پایان نامه با واژه های کلیدی سنجش عملکرد، سلسله مراتب

دانلود پایان نامه ارشد

ام مي شود.
شايد به جرات بتوان گفت که انجام هر فعاليتي در سازمان قرين توفيق نخواهد بود مگر آنکه کنترل هاي لازم به عمل آمده باشد. به کمک کنترل است که مديريت نسبت به نحوه تحقق هدفها و انجام عمليات آگاهي يافته و قدرت پيگيري و در صورت لزوم سنجش و اصلاح آنها را پيدا مي کند. کنترل ابزار کارآمد مديران در رده هاي مختلف سازمان از مراتب عالي تا رده هاي سرپرستي است و لزوم آن در مراتب مختلف به سادگي مي توان احساس کرد.
شايد مهمترين مسئله اي که وجود کنترل را ضروري مي سازد، آن است که پيش بيني ها و برنامه هاي عملياتي در سازمان همواره با درصدي از خطا توام است و براي رفع اين خطاها و اصلاح عمليات، کنترل تنها راه چاره است. از آنجايي که فرد جزيي اساسي از سيستم کنترل در سازمان است، بحث هايي که به آن خواهيم پرداخت حاوي مرزبندي هاي دقيقي بين کنترل برنامه ها و کنترل افراد در سازمان بوده و مورد بررسي واقع خواهند شد.

کنترل گذشته نگر و کنترل آينده نگر
شايد از تعريف کنترل اينطور نتيجه شود که اساساً کنترل بر فعاليتهاي انجام شدهِ گذشته استوار است و با اطلاعات حاصل از آنهاست که کنترل عملي مي شود. مفهومي که از مکانيسم بازخور نيز به ذهن متبادر مي شود، همين بازگشت به گذشته و استفاده از اطلاعات گذشته براي مقايسه و يافتن انحرافات و انجام اصلاحات است. بازخور با استفاده از نتايج، يا در اصطلاح سيستم با استفاده از ستاده ها کنترل را عملي مي كند و در زمينه هاي مختلف موارد استفاده بي شماري دارد.
يک شکارچي را در نظر بگيريم که مي خواهد يک پرنده را در حال پرواز در هوا نشانه گيري نمايد و او را هدف قرار دهد. وي نمي تواند با استفاده از مکانيسم بازخور هدف را تحقق بخشد بلکه بايد به کمک کنترل پيش نگر نقطه اي را نشانه گيري کند که پرنده لحظاتي بعد به آنجا خواهد رسيد و با توجه به حرکت پرنده به جلو (پيش نگري) او را شکار نمايد.و يا راننده مجربي که در سربالايي يک جاده مشغول رانندگي است نيز از کنترل پيش نگر و هدايت کننده استفاده مي کند. او با توجه به سربالايي، قبل از رسيدن به آن دنده مناسب را انتخاب کرده و به کار مي گيرد.
اما راننده ناآشنا و بي تجربه زماني که دنده کشش لازمه را ندارد و موتور خواموش شود از نتيجه حاصله که نوعي بازخور محسوب مي شود آگاه شده و دنده ديگري را به کار مي برد.
بدين ترتيب ملاحظه مي شود اگرچه بازخورد نقش مهمي را در امر کنترل ايفا مي کند اما در پاره اي ازموارد نمي تواند پاسخگوي نياز ما باشد.
کنترل زمان وقوع
کنترل گذشته نگر بر اطلاعات گذشته استوار بوده و کنترل پيش نگر بر پيش بيني هاي آينده نظر داشته و کنترل زمان وقوع، اطلاعات زمان حال را ملاک قرار مي دهد. اطلاعاتي را که ماشين هاي الکترونيکي و کامپيوترها براي ما فراهم مي کنند. اين اطلاعات را اصطلاحاً اطلاعات زمان وقوع مي نامند. به عنوان مثال اطلاعات پروازي هواپيماها و ذخيره جا به وسيله کامپيوتر نوعي اطلاعات زمان وقوع است.
