باشد و از لوث شدن مسئوليت جلوگيري شود.
2- وجود سلسله مراتب: سازماندهي كاركنان بر پايه سلسله مراتب است، يعني هر مقام پايين‌تر تحت نظارت و كنترل مقام بالاتر است. در اين سلسله مراتب سازماني، هر مقام رسمي در برابر مافوق خود مسئول تصميمات و اعمال خود و اعمال مرئوسين است. قدرت از بالا به پايين توزيع مي‌شود و هر فرد در اجراي مسئوليت خود و اعمال كنترل بر مرئوسين داراي اقتدار است يعني حق دارد دستور صادر كند. مرئوسين موظف هستند از آن دستورات اطاعت كنند. اقتدار مقام رسمي محدود به دستوراتي است كه به وظايف رسمي سازمان مربوط مي‌شود و استفاده از امتيازات مقام رسمي براي قدرت طلبي و خارج از حدود قانوني مجاز نيست. همان طور كه حق كنترل از بالا به پايين قانوعاً مشخص شده، حق شكايت و پژوهش خواهي از پايين به بالا هم وجود دارد.
3- شايستگي و تخصص: قواعدي كه كار بر طبق آن انجام مي‌شود ممكن است قواعد فني يا هنجارهاي قانوني باشد. در هر دو مورد براي كاربرد آنها به طور عقلاني آموزش تخصصي ضروري است. به اين ترتيب فقط كساني كه آموزش فني كافي دارند صلاحيت عضويت در بوركراسي را دارند. وبر گمان مي‌‌كرد كه منشأ اقتدار بوركرات آموزش و دانش تخصصي اوست؛ نه اين كه تخصص و آموزش جاي مشروعيت را بگيرد، بلكه تسلط بوركرات بر دانش و مهارت فني مبناي مشروعيتي است كه به او داده شده است.
4- غير شخصي بودن و قانونمندي رفتار: بوركرات وظايف خود را به گونه‌اي غيرشخصي (يك طرفه و بدون دخالت احساسات و عواطف شخصي مثبت و منفي)، خواه در مورد همكاران يا افراد خارج از سازمان (استفاده كنندگان از خدمات سازمان، مراجعان يا مشتريان) انجام مي‌دهد. مستثني كردن ملاحظات شخصي يا روابط خصوصي از كار و وظيفه رسمي شرط لازم رفتار بدون تبعيض و غير شخصي و افزايش كارايي است.
5- وجود نظام پاداش و خدمت: شامل حقوق، ترفيع و ارتقاي شغلي و غيره مي‌شود. به نظر وبر مقامات اداري حقوق نقدي دريافت مي‌كنند. حقوق بر طبق موقعيت فرد در سلسله مراتب اداري درجه‌بندي شده است. پرداخت حقوق پولي سبب مي‌شود مقامات اداري از مراجعان و مشتريان وجهي دريافت نكنند و اساساً به سازمان و هنجارهاي آن وفادار بمانند. امكان ترفيع منظم و ارتقاي شغلي به منظور برآورد كردن آرزوهاي تحرك شغلي و پيشرفت بوركرات وجود دارد. سازمان بدين‌سان به آنها كه به سازمان وفادار هستند پاداش مي‌دهد و وفاداري آنها را تقويت مي‌كند.
6- جدايي اموال سازمان و اموال شخصي: مقام اداري نمي‌تواند از سمت خود و از منافع مربوط به اموالي كه در اختيار او است براي مقاصد شخصي خود استفاده كند. به سخن ديگر، هيچ يك از اعضاي سازمان مالك منابع مادي كه براي اجراي عمليات سازمان در اختيار آنها است نيستند. بنابراين نمي‌توانند از آنها براي مقاصد شخصي خود استفاده كنند.
