پایان نامه با موضوع مدیریت ایده ها، استراتژی ها، فرهنگ کار، سیستم مدیریت

دانلود پایان نامه ارشد

کنند.
شکل زیر ساماندهی ایده ها را در استخر ایده نشان می دهد.

شکل 4_4: استخر ایده

ممکن است در سازمان های مختلف نوع ساماندهی استخر ایده متفاوت باشد ولی باید توجه داشت که از ایجاد طبقه بندی های بی مورد و اضافی پرهیز گردد. با توجه به اینکه در حین مصاحبات انجام شده برخی محورهای اصلی جهت طبقه بندی ایده ها مورد اشاره قرار گرفت در ذیل محور های پیشنهادی جهت تبیین فاکتورهای مورد نیاز ساماندهی استخر ایده ها آورده می شود.
1. ایده های آزمایش شده و آزمایش نشده: جدا سازی ایده های آزمایش شده از نشده به سازمان این امکان را می دهد تا بتواند اثربخشی تحقیق و آزمایش روی ایده ها را مشخص سازد و تصمیم بگیرد تا چه میزان انرژی و هزینه صرف آزمایش ایده های دریافتی نماید.
2. ایده هایی که بصورت مقطعی و یا همیشگی ذخیره می شوند: بعضی از ایده ها ارزش ذخیره سازی برای طولانی مدت را نداشته و بعد از یک بررسی اولیه ممکن است حذف گردند. در بعضی سازمانهای پروژه محور نیز برخی ایده ها صرفا در یک پروژه خاص کاربرد داشته و بعد از پایان پروژه بهتر است حذف شوند.
3. طیف تمایل و آگاهی نسبت به ایده: تمایل کارکنان و مدیران سازمانها به بعضی از موضوعاتی که ایده ها در رابطه با آنها خلق می شوند در مقایسه با سایر موارد بیشتر است در نتیجه امکان اینکه این دسته از ایده ها با اقبال و حمایت بیشتری مواجه شوند بالاتر می باشد.
4. سطح توسعه یافتگی ایده: دسته بندی ایده ها بر اساس مراحل توسعه آنها می تواند فاکتور خوبی برای ساماندهی باشد. برای مثال می توان ایده ها را به 1.توسعه نیافته 2. در حال توسعه 3. توسعه یافته تقسیم نمود
5. سطح تعهد به اجرای ایده: برای مثال آندسته از ایده هایی که تعهد یک مدیر یا بخش کلیدی از سازمان را پشت خود دارند از شانس بالاتری جهت اجرایی شدن بهره مند هستند. همچنین ایده هایی که ایده دهنده بسیار متعهد به پیگیری و اجرایی شدن آن می باشد با احتمال بیشتری اجرایی می شوند.
6. سطح پیچیدگی ایده: برخی ایده ها آنقدر پیچیده هستند که برای اجرایی سازی آنها نیاز است تا پروژه های متعددی تعریف و اجرا گردد اما برخی ایده ها به سادگی قابلیت اجرایی شدن دارند.
7. ایده های اجرا نشده و ایده هایی که قبلا اجرا شده اند: دسته بندی ایده هایی که قبل از ثبت و ذخیره سازی در سیستم مدیریت ایده ها اجرایی شده اند از اهمیت ویژه ای برخوردار است چرا که نحوه بررسی و رسیدگی به این دسته از ایده ها بسیار متفاوت خواهد بود. این نوع از ایده ها بدلیل اینکه در قسمتی از سازمان قبلا اجرا شده اند دیگر نیاز به بررسی های اولیه نداشته و تنها لازم است بررسی شود اگر ایده قابل تعمیم به سایر بخش های سازمان است اقدامات لازم در این رابطه انجام شود.
با توجه به اهمیت ارائه بازخور به فرآیندهای خلق و اخذ ایده، بعد از ساماندهی ایده ها می توان با مانیتور کردن استخر ایده ها و با توجه به اهداف تعیین شده در مراحل خلق و اخذ ایده نسبت به بازبینی و اصلاحات این فرآیندها اقدام نمود برای مثال در سازمانی که هدف توجه بیشتر بر ایده های بهبود است بعد از ساماندهی استخر ایده می توان متوجه شد که کدام رویداد ها و فعالیت های فرآیند خلق ایده می بایست برای افزایش ایده های بهبود مورد بازبینی و اصلاح قرار گیرد.
