گيران را بيان مي دارند مورد توجه قرار داد. به عنوان مثال، به سادگي نبايد گفت که يک منبع درباره آبياري است بلکه بايد سيستم آبياري، شيوه استفاده، محصولات قابل آبياري و شاخص هاي مختلفي مثل هزينه، مقدار مصرف آب، تبخير و موارد مشابه را نيز ذکر نمود. اين امر امکان بازيابي منابع مرتبط با شرايط خاص که حوزه موضوعي آن دقيقاً تعريف شده و فهرستي از معيارهاي ثابت آن نيز در نظر گرفته شده است را فراهم مي آورد. بانک داده، با توجه به اينکه داده هايي مجزا از هم را فراهم مي آورد، يک خدمت تحليل اطلاعات است و اطلاعات را در دسته هاي موضوعي مختلف ارائه مي کند. اين فعاليت مي تواند به صورت خدمتي مستقل و يا به عنوان يکي از خدمات مراکز اطلاع رساني ارائه شود.
2-1-6-2-12- تثبيت اطلاعات
تثبيت اطلاعات، اعتبار اطلاعات را بررسي مي کند يا محدوديت هاي اطلاعات موجود در منابع مختلف را مشخص مي نمايد و مطالب گفته شده درباره يک موضوع خاص را با ديگر منابع- به همان صورتي که در اطلاعات ارزيابي شده و ترکيبي آمده است- مطابقت مي دهد. معمولاً خروجي اين فرآيند در يک فايل ويژه ضبط شده و به صورت يک منبع رديف سوم، اشاعه مي گردد. در تثبيت اطلاعات، غالباً بايد همه منابع اطلاعاتي رديف اول گردآوري شده را بررسي کرد.
2-1-6-2-13- ارزيابي اطلاعات
هر چند تعيين حد فاصلي بين ارزيابي اطلاعات و تثبيت اطلاعات دشوار است، اما ارزيابي اطلاعات تا اندازه اي از تثبيت اطلاعات کم زحمت تر است. اطلاعات (يک مورد يا مجموعه اي موارد) درباره يک موضوع خاص، براي ارزشيابي نقادانه به يک يا چند متخصص سپرده مي شود تا ارزش کلي يا ديگر موارد مربوط به آن را مشخص نمايند.
يک روش ساده براي ارائه خدمات ارزيابي اطلاعات به بهره گير، ايجاد امکان ارتباط مستقيم او با متخصصي است که فعاليت عادي او با موضوع مورد سؤال بهره گير مطابقت دارد و مشتري دائمي خدمات آگاهي رساني جاري است و در صورت ضرورت مي تواند درباره موضوع درخواستي به کاوشي جامع بپردازد. واحد اطلاع رساني، با تهيه فهرستي از حوزه هاي موضوعي متخصصين، تماس منظم با آنها و استفاده از خدمات آگاهي رساني جاري مي تواند بهره گيري از دانش متخصصين را نظم دهد. (گیلوری، 1378، 54)
2-1-6-2-14- بسته بندي دوباره اطلاعات
در بسته بندي دوباره اطلاعات، هدف گردآوري و ارائه اطلاعات در ساختاري واحد براي تسهيل استفاده بهره گيران است. اين اطلاعات با ساختارهاي مختلف و از منابع متفاوتي گردآوري شده اند. براي مثال مجموعه اي از مراجع، چکيده ها، استنادات، جداول و يک مقاله تحليلي ممکن است به صورت شفاهي يا بر روي نوار کاست، نوار ويديويي، فيلم، پوستر، برگه راهنما و مواردي از اين قبيل ارائه شده باشند.
اين فعاليت فرايندي وقت گير و گران قيمت است و در صورتي ارزشمند است که راه ديگري براي انتقال اطلاعات وجود نداشته باشد. اگر هزينه اين خدمات کمتر از هزينه ديگر شيوه هايي باشد که بهره گير، خود، آن را آزموده است يا محصول نهايي بتواند مورد استفاده مجموعه مناسبي از افراد قرار گيرد، ارائه آن به صرفه خواهد بود. مثلاً يک فرد مي تواند چند روز پياپي، يک گزارش تحليلي هزار صفحه ايي يا يک طرح اصلي نيم ساعته ويدئويي را خلاصه کند و براي استفاده در اختيار سايرين قرار دهد.
