موضوعي باشند؛
ب) کتابخانههايي انتخاب شوند که ترجيحاً در يک منطق? جغرافيايي واقع شده باشند؛
ج) کميتهاي متشکل از نمايندگان تمامي کتابخانههاي عضو تشکيل گردد؛
د) موضوعات اصلي و فرعي مورد نياز هر کدام از اعضاء تعيين شود؛
و) در مورد ادواريها، هم‌پوشاني آنها توسط کميته تعيين گردد؛
ه) منابع اطلاعاتي در هر زمين? موضوعي مشخص گردد (در مورد ادواريها)؛
ي) با توجه به اولويتهاي موضوعي، هر مرکز عهدهدار تهي? منابعي گردد که براي سازمان مادر در اولويت است. يا هسته محسوب ميشود؛
ح) آيين نامهاي تدوين گردد که در آن وظايف هر کدام از اعضاء به دقت تعريف گردد و اين آيين نامه توسط مقامات مسئول هر يک از اعضاء امضا گردد؛
م) تا حد ممکن از تواناييهاي فناوري اطلاعات و ارتباطات براي مبادل? اطلاعات استفاده گردد (محسني، 1388، 270).
همانطور که در قسمت نکات اساسي در مورد طرح‌هاي اشتراک منابع اشاره شد، اشتراک گذاري منابع بجز کتابها در نشريات ادواري مي‌باشد. در اين بين اگر برنامه‌ريزي دقيق انجام شود و به صورت جدي به اين مسئله پرداخته شود، کتابخانهها علاوه بر کتابها و منابع چاپي، به نشريه‌ها و مجله‌هاي علمي گوناگون نيز مجهز مي‌شوند. و از طريق اشتراک گذاري نشريه‌ها اين امکان براي پژوهشگران بوجود مي‌آيد که در سطح نامحدود بتوانند از آن استفاده نمايند که در نهايت به توليد علم توسط آنان منجر خواهد شد.
2-14-2. جايگاه اشتراک منابع در توسعه خدمات کتابداري و اطلاع رساني
در ميان مصالح هر نهاد برنامه‌ريزي و هماهنگ کننده خدمات کتابداري و اطلاع‌رساني، اشتراک منابع جايگاه ويژه‌اي دارد. اول اين که مفهوم کلي برنامه‌ريزي خدمات ملي، اشتراک منابع را تا حدودي مطرح ميکند. زيرا که همه انواع منابع کتابداري و اطلاع‌رساني هر کشور، در محدوده‌اي معين به عنوان منابع ملي تلقي ميشود. محدوديت‌ها ابتدا ناشي از اين واقعيت است که تقريباً تمام خدمات کتابداري و اطلاع‌رساني سازماني و عمومي، در اصل براي مشتريان خاصي تدارک ميشود که منافع اصلي آنان بايد حفظ شود. اين محدوديت‌ها همچنين به عوامل فيزيکي و عملي موجود ديگر، بخصوص به محدوديت‌هاي دستيابي ناشي از خدمات پست، ارتباط از راه دور، و حمل و نقل مربوط ميشود. ساير محدوديت‌هاي ناشي از ملاحظات جغرافيايي، اختلاف‌هاي زباني، و گاهي اوقات فقدان تسهيلات محلي جهت دسترسي مي‌باشد. علاوه بر آن، محدوديت دستيابي به دسته‌هاي خاصي از مواد طبقه بندي شده و محرمانه نيز هميشه وجود دارد و همه تدارکات براي دستيابي بايد شامل تأمين ايمني نسبي براي مواد اطلاعاتي باشد(سيوئل،45 1377، 57).
