بدون اینکه در نوشتار خود رعایت شرایط خاص قانونی را بنمایند یا صلاحیت قانونی را جهت تنظیم سند عادی داشته باشند قاعدتاً اعلام‌های اشخاص اعتبار اعلام مامور رسمی را نخواهد داشت.29
اعلام‌های اشخاص ـ سردفتر اظهارات طرفین را به شرط آنکه برخلاف قانون نباشد در سند درج کرده و به ثبت می‌رساند این قسمت از مندرجات سند را اعلامیات افراد می‌نامند. قسمتی دیگر از سند ممکن است از مشهودات و یا محسوسات مامورین رسمی باشد که قانون او را موظف به درج در سند نکرده این قسمت نیز در حکم اعلامیات افراد میباشد. زیرا درج آن بلا مانع بوده ولی از حدود وظایف مامور تنظیم سند خارج است.30 اعلام‌های اشخاص قسمتی از مندرجات سند است که حاکی از اظهارات اشخاص در حضور مامور رسمی است مانند اینکه فروشنده اعلام یا اقرار نموده که ثمن را دریافت نموده و طرفین اقرار نموده‌اند که مورد معامله به تصرف خریدار داده شده است. بنابراین دریافت ثمن و یا تصرف مورد معامله در این فرض، از دیده‌ها و شنیده‌های مامور رسمی نمی‌باشد بلکه آنچه مامور رسمی در سند نوشته، اعلاماتی است که طرفین در حضور او به عمل آورده اند و راجع به اموری است که بدون حضور مامور رسمی واقع شده است پس راست است که جز از راه ادعای جعل نمی‌توان ادعا نمود که این قسمت از مندرجات سند در حضور مأمور گفته نشده است اما در مقابل، هر یک از طرفین می‌تواند، بی آنکه ادعای جعل نماید ادعا کند که اموری را که نزد مامور اعلام نموده و در سند نوشته شده فی الواقع روی نداده است برای مثال، اگرچه در حضور مامور اقرار به دریافت ثمن شده و در سند رسمی نوشته شده اما ثمن دریافت نشده است این امر در مورد اسناد عادی نیز صادق است و مفاد سند عادی نیز جز از راه ادعای جعل و یا انکار بعد اقرار قابل تکذیب نیستند. معانی مزبور از ماده‌ی 70 قانون ثبت و تبصره‌ی آن به روشنی برداشت می‌شود البته در مورد اقرار و نیز انکار بعد از اقرار و سایر مسایل مربوط از جمله باید به مواد 1280 و 1277 قانون مدنی توجه شود.
اعلامیات افراد که حاکی از اموری است که اتفاق افتاده اقرار کتبی آنها میباشد که در حکم اقرار شفاهی است و البته انکار بعد اقرار مسموع نیست (ماده 1277 قانون مدنی) زیرا اقرار طرفین که اهلیت آنها محرز بوده به وسیله مامور رسمی تنظیم سند ثبت شده و به امضای آنها رسیده. بوسیله انکار آثار اقرار ثبت شده را نمی‌توان زایل نمود و مندرجات ماده 1292 قانون مدنی موید این امر میباشد. اگرچه انکار نسبت به اعلامیات افراد مسموع نیست ولی دعوی خلاف آن قابل رسیدگی است.
