ن قواعد ماهوی و تبیین سیستم حقوقی ادلة اثبات دعوای کشورمان می‌باشد، حاکی از رکن بودن و ضرورت نوشته یا کتبی بودن سند است.
قید نوشته یا مکتوب بودن نه تنها در مقررات کشور ما، بلکه در مقررات سایر کشورها نیز به دفعات تکرار شده است؛ براي مثال گزارش ديوان عدالت كانادا مي‌گويد كلمة «مكتوب» 1600 بار در قوانين كانادا تكرار شده است23.
نوشته یا مکتوب، مفهومی معنادار است که از حروف، اعداد، نشانه‌ها یا تصاویر تشکیل و بر روی یک رسانة ملموس(عینی) نگاشته شده و نمایان باشد. منظور از نوشته یا مکتوب، خط یا علامتی است که در روی صفحه نمایان باشد، خواه از خطوط متداول باشد یا غیر متداول، مانند رمزها و علاماتی که دو یا چند نفر برای روابط خود قرار داده‌اند. صفحه‌ای که نوشته بر آن نمایان است فرقی نمی‌نماید که کاغذ یا پارچه باشد یا آنکه چوب، سنگ، آجر، فلز و یا مادة دیگری. خطی که بر صفحه نمایان است فرقی ندارد که به‌وسیلة مادة رنگی با دست نوشته شده یا ماشین کپی و یا چاپ شده باشد، همچنانی‌که فرق نمی‌نماید که بر صفحه حک شده باشد یا آنکه به‌وسیلة آلتی برجستگی بر صفحه ایجاد کرده باشند24.
قید نوشته یا کتبی بودن، سند را از سایر ادله متمایز می‌نماید و به‌طور کلی سند را می‌توان دلیل کتبی نامید.
گفتار دوم- قابلیت استناد داشتن
هدف از تنظیم سند فراهم آوردن امکان استناد به آن است25؛ برای آنکه در اصطلاح حقوقی به نوشته‌ای سند گفته شود، باید آن نوشته قابلیت آن‌را داشته باشد که بتواند دلیل در دادرسی قرار گیرد. یعنی بتوان برای اثبات ادعا در مقام دعوای حق یا دفاع از دعوای حق آن‌را به‌کار برد26. اعم از اینکه دعوایی مطرح شده و این قابلیت فعلیت یافته باشد و یا این قابلیت بالقوه بوده و طرفین سند احتمال وقوع دعوایی را ندهند، مانند سند ازدواج؛ وگرنه نوشته‌ای که قابلیت استناد نداشته باشد سند محسوب نمی‌شود. به عنوان مثال سند عادی انتقال ملک غیرمنقول ثبت شده یا سند عادی صلح‌نامه، هبه‌نامه یا شرکت‌نامه که به حکم قانون قابلیت استناد در محاکم را ندارند(ماده 48 ق.ث)، یا سند عادی انتقال سهم‌الشرکه شرکت‌های با مسؤولیت محدود(ماده 103 ق.ت). البته این قابلیت برای سند، وصفی نسبی است، چه اینکه به‌طور مثال همان سند عادی انتقال ملک غیرمنقول ثبت شده، برای الزام انتقال دهنده به تنظیم سند رسمیِ انتقال، قابل استناد است در حالی‌که برای دعوای خلع ید قابلیت استناد ندارد.
گفتار سوم- امضا
مهمترین رکن هر سند امضای آن است و سند قرارداد، تا زمانی که به امضای دو طرف نرسیده است، اعتبار ندارد27. رکن اصلی هر سند امضای آن است و اصولاً هیچ نوشته‌ای بدون امضا سندیت ندارد28. لزوم امضای سند را می‌توان از ماده 1293 ق.م که برای عادی محسوب شدن سند، وجود امضا را لازم دانسته است استفاده کرد.