به نظر مي‌رسد اشتراک منابع به معناي ناديده گرفتن اين حقيقت نيست که راه‌اندازي آنها ممکن است با مشکل مواجه شود و هميشه با موفقيت روبه‌رو نباشد. روش‌هاي ديگر براي تدارک خدمات مورد نياز و تأثير عدم موفقيت در ارائه اين خدمات از طريق اشتراک منابع بايد مورد بررسي قرار گيرد. يک حسن عمده ايجاد آن، انگيزه و آموزش مداوم کتابداران است که با نظام همکاري بين کتابخانه‌اي آشنايي لازم را داشته باشند. با اين حال اشتراک منابع در جهت توسعه کتابخانهها امري اجتناب ناپذير است که اگر با دقت به آن نگريسته شود، کتابخانهها روبه گسترش ميروند. هنگامي که در بين کتابخانهها اين تصور بوجود آيد که همکاري و اشتراک منابع در بين آنان موجب ايجاد يک هماهنگي کارآمد ميشود و کاربران آنان مي‌توانند با اطمينان از اينکه وقتي به کتابخانه مراجعه مي‌کنند و براي انجام تحقيقات مشکلي در تهيه منابع نخواهند داشت، اين رغبت و تمايل در آنها پديد مي‌آيد تا به مجموعه کتابخانه از گذشته بيشتر بها بدهند. و در اين صورت است که منابع اطلاعاتي در سطح گسترده مبادله ميشود و بجاي اينکه کتابها و منابع خواندني در بين قفسه‌هاي يک کتابخانه بدون استفاده بمانند، در دسترس مراجعان قرار مي‌گيرند. با اين عمل مي‌توان منابعي را که بيشتر مورد نياز مراجعان و استفادهکنندگان است را در مجموعه قرار داد و بار معنايي کتابخانه را به عنوان مرکزي جهت انجام امور تحقيقاتي و پژوهشي افزايش داد. و از کتابخانهها با عنوان مراکز مديرت دانش هر چه بهتر بهره‌برداري نمود. معمولاً کتابخانههايي همکاري و اشتراک گذاري منابع با يکديگر دارند، که داراي اشتراک موضوعي هستند. اشتراک منابع بر اين اساس استوار است که يک کتابخانه توان تهيه تمامي اطلاعات مورد نياز استفاده‌کنندگانش را ندارد. و با منابع محدود مالي مواجه است و در ضمن اينکه مي‌خواهد بيشترين منابع اطلاعاتي را تهيه نمايند. طرح‌هاي اشتراک منابع، معمولاً بين کتابخانههاي مختلف وابسته به يک سازمان مادر، مثل دانشگاه يا کتابخانههاي موجود در يک منطقه جغرافيايي، اتفاق مي‌افتد. بعضي از موارد اشتراک در خريد منابع اطلاعاتي به گونه‌اي است که کتابخانههايي که مي‌خواهند در طرح اشتراک منابع سهيم باشند با هم قراردادي امضاء مي‌کنند و بر اساس آن هر کتابخانه در يک زمينه خاص موضوعي، منابع مورد نياز را تهيه ميکند.
2-14-3. استفاده کنندگان چندگانه از منابع اطلاعاتي
اشتراک منابع را به استفاده از کالا و خدمت به عنوان يک کالاي عمومي تعريف کرده‌اند. به اين معني که استفاده کنندگان در استفاده از اين کالا يا خدمات شريک هستند. مشتري يا استفاده کننده از کل اشتراک به منفعتي انفرادي از کالا دست مي‌يابد. نفع جمعي تمام استفادهکنندگان عبارتند از: منافع حاصل از آن کالاي عمومي يا تقاضا براي آن کالا، اشتراک منابع کارآ بيانگر استفاده از منابع جمعي به عنوان سنجش منابع اجتماعي و مقايسه آن با هزينه نهايي توليد و تحويل است. اشتراک مجلات و کتابها و امانت بين کتابخانه‌اي اين منابع در کتابخانههاي دانشگاهي مثال‌هاي خوبي از اشتراک منابع هستند. هر کتابخانه اشتراک مجلات و کتابها را براي ارضاي مجموع نيازهاي مشتريان خود خريداري ميکند. مطالعات استفادهکنندگان، تحليلهاي استنادي و آمار درخواست‌هاي اساتيد و دانشجويان همگي براي تعيين ارزش بالقوه مجلات و کتابهاي مختلف انجام ميشود. تا کتابخانه بتواند درباره خريد آنها