به مديريت را براي پيشبرد و پيشرفت سازمان و کتابخانه ها به عنوان سازمان هدايت مي کند، پرداخته مي شود. در اين بخش به شرح و بيان مسئله پژوهش پرداخته شده است. سپس به ذکر اهداف، ارزش و کاربرد نتايج آن مبادرت مي شود. در ادامه سوالات پژوهش مطرح و در نهايت تعريف‌هاي مفهومي و عملياتي اجزاي مسئله تبيين شده است.
1-1. شرح و بيان مسئله پژوهش
توسعه و تکامل اشکال مختلف زندگي در جوامع انساني، سازمان‌هاي متنوع و متعددي را بوجود آورده است. توسعه نيازمندي‌هاي متعددي که منشا آن تکامل و تغيير شکل زندگي انسان در جوامع مختلف مي‌باشد، بر اهميت سازمان افزوده است. تنوع و تعدد وظايف سازمان ايجاب مي‌کند که بر طبق اصول و موازيني تشکيل گردد.
آنچه در کليه سازمان‌هاي انساني مشاهده مي‌شود، و به اصطلاح وجه مشترک جميع آنها محسوب شده، اجتماع گروهي از افراد است که به طور دسته جمعي تحت رهبري سلسله مراتب سازماني با امکانات محدود به منظور تحقق مقاصد خاصي همکاري مي‌کنند. بدين ترتيب، سازمان عبارت است از يک رشته روابط منظم و عقلايي که بين افرادي که وظايف پيچيده و متعددي را انجام مي‌دهند، و کثرت تعداد آنان به قدري است که نمي‌توانند با هم در تماس نزديک باشند، به منظور تامين هدف‌هاي مشترک خاصي برقرار مي‌گردد (اقتداري، 1370، ص 104).
مديران در متن سازمان‌ها عمل کرده و تمام سازمان‌ها متشکل از افراد و اشياء هستند. چستر برنارد1، پنج عنصر اصلي را که سازمان از آن تشکيل مي‌شود، شناسايي کرده است: 1. بدنه؛ 2. وابستگي متقابل؛ 3. منابع؛ 4. توان عمل؛ و 5. محصول. با استفاده از اين مفاهيم، وي هر دو نفر يا بيش از دو نفر (بدنه) را که به اين نتيجه برسند که مي‌توانند با همکاري (وابستگي متقابل) به اهداف مشترک برسند و منابعي نظير پول، مواد اوليه، کار و وقت خود (منابع) را در اختيار گيرند و از آن براي انجام فعاليت‌ها (توان عمل) استفاده کنند تا به نتيجه دلخواه (محصول) برسند، يک سازمان مي‌داند. کتابخانه‌ها تمام اين مشخصات را دارند، افراد در آنها براي فراهم آوري اطلاعات کار کرده و منابع مختلف را که براي فراهم آوري دسترسي به اطلاعات سازمان داده، به کار مي‌گيرند.
سازمان‌ها واحدهاي اجتماعي هستند که براي دستيابي به اهداف معين شکل گرفته‌اند. انسان‌ها از آن جهت به سازمان پيوسته که اهداف آن را تا حدي با اهداف شخصي و يا حرفه‌اي خود يکي مي‌دانند. سازمان رشد و تغيير کرده و اهداف آن نيز تغيير مي‌کنند. اهداف سازمان ممکن است چنان تغيير کند که بنيانگذاران آن به زحمت بتوانند آن را بازشناسند (اونز، 1388، ص 70).
چالش محوري مديريت در قرن جاري اين است که سازمان، نقش پيشگام در امر دگرگوني داشته باشد. بايد توجه داشت که تغييرات و تحولات سازماني داراي پيامدهايي است و هر سازماني که با تغيير و تحول مواجه مي‌شود بايد با اين پيامدها به روش مناسبي برخورد نمايد. شايد تغييرات ژرف موثر بر افراد، دگرگوني‌هايي نظير تغيير در باورها، ارزش‌ها و مفروضات باشد که نتيجه آن تاثيرگذاري بر عملکرد افراد و در نتيجه، تاثيرگذاري بر سلامت سازماني است. تغييرات مي‌توانند انگيزه و شوق و نگرش کارکنان را تحت تاثير قرار داده و بر عملکرد آنان تاثير گذاشته و سلامت سازمان را دستخوش تغيير نمايند (توفيقي و همکاران، 1389).