حساسيت برخي از برنامه ها ايجاب مي کند تا مديريت از اين نوع کنترل استفاده و تصميماتي به موقع و سريع اتخاذ کند.
طراحي سيستم کنترل
يکي از وظايف اصلي مدير طراحي سيستم کنترل در سازمان است. براي طراحي اين سيستم معمولاً طي مراحل زير ضروري است:
1. تعيين نتايج مورد انتظار (بايدها) در کنترل
در اين مرحله مديريت بايد اهداف و نتايجي را که از اجراي برنامه ها انتظار دارد مشخص سازد.
2. تعيين شاخص براي سنجش نتايج مورد انتظار
اين شاخص ها مقياس هايي براي سنجش عملکردها بشمار مي روند و در جريان کنترل بايد شاخص هاي وجود داشته باشد تا بتوان به وسيله آنها ميزان نيل به نتايج را مورد سنجش قرار داد.
3. تعيين استاندارد يا الگوي مطلوب
پس از آنکه شاخص ها يا مقياسهاي سنجش مشخص شدند بايد ميزان مورد نظر در آن شاخص ها براي موضوع کنترل تعيين شود. استانداردها خود به صور زير تدوين مي شوند:
3-1- استاندارهاي تاريخي: اين نوع استانداردها بر اساس تجربيات و اطلاعات گذشته بدست مي آيند.
3-2- استانداردهاي تطبيقي يا خارجي: اين نوع استانداردها از ساير سازمان ها و واحدهاي مشابه اقتباس مي شود.
3-3-استانداردهاي مهندسي يا کارسنجي: اين نوع استانداردها از طرق مختلف (مطالعه کار) بدست مي آيند.
3-4- استاندارد هاي نظري: قضاوت ذهني مديران و صاحب نظران، پديد آورنده اين نوع از استانداردها هستند.
4. طراحي شبکه اطلاعاتي در کنترل
در طراحي شبکه اطلاعاتي بايد به اين نکته توجه داشت که اطلاعات اضافي به همان اندازه مشکل آفرينند که اطلاعات ناقص مسئله ساز هستند. همچنين شبکه اطلاعاتي بايد بتواند اطلاعات را بطور مستمر به روز درآورده و آخرين اطلاعات را در اختيار مسئولان مربوطه قرار دهد.
5. ارزيابي اطلاعات و نتيجه گيري
در اين مرحله به کمک استانداردهاي انتخابي، اطلاعات جمع آوري شده مورد ارزيابي قرار مي گيرند.
مشخصات سيستم کنترل موثر
اصولاٌ سيستم هاي کنترل بايد با توجه به مقتضيات سازمان طراحي شده و در هر مورد ويژگيهاي مربوط به آن را دارا باشند. اين خصوصيات شامل موارد زير هستند:
1. کنترل بايد اقتصادي باشد به طوري که نتايج آن بر هزينه هاي آن فزوني يابد.
نتيجه کنترل هزينه کنترل
2. در اعمال کنترل ها نبايد افراط و تفريط شود.
3. کنترل ها بايد در نقاط حساس و کليدي باشند.
4. کنترل ها بايد متناسب با برنامه و فعاليت ها تنظيم شوند.
5. سيستم کنترل بايد به نحوي طراحي شوند که اطلاعات و نتايج کنترل در سريع ترين زمان ممکن در اختيار مسئولين قرار گيرد.
6. کنترل بايد عينيت داشته باشد و صرفاً بر اساس ذهنيات و نظرات اشخاص نباشد.
7. کنترل ها بايد واقع بينانه باشند.
8. سيستم کنترل بايد انعطاف لازم را داشته باشد.
9. کنترل بايد به وسيله اصلاح باشد نه تنبيه و مجازات
10. سيستم کنترل بايد با فرهنگ سازمان تناسب داشته باشد.
11. کنترل نبايد فقط بر نقاط ضعف تاکيد ورزد و بايد نقاط قوت را نيز در نظر گيرد.
12. مسئولين و متوليان امر کنترل بايد واجد صلاحيت باشند.