تصميم کارآ اتخاذ کند. اگر مشتري کتابها يا مجلاتي را که کتابخانه مالک آنها نيست درخواست کند، کتابخانه امانت آن را از کتابخانه‌اي که مالک اين کتاب يا مجله مي‌باشد درخواست خواهد کرد. از اين طريق، خريدهاي يک کتابخانه بطور اشتراکي توسط کتابخانه ديگر مورد استفاده قرار مي‌گيرد. لکن، وقتي يک کتابخانه کتاب يا مجله‌اي تهيه مي‌نمايد، منافع مشتريان خود را در نظر دارد و نه منافع احتمالي مشتريان ديگر کتابخانهها را. تعريفي وسيع‌تر از کارايي اقتصادي به در نظر گرفتن منافع کل مشتريان توجه دارد. يک تحليل اقتصادي از ائتلاف (ائتلاف کتابخانه‌اي) به منابع فراهم آمده براي مشتريان تک کتابخانه. به عبارت ديگر، کارايي اقتصادي براي ائتلافي که نيازهاي تمام مشتريان خود را در نظر دارد، ممکن است با کارايي تهيه مواد و سياست امانت بين کتابخانه‌اي يک کتابخانه از کتابخانههاي موجود در ائتلاف متفاوت باشد (کينگما، 1380، 125).
ممکن است کتابخانه‌اي با سياست‌ها و خط‌مشي‌هايي که براي خود در نظر گرفته است و در برنامه‌هايي که دارد با برنامه امانت بين کتابخانه‌اي موافقت نکند و مي‌توان گفت که به صورت تک کتابخانه‌اي مي‌خواهد به کار خود ادامه دهد. با وجود حجم بالاي انتشارات و مواد اطلاعاتي، و با توجه به اينکه کتابخانهها عهدهدار اين وظيفه خطير هستند که اطلاعات مورد نياز اقشار مختلف را برآورده نمايند، لذا وجود بحث اشتراک منابع و همکاري بين آنان ضروري مي‌باشد. در اين بين گروه ذينفعان علاوه بر کاربران، خود کتابداران و اطلاع‌رسانان خواهند بود. همين که اين طرح در بين کتابخانهها اجرا شود، کتابداران مي‌توانند علاوه بر تبادل منابع و اطلاعات کتابخانه، تجربيات خود را نيز در اختيار يکديگر قرار دهند. و با استفاده از موقعيت بوجود آمده در سطح وسيع ميشود کتابخانهها را توسعه داد. در اين طرح فاصله فيزيکي بين آنان که تا چندي بيش به مسئله‌اي منجر شده بود از بين مي‌رود. ايجاد طرح همکاري در بين کتابخانهها راهي را به سوي دنياي فناوري اطلاعات پيش روي قرار مي‌هد تا با بهره‌گيري از امکانات فناوري، بتوانيم مطابق با استانداردهاي جهاني، نظام همکاري بين کتابخانهها را در انواع مختلف، اعم از تخصصي، عمومي، دانشگاهي، کودکان و نوجوانان پياده‌سازي نمايم.
2-14-4. ضرورت ايجاد دستگاه‌هاي اجرايي مناسب
مفهوم اشتراک منابع، در عين حالي که دربرگيرنده انواع مختلف فعاليت‌هايي است که در واژه همکاري نهفته است، به نظر مي‌رسد که با آنها کمتر به منزله فعاليت‌هاي درون سازماني و بيشتر به عنوان راهکار ارتباط بين جامعه استفاده کننده و اطلاعات و مدارک مورد نياز آن سرو کار دارد. البته در کشورهاي در حال توسعه، که هنوز کتابخانههاي بزرگ و ديگر سازمان‌هاي اطلاع‌رساني آنچنان که بايد بر پايه استواري ايجاد نشده‌اند، بهتر است اين سؤال مورد بررسي قرار گيرد که “مناسب‌ترين دستگاه‌هاي عملياتي و اجرائي براي ارائه خدمات اساسي اطلاع‌رساني و کتابداري به گروه‌هاي مصرف کننده اصلي کدام است؟” در بسياري از کشورهاي پيشرفته نيز دستگاه‌هاي اجرايي موجود، که خدمات کتابداري و اطلاع‌رساني ارائه مي‌کنند ممکن است بر اساس شکل‌بندي و سازماندهي قديمي و نامناسب ايجاد شده باشند و خط‌مشي دستيابي به خدماتي مقرون به صرفه و مؤثر اقتضا ميکند که دستگاه‌هاي اجرايي اصلي به جاي تلاش براي وصل شدن به شبکه‌هاي خدماتي، از نو بازسازي شوند (سيوئل، 1377، 29)46.