با گستردگي مفهوم سازمان‌ها، سازمان به عنوان ” سيستم باز ” در نظر گرفته شده و به يک موجود زنده که داراي يک سيستم هماهنگ مي‌باشد، تشبيه شده است (اسپکتور2 2003). اين سير پيشرونده در مفهوم سازمان باعث شده سازمان‌ها به عنوان موجود زنده‌اي که داراي هويتي مستقل از اعضاء خود بوده، تصور شوند (سيد جوادين، 1384) به گونه‌اي که حتي مي‌توانند با هويت جديد و به خاطر شرايط و اصول حاکم بر خود، رفتار کارکنان را نيز تحت تاثير قرار دهند. وقتي هويتي منسجم و مستقل به سازمان نسبت داده شد، سير تفکر به سمت و سويي رفت که اين شخصيت و هويت مي‌تواند داراي سلامت سازماني3 و يا بيماري سازماني4 باشد. يک سازمان سالم قادر است مانند فردي سالم، به حيات خود ادامه دهد، به مقاصد خود برسد، موانع موجود در سر راه خود را بشناسد، برنامه‌ريزي کند، اجرا کند (ساعتچي، 1383) و به عنوان يک سازمان يادگيرنده5 عمل نمايد.
وقتي از سلامت سازماني صحبت مي‌شود، منظور فقط فقدان بيماري کارمند نيست، بلکه نگراني از سلامت جسمي تا سلامت ذهني و احساسات نيروي کار است. توسعه سلامت سازماني از طريق درگيري مفيد کارمندان، احساس خوبي از کار ايجاد مي‌کند و سلامتي نيروي کار، عملکرد را مدام افزايش مي‌بخشد (هاکت و بيسيو6، 1996، ص 327).
مايلز (1996) اولين نظريه پرداز سلامت سازماني در محيط آموزشي است به نظر ماتيو مايلز7، سلامت سازماني عبارت است از دوام و بقاي سازمان در محيط خود و سازگاري با آن و ارتقاء و گسترش توانايي خود براي سازگاري بيشتر. مايلز مي‌گويد: ” سلامت سازماني نه تنها به وضعي فراتر از اثربخشي کوتاه مدت سازمان دلالت دارد، بلکه اشاره آن بر مجموعه‌اي از خصايص سازماني نسبتا پردوام است. بدين معني که يک سازمان سالم ضمن پايداري و بقا در محيط، در دراز مدت به قدر کافي با آن سازگار شده، توانايي لازم را براي حفظ و بقاي خود در محيط ايجاد کرده و گسترش مي‌دهد ” (توفيقي، 1389). مايلز ويژگي‌هاي سازمان سالم را در تامين سه نياز اصلي يعني نيازهاي وظيفه‌اي که شامل هدف‌ها، انتقال اطلاعات راه‌هاي نفوذ و تاثيرگذاري به منظور تصميم‌گيري ارتباط دارد و سه ويژگي اول را در بر مي گيرد، نيازهاي بقاء شامل سه ويژگي دوم، و نيازهاي رشد و توسعه سازمان که شامل چهار مولفه ديگر دانسته و ابعاد سلامت سازماني به صورت ده مولفه تمرکز بر هدف، کفايت ارتباطات، توزيع بهينه قدرت، کاربرد منابع، اتحاد و همبستگي، روحيه، نوآوري، خودمختاري، سازگاري با محيط، کفايت حل مشکلات بيان مي‌کند (هوي و ميسکل، 1378، ص 36).
