تصویب این بخشنامه مصوب شده‌اند نامی از تجمیع برده نشده و در منابع حقوقی نیز تا کنون به عنوان یک اصطلاح حقوقی و ثبتی کاربرد نداشته است.
این اصطلاح، در مواردی بکار می‌رود که دو یا چند ملک، یک ملک می‌شود. یعنی حدود بین آنها از بین می‌رود. مانند اینکه یک مالک، مالک ملک مجاور نیز می‌شود. در این صورت، تغییر در حدود مالکیت او ایجاد می‌شود و ضروری است که همه اسناد مالکیت که متعلق به مالک جدید است به اداره ثبت داده شود تا این اداره، پس از بررسی یک سند مالکیت به نام او صادر و تسلیم نماید. بنابراین، درست است که ایجاد عوارض در ملک (از بین رفتن حدود) بوده است که موجب تجمیع حدود شده است و در این صورت، بحث به املاک مربوط می‌شود، ولی باید دانست که بحث املاک، دقیقاً بحث ثبت املاک است و با ثبت ملک در دفتر املاک که حدود و حقوق ارتفاقی آن نیز به ثبت رسیده است، سند مالکیت به نام مالک صادر و به او تسلیم می‌شود و از این پس، تغییر در حدود ملک، تغییر در سند مالکیت محسوب می‌گردد. پس، تجمیع حدود که به معنی تجمیع حدود ملک ثبت شده با املاک ثبت شده دیگر است، در واقع، تجمیع اسناد است.99
متقاضی بایستی تقاضای خود را همراه با اسناد مالکیت مربوط به ثبت محل تسلیم دارد. تقاضای متقاضی حسب دستور مسئول اداره پس از ثبت در دفتر اندیکاتور برای ضمیمه شدن به پرونده و اقدام لازم به ترتیب به بایگانی و یکی از نمایندگان ثبت ارجاع می‌شود. تقاضای متقاضی پس از ثبت در دفتر اندیکاتور جهت ضمیمه شدن به پرونده به بایگانی ارسال و در آنجا پرونده مربوطه از ردیف خود خارج و همراه با تقاضا جهت اقدام لازم نزد نماینده مربوطه ارسال می‌گردد. نماینده ثبت پرونده ثبتی و اسناد مالکیت ابرازی متقاضی را از هر جهت بخصوص وثیقه و بازداشت بررسی و چنانچه اشکالی برای تجمیع موجود نباشد نظر خود را طی گزارشی به مسئول اداره تسلیم می‌دارد. مسئول اداره پرونده را بررسی ضمن اتخاذ تصمیم روز معاینه محل را تعیین و به متقاضی اعلام سپس پرونده را جهت ضبط تا روز مقرر به بایگانی ارسال می‌دارد، در روز مراجعه متقاضی بایگانی پرونده را نزد مسئول اداره ارسال و او نماینده و نقشه بردار‌ی را جهت عزیمت به محل و انجام تجمیع تعیین می‌نماید. بدیهی است چنانچه املاک مورد تجمیع خارج از شعاع 30 کیلومتر باشد متقاضی موظف است فوق العاده نماینده و نقشه بردار را بشرحی که در مباحث قبل گفته شد به حساب سپرده ثبت نزد بانک ملی مربوطه واریز نماید. سپس نماینده و نقشه بردار در معیت متقاضی به محل وقوع ملک عزیمت نموده و پس از استقرار در محل نماینده حدود املاک مورد نظر را با اسناد مالکیت و مجاورین تطبیق و نقشه بردار حدود املاک مورد تجمیع را برداشت سپس نماینده صورت جلسه تجمیع را با توجه به نقشه ترسیمی نقشه بردار تنظیم و پس از امضاء خود و نقشه بردار به امضاء مالک یا مالکین مربوطه رسانیده و پیش‌نویس سند مالکیت جدید را تهیه و مراتب را طی گزارشی به مسئول اداره ارائه و وقت مراجعه بعدی را به متقاضی اعلام می‌دارد.