گفتار سوم: شرایط اعتبار سند رسمی
قانون برای سند رسمی سه شرط اساسی قائل شده است:
بند نخست: تنظیم سند بوسیله‌ی مأمور رسمی
سند زمانی رسمی میباشد که بوسیله‌ی مأمور رسمی در مدت مأموریت او تنظیم گردد. منظور از مأمور رسمی کسی است که از طرف مقامات صلاحیت دار کشور برای تنظیم سند رسمی معین شده باشد، خواه مستخدم دولت باشد یا غیر مستخدم مانند سردفتران اسناد رسمی که وابسته به وزارت دادگستری می‌باشند.31 بنابراین کسی که به این سمت از طرف مقامات صلاحیت دار کشور تعیین نشده و یا از خدمت معاف شده و یا انتظار خدمتش به او ابلاغ گردیده مأمور رسمی شناخته نمی‌شود و اسنادی را که پس از آن تاریخ تنظیم کند رسمی نمی‌باشد، اگر چه کسی هم از مأمور رسمی نبودن او آگاه نباشد. بعضی از دادگاه‌های فرانسه برآنند که جهل عمومی به آن، عیب سند را جبران می‌نماید. این نظر مطابق اصول قضایی معمول در ایران نمی‌باشد و سندی که او تنظیم نماید رسمی محسوب نمی‌گردد. اطلاع مأمور به معافیت از خدمت یا انتظار خدمت خود قبل از ابلاغ رسمی آن، موجب سلب صلاحیت او نمی‌گردد و مأمور رسمی شناخته می‌شود: همچنین است هرگاه معلوم شود مأمور رسمی در زمان انجام مأموریت یکی از شرایط استخدام را فاقد بوده است، مانند کسی که سن لازم برای استخدام را دارا نبوده ولی استخدام شده است. بنابراین عملیات چنین مأموری در حدود مأموریتش صحیح است اگر چه بعلت مزبور هم از خدمت معاف شود.
بند دوم: صلاحیت مأمور در تنظیم سند
سند برای آنکه رسمی شناخته شود باید مأموری که سند به وسیله‌ی او تنظیم می‌گردد صلاحیت تنظیم آن را قانوناً داشته باشد. صلاحیت مأمور رسمی بر دو قسم است: ذاتی و نسبی. صلاحیت ذاتی مأمور- و آن صلاحیت مأمور است در نوع امری که به او محول گردیده مثلاً مأموری که برای ثبت دفتر املاک معین شده، آن مأمور فقط برای انجام آن امر صلاحیت دارد و برای انجام امور دیگر مانند ثبت سند در دفتر اسناد رسمی یا تنظیم سجل احوال یا دادرسی صلاحیت نخواهد داشت. صلاحیت نسبی مأمور- و آن عبارت از حدود اختیارات مأمور است نسبت به امری که از طرف مقام صلاحیتدار به او محول گردیده، خواه از حیث قلمرو مکان یا زمان باشد و خواه از حیث وضعیت حقوقی اشخاصی که سند برای آنان تنظیم می‌گردد. مثلاً کسی که از اداره آمار و ثبت احوال مأموریت ثبت متوفیات بیگانگان حوزه تهران را دارا میباشد، صلاحیت ندارد که در خارج از تهران به ثبت متوفیات بیگانگان بپردازد یا در حوزه تهران متوفیات اتباع ایران را ثبت کند والا اینگونه اسناد خارج از صلاحیت نسبی مأمور صادر شده است و رسمی محسوب نمی‌گردد.
بند سوم: رعایت مقررات قانونی در تنظیم سند
سند برای اینکه رسمی محسوب شود کافی نیست که به وسیله مأمور رسمی در حدود صلاحیتی را که قانوناً داراست تنظیم گردد، بلکه علاوه بر آن باید تشریفاتی که قانون در تنظیم سند لازم می‌داند نیز رعایت شده باشد. تشریفات مزبور برای هر نوعی از اسناد رسمی به وسیله‌ی قوانین مربوط به آن مقرر شده است.
مبحث سوم: سند عادی
ماده 1289 قانون مدنی می‌گوید: «غیر از اسناد یادشده در ماده 1287 سایر اسناد عادی است». و ماده 1293 تصریح می‌کند به اینکه: «هر گاه سند به وسیله یکی از مأموران رسمی تنظیم اسناد تهیه شده لیکن مأمور صلاحیت تنظیم آن سند را نداشته و یا رعایت ترتیبات مقرره قانونی را در تنظیم سند نکرده باشد. سند مزبور در صورتی که دارای امضا یا مهر طرف باشد عادی است». مفهوم این ماده دلالت دارد بر اینکه اگر آن سند دارای مهر یا امضاء طرف نباشد سندیت ندارد.32
بنابراین می‌توان اسناد مذکور در ذیل را سند عادی نامید.