2-1-6-3- اشاعه منابع اطلاعاتي رديف سوم
منابع اطلاعاتي رديف سوم منابعي هستند که نتايج اطلاعاتي که از منابع مختلف، ارزيابي تحليل ها، تثبيت اطلاعات، استخراج داده و غيره به دست آمده اند را در ساختاري منظم ارائه مي کنند. بعضي از اين منابع، بر اثر درخواست هاي ويژه اي مثل گزارشات تحليلي، بررسي ها، گزارش پيشرفت ها و گزارشات وضعيت جاري توليد شده اند در صورتي که بعضي ديگر به صورت منظم، در جلدهاي مختلف و سالانه (گزارشات سالانه، گزارش پيشرفت و …) منتشر مي شوند.
منابع رديف سوم دو فايده بارز دارند: اين منابع، اطلاعات موجود درباره يک موضوع مورد سؤال را به خوبي خلاصه مي کنند و به صورت هم زمان اطلاعاتي با کيفيت عالي فراهم مي آورند.
2-1-6-3-1- خدمات ارتباطي
اين نوع خدمات اساساً به عنوان واسطه اي فعال بين خدمات اطلاعاتي و بهره گير عمل مي کنند. براي ارائه خدمات اطلاعاتي و کمک به بهره گير، از متخصصين اطلاعاتي و براي رفع نيازهاي تخصصي بهره گيران از متخصصين موضوعي کمک مي گيرند، مشکلات اطلاعاتي بهره گيران را مشخص مي کنند و خدمات اطلاعاتي مناسب را در اختيار آنها قرار داده يا بين آنان توزيع مي کنند. گرچه مسئولين ارتباطي مي توانند منابع سودمند و منابع يا مهارت هاي اطلاعاتي جديد را تشخيص دهند اما خدمات ارتباطي، براي تحريک و تحرک جريان اطلاعات از واحد اطلاع رساني به سوي بهره گير و بالعکس، ابزار مناسبي است. افرادي که به اين کار گمارده مي شوند بايد هم دانش نسبي از حوزه موضوعي مورد نظر و هم مهارت کافي در علوم اطلاع رساني داشته باشند.
2-1-6-3-2- اطلاعات خبري (يا اطلاعات صريح)
اطلاعات خبري، اطلاعات فشرده کتبي يا چکيده شفاهي از برخي پيشرفت هاي جاري- چه براي همگامي بهره گير با آنچه در حوزه موضوعي اش در حال وقوع است چه در پاسخ به درخواست هاي کم و بيش منظم او- را فراهم مي آورند. گرچه بهره گيران، خود، مي توانند مستقيماً از عناوين يا چکيده منابع استفاده کنند- اين کار با خدمات معمول آگاهي رساني جاري برابر است- اما بسياري از خدمات از اين نوع بايد ارزيابي، گزينش، خلاصه و مجدداً بسته بندي شوند.
2-1-6-3-3- اشاعه از طريق ارتباط مستقيم
در بيشتر مواقع به ويژه هنگامي که بهره گيران، خود دست به گزينش و انتخاب مي زنند، اطلاع رسانان آشکارا چنين فرصت هايي را قدر دانسته و براي انجام کاوش هاي ويژه اطلاعاتي، از اين ارتباط مستقيم بهره مي گيرند. اما در بسياري از واحدهاي اطلاع رساني شيوه ارتباط مستقيم به فراموشي سپرده مي شود.