تذکر1: در صورت جلسه تجمیعی نماینده بایستی ابتدا حدود املاک مورد تجمیع را به ترتیب نوشته سپس حدود جدید و مساحت جدید ملک را در آن قید نماید. مسئول اداره پس از ملاحظه گزارش نماینده و بررسی صورت جلسه تجمیعی و تطبیق حدود جدید با نقشه ترسیمی در صورتی که اقدامات انجام شده را کافی تشخیص دهد ضمن امضاء پیش‌نویس سند مالکیت جدید دستور ابطال اسناد مالکیت اولیه و تنظیم سند مالکیت جدید را صادر می‌نماید. آنگاه پرونده برای گواهی عدم بازداشت به دفتر بازداشتی ارسال و متصدی مربوطه پس از بررسی گواهی لازم را انجام و پرونده را به دفتر املاک اعاده می‌دهد. متصدی دفتر املاک ضمن ثبت حدود تجمیعی در دفتر املاک و ابطال اسناد مالکیت اولیه سند مالکیت جدید را تحریر نموده و دفتر املاک و پرونده را جهت امضاء نزد مسئول اداره ارسال می‌دارد. مسئول اداره پس از بررسی ثبت دفتر املاک و سند مالکیت تحریر شده را امضاء می‌نماید آنگاه پرونده جهت ضبط تا مراجعه متقاضی به بایگانی ارسال می‌دارد. متصدی حسابداری بهاء سند مالکیت را به طریقی که در مباحث قبل بدان اشاره رفت دریافت و پرونده را جهت تسلیم سند به بایگانی می‌فرستد. در بایگانی پرونده ابتدا نخ کشی و پلمپ و در دفتر تسلیم اسناد ثبت و با احراز هویت متقاضی که معمولاً با ملاحظه شناسنامه او تحقق می‌پذیرد در قبال اخذ رسید در دفتر تسلیم سند و پیش‌نویس به متقاضی تسلیم می‌گردد و پرونده در ردیف مربوطه به خود ضبط می‌شود.100
گفتار چهارم: ابطال اسناد مالکیت معارض در اداره ثبت
در صفحات پیشین در مورد اسناد مالکیت معارض بیان شد. معمولاً اداره ثبت، نخستین مرجع ثبتی است که از وجود سند معارض مطلع می‌شود. زیرا دفتر املاک در اداره ثبت است و هر نقل و انتقالی که درباره ملک انجام شود، در این دفتر منعکس خواهد شد و در این صورت، وجود تعارض و دو سند معارض آشکار می‌گردد.
نخستین تکلیف این اداره، ابلاغ موضوع به دفاتر اسناد رسمی حوزه مربوط است و همزمان، اعلام مطلب به ضمیمه گزارش به هیأت نظارت است.101
تکلیف دوم اداره ثبت، هنگامی است که پس از رسیدگی هیأت نظارت یا شورای عالی ثبت وقوع تعارض محرز دانسته شود و به اداره ثبت اعلام شود. در این موقع، اداره نامبرده مکلف است موضوع را کتبی به دارنده سند مالکیت معارض ابلاغ نماید و به او اعلام دارد که در مدت 2 ماه از تاریخ ابلاغ می‌تواند اقامه دعوی کند.102
تکلیف سوم اداره ثبت هنگامی است که باید یکی از دو سند را ابطال نماید و این، دو صورت می‌تواند داشته باشد:
یکی اینکه دارنده سند مالکیت معارض به دادگاه متوسل نشود. در این صورت، اگر دارنده سند مالکیت مقدم پس از انقضای دو ماه نامبرده گواهی دادگاه مبنی بر عدم طرح دعوی توسط دارنده سند مالکیت معارض در ظرف دو ماه را دریافت و به اداره ثبت تسلیم نماید، اداره نامبرده مکلف است در ستون ملاحظات ثبت دفتر املاک، ابطال سند مالکیت معارض نسبت به مورد تعارض را ذکر کند و موضوع را به دارنده سند ابطال شده و نیز دفاتر اسناد رسمی اعلام نماید.
