پایان نامه با کلمات کلیدی انتقال اطلاعات

دانلود پایان نامه ارشد

اهدافي براي کل کتابخانه تعيين مي کنند. ممکن است اهداف تعيين شده چند ساله باشند و براي هر سال اهداف خاصي در نظر گرفته شده باشد. اهداف کلي اداره نيز از اين الگو پيروي مي کنند. به عنوان مدير بايد اهداف واحد ‌يا بخش را شناسايي کنيد، از ميان اهداف، اولويت‌ها را تعيين کنيد و مواردي را که براي رسيدن به اهداف تعيين شده بايد انجام شود ذکر کنيد. برنامه‌هاي تعيين شده براي بخش، مبناي برنامه‌هاي کلي و انفرادي بخش هستند (گيسک و مک نيل، 1388، ص139).
کتابخانه‌هاي سرآمد ماموريت و آرمان خود را از طريق تدوين استراتژي متمرکز بر ذي نفعان به کار ميگيرند. خط مشي، اهداف و فرايندها در کتابخانه به منظور تحقق استراتژي‌ها ايجاد و جاري مي شوند. منظور از خط مشي و استراتژي، تعيين مسيرهاي دستيابي به اهداف و ماموريت کتابخانه است. به عبارت ديگر، تعيين وضعيت کنوني و ترسيم جايگاه آتي کتابخانه و نيز تشخيص روش‌هاي مناسبي که به واسطه‌ي آنها بتوان به اين جايگاه دست‌يافت، اساسي ترين نکاتي است که در خط مشي و استراتژي بايد به آن توجه داشت (کشتکار و همکاران، 1390، ص90).
زماني که اهداف بخش را تعيين کرده و اولويت‌ها را هم مشخص نموديد، مي توانيد اهداف خاص خود را هم تعيين کرده و به کارکنان کمک کنيد که آنها نيز اهداف شان را بازيابند. تعيين هدف‌هاي بخش، خود و کارکنان منوط به حرکت جمعي افراد به عنوان‌ يک واحد منسجم است. شما بايد تصميم بگيريد که هر کسي چه کاري را انجام مي دهد. هر کاري چه زماني بايد انجام شود و جدول زماني و موعد انجام هر کار را نيز بايد مشخص کنيد. کارکنان بايد از پاداش‌هاي تعيين شده براي انجام کارها با خبر باشند. همچنين بايد از دستورالعمل‌هاي مربوط به خودشان و نيز دستوالعمل‌هاي مربوط به بخش خود آگاه باشند که در صورتي که کارها انجام نشوند و اهداف هم برآورده نشده باشد چه اقداماتي لازم خواهد شد. با تمرکز بر اهداف کلي ميتوان از کشيده شدن به سمت جزئيات حاشيه اي و کارهاي روزمره اجتناب کرد و مي توان پروژه‌هاي بزرگتر را که موفقيت براي واحد به ارمغان مي آورند تکميل نمود (گيسک و مک نيل، 1388، ص139).
2-1-9-1-3. مديريت بر مبناي هدف در کتابخانه‌ها
گسترده ترين تئوري تحسين برانگيز مديريت ” مديريت بر مبناي هدف ” 60 مي باشد. اين شيوه مديريتي به عنوان راهنماي رفتاري براي افراد و گروه‌هاي داخل سازمان عمل مي کند. در اين شيوه اهداف افراد با هدف‌هاي سازمان مورد استفاده قرار مي گيرند. اين فرايند بر روي تلفيق اهداف سازماني و فردي براي ” تصميم گيري ” تاکيد مي کند. اين تکنيک در صنعت و تجارت با هر سازمان انتفاعي ديگري اثربخش است و به خاطر برخورداري از عوامل و جنبه‌هاي رفتاري آن در کتابخانه‌ها نيز قابل استفاده و اجرا مي باشد. اين الگو توسط پيتر دراکر عنوان شد و عبارت است از ” فرايندي که بوسيله آن مديران تمامي سطوح با ساير افراد، هدف‌هاي فردي و سازماني را تشخيص مي دهند “. افزون بر اين، دراکر بيان مي کند که اين تکنيک‌ها به معني توانايي هدايت فردي و کاري توسط خود فرد است و مي تواند همچنين به معني تسلط ‌يک فرد بر سايرين نيز باشد(ماهاپاترا، 1386، ص42).