7- انحصاري نبودن مقامات سازماني: پست‌هاي سازماني را نمي‌توان در انحصار متصدي يا مقام معيني گذاشت. هر مقامي را بايد بر طبق نيازهاي سازماني به اين يا آن فرد تخصيص داد و هر گاه لازم باشد مجدداً آن را به ديگري واگذار كرد. به گفته وبر لازم است كه دست هر متصدي كاملاً از غصب و انحصار مقام‌هاي اداري كوتاه باشد ( صبوري، 1390، 6-74).
2-15 تعریف انضباط
واژه Discipline (دیسیپلین)، از Discipulus به معنی كسی كه از دیگری یاد می‌گیرد و آن هم از فعل Discere به معنای “یاد گرفتن” مشتق شده است. از نظر روان‌شناختی نیز، دیسیپلین به عنوان معرفتی است كه از ویژگی آن مناسب بودن برای تدریس و قابل استفاده بودن برای یادگیری می‌باشد. به این اعتبار، دیسیپلین، معرفت سازمان‌یافته مناسب برای آموزش است.
انضباط، از كلمه ضبط و به معنی خویشتن‌داری و پیروی از قواعد است. قواعد ممكن است امر “ذاتی” برای راه بردن عقل و یا روشی از تفكر علمی، ریاضی، تاریخی و نیز قواعدی كه برای یادگرفتن امری ضروری هستند، مانند قواعد تمرین، بررسی و تجدیدنظر كردن و آزمودن مثال‌های مختلف باشد. قواعد، متضمن یك یا چند معنای انضباط، از معانی یاد شده می‌باشند. در نتیجه آموزش و پرورش ضرورتا مستلزم انضباط نیز می‌شود.
انضباط به معنی صحیح یعنی اینكه فرد شخصا اعمال و رفتار خود را تحت نظم و قاعده درآورد. خویشتن را كنترل و هدایت كند و با توجه به آثار و نتایج اعمال خویش اقدام نماید. افراد در هر دوره از زندگی، مسئول كار خود می‌باشند. در دوره بلوغ، این مسئولیت جنبه قانونی نیز پیدا می‌كند. قدرت مافوق، ترس از تنبیه، محدودیت، گروه همسن و معلم در تمام اوقات و مراحل مختلف زندگی قادر به كنترل و اداره فرد نیستند. در موارد خاصی طرز كار فرد لطمه‌ای به منافع جمع وارد نمی‌كند كه دستگاه‌های اجتماعی جلوی فعالیت او را بگیرند، در این‌گونه موارد آثار اعمال فرد در وضع خود او تأثیر می‌گذارد. بنابراین باید فرد را طوری تربیت كرد كه خود شخصا اعمال خویش را كنترل نماید و رفتار خود را مطابق قاعده و قانون معینی سازد. فرد باید در هر مرحله از زندگی عاقلانه رفتار نماید و از روی سنجش و تدبیر اعمال خود را اداره كند، انضباط در این معنی هدف اساسی تعلیم و تربیت را تشكیل می‌دهد.
انضباط در فرهنگ لغات نیز مترادف با مفاهیمی نظیر تربیت ، کنترل ، نظم و نظارت،حس فرمانبرداری ،خوی اطاعت و نظیر آنها برآورد شده است. از مجموع این مفاهیم می توان نتیجه گرفت که انضباط عبارت است از اعمال تربیتی که باعث ایجاد نظم در کار و حس انجام وظیفه طبق موازین تعیین شده ، در افراد می شود و تخطی از آنها کارکنان را با نوعی تنبیه روبرو می سازد.
در اغلب متونی که با مدیریت منابع انسانی ارتباط دارند ، انضباط مترادف با دسیپلین به مفهوم تنبیه آورده شده است که از این ابزار تنها زمانی باید استفاده شود که سایر اقدامات با شکست مواجه شده باشند
2-16 هدف از برقراری انضباط
هدف از انضباط این است كه فرد را قادر به سازش با قوانین و مقرراتی كه فرهنگ یك گروه پذیرفته است، بنماید. به‌طوری كه او رفتار خود را با توقعات و خواست‌های گروه اجتماعی كه در آن زندگی می‌كند، هماهنگ نماید.