1. اسنادی که به وسیله افراد بدون دخالت مامورین رسمی تنظیم می‌شوند مانند دفاتر تجاری و نامه‌های خصوصی و قراردادها که به وسیله اشخاص جهت انجام معاملات تنظیم می‌شود. اینگونه اسناد اگر بوسیله مامورین رسمی هم مورد گواهی قرار گیرد عنوان عادی بودن آنها تغییر پیدا نمی‌کند مانند اسنادی که امضائات ذیل آن مورد تصدیق دفترخانه اسناد رسمی واقع می‌شود. همچنین چکهای صادره به عهده بانکها که طبق قوانین ایران در داخل کشور دایر شده باشد یا می‌شوند و یا شعب آنها در خارج از کشور در حکم اسناد لازم‌الاجرا است و از اسناد عادی محسوب می‌باشند.
2. اسنادی که توسط مامورین رسمی خارج از صلاحیت آنها تنظیم شود مانند سند معامله غیر منقول که بوسیله مقامات نیروی انتظامی تنظیم گردد. و یا سند ازدواج و طلاق که در دفترخانه اسناد رسمی به ثبت برسد این قبیل اسناد در صورتی که دارای امضا یا مهر طرف باشد عادی است.
3. اسنادی که بدون رعایت مقررات مربوط به تنظیم سند به وسیله مامورین رسمی تنظیم گردیده مانند اینکه طرفین دفتر اسناد را امضا نکرده و یا مسئول دفتر نمره و تاریخ ثبت را با تعیین دفتری که سند در آن ثبت شده در سند قید نکرده و به امضای خود ممضی و به مهر دایره ثبت نرسانده باشد.33
گفتار نخست: رکن سند عادی
امضای منتسب الیه، رکن سند عادی است. امضا زیر سند و معمولاً در خود سند می‌شود.34 امضای سنّتی به مفهوم اعم هر گونه علامت انحصاری شخصی است که زیر نوشته ترسیم یا گذاشته شده و دلالت بر هویت امضا کننده و تأیید متن نوشته توسّط او نماید؛ بنابراین می‌تواند به وسیله‌ی دست در سند ترسیم شده (امضا به معنای اخص) و یا به وسیله‌ی دیگری نقش بسته و یا منحصراً مهر35 یا اثر انگشت36 باشد. در نتیجه از یک سو عدم تصریح «اثر انگشت» در موادّ 1291 و 1293 ق.م. نباید نشان از بی‌اعتباری آن شمرده شود؛ مادّه 216 ق. ج. نیز این امر را تأیید می‌نماید (نک.ش. 291). از سوی دیگر اگرچه مادّه 1293 ق.م. امضا را رکن سند عادی اعلام نموده است، امّا قانونگذار در مواردی نوشته‌ی بدون امضا را نیز سند دانسته است (مادّه 14 ق.ت. و مادّه 1297 ق.م.). در غیر مواردی که قانون استثنا کرده، امضای منتسب الیه رکن سند عادی است.37 در نتیجه با لحاظ این استثنا هر نوشته‌ی قابل استنادی که هر یک از شرایط سند رسمی را نداشته باشد امّا دارای امضای منتسب الیه باشد سند عادی شمرده می‌شود.38
گفتار دوم: انواع اسناد عادی
بند نخست: سند عادی گواهی امضا نشده، لازم الاجرا و غیر لازم الاجرا
«اسناد عادی تنوّع بیشتری از اسناد رسمی دارد: اوراق تجاری (مانند برات و سفته) و چک، قول نامه ها، دفاتر بازرگانی و وصیت نامه ها، نامه‌های خصوصی و ده‌ها گروه دیگر با نام‌های مختلف، مانند بارنامه ها، سهام شرکت‌ها و بیمه نامه ها، توده‌ی بزرگی از اسناد است، که وصف مشترک همه‌ی آنها عدم دخالت مأموران رسمی در تدوین و تنظیم نوشته و احراز تاریخ و اعلام‌هایی است که در آن آمده و پایه‌ی مهمّ روابط خانوادگی و تجارتی مردم قرار گرفته است…».39 گواهی امضا اسناد عادی توسّط سردفتر اسناد رسمی اگر چه معمولاً امکان‌پذیر است امّا متداول نمی‌باشد زیرا با مقرّراتی مانند مقرّرات مالیاتی تعارض پیدا می‌نماید. اسناد عادی در حکم سند لازم الاجرا اسنادی است که اجرای مفادّ آن بدون نیاز به گرفتن رأی از دادگاه و یا مراجعه‌ی مستقیم به اداره‌ی ثبت امکان پذیر است برخلاف سند غیر لازم الاجرا که اجرای آن مستلزم صدور حکم از دادگاه است.
