آغازي براي باز تعریف رفتارها و ارزشها در مجموعه دولتی و نیز اهداف و معیار هاي ارزیابی آن باشند .( ( infoemation society commission 2033
اداره مجازي ( ( Virtual office
گفتیم که امروزه MISاز مفهوم اولیه خود گسترش پیدا کرده کلاً به صورت کاربرد رایانه در زمینه تجارت و موسسات در آمد است . اولین پدیده اي که ورود این نگرش به موسسه در بر خواهد داشت اتوماسیون خواهد بود
45
که در نهایت منجر به دفتر مجازي می شود . اولین اتوماسیون داري( ( Office در فعالیتهاي دفتري و منشی گري بکار برده می شد . بعد ها نیاز هاي ارتباطی مدیران و دیگر به کاربرندگان دانش تشخیص داده شد . در سالهاي اخیر ، دامنه کار اداري از مکانهاي ثابت به موقعیتهاي از راه دور گسترش یافته است که پیوند در این نوع ادارات ازطریق ارتباطات داده ها صورت می گیرد . موقعیتها ي از راه دور که شامل خانه ، اتاقهاي متصل ، خودرو ها و هر مکان دیگري که کارکنان اداره ممکن است باشند ، اداره مجازي نامیده می شود ، اداره مجازي براي شرکتها مزایایی چون کاهش هزینه امکانات و تجهیزات یک شبکه رسمی ارتباطی ، کاهش توقف کاري و یک نوع کمک اجتماعی را دارد . البته در برابر این مزایا اشکالاتی هم در بر دارد . اشکالات عمدتاً شامل کارکنان می شوند به طوریکه آنها احساس عدم تعمق به شرکت ، ترس از دست رفتن شغل ، وجدان کاري کمتر ، و تنش خانوادگی خواهند داشت . که البته شرکتها می توانند حلقه ارتباط خود را با کارکنان ازطریق تماسهاي تلفنی مدوم ، بکار بردن کنفرانس هاي تلفنی ، ملاقات هاي منظم همیشگی ، حفظ کرده و با این کار اشکالات را کاهش دهند . هدف اصلی اتوماسیون اداري بدون توجه به اینکه چه کسی آن را بکار می برد . افزایش بهره وري می باشد . اولین کاربرد اتوماسیون اداري واژه پرداز بود که روشی استاندارد تولید اسناد چاپی مانند نامه ها ، یاد داشتها و گزارشها بود . نامه الکترونیکی و نامه صوتی ، راهکار هایی بودند که ارتباط تلفنی را به چالش طلبیدند . در هر دو مورد فوق ، جعبه پستی کاربران در حافظه رایانه قرار دارد . تقویم الکترونیکی شخص را در شرکت براي دسترسی به تقویتهاي ملاقات دیگران براي ملاقات و جلسه با آنان یاري می کند . کنفرانس از راه دور از دیگر امکانات اداره مجازي می باشد . سه نوع کنفرانس از راه دور وجود دارند : کنفرانس ویدئویی دو عنصر صوت و تصویر را با هم ترکیب می کند . کنفرانس رایانه اي مشابه نامه الکترونیکی می باشد به جز اینکه شرکت کنندگان و موضوعات آنها خیلی محدود تر هستند. فاکس یک دستگاه یک برنامه با ارزش براي اتوماسیون اداري است ولی عمومیت آن از بوجود آمدن یک اداره بدون کاغذ جلوگیري می کند . ویدئوتکست . مواد متنی و گرافیکی را از طریق حافظه رایانه قابل دسترس میسازد . سیستم هاي تصویري مدرن بر محدودیتهاي کاغذ و ذخیره میکروفرم، با به کار بردن OCR و فن آوریهاي دیسک فشرده غلبه کرده است . نشر رومیزي برنامه کاربردي در اتوماسیون ادارات می باشد که توانایی تولید ارتباطات چاپی یا تصویري حرفه اي و تخصصی را دارد . اتوماسیون اداري می تواند با ارائه پیوند هاي
ارتباطی به حل مشکل کمک نماید . ترکیب اتوماسیون اداري براي یک مدیر بر اساس خصوصیات سازمان ، سلیقه هاي شخصی و منابع دسترسی شکل می گیرد . بعضی برنامه هاي کاربردي اتوماسیون اداري ، جایگزین هایی براي روشهاي ارتباطی سنتی هستند در حالی که دیگر برنامه ها فرصتهاي جدیدي را ارائه می دهند ( مک لوید ، ص ( 393 -394
2-40 سیستمهاي اطلاعاتی اتوماسیون اداري
براي ارائه راه حلهاي موثر بمنظور پردازش شخصی و سـازمانی داده هـا ، انجـام محاسـبات و تهیـه اسـناد و مـدارك سازمانی 2-40-1 کاربران سیستم : هر کس که داده هاي شخصی را نگهداري می کند ، اسناد را تهیـه مـی کنـد و یـا محاسـبه انجام می دهد .