صورت دوم، در موردی است که دارنده سند معارض در مهلت مقرر دو ماهه به دادگاه متوسل شود و دادگاه پس از رسیدگی، یکی از دو سند را باطل اعلام نماید. در این صورت، با قطعی شدن حکم دادگاه، اداره ثبت مکلف است مانند صورت پیشین، در ستون ملاحظات ثبت دفتر املاک، مفاد حکم دادگاه را به اختصار بنویسد و ابطال سند مالکیت را ذکر و مراتب را به دارنده سند ابطال شده و دفاتر اسناد رسمی اعلام نماید.103
گفتار پنجم: سند مالکیت المثنی و صدور سند جدید
در ماده 120 آیین‌نامه قانون ثبت املاک مصوب 1317 (اصلاحی 8/11/1380) شرایط صدور سند مالکیت المثنی اعم از تکالیف متقاضی و ادارات ثبت اسناد و املاک به تفصیل بیان گردیده و لیکن به علت عدم ارتباط آن با حیطه وظایف دفاتر اسناد رسمی از پرداختن به آن در این مقال اجتناب شده و صرفاً در حد وسع و امکان به تبیین تکالیف دفاتر اسناد رسمی در مواجهه با اسناد مالکیت المثنی به ویژه با تصویب قانون تسهیل تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی مصوب 24/5/85 خواهیم پرداخت.
به موجب تبصره یک ماده 120 اصلاحی: (اداره ثبت مکلف است هنگام صدور المثنی سند مالکیت مراتب را به دفاتر حوزه خود اعلام و متذکر شود که هر موقع نسبت به پلاک موضوع المثنی سند مالکیت بخواهند هرگونه سند معامله‌ای تنظیم نمایند (اعم از اینکه به استناد اصل سند مالکیت باشد یا المثنی) جریان ثبتی ملک را استعلام و سپس در صورت نبودن مانعی اقدام به تنظیم سند و ثبت معامله کنند، هر یک از دفترخانه‌ها مکلفند دفتری برای ثبت شماره پلاک این قبیل املاک داشته باشند که در موقع تنظیم اسناد به آن مراجعه نموده در صورتی که مورد معامله از املاکی باشد که نسبت به آن سند مالکیت المثنی صادر شده باشد باید قبلاً جریان ثبتی ملک را استعلام و در صورت نبودن مانعی اقدام به تنظیم سند نمایند و در محلهایی که از رایانه استفاده می‌شود نیاز به اعلام موضوع به دفاتر اسناد رسمی نمی‌باشد ولی دفاتر با توجه به سند مالکیت المثنی در موقع انجام معامله باید جریان ثبتی را استعلام و سپس در صورت نبودن مانع اقدام به تنظیم و ثبت معامله نمایند، تخلف از رعایت دستور فوق مستلزم کیفر درجه 3 به بالا مقرر در ماده 38 قانون دفاتر اسناد رسمی است).
با مداقه در تبصره استنادی سه تکلیف برای دفاتر اسناد رسمی در خصوص اسناد مالکیت المثنی قابل استخراج است:
1 ـ داشتن دفتری به نام دفتر اسناد مالکیت المثنی که پس از اعلام مراتب صدور سند مالکیت المثنی توسط ادارات ثبت، پلاک ثبتی موضوع سند المثنی را در آن قید نمایند.
2 ـ چنانچه دفاتر بخواهند براساس سند مالکیت المثنی تنظیم سند نمایند مکلفند جریان ثبتی ملک موضوع سند المثنی را استعلام و در صورت نبودن مانع اقدام به تنظیم و ثبت سند نمایند.
3 ـ اگر دفاتر قصد تنظیم سند به استناد اصل سند مالکیت را دارند در صورتی که مورد معامله از املاکی باشد که نسبت به آن سند مالکیت المثنی صادر شده است مکلفند به ترتیب مقرر در بند 1 فوق عمل نمایند.
