پایان نامه رایگان درباره ارگونومی، پایگاه اطلاعات، جنگ جهانی دوم

دانلود پایان نامه ارشد

اتوماسیون اداري داراي تعاریف بی شماري است . در اینجا به برخی از آنها اشاره می کنیم .
اتوماسیون اداري ، مشتمل بر تمام سیستم هاي الکترونیک رسمی و غیر رسمی بوده که به بر قراري ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود .کلمه اصلی که انوماسیون اداري را از داده پردازي ، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد و ارتباطات اتوماسیون اداري به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی ( 1998، (RAYMOND سیستم هاي اطلاعات اداري ( OIS=PFFICE INFORMATION SYSTEM ) از امور اداري از طریق فناوري اطلاعاتی حمایت می کند . سیستم هاي اطلاعات مدرن از جمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت ( ( MIS است که ابزار هایی را براي ارتباطات و هماهنگی ما بین کارگران دانشی به وسیله ایجاد مدیریت اثر بخش اسناد و پیامها و جلسات الکترونیک فراهم می کند . 1992 ) ، ( ZWASS

2-35 مزایا و معایب اتوماسیون اداري

مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمانها ، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن مربوط ، به لزوم سرعت و دقت و صحت در کار آنها است . به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است که این امر احتیاج به گسترش مجاري ارتباطات با سرعت بیشتر است و اتوماسیون اداري موجب می گردد که مجاري ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت در اختیار مدیران قرار گیرد .

به طور کلی ، مزایاي کاربرد سیستم هاي اتوماسیون اداري به دو دسته مزایاي مستقیم و غیر مستقیم تقسیم شود .

2-35-1 مزایاي مستقیم

افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت یا نیروي کار این مزایا که قابل اندازه گیري بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشد عبارتند از :
الف ) کنترل بهتر بر کار ، به خاطر تقسیم کمتر نیروي کار ؛ ب)تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می گیرد ، مانند نوشتن روي نوار که پس از آن روي کاغذ تایپ می شود ؛

ج) فعالیتهاي غیر مولد مانند بایگانی ، نگهداري سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود ؛ د) سازماندهی غیر مولد مانند بایگانی ، نگهداري سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود ؛ 2-35-2 مزایاي غیر مستقیم
این مزایا غیر کمی هستند و ممکن است ازطریق سودآوري و رشد در بلند مدت سازمان را غنی سازند ، الف ) وابستگی کمتر به ادارات دیگر براي تهیه کپی ، چاپ و امور مشابه دیگر ؛ ب) نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات .
ج) به دلیل افزایش اثر بخشی کارکنان در انجام کار هاي خاص ، رضایت شغلی آنها افزایش می یابد ؛

42

د) به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع ، ضرایت مشتریان بیشتر می شود ؛ ه ) رقایت بیشتر سازمانها از طریق استفاده از منابع اطلاعاتی و قابلیت براي عکس العمل نسبت به فشار ها و فرصتها . 2-35-3 معایب سیستم اتوماسیون اداري :

اما کاربرد سیستم هاي اتوماسیون اداري معایبی را نیز در بر دارد که عبارتند از : از ایجاد تغییرات در محیط انسانی ، نا دیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی در کار ها و به صورت مکانیزه درآمدن فعالیتها ، پیچیده شدن و سختی کار با سیستم ها ، بروز اخلاق توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سیستم ، مشکلات جسمانی کارکنان در کار با رایانه ، نپذیرفتن سیستم هاي مکانیزه توسط مدیران یا کارکنان ، کم شدن امنیت اطلاعات هم از نظر دسترسی و هم از نظر تخریب .

انواع کاربرد ها یا زیر سیستم هاي اتوماسیون اداري :

از دیدگاههاي متعددي به انواع کاربرد هاي اتوماسیون اداري پرداخته شده است که در این جا به دو نمونه از انها می پردازیم.

در یک دیدگاه انواع دستگاههاي مکانیزه اداري اصلی عبارتند از :

-1 در زمینه کسب و اطلاعات و کپی کردن آنها : واژه ها ، پردازها ، ماشینهاي کپی هوشمند ، سند خوانها ، سیستم هاي صوتی دیجیتالی ، حروف چینی نوري .

-2 در زمینه ذخیره سازي اطلاعات : کشور هاي بایگانی الکترونیک ، زیر نگاشته ها ( میکرو گراف ) -3 در زمینه ارتباطات : سیستم تلفن رایانه ، پست الکترونیک ، ارسال فاکس ، کنفرانس از راه دور.