مديريت بر مبناي هدف از فنوني که در سازمان‌هاي انتفاعي و غيرانتفاعي از جمله کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع رساني، کاربرد دارد و براي تکميل فرايند برنامه ريزي استفاده مي شود و به طور ويژه با بر قراري پيوند بين اهداف سازماني با اهداف افرادي که در سازمان فعاليت مي کنند سر و کار دارد و هدف آن دستيابي به موفقيت‌هاي بزرگتر است. در کتابخانه‌ها به طور غيررسمي از مديريت بر مبناي اهداف براي ايجاد پيوند بين افراد و اهداف سازماني، با فرايند تصميم گيري استفاده مي شود. به خاطر برخي مفاهيم که در آن مطرح است (مثل ارتباطي که بين واحدهاي مختلف از طريق فناوري متداول، کاربران، ارزش‌ها، اهداف و رسالت‌ها بر قرار مي کند) هم تراز با مديريت راهبردي قرار مي گيرد و تاکيد آن بر تهيه چارچوب کاري براي آينده فرايند مديريت است. مديريت بر مبناي اهداف طي مراحلي انجام مي شود که عبارتند از:‌يافتن اهداف، تثبيت اهداف، و کنترل و گزارش دهي در مورد موقعيت اهداف. در اجراي مديريت بر مبناي اهداف بايد توجه کرد که اهداف تعيين شده براي اشخاص خيلي ساده،‌ يا خيلي مشکل نباشد، اهداف با سياست‌هاي سازمان در تناقض نباشد و در نهايت افراد مسئول پاسخگويي در مقابل اهدافي نباشند که از توانايي و کنترل آنها خارج است (استوارت و موران، 1390، ص99).

2-1-9-2. کفايت ارتباطات 61
چون سازمان‌ها مثل گروه‌هاي کوچک، سيستم‌هاي روياروي همزمان نيستند، گردش و انتقال ارتباطات در آنها اهميت زيادي دارد. کفايت ارتباط، بدان معنا است که ارتباطات نسبتا عاري از تخريب در جهت افقي و عمودي و همچنين متقابلا بين سازمان و محيط آن وجود دارد و اطلاعات به خوبي در گردش است (اونز، 1382، ص340-337). در‌ يک سازمان سالم، فشارهاي دروني موجود، بي‌درنگ حس مي‌شوند. اطلاعات کافي براي تشخيص دشواري‌هاي آن موجود است و کارکنان سازمان، اطلاعات مورد نياز را بدون انجام تلاش‌هاي زايد ‌يا مراجعه به اين و آن،‌ يا تشکيل جلسات مکرر، به راحتي به دست مي‌آورند.
2-1-9-2-1. مفهوم ارتباط
اغلب افراد برداشت روشن و واضحي از ارتباطات در ذهن ندارند. گروهي ارتباطات را در سازمان مختصر به مکاتبات اداري و ارسال و دريافت نامه‌ها مي دانند و آن را مترادف مکاتبات اداري در نظر مي گيرند. گروهي ديگر از ارتباطات، وسايل ارتباطي مثل تلفن، تلگراف، راديو، و امثال آن را به ذهن تداعي مي کنند. برخي افراد ارتباطات را در مقابل ضوابط و مقررات قرار داده و معتقدند روابط بايد جاي خود را به ضوابط بدهد. به زعم‌ اين موارد، ارتباطات همان روابط شخصي و غير اداري است. با وجود تنوع برداشت‌ها از ارتباطات، در مديريت، ارتباطات را انتقال اطلاعات62، مفاهيم و معاني بين افراد سازمان تعريف مي کنيم و منظور از اطلاعات تنها وقايع و نظرات نبوده بلکه احساسات و عواطف را نيز شامل مي شود. بنابراين زماني که اطلاع يا خبري را به فردي مي دهيم، يا نظر را برايش بازگو مي کنيم با او ارتباط بر قرار کرده‌ايم و همين طور زماني که در نگاه، حالات چهره، طرز رفتار يا لحن صدايمان نکته‌اي هست که بازگوکننده احساسات و عواطف است، باز ارتباط بر قرار کرده‌ايم. بدين ترتيب ارتباطات عبارت است از ” انتقال و تبادل اطلاعات، معاني و مفاهيم و احساس‌ها بين افراد در سازمان با واسطه يا بلاواسطه ” (الواني، 1375، ص168).