اشاعه مستقيم، به اشکال مختلفي چون مصاحبه بين بهره گير و متخصص يا سازماني که بر روي موضوع او کار مي کند، بازديد فردي يا گروهي از سازمان ها يا منابع توليدي، نشست هاي اطلاع رساني يا سمينارها انجام مي شود. مي توان اين نشست ها را ضبط و براي پاسخگويي به درخواست هاي اطلاعاتي مشابه از آنها استفاده کرد. در حقيقت، همه فعاليت هاي اشاعه اي مرتبط با درخواست هاي خاص را بايد از اين روش پاسخ گفت. همچنين، اين نوع از خدمات در ترويج فعاليت هاي اطلاع رساني و تسريع جريان اطلاعات ابزار مناسبي به شمار مي آيند. علاوه بر اين، اين شيوه غالباً حداقل به صورت موقتي مي تواند در هنگام کمبود منابع استنادي کاربرد داشته باشد. (گيلوري، 1378، 31- 62)
2-1-6-3-4- رسانه هاي گروهي
رسانه هاي گروهي (روزنامه ها، مجلات، راديو و تلويزيون) از ديگر ابزارهاي مهم براي ترويج خدمات اطلاع رساني و اشاعه اطلاعات علمي و فني، به ويژه در کشورهايي است که قسمت اعظم جمعيت آن به دليل فاصله مکاني، سواد و مشکلات زباني به واحدهاي اطلاع رساني دسترسي ندارند.
2-2- اشاعه گزينشي اطلاعات
طرح تمام نظام هاي اشاعه گزينشي اطلاعات در چندين جزء مشترك است. شكل1-1 نشانگر آن دسته از كارهاي اساسي است كه شامل تطبيق دادن پرونده‌هاي كاربران با منابع مربوط، آگاه كردن، بازخورد، و بازنگري پرونده‌هاي كاربران با پرونده‌هاي نمايه است. (مائوارهاف17، 1974؛ اسکنايدر18، 1971)
مشكلات فني نظام هوشمند و خودكار19 لون20 تا حدقابل ملاحظه‌اي باتوجه به كارايي بالا و در دسترس بودن رايانه‌ها برطرف شده است. متاسفانه مشكلات مربوط به آن بخش هايي كه از نظر پردازش به انسان وابسته است باقي مي‌ماند. با اين فرض كه بايگاني منابع به شكلي كامل پردازش شده است، كليد موفقيت نظام آگاهي رساني جاري بستگي به دقيق بودن پرونده‌ها دارد كه آن هم تا اندازه زياد به كار انجام شده در زمينه ساختن و ايجاد پرونده‌ها و بازنگري در آنها وابسته است. (فرودنريچ21، 1978)
2-2-1- مقدمه
يكي از خدماتي كه هدف آن آگاه كردن و اطلاع دادن به مراجعان در مورد اطلاعات جديد و بالقوه سودمند است كه بر مبنايي فردي ارائه مي شود «خدمت اشاعه گزينشي اطلاعات22» يا «خدمت آگاهي رساني جاري23» نام دارد. اين خدمات به صورت مستمر و مطمئن انجام مي شود و غالباً تا مرحله تهيه خود منابع يا چكيده آنها كه توسط كاركنان نظام وارسي و غربال مي شود، پيش مي‌رود. از هانس پيترلون24 كارمند شركت بين‌المللي ماشين هاي اداري (آي.بي.ام25) اغلب به منزله نخستين فردي كه اين مفهوم نو را در خدمات اطلاع رساني مطرح كرد نام برده مي شود. او شيوه‌اي را براي بهبود تبادل اطلاعات علمي پيشنهاد كرد كه از طريق اشاعه گزينشي اطلاعات به كمك ماشين انجام مي‌شد. (لون26، 1985)