از دیدگاه دیگر عناصر اصلی سیستم هاي مکانیزه اداري. ( صرفی زاده ، ص (241:1380

2-36 ارگونومی در مکانیزاسسیون اداري

پیشرفت فناوري در قرن گذشته و بویژه از جنگ جهانی دوم به بعد در رشد اقتصادي و پیشرفت اجتماعی جهان صنعتی اثر چشمگیر داشته است . بی تردید پیشرفت فناوري علاوه بر ارتقاي سطح زندگی بشر در کاهش شدید بسیاري از منابع حوادث ، آسیبها و تنشهاي کاري ، نقش برجسته اي داشته است . با یان حال ، ناوري پیشرفته به همراه خود منابع جدیدي از آسیب و تنش ناشی از کار آورده است و بایستی در نظر داشته باشیم که ما به شرطی می توانیم عملکرد را بهینه کرده و به بهره وري بیشتر و تامین بهداشت و سلامت کارکنان برسیم که اصول ارگونومی را در طراحی ، عرصه و استفاده از فناوري منظور کنیم .

اصطلاح ارگونومی، مطالعه عواملی را شامل می شود که راحتی ، ارضا ء و کارایی افرادي را که با سیستم ها و وسایل تولید ، کار می نمایند ، تشریح می کند .
وقتی کارکنان در وضعیتی تحت فشار قرار گیرند و براي مدت مدیدي به صفحه مانیتور نگاه کنند ، اغلب آنها دچار سردرد ، کمر درد و چشم درد و … می شوند با در نظر گرفتن بسیاري از مسائل ایمنی و بهداشتی در سخت و تولید

æ عرضه وسایل اتوماسیون اداري در واقع ما در نظر گرفته ایم که کارکنان دفتري قسمت مهمی از داراییهاي سازمان هستند و اگر خسته و تحت تاثیر باشند ، نمی توانند به بهترین وجه کار کرده و کارایی سیستم و فراهم ساختن اطلاعات لازم جهت پشتیبانی مدیران با مشکل مواجه می شود .
از طرف دیگر ، می توان اتوماسیون اداري فراتر از اضافه کردن سیستم هاي نرم افزاري جدید است و بایستی مسائل مربوط به تغییر و مقاومت در برابر تغییر را هم مد نظر داشت ، یک تحقیق پیمایشی انجام شده در سوئد نشان داده است که هر تغییر روانی – اجتماعی در محیط کاري ، همانند رایانه ي شدن ، سیستم نرواندوکرین بدن را فعال کرده

æ موجب واکنشهاي فیزیولوژیکو روانی او می شود که فرد را براي مبارزه یا فرار تحریک می کند و در واقع فرد با

43

مکانیزاسیون که نوعی تغییر محسوب می شود مقاومت می کند . و مدیران و سایر طراحان و مسئولان ذیربط باستی با کاربرد تکنیک هاي غلبه بر مقاومت که مهمترین آنها مشارکت و آموزش کاربران است ، بر این مقاومت غلبه کرده و یا میزان آن را کاهش دهند .

2-37 بکار گیري تکنولوژي در اتوماسیون اداري

در تکنولوژي پیشرفته اطلاعاتی موضوعی به نام جریان کار خودکار1 وجود دارد که افراد می توانند با استفاده از این نرم افزار اسناد و مدارك ( مثل فاکتور خرید و فروش، چک یا سفارش مشتري )رد و بدل نمایند و آنها را جهت اقدم و پردازش به محل ها مربوطه بفرستند . براي مثال ، می توان با استفاده از کامپیوتر یک سند هزینه تهیه کرد که مدیر مربوطه می تواند آن را کنترل کند و از طریق پست الکترونیکی به اطلاعات کارکنان ذیربط برساند . با استفاده از اینسیستم می تواند بدون دخالت دست انسان تمام امور را انجام داد . شرکت هاي کوچک هم می توانند با استفاده از این سیستم کار هاي خود را انجام دهند .

چنین پرسشی براي مدیریت سازمان ها مطرح است . » چگونه می توان از این توان بسیار بالاي محاسباتی استفاده کرد ؟ « همانند مورد بالا ، تکنولوژي اطلاعاتی پیشرفته می تواند به گونه اي عمل کند که محیط خارجی سازمان و اطلاعات مربوط به آن بر روي یک صفحه ، در جلوي چشمان مدیریت عالی اجرایی نقش ببندد. حال این پرسش مطرح است که آیا مدیریت سازمان باید از این توان قدرت بالا براي هر چه بیشتر متمرکز نمودن امور یا اعمال کنترل شدید تر بر سازمان استفاده کند ، یا اینکه باید به اعضاي سازمان اطلاعات لازم را بدهد که با استقلال بیشتري کار کنند ؟ تکنولوژي پیشرفته اطلاعاتی می تواند همه نوع اطلاعات درباره مشتریان ، بازار ، نوع خدمات و کارایی واحد یا سازمان به کارکنان بدهد و بعضی از سازمان ها در جهت تشدید سلسله مراتب اداري ، متمرکز نمودن فرایند تصمیم گیري و یکنواخت کردن کار ها ، از این تکنولوژي جدید استفاده می کنند . ولی در بیشتر موارد سازمان ها تکنولوژي مزبور را در جهت غیر متمرکز نمودن سازمان به کار می برد . و اثرات آن در فرایند هاي مدیریت و طراحی سازمان ها قابل مشاهده است . ( دفت ، ( 1380 سیستم هاي جامع اتوماسیون اداري ، به نقشی حساس در ادارات مدرن دست یافته اند . واژه پردازها جاي ماشین هاي

تحریر را گرفته اند و کاربرگهاي الکترونیکی ، دفاتر کل را بی استفاده کرده اند .