13. سيستم کنترل بايد دقيقاً مشخص سازد که نتايج کنترل در اختيار چه کساني قرار گيرد. ( http://athir.blogfa.com/post-1701.aspx)
مدير در اين عامل نيز نقش هماهنگ کنندگي کارها ? توسعه سيستمهاي اندازه گيري و سيستمهاي اطلاعاتي کنترل کننده و مقايسه گر برنامه ها و فعاليتهاي تحقق يافته به برنامه ها و فعاليتهاي پيشبيني شده بر عهده داشته و نيازمند مهارتهايي چون توانايي اندازه گيري عملکرد افراد ? مهارت در تصحيح عملکرد افراد ? توانايي ايجاد سيستم مناسب ارزشيابي افراد ? مهارت در طراحي و استقرار سيستمهاي خود کنترل و غيره مي باشد.(دوبرين 1990)
5-1-13-2.هماهنگي
هماهنگي، فراگرد هماهنگي، بازداشتن، اصلاح كردن، هماهنگي و فنآوري، هماهنگي غير رسمي برنامه ريزي نشده، هماهنگي رسمي برنامه ريزي شده با طراحي واحد هاي سازماني و تعيين اداره ها و بخشهاي داخلي، کارهاي سازمان مي‌ان واحدهاي اصلي تقسيم مي‌‌شود و امکان استاندارد کردن کارها و تخصصي کردن فعاليت کارکنان فراهم مي‌‌گردد؛ ولي موفقيت سازمان در تحقق اهدافش، مستلزم هماهنگ ساختن فعاليتهاي مذکور است. در واقع بدون هماهنگي، احتمال بروز تـأخير و اتلاف وقت در انجام فعاليت ها، پروژه ها و برنامه‌ها افزايش مي‌يابد و ممکن است سازمان با عجز و ناکامي مواجه شود.
هماهنگي فراگردي است که طي آن، همه بخشهاي تشکيل دهنده يک کل براي کسب هدف مشترک ترکيب مي‌شوند. هماهنگي با مجموعه اي از ساز و کارهاي ساختاري و رفتاري تحقق مي‌ يابد که براي مرتبط ساحتن اجزاي سازمان با يکديگر به کار مي‌روند و نيل به اهداف سازماني را تسهيل مي‌کنند1 طبق نظر فايول هماهنگي وقتي ايجاد مي‌‌شود که اولا ميان فعاليتها و بخش هاي مختلف توافق و سازگاري ايجاد شود و ثانيا سازمات داراي وحدت جهت و هدف باشد تا از اين طريق انجام دادن کارها سهولت پيدا نموده وشرايط موفقيت با حداقل هزينه تأمين گردد2
هدف از ايجاد هماهنگي
ايجاد هماهنگي ممکن است با هدف نيل به يکي از مقاصد ذيل صورت پذيرد:
1.بازداشتن: پيش‌بيني مسائل و مشکلات آتي و ايجاد هماهنگي براي مقابله با آنها؛
2.اصلاح کردن: تشخيص وضعيت غير عادي و تعيين نقايص سيستم و ايجاد هماهنگي براي رفع آنها؛
3. تنظيم کردن: شناسايي مختصات نظم موجود و ايجاد هماهنگي براي حفظ آنها؛
4. بهبود دادن: بررسي عمليات خرده‌سيستم‌هاي موجود و ايجاد هماهنگي براي بهبود آنها.
راه هاي ايجاد هماهنگي
1. هماهنگي از طريق سلسله مراتب فرماندهي؛
2. هماهنگي از طريق استاندارد کردن فعاليت هاي سازماني؛
3. هماهنگي از طريق واحدهاي سازماني هماهنگ‌کننده: الف: گروه‌هاي هماهنگ‌کننده موقت؛
ب: واحدها يا گروه‌هاي هماهنگ‌کننده ثابت.
4. هماهنگي از طريق خودهماهنگي3.