2-40-2 اثر روي ارتباطات : از طریق بزار ایجاد اسناد و مدارك ، از قبلی واژه پردازها و نرم افزار هاي نمایش اسلاید مانند پاورپوینت .
2-40-3 اثر روي تصمیم گیري : ازطریق کاربریهاي الکترونیکی مانند ام . اس . اکسل و دیگر نرم افزار هـا ي تجزیـه و تحلیل اطلاعات .
46
2-41 نمونه کاربرد هاي سیستم اتوماسیون اداري 2-41-1 سیستم اطلاعاتی اتوماسیون اداري ( ( OAS
مثالهاي فروش :کار برگهاي الکترونیکی براي تجزیه تحلیل قیمتهاي مختلف ، واژه پردازها براي تهیـه اسـناد مناقصـه و قرار داد هاي فروش.
مثالهاي تولید : کاربرگهاي الکترونیکی براي تجزیـه تجلیـل یـک برنامـه تولیـد ، واژه پردازهـا بـراي نوشـتن راهنمـا و توضیحات کاربا دستگاهها یا نگهداري آنها .
مثالهاي مالی : کاربرگهاي الکترونیکی براي مقایسـه چنـدین منبـع وام و تسـهیلات پـولی ، واژه پردازهـا بـراي نوشـتن توضیحات و روالهاي مالی جدید .
2-41-2 سیستمهاي اطلاعاتی ارتباطات الکترونیکی ( ( ECS
مثالهاي فروش : فاکس و پست الکترونیکی براي تماس مشتري ، کنفرانسهاي ویدئویی براي ارائه اقلام جدید فـروش و توضیحات و ترغیب بازار ، سستم مدیریت جریان کار براي ایجاد اطمینان از اینکه تمام مراحل فروش انجام شده است ، هماهنگ کردن تمام مراحل کار در فرایند هاي پیچیده فروش .
مثالهاي تولید : پست الکترونیکی براي ارتباط و توضیحات رفع مشکلات کار با دستگاههاي جدید ، کنفراسنهاي ویدئوئی براي هماهنگی تولید با برنامه هاي فروش ،سیستم مدیریت جریان کار براي ایجاد اطمینان از اینکه تغییرات تولید پـس از تصویب و مجوز هاي لازم بوده است .
مثالهاي مالی : پست الکترونیکی و فکس براي ارتباط با بانک درباره وام و تسهیلات مالی ، کنفرانسـهاي ویـدئویی بـراي تشریح اثرات مالی روي سرمایه گذاریها ، تبادل آخرین وضعیت و اطلاعات در ارتباط با دعاوي حقوقی .
2-41-3 سیستمهاي اطلاعاتی عملیاتی ( ( TPS
مثالهاي فروش : استفاده از پی . او. س براي انتقال طلاعات فروش ، نگهداري اطلاعات تماس مشتري در جریان سیکل فروش.
مثالهاي تولید : ردیابی حرکت کار هاي در جریان ساخت در یک کارخانه ، ردیابی دریافت مواد از تامین کننده ها . مثالهاي مالی : پردازش پرداختها ازطریق کارتهاي اعتباري پرداخت سود سهامداران .