تقريبا يک سوم عمر هر کارمند در محيط کار وي سپري مي‌شود؛ لذا فراهم آوري شرايط مطلوب در محيط کار، ميزان غيبت، و ترک خدمت کارکنان را کاهش مي‌دهد و به ماندگاري آنان در سازمان منجر مي‌شود. بي‌ترديد، وجود عوامل رفاهي و تامين معيشت تا حد زيادي آسايش فکري و آرامش خيال کارکنان هر سازمان را تامين کرده و موجب رضايت شغلي مي‌شود (کول8، 2005). ماروين فايرمن9 در سال 1979 شاخص‌هاي تمرکز بر هدف، ارتباطات مناسب، برابري قدرت (تساوي کارکنان در دستيابي و تاثير گذاري بر رهبر يا رئيس سازمان)، بهره‌گيري از منابع (توانايي مدير براي استفاده از استعدادهاي کارکنان)، جاذبه سازمان، روحيه کارکنان، نوآوري، خودگرداني (ظرفيت کارکنان در عدم نياز به مدير)، سازگاري با محيط و توانايي حل مسئله را براي ارزيابي سلامت سازماني معرفي کرد (توفيقي و همکاران، 1389).
کتابخانه‌ها و آرشيو‌ها در اصل به منظور اداري و براي نگاهداري سوابق براي اداره يک امپراطوري ايجاد شدند. با گذشت زمان اين موسسات تغيير کردند و کارهاي ديگري بر عهده گرفتند. کتابخانه عمومي در طول چندين قرن به تدريج به صورت يک نهاد اجتماعي درآمد. ايدئولوژي هر حرفه بايد در بردارنده هسته اصلي ارزش‌هاي اخلاقي نيز باشد. از 1850 ارزش‌هاي اخلاقي مشروعيت بخش کتابخانه‌هاي عمومي بوده است. اين ارزش‌ها مبتني بر اين فرض بوده که مطالعه منشا پيشرفت فردي و خير اجتماعي است؛ از اين اعتقاد “ايمان” به حکومت و “شهروندان آگاه” برآمد و تامين هزينه تامين کتاب و اطلاعات مجاني را براي تمام اعضاي جامعه از محل بودجه عمومي توجيه کرد (ماک10، 1994، 76- 77). در دهه1960 پذيرش تغيير را ارزش بنيادي براي کتابخانه‌هاي عمومي دانستند. دهه 1970 در ادامه برنامه اجتماعي دهه 1960 بر نقش کتابخانه‌هاي عمومي در خدمت به کل جامعه تاکيد مي‌شد (اونز، 1388، ص 42).
بين يک موسسه تجاري و يک نظام اطلاع‌رساني وظايف مشابه قابل توجهي وجود دارد. هر دو اهداف مشخصي دارند. هر دو وظايف مديريتي چون برنامه ريزي، استخدام کارکنان، تهيه مواد و پول را بر عهده دارند؛ هر دو اصول و ديدگاه مديريتي اوليه را براي رسيدن به اهداف از پيش تعيين شده خويش به کار مي‌برند و هر دو در ارتباط با استفاده کنندگان براي ارزيابي، بازنگري يا استقرار اهداف و مقاصد جديد براي سازمان در تعاملاند. تنها تفاوت عمده اين است که در يک موسسه تجاري کارآيي در قالب “سود”يا “درآمدهاي مالي” اندازه‌گيري مي‌شود در حالي که در يک کتابخانه و يا نظام اطلاع‌رساني کارآيي در قالب “خدمت” ارزيابي مي‌شود. بنابراين در يک موسسه تجاري، اهداف و مقاصد بر محور سودآوري، ولي در يک نظام کتابخانه يا اطلاع‌رساني بر محور خدمت استوار است.