هماهنگي و فن‌آوري:
فن آوري تأثير عمده اي بر ساختار سازماني دارد؛ به طوري که مي‌توان گفت: “انواع گوناگون فن آوري، انواع متفاوتي از وابستگي دروني را ميان واحدهاي تشکيل دهنده هر سازمان ايجاد مي‌‌کنند” هر چه نياز به هماهنگي افزايش يابد، بر نياز به فن‌آوري براي هماهنگ‌سازي، افزوده مي‌شود و در نتيجه، وابستگي سيستم هماهنگ کننده به فن اوري افزايش مي‌ يابد.4
ساز و کارهاي ايجاد هماهنگي
براي ايجاد هماهنگي معمولا از چهار ساز و کار استفاده مي‌شود:
1. هماهنگي غير رسمي برنامه ريزي نشده: در اين روش، هماهنگي به صورت داوطلبانه، غير رسمي و بدون برنام ريزي تفضيلي انجام مي‌پذيرد؛ در موارد ذيل مي‌توان از اين روش هماهنگي استفاده کرد:
الف) هريک از کارکنان بر اهداف عملکرد خود و واحدش واقف باشد؛
ب) هريک از کارکنان، تصوير روشني ار نيازهاي خود( براي انجام وظيفه)، در نظر داشته باشد؛
ج) مهمتر از همه اينکه، هريک از کارکنان بتواند خود و عملکرد خود را با سازمان و اهداف سازماني وفق دهد و سازمان به اندازه اي براي کارکنان اهميت بيابد که آنان با اشتياق به تحقق اهداف سازماني علاقه نشان دهند؛
د) گروه هاي کاري سازمان، خود را به سازمان وابسته بدانند؛ به گونه اي که به کار در آن افتخار کنند و پيوند افراد با سازمان تقويت شود.
2. هماهنگي رسمي برنامه‌ريزي شده
اگر استفاده از هماهنگي داوطلبانه مقدور نباشد يا به دليل بزرگي و پيچيدگي بيش از حد سازمان کارايي استفاده ا ارتباطات غيررسمي، در حد مطلوب نباشد، براي هماهنگي از روش برنامه ريزي شده و رسمي استفاده مي‌ شود و با به کارگيري رويه‌هاي عملياتي استاندارد و مقررات مدون، اقدام به هماهنگي مي‌ گردد.
3.هماهنگي به وسيله افراد
با توجه به تفاوت هاي فردي انسانها، همواره امکان دارد که افراد مختلف از يک خط مشي واحد، برداشت‌هاي متفاوتي داشته باشند. درواقع هرکس تمايل دارد که خط مشي هاي موجود را با در نظر گرفتن منافع خود تفسير کند. به همين دليل هماهنگ ساختن برداشت هاي ذهني افاد، کاري دشوار است؛ از اين رو دو راهکار براي حل اين مسئله ارائه مي‌شود:
الف) استفاده از مسؤول مشترک؛
ب) ايجاد واحد هماهنگ کننده.
4.هماهنگي به وسيله گروه‌ها
ايجاد هماهنگي به وسيله گروه نيز امکان‌پذير است و از طريق تشکيل گروه‌هاي کاري دائمي يا موقت و تشکيل جلسات گروهي نيز مي‌‌توان امور مورد نظر را هماهنگ ساخت. البته ايجاد هماهنگي به وسيله گروه کار کار آساني نيست؛ زيرا توجه به امکان جناح‌بندي اعضاي گروه در مورد نحوه اولويت بندي اهداف سازماني در مقايسه با اهداف فردي يا گروهي، احتمال دارد که نيل به توافق در گروه دشوار گردد.5
نتايج هماهنگي
از طريق هماهنگي نتايج زير بدست مي‌‌آيد:
1.هدف با حداقل هزينه تحقق پيدا مي‌‌کند.
2. تأثيرات اوليه و ثانويه امور مانند امور فني و تجاري بررسي و نتايج آنها در نظر گرفته مي‌‌شود.
3. مخارج با منابع مالي در دسترس مطابقت پيدا مي‌‌کند.
4. تجهيزات با نيازها سازگار

پایان نامه
Previous Entries پایان نامه با واژه های کلیدی بهبود عملکرد Next Entries پایان نامه با واژه های کلیدی انتظارات مردم