او اين خدمات را به عنوان خدمتي توصيف مي‌كند كه «در محدوده يك سازمان كه وظيفه‌اش رهنمون اطلاعات جديد به كمك دستگاه است انجام مي شود. اين اطلاعات از هر منبعي كه برگرفته شود به مقصد آنهايي ارسال مي شود كه احتمال سودمندي آنها در رابطه با كارهاي جاري يا علائق آنها بسيار زياد است. اين نظام خدمات متعارف كتابخانه‌اي را از طريق آگاه كردن مراجعان و ارائه منظم متون گسترش مي‌دهد. بسياري از كتابخانه‌ها اين مفهوم را با به گردش در آوردن فهرست مندرجات مجله‌ها و يا صفحه عنوان مقاله‌ها بر پايه پرونده‌هاي موضوعي كه به شيوه دستي اداره مي شود پياده كرده‌اند. كتابخانه‌هاي موسسه‌هاي بازرگاني غالباً متون و نوشته‌ها را براي يافتن مطالب سودمند وارسي مي‌كنند. (هاوکينز27،1985)
با توجه به زمينه علاقه هر كاربر، متن كامل مقاله براي جلب توجه او ارسال مي شود. به جاي ارائه خدمات فقط براساس تقاضا، چنين خدمتي انفرادي فعالانه در جستجوي منابعي است كه داراي استفاده بالقوه است و به پيش‌بيني نيازهاي اطلاعاتي كاربران مي‌پردازد. اين گونه خدمات كاملاً منطبق با نيازهاي كاربران، در گذشته و در نظامهاي دستي بسيار پرزحمت و زمان‌بر بود. از آنجا كه هزينه مانعي هميشگي است، چنين خدمت آگاهي رساني و تحويل مدرك از نظر بسياري از كتابخانه‌ها خدمتي تجملي به حساب مي‌آيد كه آنها قادر به انجام آن نيستند. از اين رو، دسترس پذير بودن چنين خدماتي محدود به گروه هاي تخصصي كاربران بوده است كه نيازهاي اطلاعاتي آنها بطور مشخص نيازهاي پژوهشي يا كاربردي است، از آن گذشته، سازمان هايي كه اينگونه خدمات اطلاع رساني گسترده و مطمئن را پشتيباني مالي مي‌كنند، بنظر مي‌رسد به اطلاعات به منزله عاملي مي‌نگرند كه مستقيم بر كيفيت و كميت فرآورده‌ها يا خدمات آن ها تاثير مي‌گذارد.
خدمات اشاعه گزينشي اطلاعات يكي از موفق‌ترين خدماتي است كه در دهه 1960 ايجاد شد. ارزش آن براي كاربر از نظر صرفه‌جويي در وقت و تلاش فكري انكار ناپذير است. بسياري از مراكز اطلاع رساني، گروه هاي تحليل‌گر اطلاعات28، و همچنين نظام هاي بازيابي رايانه‌اي در صنايع و موسسه‌هاي دولتي اقدام به برپايي نظام هاي اطلاع‌رساني بزرگ و داراي توانمنديهاي قوي رايانه‌اي كرده‌اند تا نوارهاي اطلاعات در حوزه‌هاي موضوعي تخصصي تهيه كنند و به دانشمندان، مهندسان، متخصصان پزشكي و دانشمندان علوم اجتماعي خدمات اشاعه گزينشي اطلاعات ارائه كنند. تعداد زيادي از سازمان ها نيز خدمات اشاعه گزينشي اطلاعات را در داخل خود ايجاد كرده‌اند. مدتهاي مديدي است كه مزاياي خدمات آگاهي رساني جاري بويژه به آناني كه در حوزه‌هاي علوم فيزيكي و زيست پزشكي كار مي‌كنند شناخته شده است. (لگيت29، 1975)
از ديدگاه اقتصادي نيز علت وجودي خدمات اشاعه گزينشي اطلاعات مشخص شده است. موسسه اطلاعات علمي30 در سال 1965 خدمات آگاهي رساني آسکا31 را كه يك خدمت آگاهي رساني استنادي موضوعي خودكار32 است به بازار عرضه كرد.
در اين نظام، بر پايه پرونده‌هاي روزآمد شده زمينه‌هاي مورد علاقه و نياز كاربران، در فواصل زماني معين اقدام به جستجو در متون و نوشته‌هاي موجود مي شود. خدمات «فهرست مندرجات جاري33» از موسسه اطلاعات علمي همراه با امكانات شبكه
