پایان نامه با واژگان کلیدی فناوری اطلاعات، مدیریت اسناد، سیستم اطلاعاتی، کاربران نهایی

دانلود پایان نامه ارشد

دانشمندان به ویژه مردم شناسان معتقدند که سیستمها و فناوریهای اطلاعاتی باید با فرهنگ سازمان بخواند وگرنه پذیرفته نمیشود. آنگاه که پیشفرضهای فرهنگی با واقعیتها و عملکردهای سازمانها بالاخص در حوزه سیستمها و فناوریهای اطلاعاتی نخواند، کارکنان سازمان میکوشند تا واقعیت را انکار و یا نادیده بگیرند و یا آنچنان دگرگون کنند که با فرهنگ آنها هماهنگ شود. سیستمها و فناوریهای اطلاعاتی میتوانند به تهدید یا پشتیبانی از فرهنگ سازمان بپردازند (سرلک و فراتی، 1387).
2-6- مزاياي فناوريهاي اطلاعات براي سازمانها
بر هيچ كس پوشيده نيست كه اطلاعات صحيح يكي از مهمترين پارامترهاي تصميمات صحيح میباشد. و اطلاعات همانند خوني است كه در كالبد سازمانها جريان پيدا ميكند و در فرآيندهاي تصميمگيري از مهمترين وظايف مديران حمايت ميكند. سيستمهاي اطلاعاتي همانند قلبي سالم و قوي اطلاعات سودمند، صحيح، دقيق و به موقع را پردازش ميكنند و فناوريهاي ارتباطاتي نظير انواع كنفرانسهاي ويدئويي، صوتي، پست الكترونيک، فكس و حتي تلفن، بسان رگ حياتي در درون و بين سازمانها با سرعت، دقت و هزينه كم، اين اطلاعات را به گردش در ميآورند. اصولاً نياز به فناوريهاي اطلاعاتي ناشي از سه عامل است:
اول اينكه فناوري اطلاعات، صنعتي استراتژيك است و در زمره سودآورترين صنايع جهان بشمار ميآيد.
دوم اینکه فناوري اطلاعات يك فناوري مادر و كليدي است و در تمام صنايع و خدمات كاربرد دارد.
سوم اينكه فناوري اطلاعات يك زير بناي اساسي است كه همه سازمانها را قادر ميسازد تا در فضاي اطلاعاتي مناسب تنفس كنند، هزينههاي خود را كاهش داده و بهرهوري و كيفيت محصول و خدمات خود را افزايش دهند (جعفری، 1380).
هماهنگي كارها يكي از مهمترين وظايف مديران ميباشد. كارايي هماهنگي، بطور فزايندهاي از طريق استفاده از پست الكترونيك و خريد نرم افزارهاي ارتباطي افزايش خواهد يافت و فناوري بر كاهش عدم اطمينان و هماهنگ كردن افراد و گروههاي مختلف سازماني، موثر ميباشد (هنری، 1994).
توسط فناوري اطلاعات نظير شبكهها، مرزهاي مكاني و زماني سازمانها شكسته ميشوند و افراد به راحتي در ارتباط با هم قرار ميگيرند چه اين ارتباطات درون سازمانی باشد و چه برون سازماني (تابنده، 1378).
فناوري اطلاعات اين توانايي را به افراد مشابه ميدهد كه كارهاي مشابه بيشتري را نسبت به آنچه كه قبلاً انجام ميدادند انجام دهند. فناوريهاي اطلاعاتي راههاي جديدي را براي ذخيره سازي، بازيابي، انتقال و دريافت اطلاعات فراهم آورده و امكان تأسيس سيستمهاي اطلاعاتي كارآمدتر و موثرتري را بيش از پيش مهيا كردهاند (آذرخش، 1377).