به نظر مي‌رسد چنانچه دستگاه‌هاي اجرايي مناسبي در جهت طرح اشتراک منابع به وجود آيد، و قابليت‌هاي زيادي در اين راستا داشته باشد، ميشود در سطح جامعه کتابخانهها و حوزه علم کتابداري و اطلاع‌رساني گام مؤثر برداشت.
2-14-5. اشتراک منابع، فراهم‌آوري مشترک
هيچ كتابخانهاي قادر به خريد، نگهداري و حفاظت از تمام منابع اطلاعاتي مورد نياز كاربران نيست و اشتراك منابع به شكل امانت بين كتابخانهاي و تحويل مدرك، از خدمات هسته در كتابخانه است”. اما برخي از دلايلي كه سبب شده است تا بحث اشتراك منابع و لزوم همكاري بين كتابخانه‌ها اهميت زيادي يابد، عبارتند از: پديد? انفجار اطلاعات و رشد روزافزون دانش بشري، توسع? فناوري‌هاي نوين بويژه در حوز? اطلاعات و ارتباطات، رشد روزافزون قيمت منابع اطلاعاتي، سكون و يا حتي كاهش بودجه كتابخانه‌ها، افزايش تقاضا براي اطلاعات، نبود تناسب ميان نيازها و منابع موجود در كتابخانه‌ها و محدوديت‌هاي فضاي نگهداري. اشتراك منابع يكي از نخستين زمينه‌هاي همكاري بين كتابخانه‌هاست. بايد به اين نكته نيز توجه داشت كه اشتراك منابع براي موفقيت خود، مستلزم به كارگيري ابزارها و وسايل كمكي ديگري نيز هست؛ ابزارهايي چون فهرست‌هاي مشترك، فهرست مجله‌هاي مشترك و ابزارهايي براي تعيين مكاني كه هر يك از منابع در آن جاي دارد. در مورد فراهم آوري مشترک، اين نوع از همكاري بين كتابخانه‌ها به اشتراك منابع بستگي دارد. در اين شيوه، بين كتابخانه‌هايي خاص براي پذيرش مسئوليت فراهم‌آوري منابع اطلاعاتي در حوزه‌هاي تعيين شده، توافق حاصل مي‌گردد. اين امر در واقع درجه‌اي است از اشتراك بودجه. برخي از نكاتي كه بايد در اين نوع از همكاري مورد توجه قرار گيرد، عبارتند از:
– کتابخانههايي که در اين طرح مشارکت دارند، ترجيحاً در يک منطق? جغرافيايي واقع شده باشند؛
– موضوعات اصلي و فرعي مورد نياز تمامي و هر کدام از اعضا مشخص شود.
– در مورد ادواريها، هم مجله‌هاي هسته و هم مجله‌هاي غير هسته در هر زمينه تعيين شود.
– با توجه به اولويتهاي موضوعي، هر مرکزي عهدهدار تهي? منابعي مي‌گردد که براي سازمان مادر اولويت دارد يا هسته، به شمار مي‌رود.
آئين نامهاي تدوين گردد که در آن وظايف هر کدام از اعضا به دقت تعريف و اين آئين نامه توسط مقام‌هاي مسئول هر يک از اعضا امضا گردد (محسني، 1386، 154)
در اشتراک منابع با