براي اين که يک سازمان به اهداف خود برسد نيازمند اداره و مديريت هدف دار است. براي اين منظور يک ترکيب سازماني بر پا مي‌شود، يک صلاحيت و مجوز اداري داده مي‌شود و يک دستگاه مديريتي منصوب مي‌گردد. همه کتابداران و مديران اطلاعاتي به طور طبيعي در نقش‌هاي محوله خويش، مديران و نه تنظيم کنندگان خط مشي اداري هستند، دليل آن اين است که همه کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌رساني بخشي از يک واحد سازماني بزرگتر (آزمايشگاه، موسسه و يا دانشگاه و غيره) هستند؛ و چنين فرض مي‌شود که آنها بايد در قالب اهداف، خط مشي، سياست‌ها، مراحل اجرايي و مقرراتي که توسط امور اداري وضع شده کار کنند. عمليات موثر در هر نظامي، خواه موسسه تجاري و يا نظام اطلاع‌رساني بر وظايفي مشخص بنا شده است، در هر سطحي از يک سازمان، مدير، شخصي کليدي است که وظايف مشخصي را براي رسيدن به هدفي معين اجرا مي‌کند. وظايف اصلي هفت گانه مدير عبارتند از: خلاقيت؛ برنامه ريزي؛ سازماندهي؛ ايجاد انگيزه؛ ارتباط؛ کنترل؛ تصميم گيري.
علاوه بر وظايف تعدادي اصول مديريت وجود دارد که مدير را براي اجراي بهتر عمليات مديريتي کمک و راهنمايي مي‌کند. هنري فايول 11 چهارده اصل را که براي اکثر سازمان‌ها تحت حادترين شرايط، حتي امروزه قابل اجرا است اين گونه بيان مي‌کند:
تقسيم کار؛ اختيار و مسئوليت؛ انضباط؛ وحدت فرماندهي؛ وحدت رويه؛ همسو نمودن خواست‌هاي فردي با خواست‌هاي جمعي يا تبعيت علائق فردي از علائق جمعي؛ پاداش؛ تمرکزگرائي؛ خط فرماندهي؛ نظم؛ برابري؛ اثبات شغلي؛ ابتکار؛ روح جمعي.
بنابراين، کتابخانه و مرکز اطلاع‌رساني نيز يکي از نهادهاي اجتماعي است که همانند همه اندام‌هاي ديگر جامعه نيازمند اداره خوب، کارآ، و اثربخش است. کتابخانه به لحاظ کمي و کيفي و از نظر وظيفه اطلاع‌رساني، آموزشي، کمک آموزشي، و تفريحي که بر عهده دارد بايد در جامعه مطرح باشد. ادامه زندگي بالنده کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌رساني جز از راه مديريت صحيح ميسر نيست. مديريت کتابخانه و نظام اطلاع‌رساني به ويژه در جهان امروز از چند جهت قابل توجه است:
* معمولا چون کتابخانه و مرکز اطلاع‌رساني، واحدي مستقل نيست و تابع واحدهاي بزرگتري است لازم است که براي حفظ و گسترش موجوديت خود، اهميت، و حساسيت‌هاي آن به مديران ارشد تفهيم شود.
* از جهت گران بودن کتاب و مواد اطلاعاتي، سرمايه گذاري در اين گونه مراکز در مقايسه با ساير بخش‌ها فوق العاده چشمگير و قابل توجه است. بديهي است انتظار بهره وري و پويايي بيشتر از اين نهاد معنوي و فرهنگي دور از انتظار نيست. مديران کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌رساني با توجه به سرمايه گذاري‌هاي انجام شده بايد به اين امر تحقق بخشند.
* کتابخانه و مرکز اطلاع‌رساني نه تنها ابزار دست مديران مافوق و موجب سربلندي و افتخار و نشانه توجه عميق آنان به مسائل آموزشي و فرهنگي يک سازمان است بلکه به لحاظ اين که ابزار بلافصل و واسطه تحقيق و پژوهش به شمار مي‌آيد، لازم است تا بهره وري و اثربخشي خود را به ويژه در امر تحقيق و پژوهش به اثبات برساند. به هر اندازه پژوهش گرانقدر باشد کتابخانه و مرکز اطلاع‌رساني نيز بايد در کنارش واجد ارزش‌هاي والا باشد و کتابدار بتواند با اشراف و احاطه‌اي که به مجموعه دارد خود را به عنوا