همچنین یکی از مهمترین تاثیرات فناوری اطلاعات بر سازمانها میتواند تاثیر آن بر مدیریت کیفیت در عصر کنونی باشد که مهمترین این تاثیرات عبارتند از:

بهبود روابط با مشتریان و تامین کنندگان
افزایش فرآیندهای کنترلی
آسانتر کردن انجام کارهای تیمی
آسانتر کردن فرآیند گردش اطلاعات بین بخشهای مختلف سازمانی
بهبود فرآیند طراحی کیفیت
اعمال بهتر نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه
اندازهگیری هزینههای کیفیت
بهبود فرآیند تصمیمگیری در بخشهای کیفیت (لای وای13 و دیگران، 2011).
همچنین استفاده از فناوری اطلاعات میتواند در بهبود کیفیت از طریق فعالیتهای زیر به سازمانها کمک نماید:
افزایش آگاهیها نسبت به کیفیت
کاهش هزینههای کیفیت
سرعت بخشیدن به تجزیه و تحلیل دادههای کیفی
اطلاعات در دسترس در مورد سطوح کیفیت (جما14، 2005).
2-7- فناوری اطلاعات و ارتباطات
فناوری اطلاعات و ارتباطات15 شامل سه مولفه است:
الف) فناوری. ب) اطلاعات. ج) ارتباطات.
فناوری و اطلاعات را قبلا تعریف کردهایم اما ارتباطات چیست؟
ارتباطات فرآیندی است که ارگانیسمها را به یکدیگر پیوند میدهد. این ارگانیسم ممکن است به دو دوست که با هم صحبت میکنند، روزنامهها و خوانندگان آنها، کشور و خدمات پستی و سیستم تلفن آن اشاره داشته باشد.
در هر ارتباط چهار جز اصلی وجود دارد که عبارتند از:
الف) فرستنده. ب) گیرنده. ج) پیام. د) محیط ارتباطی.
هدف از برقراری ارتباط انتقال پیام (نماد) از طریق محیط ارتباطی بین فرستنده و گیرنده است. لکن دو واژه فناوری اطلاعات و فناوری اطلاعات و ارتباطات از یک مفهوم برخوردار بوده و معمولا به جای یکدیگر نیز استفاده میشوند اگرچه در منابع اطلاعاتی متعلق به کشور آمریکا معمولا از فناوری اطلاعات و در منابع اروپایی از فناوری اطلاعات و ارتباطات استفاده میشود. گاهی فناوری ارتباطات را به شکل هر گونه روشی برای تبادل اطلاعات بین دو یا چند نقطه تعریف میکنند در این صورت مشخص است که مفهوم فناوری اطلاعات و ارتباطات ذیل مفهوم فناوری اطلاعات قرار میگیرد و فناوری اطلاعات بار معنایی کاملتری را در بر خواهد داشت (فتحیان و مهدوی نور، 1387).
2-8- سیستمهای اطلاعاتی
به طور کلی در یک تعریف ساده، سیستم‌های اطلاعاتی می‌توانند هر ترکیب سازماندهی شده از افراد، سخت افزار، نرم‌افزار، شبکه‌های ارتباطی و منابع داده‌ای باشند که در یک سازمان اطلاعات را جمعآوری کرده، تغییر شکل داده و آنها را منتشر می‌کنند. یک سیستم اطلاعاتی حاوی اطلاعاتی در مورد یک سازمان و محیط پیرامون آن می‌باشد. سه فعالیت اساسی ورودی، پردازش و خروجی، اطلاعات مورد نیاز سازمانها را فراهم می‌کند. بازخور عبارتست از خروجی که به افراد یا فعالیت‌های مناسب در سازمان برای ارزیابی و بهبود ورودی، بازگردانده می‌شوند. عوامل محیطی چون مشتریان، تامینکنندگان، رقبا، سهامداران و آژانس‌های نظارتی با سازمان و سیستم‌های اطلاعاتی آن تعامل دارند (لاودن و لادن، 1384).