4_3_2_5 اشاعه ایده ها
اکنون که ایده های جمع آوری شده در استخر ایده ساماندهی و دسته بندی شدند نوبت به توزیع آنها در سطح سازمان می رسد. اشاعه ایده ها را می توان به گرد افشانی گیاهان تشبیه کرد بدین صورت که ایده در هر حالت و شکلی که باشد چه ایده خام و یا چه طرح های تکمیل شده در تمام قسمتهای سازمان پخش شود. به منظور اینکه 1. جرقه ای باشد برای استارت پروژه ها و ایده های جدید 2. بتواند به پروژه های فعلی سازمان کمک کند. با توجه به این توضیحات، اشاعه ایده می تواند بازخور مهمی برای فرآیند خلق ایده در سازمان باشد و به تولید ایده های جدید کمک کند.
اشاعه ایده می تواند به دو نوع تقسیم شود:
1. اشاعه اجباری: وقتی که ایده به کمک و با فشار گروه یا فرد خاصی در سازمان پخش شده و پیش برده می شود، در این حالت افراد از راه های متعددی همچون جلسات کاری، مکالمات تلفنی، نامه، خبرنامه، پوستر و .. برای اشاعه ایده به سایر همکاران استفاده می کنند
2. اشاعه درخواستی: وقتی که افرادی از سازمان به خواست خود به دنبال ایده می آیند، و با جستجو در منابع مختلف و پایگاه های داده و یا مراجعه به شبکه متخصصان به جستجوی ایده های مطلوب خود می پردازند.
از طرف دیگر، اشاعه باعث می شود ایده ها از دیدگاه های مختلف بررسی و نظرات سایر بخش ها و افراد سازمان بر ایده های اولیه اعمال و منجر به تکمیل آن شود. اما لزومی ندارد که همه ایده های موجود در استخر ایده بین تمام افراد سازمان پخش شوند. بسیاری از افراد سازمان صرفا نیازمند آندسته از ایده هایی هستند که به کار آنها مربوط می شوند. بدین منظور می توان از کارگزاران ایده در سازمان بهره جست. کارگزاران ایده افرادی هستند از بخش های مختلف سازمان که به نمایندگی از بخش خود به جستجوی ایده ها پرداخته و ایده هایی را که جهت حل مسائل و نیازهای افراد بخش خود مربوط است را به آنها اشاعه می دهند.
4_3_2_6 مسیرگزینی
در مسیرگزینی ایده ها، نکته مهم رساندن یک ایده خاص به بخش یا فرد مورد نظر می باشد. برای مثال با توجه به اطلاعات موجود در برچسب ایده، ایده ای که مربوط به نظرات یک مشتری است به قسمت خدمات مشتریان ارجاع داده می شود. لذا وجود یک سیستم مسیر گزینی منجر به تولید حوضچه های ایده (زیر مجموعه هایی از استخر ایده سازمان) برای هر بخش سازمان می شود که به استخر ایده متصل هستند. عمل مسیرگزینی می تواند بصورت اتوماتیک و یا توسط افراد مشخصی بر اساس برچسب ایده انجام شود. نقش کارگزاران ایده در مسیرگزینی ایده ها بسیار پررنگ است. این افراد با دانشی که از مسائل، چالشها و نیازهای بخش های مختلف سازمان دارند می توانند نسبت به ارسال مناسبترین ایده ها به بخش های مربوطه اقدام کنند.
توجه به دو نکته در هنگام مسیرگزینی می تواند در انتخاب مسیر صحیح و مقصد ایده بسیار راه گشا باشد. اول اینکه اختیار تایید و مرجع تصمیم گیری در رابطه با رد و یا پذیرش ایده کدام فرد، واحد و یا بخش سازمان است؟ و دوم اینکه کدام یک از واحد ها مسئول اجرایی سازی ایده خواهند بود؟ با پاسخ گویی به این دو سوال در مدیریت ایده ها می توان مسیر مناسب را برای ارسال ایده برگزید.
شکل زیر ساماندهی ایده ها و فرآیند مدیریت ایده ها را تا این مرحله ترسیم می کند.