امضا در لغت به معنی «علامتی که پای نامه یا سند گذارند، نام خود را زیر ورقه نویسند»29. در اصطلاح حقوق، امضا عبارت است از نوشتن نام یا نام خانوادگی(یا هردو) یا کشیدن هر علامتی در ذیل سند که نشانة هویت و وسیلة ابراز اراده و رضایت امضا کننده و حاکی از التزام وی به مفاد سند است. پس از امضای هر سندی، آن سند قابلیت انتساب به امضا کننده را پیدا می‌کند. در قراردادها امضای سند تبلور خارجیِ قصد انشای امضا کننده و قرینه بر التزام وی به مفاد قرارداد و از آثار آن انتساب سند به امضا کننده است.
بنابر آنچه بیان شد، ویژگی‌هایی که می‌توان برای امضا برشمرد عبارتند از:
1- امضا موجب معتبرسازی نوشته‌ها می‌گردد.
2- امضا نشانة هویت امضا کننده است.
3- امضا وسیلة ابراز اراده و رضایت امضا کننده است.
4- امضا حاکی از التزام امضا کننده به مفاد سند است.
5- امضا موجب انتساب سند به امضا کننده می‌شود.
پاره‌ای از نوشته‌ها نیاز به امضا ندارد و دلالت عرف بر تصمیم نهاییِ تنظیم کننده، جای نشان ویژه امضا را می‌گیرد30؛ مانند بلیط حمل و نقل مسافر یا کالا. هرگاه نوشته‌ای ابراز گردد که امضا یا مهر و یا اثر انگشت کسی که به او منسوب است نداشته باشد، علیه او مؤثر نخواهد بود اگرچه تمام به خط او باشد، زیرا چنین نوشته‌ای نمی‌تواند کاشف از قصد انشای نویسندة آن باشد، زیرا نوشته ناتمام است و کشف از ارادة جدی او نسبت به مندرجات نمی‌نماید31. اثر انگشت و مهر شخصی، تأسیسات مشابهی هستند که از آنها برای امضای سند استفاده می‌شود.
مبحث چهارم- انواع سند
از دیدگاه‌های مختلف می‌توان اقسامی را برای سند برشمرد، به عنوان مثال از دیدگاه ماهیتِ رویدادی که در سند درج شده است، می‌توان سند را به سند اعمال حقوقی و سند وقایع حقوقی تقسیم کرد، از نظر مرجع تنظیم سند، می‌توان سند اداری یا سند قضایی را نام برد و یا می‌توان به نوع سند تجاری و سند غیرتجاری اشاره کرد؛ اما در این تحقیق ما به تقسیم قانونی سند می‌پردازیم.
مهمترین تقسیم‌بندی که از سند شده، تقسیمی می‌باشد که در قانون مدنی به‌عمل آمده است؛ به لحاظ توان اثباتی، اعتبار و قدرت اجرایی، طبق ماده 1286 ق.م «سند بر دو نوع است: رسمی و عادی». در زیر ابتدا سند رسمی و سپس سند عادی بررسی می‌شوند.
گفتار نخست- سند رسمی
گفتار حاضر از سه بند، نخست مفهوم سند رسمی، دوم شرایط سند رسمی(در مفهوم خاص) از دیدگاه حقوق مدنی و سوم شرایط سند رسمی از دیدگاه حقوق ثبت تشکیل می‌شود.
بند نخست- مفهوم سند رسمی
طبق ماده 1287 ق.م «اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی، در حدود صلاحیت آنها بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند، رسمی است»؛ بر اساس همین تعریف می‌توان برای سند رسمی دو مفهوم بیان کرد: مفهوم عام و مفهوم خاص؛ در ادامه به آنها می‌پردازیم.
الف- مفهوم عام سند رسمی
به هر سندی که نزد مأمورین رسمی صلاحیت‌دار و مطابق مقررات قانون تنظیم شده باشد گفته می‌شود، که از جملة آن می‌توان به سند مالکیت صادر شده در اداره ثبت اسناد و املاک، سند معامله تنظیم و ثبت شده در دفتر اسناد رسمی، شناسنامه یا کارت ملی صادر شده در ادارة ثبت احوال و گذرنامه یا گواهی‌نامة رانندگی صادر شده در نیروی انتظامی اشاره کرد.