2-8-1- انواع سیستم‌های اطلاعاتی
به طور کلی چهار نوع اصلی سیستم‌های اطلاعاتی وجود دارد که هر کدام به چهار سطح متفاوت خدمت می‌کنند: سیستم‌های سطح عملیاتی، سیستم‌های سطح دانش، سیستم‌های سطح مدیریت و نهایتاً سیستم‌های سطح استراتژیک. در ادامه این بحث به توضیح هر کدام از این سیستم‌ها و سطحی که در آن کاربرد دارند پرداخته میشود:
2-8-2- سیستم‌های سطح عملیاتی
سیستم‌های سطح عملیاتی فعالیت‌های مدیران عملیاتی را از طریق حفظ سوابق فعالیت‌های اولیه و تبادلات سازمان از قبیل رسیدها، سپرده‌های نقدی، لیست حقوق و دستمزد و جریان مواد خام در سازمان، مورد حمایت قرار می‌دهند. هدف اولیه از این گونه سیستم‌ها در این سطح، پاسخگویی به سوالات روزمره و روتین و همچنین پیگیری جریان تعاملات و تبادلات در سراسر سازمان است. سیستم‌های گردش کار، عملیاتهای نمایندگی و کارگزاری را مورد حمایت قرار می‌دهند. بسیاری از سازمانها، در حال توسعه سیستم‌های مدیریت جریان کاری به منظور تسهیل فرآیند کنترل جریان کار درون سازمان از طریق بکارگیری نرم‌ افزارهای مدیریت اسناد و جریان کار هستند. با بکارگیری نرم‌ افزارها به منظور ذخیرهسازی و انبار اطلاعات به صورت الکترونیکی، سازمان می‌تواند فرآیند کاری خود را باز طراحی کند و بسیاری از فعالیت‌های زائد را حذف نماید و همچنین این امکان را برای سازمان فراهم می‌آورد تا سازمان بتواند به صورت کارآمدتری اطلاعات را از یک شخص یا یک مکان به شخص یا مکان دیگری انتقال دهد. نرم‌افزارهای مدیریت اسناد و جریان کار، فرآیندهایی از قبیل ارسال اطلاعات و اسناد به نقاط مختلف، برنامهریزی کارها و تولید گزارش‌ها را به صورت خودکار درمی‌آورد. دو یا چند نفر می‌توانند به صورت همزمان بر اسناد مشابهی کار کنند. به عنوان مثال در فرآیند صدور مجوز، کلیه افرادی که باید اسناد را بررسی کنند از قبیل مهندسان، حقوقدانان سازمان و برنامهریزان می‌توانند به صورت همزمان مدارک را بررسی و بازنگری کنند (نریمانی، 1389).
2-8-3- سیستم‌های سطح دانشی
سیستم‌های سطح دانش، کارگران داده‌ای و دانشی سازمان را مورد حمایت قرار میدهند. هدف سیستم‌های سطح دانش، کمک به سازمانها در تلفیق دانش جدید در درون سازمان و فرآیند‌های قدیمی و همچنین کنترل جریان کار‌های اداری و به اصطلاح کاغذ بازی‌های درون سازمان است. سیستم‌های گزارشگری از جمله سیستم هایی هستند که از فعالیت سیستم‌های سطح دانش حمایت می‌کنند. تولید گزارش‌ها از اساسی‌ترین کارکردهای بیشتر سیستم‌های اطلاعاتی است. به عنوان مثال، داده‌های جمعیت شناختی می‌تواند به منظور تکمیل فرم‌های دولتی مورد نیاز مورد استفاده قرار گیرد و همچنین، سیستم مراقبت و نگهداری می‌تواند به منظور تولید گزارش‌ها در مسیر شناسایی افرادی که غیبت از کار بالایی دارند، بکار گرفته شود (نریمانی، 1389). به عنوان مثال از سیستم‌های این سطح می‌توان سیستم‌های کاردانایی و اداری16 را نام برد. سیستم کاردانایی و سیستم‌های اداری نیازهای اطلاعاتی را در سطح دانایی سازمان تامین می‌کنند. سیستم‌های کاردانایی به کارکنان دانایی کمک می‌کند، در حالیکه سیستم‌های اداری در وهله نخست به کارکنان داده‌ای کمک می‌رسانند، اگرچه به طور گسترده‌ای مورد استفاده کارکنان دانایی هم قرار می‌گیرند (لاودن و لادن، 1384).