برنامه هاي پایگاه اطلاعاتی اوراق حجیم اطلاعات کاغذي را حذف کرده و برنامه هاي نگهداري اطلاعات شخصی ، جایگزین پرونده هاي حجیم و کاغذي و اطلاعات کارکنان شده اند ( ( green .2001

2-38 مجموعه نرم فزار هاي اتوماسیون

یک مجموعه کار آمد از نرم افزار هاي اتوماسیون اداري در قالب یک نرم افزار جامع می تواند مشتمل بر نرم افزار هاي ذیل باشد :

 واژه پردازها

 برنامه هاي صفحه گسترده

 برنامه هاي پایگاه اطلاعاتی

 برنامه هاي انتشار دسکتاپ

 برنامه هاي مدیریت پروژه

 برنامه هاي ارائه علمی در قالب اسلاید

 برنامه هاي مدیریت فایلهاي کامپیوتري

1Workflow automation
44

 برنامه هاي مرتبط با پست الکترونیکی

 جستجو گرهاي وب

 برنامه هاي انتشار دهنده اینترنتی برنامه هاي مدیریت پرونده هاي شخصی برنامه هاي مدیریت سیستم مالی

برنامه هاي نگهداري طلاعات پرسنلی ( 2001، ( green

2-39 دستیابی به تعریفی بنیادین ؛ اتوماسیون چیست ؟

اتوماسیون عبارت است از : » تکنولوژي که با دو ابزار اساسی در ارتباط است : -1 مکاترونیک -2 کامپیوتر و در تولید محصولات و یا ارائه خدمات بکار گرفته می شود . « اتوماسیون بطور موسع به دو دسته اساسی تقسیم می شود :

2-39-1 اتوماسیون کارخانه اي

2-39-2 اتوماسیون خدمات از جهت ماهیت نیز اتوماسیون به سه دسته اصلی تقسیم می شود :

اتوماسیون ثابت، اتوماسیون برنامه پذیر و اتوماسیون منعطف اتوماسیون ثابت متشکل از دسته اي از ابزار هاي خود کار سازي محیط کاري در جهت اهداف مشخص و با یک طراحی
مهندسی از پیش سفارش شده است . این نوع از اتوماسیون سخت نیز نامیده می شود ، در ارتباطی تنگاتنگ با تلاش براي یجاد » کارایی حداکثر « قرار داشته و از انعطاف آنچنانی در مقابل تغییرات اساسی در مجموعه کاري بر خوردار نیست . اتوماسیون ثابت یا سخت تنها زمانی قابل کاربرد اصولی است که طراحی مجموعه کاري از ثبات بر خوردار بوده و محصولات و خدمات مجموعه نیز داراي چرخه عمر طولانی تري باشند .

اتوماسیون برنامه پذیر : حاوي یک برنامه قابل کنترل به عنوان برنامه پشتیبان نهایی در مجموعه است که در آن قابلیت سازگاري مجدد با پاره اي از تغییرات از پیش دسته بندي شده وجود درد . در این نوع از اتوماسیون الگو هاي معینی براي تغییرات متناسب با محیط وجود دارد که از آنها درطراحی برنامه کنترلی مزبور استفاده میشود .
اتوماسیون منعطف : حاصل ایجاد حداکثر تغییر در فناوري براي ایجاد بیشترین کارایی در ارائه محصول و خدمات است در کمترین زمان ممکن در یک سیستم اتوماسیون منعطف ، اجزاء بسیاري در سیستم فعلی تغییر می یابند تا امکان ارائه محصول مطلوب فراهم شود . به همین ترتیب در انوماسیون منعطف امکان زمانبدي منعطف تر برنامه هاي تولید و ارائه خدمات ، به تنسب برنامه ریزیهاي رقابتی براي شرکتهاي بزرگ در بازار متحول امروز دارند ، آنها قادرند بیشترین میزان ادغام فعالیتهاي هماهنگ را براي ایجاد حداکثر سازگاري با شرایط موجود صورت دهند

( Kumar, 2002).

اتوماسیون غیر کار آمد مسلماً اتوماسیون ساده فرایند هاي غیر کاراي فعلی ، بسیار بسیار نا کار آمد خواهد بود . چنین عملی ناقض اهمیت بالاي بکر گیري تکنولوژي در ایجاد کارایی بیشتر و نیز بدست آوردن منافع بیشتر سازمانی خواهد بود . فرایند هاي مورد تجدید نظر قرار گرفته ، باید سر

پایان نامه
Previous Entries پایان نامه رایگان درباره کارکنان دانشی، سیستم کار، پایگاه داده ها Next Entries پایان نامه رایگان درباره تحلیل اطلاعات، تصمیم به خرید، غیر سیستماتیک