2-41-4 سیستمهاي اطلاعاتی مدیریت ( ( MIS
مثالهاي فروش : گزارش هفتگی فروش بر اساس مناطق فروش ، مقایسه پیش بینی فروش و فروش واقعـی ، تفکیـک اقلام و مناطق فروش ، دسترسی دلخواه به داده هاي فروش به تفکیک محصول و مناطق فروش .
مثالهاي تولید : گزارش هفتگی تولید بر اساس محصول و عملیات تولید ، تعیین خرید هاي برنامه ریزي شده بر اساس برنامه تولید ، دسترسی دلخواه به اطلاعات تولید به تفکیک محصول و عملیات تولید .
مثالهاي مالی : گزارش صورتحسابها و دریافتها ، برنامه هاي مالی ماهیانه ، دسترسـی بـه اطلاعـات برنامـه هـاي مـالی سازمان بر اساس جزئیات دلخواه.
2-41-5 سیستمهاي مطالعاتی کمک به تصمیم گیري ( ( DSS
مثالهاي فروش : مدلسازي براي بررسی راه حلهاي جدید فروش ، مدلسازي دده هاي بازار یابی بـراي تجزیـه تحلیـل فروش مثالهاي تولید : مدلسازي براي تعیین الویت عملیاتی یا تعمیراتی دستگاهها بـر اسـاس شـرایط جـاري ، مدلسـازي داده
هاي تولید براي تجزیه تحلیل نتایج تولید .
47
مثالهاي مالی : تجزیـه و تحلیـل رفتـار مشـتریها در مقابـل اطلاعیـه بـدهی و صورتحسـابها ، بانـک اطلاعـاتی سـهام و مدلسازي براي تصمیم به خرید یا فروش سهام.
2-41-6 سیستمهاي اطلاعاتی جامع و یکپارچه ( ES)
مثالهاي فروش : کمک به برنامه فروش براي اطمینان از وجود ظرفیت کافی براي پشتیبانی از برنامه هاي فروش . مثالهاي تولید : کمک به مدیران براي برنامه ریزي تعمیرات بر اساس کمترین توقف فروش .
مثالهاي مالی : کمک به حوزه مالی براي رد یابی هزینه هاي تولید و مشاهده آثار سفارشات خرید .
2-42 سیستمهاي اطلاعاتی اتوماسیون اداري ( ( OAS
سیستمهاي اتوماسیون اداري یـا او . اي . اس پـردازش اطلاعـات روزانـه مـرتبط بـا فعالیتهـاي و وظـائف اداري و زیـر ساختهاي سازمانی را بر عهده دارند . در این سیستمها از ابزار ها و نرم افزار هاي عمومی مختلف از جملـه واژه پـرداز ها مانند MSWord ، کاربرگهاي الکترونیکی مانند MSExcel , Quattropropro نمایش اسلاید ها
مانند powerPoint و بانکهاي اطلاعاتی شخصی مانند MSAccess استفاده می شود . از امکانات دیگري از قبیل پسـت الکترونیکی ، فاکس و امثال انها در سیستمهاي اتوماسیون اداري براي بر قراري ارتباطات و انجام امکانات و ارسال پیامهـا هم استفاده می شود این ابزار ها در سیستم ارتباطات الکترونیکی دسته بنـدي شـده انـد و در سیسـتمهاي اتوماسـیون اداري به انها پرداخته نمی شود .
شاید رایج ترین سیستمهاي اطلاعاتی ، همین سیستمهاي اتوماسیون اداري باشند که در اکثر سازمانها از آنهـا اسـتفاده می شود . اما نکته مهم در این موضوع عدم سازگاري بسیاري از نرم افزار هاي مشابه در برخی از سازمانهاسـت . یکـی از وظایف مهم توسعه فن آوري طلاعات در سازمانها ، استاندارد سازي فرمتهاي کاري و سازگاري برخی از ابزار هـاي سیستمهاي اتوماسیون اداري مطابق محیط ارتیاطی داخل و خارج سازمانهاست .