ب- مفهوم خاص سند رسمی
به سند صادر شده در دفاتر اسناد رسمی که مطابق تشریفات قانونی خاص به ثبت رسیده است اطلاق می‌شود، که چهرة خاصی از سند رسمی و شامل عقود و ایقاعات بوده و از فراوانی و شیوع بیشتری برخوردار است، به‌نحوی‌که هرگاه عبارت «سند رسمی» بدون قرینه به‌کار رود همین مفهوم به ذهن متبادر می‌گردد.
اصطلاح «سند رسمی» برای اولین‌بار در لسان قانون‌گذار، در ماده 83 قانون «ثبت اسناد» مصوب 21/02/1290 مجلس شورای ملی به‌کار رفت و در ماده 82 آن قانون، مقصود از ثبت اسناد، رسمی کردن اسناد ثبت شده، یعنی قطعی کردن تاریخ سند و ضبط خط و مهر و اقرار و حفظ مندرجات سند از تغییر و تبدیل، بیان شده بود؛ هرچند در آن زمان وظیفة صدور سند رسمی به عهدة «مباشرین ثبت» که از اجزاء اداره ثبت به‌حساب می‌آمدند بود، اما بعداً این وظیفه به موجب قانون «تشکیل دفاتر اسناد رسمی» مصوب 1307 در چند شهر و پس از آن به‌طور کلی بر اساس قانون «دفتر اسناد رسمی» مصوب 1316، به افرادی که طبق قانون اخیر «سردفتر» نامیده می‌شدند، تفویض شد. پس از نظر اصولی می‌توان گفت وضع اصطلاح سند رسمی در معنای اسناد ثبت شده در دفاتر اسناد رسمی، حقیقت قانونی بوده و استعمال آن در همین معنا حقیقت است. تأکید تحقیق حاضر نیز بر همین مفهوم سند رسمی می‌باشد که در بندهای آتی شرایط آن بررسی خواهد شد.
بند دوم- شرایط سند رسمی از دیدگاه حقوق مدنی
قانون‌گذار در ماده 1287 ق.م ضمن تعریف سند رسمی شرایط آن‌را نیز مقرر داشته است؛ این شرایط عبارتند از: تنظیم سند توسط مأمور رسمی، رعایت حدود صلاحیت، و رعایت مقررات قانون توسط مأمور رسمی. در ادامه به بیان هریک از این سه شرط می‌پردازیم.
الف- تنظیم سند توسط مأمور رسمی
برای رسمی بودن سند، اولین شرطی که بیان شده، این است که سند توسط مأمور رسمی تنظیم شود؛ مأمور رسمی فردی است که از طرف دولت(حکومت) برای انجام کار یا ارایه خدمتی گماشته شده باشد، هرچند که رابطة استخدامی هم با دولت نداشته باشد. سردفتر اسناد رسمی، مأمور رسمی برای تنظیم و ثبت اسناد می‌باشد، که پس از قبولی در آزمون کتبی و اختبار، با ابلاغ رئیس قوه قضاییه32 منصوب می‌شود.
ب- رعایت حدود صلاحیت
صلاحیت سردفتران به دو نوع ذاتی و نسبی تقسیم می‌شود:
1- صلاحیت ذاتی
دفتر اسناد رسمی واحدی وابسته به قوه قضاییه است، که برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی تشکیل می‌شود(ماده یک ق.د.ا.ر)، ادارة این دفتر به عهدة سردفتر است(ماده 2 ق.د.ا.ر) و برابر بند یک از ماده 49 ق.ث، ثبت کردن اسناد مراجعین مطابق مقررات قانون، از وظایف سردفتران اسناد رسمی می‌باشد. پس تنظیم و ثبت اسناد مراجعین مطابق قوانین و مقررات، جزء صلاحیت ذاتی سردفتران است. این صلاحیت، صلاحیت عام است، یعنی سردفتران اسناد رسمی، ذی‌صلاح برای تنظیم و ثبت تمامی اسناد معاملاتِ مراجعین(اعم از عقود و ایقاعات) هستند، مگر اینکه قانون آنها را منع کرده یا در صلاحیت مرجع دیگری قرار داده باشد.