رعایت قوانین و مقررات نه تنها برای حفظ آداب و رسوم حایز اهمیت است، بلكه برای شادی، سازش و آرامش خود فرد نیز اهمیت دارد. وینسنت و مارتین در این مورد گفته‌اند: «هر فردی برای اینكه نیازها و آرزوهایش را با دیگران مطابقت دهد و مورد قبول و احترام آنها واقع شود، نیاز به انضباط و قوانین رفتاری دارد».
2-17 مفهوم انضباط اداری
انضباط اداری به معنای تعهد ريشه‌دار و عميق هر يک از کارکنان در ادارات است. به تعبيری ديگر انضباط در سازمان يعنی انجام کار درست توسط همه افراد در همه زمان‌ها. رعايت انضباط ممکن است نشان‌دهنده بخشی از فرهنگ هر سازمان باشد.
اغلب سازمان‌ها برای اينکه بتوانند فرآيندهای کليدی خود را با شرايط بهتری مديريت کرده و شرايطی انضباطی بر آن حاکم کنند، از رويکردهاي تهيه و تدوین دستورالعمل و شيوه‌نامه استفاده می‌کنند، اما با وجود مناسب بودن اين رويکردها، در اغلب سازمان‌ها، کارکنان به اين سندهای انضباطی عمل نمی‌کنند.
2-18 اهداف انضباط اداری
چهار هدف عمده براي انضباط مطرح است.اين اهداف عبارتند از :
حفظ و حراست از منافع کلي سازمان.
حمايت از حقوق کارکنان.
رفع ناهنجاريهاي محيط کاري و ايجاد محيط آرام براي کار کنان.
بالا بردن کيفيت کار کارکنان.(حاجي کريمي،1389، 488)
2-19 گام‌های اجرایی در انضباط اداری
گام اول
باور به اینکه انضباط اداری یک الزام است:هرچقدر فرآيندهای کاری در سازمان از حساسيت‌های بيشتری برخوردار باشد، نياز به وجود انضباط در سازمان بيشتر احساس می‌شود. برای مثال وقتی ماهيت سازمان حمل و نقل هوايي يا يک نيروگاه هسته‌ای باشد، استفاده از برگه‌های کنترلی و انجام تاييديه در هر مرحله که بخشی از انضباط سازمانی است کاملا ضروری خواهد بود. بايد در سازمان خود به اين باور برسيد که برای رعايت انضباط هيچ راه ميانبری وجود ندارد. يادآوری اين نکته مهم است که هر محصول يا خدمت با سطح کيفي پايين نتيجه عدم رعايت انضباط در فرآيندهای کاری است و می‌تواند منجر به ايجاد هزينه‌های زيادی برای سازمان شود.
گام دوم
ارزیابی وضعیت موجود سازمان: با تعريف شاخص‌هايي جهت ارزیابی انضباط سازمانی، وضعيت موجود سازمان را با استفاده از يک تيم مجرب، ارزيابی کنيد. به اين ترتيب خواهيد توانست نقاط قوت و قابل بهبود را شناسايي و برجسته کنيد. برای اينکه بتوانيد تصويری واقعی از وضعيت موجود به‌دست آوريد نياز به سطح اعتماد بالايي از تيم ارزيابی داريد. پيشنهاد می‌شود برای ارزيابی از يک ابزار مشخص و در بازه‌های زمانی معين استفاده کنيد.
گام سوم
تهیه طرح جامع: با ابتکار عمل و با استفاده از افراد تاثيرگذار سازمان، برنامه‌ريزی دقيق، جامع و منطبق بر ارزش‌ها و فرهنگ‌های سازمان برای انضباط سازمانی تدوين کنيد. طرح جامع تدوين شده، بايد قابليت اجرا در سازمان را داشته باشد.