نتیجه سه تکلیف اشاره شده آن است که دفاتر اسناد رسمی بدون استثناء موظف و ناگزیرند در هر موقع که نسبت به مال غیرمنقول سند رسمی تنظیم می‌کنند بدواً به دفتر اسناد مالکیت المثنی مراجعه و چنانچه مورد معامله از املاکی باشد که نسبت به آن سند مالکیت المثنی صادر شده است چه بخواهند به استناد اصل سند مالکیت و چه به استناد المثنای آن تنظیم سند نمایند باید جریان ثبتی ملک را از اداره ثبت مربوطه پرسش نمایند.
پس از توضیحات ارائه شده، سؤال اساسی این است که آیا تکالیف مقرر در تبصره مورد نزاع در داشتن دفتر سند مالکیت المثنی و به ویژه استعلام جریان ثبتی املاکی که نسبت به آنها سند مالکیت المثنی صادر شده است با تصویب قانون اخیرالتصویب موسوم به قانون تسهیل تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی مصوب 24/5/85 کماکان به قوت خود باقی است یا خیر؟
قبل از لازم‌الاجرا شدن قانون موصوف دفاتر اسناد رسمی براساس تبصره ماده 31 آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 (اصلاحی دی ماه 1349) مکلف بودند وضعیت املاک ثبت شده تهران را از لحاظ بازداشت و عدم مشمول مقررات لایحه قانونی اراضی دولت و شهرداری‌ها و بانکها و اوقاف مصوب مرداد 1335 و قانون اصلاحی سال 1339 استعلام نمایند که تکلیف مذکور به موجب بخشنامه‌های صادره از سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به املاک واقع در خارج از حوزه ثبتی تهران و سایر حوزه‌های ثبتی نیز تعمیم داده شده و مورد عمل دفاتر اسناد رسمی سراسر کشور بوده است.
وفق مستند اخیر ادارات ثبت در پاسخ به استعلام دفاتر اسناد رسمی بدون ذکر نام و مشخصات آخرین مالک براساس پرونده ثبتی و دفتر املاک صرفاً بازداشت و یا عدم بازداشت پلاک ثبتی مورد سؤال را اعلام و دفاتر نیز در صورت عدم بازداشت مبادرت به تنظیم سند و ثبت آن می‌نمودند تا اینکه قانون تسهیل تنظیم اسناد تصویب و به موقع اجرا گذاشته شد.
ماده یک قانون اخیر مقرر می‌دارد: (دفاتر اسناد رسمی موظفند با رعایت بندهای زیر پس از دریافت دلایل مالکیت و پاسخ استعلام از اداره ثبت محل به منظور تطبیق سند با دفتر املاک و اعلام وضعیت ثبتی (حسب مورد) و عدم بازداشت نسبت به تنظیم سند رسمی انتقال عین اراضی و املاک اقدام نمایند…) یعنی دفاتر اسناد رسمی مکلفند در هنگام تنظیم سند انتقال عین اراضی و املاک نسبت به املاک ثبت شده علاوه بر استعلام بازداشتی، مطابقت مالک (انتقال دهنده) با دفتر املاک را نیز خواستار شوند و ادارات ثبت نیز موظفند علاوه بر اعلام بازداشت و یا عدم بازداشت، مطابقت و یا عدم مطابقت مالک با دفتر املاک را نیز اعلام نمایند. در نتیجه اگرچه متأسفانه علی‌رغم گذشت بیش از یک سال از اجرایی‌شدن قانون مورد بحث و با وجود استعلام صریح دفاتر اسناد رسمی و تقاضای اعلام مطابقت مالک با دفتر املاک، ادارات ثبت به دلایل نامعلوم از این وظیفه خطیر قانونی سرباز زده و به اعلام بازداشت و یا عدم بازداشت پلاک ثبتی مورد استعلام اکتفا و