چنانچه سردفتر اسناد رسمی به عنوان مثال سند ازدواج به ثبت برساند، از آنجا که مطابق تبصره ماده 21 قانون حمایت خانواده، ثبتِ سند ازدواج باید در دفاتر ازدواج به‌عمل آید، این سند به دلیل فقدان صلاحیت ذاتی سردفتر، رسمی تلقی نمی‌گردد.
2- صلاحیت نسبی
بدین معنا که سردفتر باید صلاحیت مکانی و زمانی خود را برای تنظیم سند رعایت کند. مطابق ماده دو ق.ث، «مديران و نمايندگان ثبت و مسؤولين دفاتر و صاحبان دفاتر اسناد رسمي، جز در محل مأموريت خود نمي‌توانند انجام وظيفه نمايند، اقدامات آنها در خارج از آن محل اثر قانوني ندارد»؛ اگر سردفتر در خارج از حوزه‌ای که طبق ابلاغ صادره مجاز به ثبت سند است، اقدام به ثبت سندی بنماید، چون بر خلاف صلاحیت محلی خویش عمل نموده است، سند ثبت شده در خارج از محل مأموریت، به دلیل فقدان رکن صلاحیت مندرج در ماده 1287 ق.م و طبق قسمت اخیر ماده دو ق.ث رسمی تلقی نمی‌شود و این عدم تأثیر برای جلوگیری از بی‌ترتیبی در تنظیم اسناد و حفظ حقوق عمومی است. در قسمت اخیر ماده دو ق.ث قانون‌گذار صیانت از حقوق عمومی را بر هر اولویت دیگری همچون جهل ارباب رجوع و در نتیجه حسن نیت او، رجحان داده است33. همچنین سردفتر در زمان تعلیق یا انفصال موقت از شغل سردفتری حق تنظیم و ثبت سند را ندارد.
ج- رعایت مقررات قانون
اساساً اعتباری که قانون برای سند رسمی در نظر گرفته، مبتنی بر رعایت مقرراتی می‌باشد که در تنظیم آن لازم دانسته شده است و به همین جهت سند مزبور توسط مأمور رسمی که در مقابل قانون مسؤولیت دارد تنظیم می‌شود. هرگاه در تنظیم سند، تمام تشریفاتی را که قانون و یا آیین‌نامه اجرایی قانون، لازم دانسته است رعایت شود، سند رسمی محسوب می‌شود، مگر آنکه قانون صریحاً متذکر گردد که عدم رعایت یکی از تشریفات معینه سند را از رسمیت نمی‌اندازد، مانند مقررات راجع به تمبر مذکور در ماده 1294 ق.م34. هرچند رویه الصاق و ابطال تمبر در دفاتر اسناد رسمی به موجب ماده 151 الحاقی ق.ث ملغی گردیده است، اما از ملاک حکم ماده 1294 ق.م می‌توان استنباط نمود، عدم پرداخت حقوق دولتی از قبیل حق‌الثبت، مالیات و غیره سند را از رسمیت نمی‌اندازد.
سندی که در ظاهر دارای شرایط اساسی قانونی می‌باشد رسمی فرض می‌گردد تا آنکه ثابت شود که یکی از شرایط اساسی را فاقد است35.
بند سوم- شرایط سند رسمی از دیدگاه حقوق ثبت
علاوه بر شرایطی که ماده 1287 ق.م به طور کلی برای سند رسمی مقرر کرده است و به آن پرداخته شد، در مقررات ثبتی نیز به طور خاص، شرایط مهمی برای صدور سند رسمی در نظر گرفته شده است. یکی از آن شرایط لزوم «ثبت» سند است و دیگری شرایطی است که از آنها در حقوق ثبت به ارکان تنظیم سند در دفاتر اسناد رسمی یاد می‌شود. در ادامه در