2-8-4- سیستم‌های سطح مدیریت
سیستم‌های سطح مدیریت به منظور خدمت به نظارت، کنترل، تصمیمگیری و اداره فعالیت‌های مدیران میانی طراحی شده است. سیستم‌های حمایت از تصمیمگیری یکی از انواع سیستم‌های سطح مدیریتی است. این سیستم‌ها بر اساس یکسری اطلاعات ساده و گزارشات ساده فعالیت می‌کنند. آنها نوعاً به گونه‌ای فعالیت می‌کنند تا بتوانند کاربران نهایی را در تصمیمگیری کمک کنند. برنامه‌ریزی کارهای اجرایی و استخدام از جمله حوزههایی است که این گونه سیستم‌ها در حمایت از تصمیمگیری می‌توانند مفید باشند. در برنامهریزی کارهای اجرایی یکی از سوال‌های معمولی که پرسیده می‌شود این است که چند نفر باید برای یک دوره زمانی معین یا یک رویداد خاص، برنامهریزی شده باشند. اگر تغییراتی در حجم کار یا متغیرهای فصلی به خاطر افزایش یا کاهش نیاز به خدمات یا کالا روی دهد، این سیستمها میتواند الگویی برای میزان نیروی کار مورد نیاز برای هر دوره به ما بدهد. سوالات مشابهی در زمینه و در ارتباط با مباحثی از قبیل جذب و استخدام نیز می‌توان مطرح کرد. اگر انتظار می‌رود که بازنشستگی در سازمان افزایش یابد، چه تعداد از افراد را در سازمان نیاز داریم و چه تعداد را باید استخدام کنیم؟ دیگر موضوعات مدیریت منابع انسانی از قبیل برنامهریزی و تجزیه و تحلیل مزایا موردهای خوبی هستند که چنین سیستمهایی می‌توانند آنها را یاری دهند (نریمانی، 1389).
به عنوان نمونه از سیستم‌های سطح مدیریتی می‌توان به سیستم‌های اطلاعات مدیریت17 اشاره کرد. همانطور که می‌دانیم واژه سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت بخشی از سیستم‌های اطلاعاتی را مشخص می‌کند که در خدمت وظایف سطح مدیریتی هستند. سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت، گزارش‌های مدیریتی و دسترسی آنلاین به عملکرد جاری سازمان و سوابق تاریخی را فراهم می‌کند. جهتگیری سیستم‌های اطلاعات مدیریت، منحصرا به سوی رویدادهای درونی است، نه رویدادهای محیطی و بیرونی. سیستم‌های اطلاعات مدیریت در وهله نخست در خدمت وظایف برنامهریزی، کنترل و تصمیمگیری در سطح مدیریتی است. به طور کلی آنها برای داده‌های خود به سیستم‌های پردازش تراکنش‌ها وابسته هستند. به طور خلاصه، سیستم‌های اطلاعات مدیریت عملیات‌های بنیادی شرکت را تلخیص و گزارش می‌کنند. این سیستم‌ها از نظر مفهومی از برنامه‌های سیستم‌های پردازش تراکنش یک سطح بالاترند و به عملیات روزمره مربوط نمیشوند (لاودن و لادن، 1384).
2-8-5- سیستم‌های سطح استراتژیک
سیستم‌های سطح استراتژیک به مدیران ارشد سازمان که دارای تمایلات استراتژیک و بلندمدت هستند و هم به محیط درون سازمان توجه دارند و هم محیط بیرون، خدمترسانی می‌کنند و در خدمت این سطح هستند. سیستم‌های حمایت از مدیریت ارشد از جمله سیستم‌های سطح استراتژیک سازمان است. از آنجایی که سیستم‌های حمایت از تصمیمگیری سنتی به سمت مسائل روشن و آشکار جهتگیری دارد، در مقابل سیستم‌های حمایت از تصمیمگیری اطلاعات را از منابع متنوعی به منظور کمک به ارزیابی

پایان نامه
Previous Entries پایان نامه با واژگان کلیدی فناوری اطلاعات، پردازش اطلاعات، کسب و کار، عدم تمرکز Next Entries پایان نامه با واژگان کلیدی کیفیت جامع، مدیریت کیفیت، مدیریت کیفیت جامع، بازاریابی