ارتباطات63 نقش حياتي در مديريت منابع انساني ايفا مي کند. ارتباطات بايد شفاف و نشان دهنده هدف اصلي پيام، با طراحي خوب و گويا باشد. محتوا، هدف، حوزه‌هاي اولويت، فعاليت‌هاي دخيل و جدول زمان بندي بايد به نحو مناسبي به دريافت کننده نهايي منتقل گردند(ماهاپاترا، 1386، ص67).
الگوهاي ارتباطات سازماني به طور نمونه الگوي زنجيره‌اي، حلقه‌اي، ستاره‌اي و الگوي y که اثربخشي آنها در سازمان مورد بررسي قرار گرفته است. الگوهاي شبيه الگوي ستاره‌اي کاملا متمرکز بوده و تنها يک فرد امکان ارتباط با سايرين را دارد. در حالي که در الگوي حلقه‌اي همه افراد امکان ارتباط با يکديگر را داشته و نحوه ارتباط غيرمتمرکز مي باشد. ميزان رضايت کل افراد در الگوهاي غيرمتمرکز بيشتر از الگوهاي متمرکز بوده و‌ اين مسأله از نظر نحوه ارتباطات و انگيزه بسيار مهم است. همچنين وجود اطلاعات در نزديک فرد، او را به صورت يک قدرت در سازمان درآورده و به او نقش رهبري مي دهد، و ‌اين نظر را که دسترسي به اطلاعات يکي از منابع اصلي قدرت در سازمان است اثبات مي کنند مانند الگوي y (الواني، 1375، ص180).
مدير نخست بايد تلاش کند از طريق سازگاري با کارمندان کسب اعتبار کند و به ‌اين ترتيب محيطي بوجود آورد که افراد بدون ترس از انفصال، احساس کنند که آزادند و در مورد مشکلات به بحث بپردازند. وي همچنين مي تواند فاصله ميان انجام کارها و ارزشيابي آنها را کوتاه کند. سومين کاري که مدير مي تواند انجام دهد دخالت کارمند در فرايند کلي و واحد و فراهم ساختن فرصتي است براي کارمندان تا اهميت هر شغل را براي موفقيت واحد ببيند. ‌اين امر نه تنها موجب مي شود که کارمندان با علاقه و مشارکت بيشتري فعاليت کنند بلکه پيشنهادهايي نيز براي افزايش توليد و عملکرد نيز ارائه خواهند داد (اونز، 1377، ص229).
مديران بايد به صحبت‌هاي کارکنان گوش دهند و به طرز صحيحي از آنان اطلاعات بگيرند. کارکنان اغلب بهترين ايده‌ها را در مورد چگونگي بهبود جريان کار و روش‌هاي کاري دارند. به عنوان مدير نبايد نگران اين باشيم که از کارکنان چيزي ‌ياد بگيريم. گوش دادن به صحبت‌هاي ‌يک کارمند مي تواند نوعي احترام براي وي در نظر گرفته شود. خواندن پست الکترونيکي و پاسخ به آن در حين گوش دادن به ايده‌هاي کارکنان، به وي چنين القا مي کند که شما به ايده‌ها توجه نمي کنيد. وقتي کارمندان حس کنند که شما به آنها بي توجه هستيد. کمتر انگيزه پيدا مي کنند که در سازمان مشارکت داشته باشند (گيسک و مک نيل، 1388، ص66).
