ها،بازرسی ، شمارش، روغن کاري و قسمتهائی از فعالیت هاي مربوط به کنترل ابـزار، مکـانیزه شـود. همچنین،مکـانیزه کـردن تـا حـدود زیـاد در فعالیتهایی نظیر طراحی مهندسی، کنترلی موجودي، استفاده از ماشینهاي پنجاه سـاله در بـارگیري سیسـتمهاي دریافـت سفارش و آزمایش به کار برده می شود.(پارکینسون و رستوم جی، ص .(145

2-45ضرورت تفکر براي آینده

خط تولید ماشینهاي اتوماتیک در تولید محصولاتی که به همان منظور طراحی شده، بازدهی بالائی دارد، اما نمی توانـد چیز دیگري تولید کند. اما نمی تواند چیز دیگر تولید کند. بنابراین، با اتوماسیون، مدیریت نمی تواند در مورد تولید یـا طراحی سیستمهاي تولیدي، روشی آسان گیر و به اصطلاح لسه فر (laiseesz fair)داشته باشد.

اتوماسیون فقط می تواند بعد از اینکه یک موسسه در مورد تولید یک محصول خاص تصمیم گرفت و تعهد کرد به کار گرفته شود. قبل از اینکه هر نوع اتوماسیونی که (البته بسیار گران قیمت است) به کار افتد، همه چیز باید روشن و

51

مشخص شودبدین. سبب، با بکارگیري اتوماسیون، مدیریت باید قبلاً در این باره بیندیشد و تا آنجا که ممکن است در تشخیص نیاز براي تغییر، حساسیت به خرج دهد. تغییر اتوماسیون بسیار پرهزینه است، اما بعضی اوقـات ایـن کـار لازم است. و نمی توان با خوش خیالی چنین پنداشت که در آینده کارها خود به خـود درسـت خواهـد شـد. تصـمیم گیـري درخصوص از رده خارج کردن یا تغییر کارخانه اتوماسیون بایستی بسیار سنجیده باشد.

اتوماسیون با ویژگیهاي حرکت و آزمایش خودکار (غیر یدي) کـه دارد و یکپـارچگی کـاملی کـه در چـارچوب فیزیکـی کارخانه پدید می آورد، مدیریت را با معارضه اي (چالشی) سخت روبرو می کند. مدیریت نه تنها بایستی به فکر آینده باشد، بلکه باید تمام وجوه و جنبه هاي یک سازمان را به صورت یکپارچه درآورد تا اتوماسیون بـه نحـو مـوثر بـه کـار برده شود (همان منبع، ص (146

2-46بهبود کار و اتوماسیون

براي بهبود کار، دامنه وسیعی وجود دارد. این نکته اي است که باید براي همه کـس جاذبـه داشـته باشـد، زیـرا هـدف، حداکثر صرفه جوئی در تلاش براي به دست آمدن حداکثر ستاده ها با حداقل داده ها است.
قدمهاي اساسی براي بهبود کار عبارتند از :

آیا می توان قسمتی از عناصر کار را با اطمینان خاطر حذف کرد ؟ آیا می توان بعضی از قسمتهاي عملیات را تلفیق کرد ؟
آیا با تغییر توالی مراحل کار می توان عملیات را ساده تر کرد ؟

آیا محلستقرار ابزارها و مواد در فرایند تولید را می توان مجدداً سازماندهی کرد، به طوري که افراد وقت کمتـري روي اینها صرف کنند ؟

براي اینکه یک شغل مکانیزه شود، تصمیم گیري درخصوص سرمایه گذاري لازم است. چنانچه فعالیتی مکرر یا پرهزینـه نباشد، مکانیزه کردن آن سودي ندارد. بررسیها نشان داده است که جابجایی مواد بـین 10 تـا 90 درصـد کـل هزینـه نیروي کار کارخانه را تشکیل می دهد.

ابزارهاي مکانیکی کار یدي در مورد جابه جائی مواد، مفید است. اما اغلب ایده هاي ساده، نیاز به ابزارهاي گران قیمت و پیچیده با هزینه نگاهداري بالا را کاهش می دهد. به عنوان مثال، وسائل ساده اي را می توان با اسـتفاده از مایعـات و نیروي جاذبه، طراحی کرد.

قبل از اینکه هرگونه اتوماسیونی به کار گرفته شود، لازم است که روشها و تجهیزات، استاندارد شود. بنـابراین نخسـت باید بررسی مبسوطی براي

پایان نامه
Previous Entries پایان نامه رایگان درباره تحلیل اطلاعات، تصمیم به خرید، غیر سیستماتیک Next Entries پایان نامه رایگان درباره دولت الکترونیک، اجتماعی و فرهنگی، دسترسی به اطلاعات