برخی سازمانها از نرم افزار هاي ویژه اتوماسیون اداري به طـور یکپارچـه و هوشـمند اسـتفاده مـی کننـد تـا وظـایف گردش و تولید اسناد و مکاتبات و تصمیم گیریها به اضافه عملیات دبیرخانه نیز به طـور سیسـتماتیک و اتومـات انجـام گیرد . برخی دیگر از سازمانها به طور پراکنده و اغلب بدون ارتباط شبکه اي و غیر سیستماتیک از ابـزار هـاي مسـتقل سیستمهاي اتوماسیون اداري استفاده می کنند . شرکت نرم افزاري مایکروسافت ، یک مجموعه سازگار و عـالی از ایـن نوع نرم افزار ها را به نام مجموعه Office تولید و مدام کارایی آنها را توسعه می دهد . بـا توجـه بـه امکانـات نصـب شبکه اي مجموعه Office به راحتی می توان بسیاري از خدمات اتوماسیون اداري را در انها طراحی و پشتیبانی نمـود ( زرگر ، ص ( 1383 : 31 نگاه عامه ، بسیاري فناوري اطلاعات را برابر با این مفهوم می دانند . اتوماسیون اداري ، کاربرد فناوري رایانه و ارتبـاط
به منظور تسهیل امور اداري در سازمان به منظور ارتقاء کارایی آنهاست . استفاده از رایانه جهت تهیه اسناد ، نگهـداري و باز یافت آنها و نیز ارسال داده به بخشهاي مختلف سازمان و خارج از آن اثرات چشمگیري را به همراه داشته اسـت . ایده دفاتر بدون کاغذ و نتایج مفید حاصل از آن تنها ازطریق به کار گیري سیستمهاي اتوماسیون اداري تحقق می یابد با پیدایش سیستمهاي پست الکتروننیکی ، کارکنان اداري براي یکدیگر پیام نیز ارسال می کنند. در ضمن از آنجـایی کـه کارکنان اداري می توانند از فایلهاي مشترك استفاده کنند ، تابلو هاي اعلانات الکترونیکـی نیـز ایجـاد شـده اسـت . ایـن فایلها پست الکترونیکی هستند که مردم می توانند پیامهاي عمومی خود را بر روي آنها قرار دهند . این امکانات بسـیار جالب توجه هستند ، به طوري که با پیشرفت فناوري می توان نمودار هایی با کیفیت عالی در این پیام ها قـرار داد . بـه علاوه با پیدایش هزینه مکاتبات کاهش یافته ، به طوري که مدرك حاوي متن ، تصویر و نمودار را با قیمت ارزان می توان ازطریق خطوط تلفن انتقال داد . به موازات این پیشرفتها فنـاوري رایانـه ي ، سیسـتمهاي صـوتی اداري را نیـز ارتقاء بخشیده است . تلفنهاي اداري به سیستمهاي اختصاصی مبادله خیلی پیچده مرتبط می شوند .
48
سیستمهاي نوشتار گروهی نیز تهیه شده اسـت . ایـن سیسـتمها بـه کارکنـان کمـک مـی کننـد تـا بتواننـد بـه صـورت کارآموزي و گروهی با یکدیگر کار کنند. ، هدف از تهیه سیستمهاي نوشتار گروهی آن است که کار افراد بـه تلاشـهاي گروهی منجر شود و هم این که بتوان بـه بخشـی از کـار دیگـران کـه تهیـه شـده اسـت ، دسترسـی داشـت . کـاربرد سیستمهاي ویدئویی نیز رو به گسترش است . سازمان هاي بزرگ از قابلیت کنفراس ویـدئویی سـتفاده مـی کننـد تـا کارکنان بدون نیاز به مسافرت بتوانند به صورت رو در رو با یکدیگر ارتباط بر قـرار کننـد . در ابتـداي کـار ، از ایـن قابلیتها