براي همه به طور همسان تعيين جهت کنيد، وضع روحيه کارمندان را در همه واحدها تحت نظر داشته باشيد. روش‌هايي براي نظارت بر مديريت ارتباطات به وجود آوريد. کاري کنيد که افراد براي اثر بخشي ارتباطات خود جوابگو باشند و آنها را از کاستي‌هايشان آگاه کنيد. شيوه‌اي يکنواخت براي انتشار اطلاعات در همه واحد‌ها ‌ايجاد کنيد. اطلاعات را در يک زمان در دسترس همه واحد‌ها بگذاريد. اطمينان حاصل کنيد که آگهي‌هاي شغلي به موقع منتشر شود. روش و فرصت يکنواختي براي همه کارکنان از نظر دريافت اطلاعات فراهم کنيد. براي مهلت‌هاي نهايي تعيين شده در درون نظام نظارت کنيد و آنها را مورد تاکيد قرار دهيد. شيوه‌هاي استانداردي براي گزارش دهي سالانه‌ ايجاد کنيد. شيوه‌هاي استانداردي براي گزارش دهي کلي ‌ايجاد کنيد. اطمينان حاصل کنيد که ارائه خط مشي‌ها يکنواخت و به صورت چاپي باشد و در دسترس همه قرار گيرد. ‌اين سياهه به روشني نشان مي دهد که چگونه تقريباً همه مسايل مديريت مي تواند به مسأله‌اي ارتباطي مربوط باشد.‌ اين سياهه همچنين اهميت ارتباط را براي يک مديريت خوب نشان مي دهد (اونز، 1377، ص227).
2-1-9-2-2. شيوه‌هاي ارتباط
ارتباط مي تواند در قالب بحث، دستورات شفاهي،‌ يادداشت‌هاي مکتوب‌ يا توصيه در‌ يک موقعيت کاري باشد. اما ارتباط در همه حال پيوسته است و ارتباط موضوع‌ها، بايد همبستگي لازم را با فعاليت‌هاي گذشته، حال و آينده داشته باشد. شيوه‌هاي متنوعي براي ارتباط با سرپرستان و زيردستان وجود دارد. اين رويکرد، بستگي به موقعيت ايجاد شده براي ارتباط، زمان مورد نياز براي ارتباط، خود پيام و احتمال موفقيت در‌ يک روش خاص خواهد داشت. ارتباط را مي توان به سه مقوله طبقه بندي کرد: مکتوب، شفاهي، غيرکلامي. هر‌ يک از اين مقوله‌هاي ارتباطي نقش خاصي را در ارتباط سازماني ايفا مي کند و هر کدام مزايا و معايب خاص خود را دارد.
– ارتباط مکتوب64
مجراي رسمي ارتباط مي باشد. مديران؛ نامه، رهنمود، دستورالعمل،‌ يادداشت، گزارش و مانند اين را به طور مکتوب مي نويسند. ارتباط مکتوب، پيشينه اي رسمي است که ارتباط اشخاص و گروه‌ها را انسجام ميبخشد. مشکلات زيادي مي تواند در اين شيوه ارتباطي بوجود آيد و آن در صورتي است که از لحاظ نوشتاري ضعيف، دامنه مشکلات تعريف نشده، دستورالعمل‌هاي دوپهلو و اطلاعات ناقص باشد.

– ارتباط شفاهي65
بين افراد و گروه‌ها در جريان است و در آن فرصتي براي بازخورد از طريق ايجاد شفاف سازي و تقليل خشه وجود دارد. ارتباط شفاهي، ارتباط چهره به چهره مي باشد و همه شرکت کنندگان مي توانند آن را بشنوند و زماني که آنها درک متقابلي داشتند، بازخورد مي دهند. همچنين اين ارتباط مي تواند بين اشخاص باشد. ارتباط شفاهي بهترين شيوه براي حل شرايط بغرنج است.
– ارتباط غيرکلامي66
هرگونه ارتباط غيرنوشتاري و کلامي را در بر مي گيرد. ارتباط غيرکلامي براي

پایان نامه
Previous Entries پایان نامه با کلمات کلیدی عملکرد سازمان، سلسله مراتب Next Entries پایان نامه با کلمات کلیدی سلسله مراتب، انواع ارتباطات