شکل 4_5: ساماندهی ایده ها
4_3_3 فعالیت های مرتبط با توسعه و اجرایی سازی ایده ها
این مراحل که فاز نهایی مدیریت ایده ها محسوب می شود بسیار به مشخصات، ویژگی ها و استراتژی های سازمانی که در آن مدیریت ایده ها اجرا می شود بستگی دارد. برای مثال در سازمانهایی که محصول محور هستند و تولید محصولات جدید یکی از استراتژی های مدیریت ایده ها برای آنها می باشد. فازهای مرتبط با توسعه و اجرایی سازی ایده ها شباهت زیادی به فازهای توسعه محصولات جدید خواهد داشت بدین مفهوم که نظرات و ارزیابی مدیران و متخصصانی بخشهایی که ایده به آنها مربوط است بسیار از اهمیت بالایی برخوردار است و فعالیت های مرتبط با توسعه و اجرایی سازی ایده ها تقریبا منطبق بر ساز و کارها و گردش کار اصلی سازمان می باشد . اما در سازمانهای خدمات عمومی که استراتژی اصلی خدمت به مردم است و ممکن است ایده هایی که در راستای خدمت بهتر به ارباب رجوع است توسط مدیران مربوطه با بی مهری مواجه شود نیاز است تا ساز و کارهای ویژه تری جهت اعمال نفوذ بر روندهای داخلی بررسی و توسعه و اجرایی سازی ایده ها اعمال نمود تا با مشارکت سایر متخصصین سازمان امکان حذف ایده های مفید توسط بخش های مرتبط کاهش یابد.
در مصاحبات عنوان شد که بدلیل فرهنگ کاری موجود در سازمان های عمومی و دولتی و عدم پویایی و بهره وری پایین امکان بی توجهی به ایده ها بدلایل مختلف از جمله:
• افزایش بار کاری واحدهای اجرا کننده ایده؛
• کمبود علاقمندی سازمانی و فرهنگ کار گریزی؛
• فروختن زمان به جای کار به دولت؛
وجود دارد. لذا سازو کارهایی در این مرحله نیاز است تا اطمینان حاصل شود که حداکثر تلاش در جهت توسعه و اجرایی سازی ایده های کاربردی و مفید در سازمان صورت پذیرفته است.
بطور کلی می توان فعالیت های مرتبط با توسعه و اجرایی سازی ایده ها را به بخش های ذیل تقسیم نمود.
1. تعریف مسیر بررسی بر اساس نوع ایده
2. تحلیل و تحقیق و بررسی راجع به ایده ها
3. غربالگری و فیلتراسیون ایده ها
4. پرورش و توسعه ایده
5. ارزیابی و انتخاب ایده
6. اجرایی سازی ایده
7. بازبینی فرآیند و بازخور به مدیریت ایده ها
در واقع می توان مدیریت ایده ها را به 3 بخش تقسیم نمود بخش اول که مربوط به فرایند های خلق ایده است بخش دوم که از اخذ ایده آغاز و تا ذخیره سازی و مسیرگزینی ایده ها و رساندن آنها به افراد و بخش هایی که نیازمند ایده هستند را در بر می گیرد و بخش سوم که به مدیریت و نظارت بر توسعه و اجرایی سازی ایده ها مربوط می شود. در صورتی که ساز و کارهای داخلی سازمان این اطمینان را به ما بدهند که ایده ها در واحدهای مربوطه بدرستی بررسی شده و توسعه می یابند و در صورت مفید بودن حتما اجرایی می شوند می توان فرآیند مدیریت ایده ها را در پایان بخش دوم به اتمام رساند و مابقی راه را به دست فرآیندهای جاری سازمان سپرد. اما از آنجا که نگرانی های بسیاری از برخورد سلیقه ای و کنار گذاشتن ایده های مفید بخصوص در سازمانهای عمومی و دولتی بدلایل ذکر شده در بالا وجود دارد لذا توصیه می شود که فرآیند مدیریت ایده ها تا پایان بخش سوم که همان اجرایی سازی ایده ها است ادامه یابد.