بند دوم: سند عادی گواهی امضا شده
«سند عادی که امضای آن از طرف سردفتر گواهی امضا که سمت رسمی دارد تصدیق شده است، سند عادی میباشد…»؛ در عین حال چون صحّت امضای سند را مأمور رسمی گواهی نموده است، این سند به دلالت مادّه 1291ق. م. اعتبار سند رسمی را دارد و نمی‌تواند مورد انکار یا تردید قرار گیرد.40
گفتار سوم: اعتبار اسناد عادی
اعتبار اسناد عادی را می‌توان در حوزه قوانین و مقررات مدنی، آیین دادرسی مدنی و قوانین ثبتی مورد بررسی قرار داد، قوانین مدنی و آیین دادرسی مدنی، اسناد (رسمی و عادی) را یکی از ادله اثبات دعوا می‌دانند، مواد 1284 تا 1305 قانون مدنی مصوب 1313 طی 22 ماده تحت عنوان «در اسناد» به بررسی اسناد یادشده پرداخته است. همچنین مواد 206 تا 228 قانون مدنی مصوب 1379 طی 24 ماده اسناد را به عنوان یکی از دلایل اثبات دعوای طرفین مورد اشاره قرار می‌دهد. قانونگذار ثبتی در حوزه قوانین و مقررات ثبتی، اسناد عادی، چندان مورد توجه قانونگذار نبوده، در مقابل قانونگذار ثبتی برای اسناد رسمی جایگاه، ارزش و اعتبار خاص و ویژه‌ای قائل بوده است. علت را باید در نقش و ارزش اموال غیرمنقول، و معاملات راجع به آنها در میان افراد جامعه و برقراری ثبات و آرامش بر روابط حاکم میان آنان جستجو کرد. لیکن، نباید به طور مطلق بر این باور بود که اسناد عادی در این قوانین جایگاهی ندارند و کاملاً بی‌اعتبارند، بلکه مواردی وجود دارد که علیرغم وجود موانع قانونی، قانونگذار برای برقراری همان نظم و آرامش یادشده، به این اسناد ارزش و اعتبار بخشیده است.41
مبحث چهارم: مفهوم مالکیت
مالکیت در لغت به معنای مالک بودن و دارندگی است. در اصطلاح رابطه‌ای است میان فرد و شیء که به موجب آن فرد اختیار انجام دادن تصرفات مالکانه را در آن مال دارد؛ مثل فروختن آن مال یا استفاده از آن.42
در فقه اسلامی در رابطه با مالکیت می‌خوانیم: «مالکیت رابطه‌ای است اعتباری بین مال از یک طرف و بین شخص (حقیقی یا حقوقی) از طرف دیگر که بر اساس آن مالک می‌تواند هر تصرف معقولی را که مایل باشد در آن انجام دهد». سید محمد کاظم یزدی در تعریف مالکیت می‌گوید: «حقیقت مالکیت فقط یک اعتبار عقلایی است. عقلا چیزی را که در دست کسی قرار دارد (و متعلق به