گام چهارم
تمرکز بر انضباط اداری: منظور تمرکز بر تک تک فعاليت‌های روزانه‌ای است که توسط کارکنان در حال انجام است. اين موضوع به ويژه برای فرآيندهای کليدی سازمان اهميت دوچندان دارد. با استفاده از مشارکت حداکثری کارکنان درگير در فرآيندهای کليدی و با دقت کامل روش‌های انجام کار را مستند کنيد و آن را در صورت کمترين تغيير به روز نگه داريد. به ياد داشته باشيد که در موضوع انضباط کاری، با فرآيند بهبود مستمر روبه‌رو هستيد.
اگر مديريت سازمان در ارائه دستورالعمل‌ها و روش‌ها از تمام ظرفيت‌های فنی و دانشی سازمان استفاده نکند، کارکنان بر سر يک دوراهی خطرناک قرار می‌گيرند، ممکن است از سند انضباطی نامناسبی که تهيه شده است پيروی کنند و يک نتيجه بد برای سازمان ايجاد کنند يا اينکه آنچه تهيه شده است، ناديده بگيرند و فعاليت‌های خود را با «روشی بهتر» انجام دهند که در اين صورت با ناديده گرفتن دستورات مديريت سازمان دچار بی‌انضباطی سازمانی خواهند شد.
گام پنجم
اولویت بندی در اجرا: قرار نيست يک شبه يک سازمان منضبط ايجاد کنيد، ضمن اينکه همه فرآيندهای سازمان نيز دارای يک درجه از اهميت نيستند. بنابراين بهتر است برای تهيه دستورالعمل، روش و شيوه‌نامه فرآيندها را اولويت‌بندی کنيد. بديهی است مواردی که با مسائل ايمنی کارکنان و پس از آن با مسائل مالی سازمان ارتباط دارد می‌توانند در ابتدای فهرست اين اولويت‌ها قرار گيرند.
گام ششم
تقویت فرایندهای انضباطی سازمان: با وجود اينکه انضباط می‌تواند علامتی مثبت در فرهنگ سازمانی باشد، نياز است برای افرادی که احتمالا از قوانين انضباطی پيروی نمی‌کنند بيانيه‌ای روشن در خصوص پيامدهای بی‌انضباطی در سازمان تدوين شود. پيامدهای بی‌انضباطی در سازمان شامل پنج مرحله: 1) اخطار شفاهی، 2) اخطار کتبی، 3) ادامه کار به‌صورت مشروط، 4) مرخصی اجباری بدون حقوق و 5) اخراج باشد.
به خاطر داشته باشيد برای افراد باانضباط سازمان نيز بايد برنامه تشويقی تهيه کنيد. نکته قابل توجه در اين گام برابری همه سطوح کارکنان از پايين‌ترين سطح تا بالاترين رده سازمانی است، چرا که همه سازمان بايد رعايت انضباط را بخشی از وظايف محوله بدانند.
گام هفتم
پیاده‌سازی قوانین انضباطی: قوانين انضباطی بايد به ساده‌ترين شکل ممکن قابل اجرا و پياده‌سازی باشد. اين قوانين و انتظارات سازمان از کارکنان در قبال آنها بايد به‌طور شفاف به اعضای سازمان ابلاغ شود. هر فردی در سازمان بايد مسووليت دقيق خود را در هر يک از سندهای انضباطی به خوبی درک کرده باشد. مهم‌ترين موضوعات در اين گام پيگيری مصرانه مديريت، ارتباط مستمر دوسويه با افراد و پاسخگويي سريع به پرسش‌ها و ابهامات آنها است.
گام هشتم
ارزیابی مستمر سازمان از نظر انضباط اداری: بعد از اطمينان از برداشته شدن گام‌های 2 به بعد، به‌طور مداوم وضعيت سازمان را مورد ارزیابی و پايش قرار دهيد. در اين ارزيابی‌ها بايد بتوانيد پيشرفت واقعی سازمان در رعايت انضباط را به خوبی مشاهده کنيد. به ياد داشته باشيد با وجود اينکه در اغلب اوقات واژه «انضباط» بار منفی و تنبيهی برای