توجه به این نکته ضروری است که طراحی بخش سوم مدیریت ایده با توجه به نوع سازمان متفاوت خواهد بود و از طرف دیگر طراحی این بخش باید بنحوی انجام شود که حداکثر هم پوشانی را با فرآیندها و روال های کاری سازمان داشته باشد. همچنین باید تا حد امکان از ایجاد یک ساختار جدید برای بررسی و اجرایی سازی ایده ها خارج از ساختار و روالهای جاری سازمان پرهیز شود.
قبل از اینکه وارد مرحله بررسی ایده ها شویم، 3 اصطلاح در اینجا تعریف می شود که نقش کلیدی در فرآیند بررسی و اجرایی سازی ایده ها را دارند.
1. طالب ایده: فرد یا واحدی که ایده برای آنها جذابیت دارد و بدنبال بهره گیری از آن هستند. ایده دهنده می تواند طالب ایده نیز باشد. طالب ایده با انگیزه و نیازی که نسبت به عملی سازی ایده دارد اصلی ترین نقش را در پیش راندن ایده در سازمان ایفا می کند.
2. تصمیم گیر: فرد، کمیته و یا هر بخشی از سازمان که با توجه به سقف اختیارات ، در مورد رد یا پذیرش ایده، تصمیم نهایی را اتخاذ می کند.
3. اجرا کننده: فرد یا واحدی که بعد از تکمیل ایده و اتخاذ تصمیم نهایی، موظف به اجرای آن می شود. ممکن است اجرا کننده خود طالب ایده باشد و یا اینکه مامور باشد و معذور. برای مثال می توان اشاره کرده به، برخی ایده هایی که به صورت دستورالعمل در آمده و توسط سازمانهای بالا سری و یا هیئت دولت به اجرا کننده جهت اجرا ابلاغ می شود.

شکل 4_6: فعالیت های بخش سوم مدیریت ایده ها
4_3_3_1 تحلیل و بررسی:
بعد از اینکه مسیرگزینی انجام گرفت و ایده ها به دست افراد و واحدهای مرتبط رسیدند. لازم است تا ایده ها تحلیل شوند. در این مرحله یک بررسی اجمالی روی ایده ها انجام شده و کار بر روی جزئیات دقیق تر به مراحل بعدی موکول می شود. این بررسی ها می تواند به کمک خود فرد ایده دهنده انجام شود تا میزان کارایی و اثر بخشی آن برای سازمان مشخص گردد. در واقع در این مرحله طالب ایده نقش محوری خواهد داشت که به کمک ابزارهایی که سازمان در اختیار او قرار می دهد نسبت به تحلیل ایده اقدام می کند.
4_3_3_2 غربال گری:
در اینجا با تحلیل های صورت گرفته و اطلاعات تکمیلی بدست آمده می

پایان نامه
Previous Entries پایان نامه با موضوع مدیریت ایده ها، سیستم مدیریت، قابلیت جستجو، ذخیره و بازیابی Next Entries منبع پایان نامه ارشد با موضوع رضایت از زندگی، روانشناسی، عاطفه منفی، جامعه آماری