در یک سازمان جمع می شوند به سوی کند ذهنی و کم هوشی جمعی گرایش پیدا می کنند. او برای پاسخگویی و جلوگیری از کند ذهنی گروهی،از عنوان هوش سازمانی استفاده می کند.
آنچه نهایتا در اثر تحقیق در خصوص هوش سازمانی حاصل گردیده و مقدمتا با مطالعه هوش سازمانی و سپس نظام های همکاری بین انسانها آغاز گردیده است تعریفی است که کارل آلبرخت با این مضمون ارائه می دهد: گنجایش و ظرفیت یک سازمان جهت جمع آوری اطلاعات و درک ماهیت محیط و تبدیل اطلاعات به دانش و راه حل هایی که توسط آن محیط ارزشمند قلمداد شود.(جمال زاده ،غلامی،سیف،1388 )
تاریخچه هوش سازمانی :
هوش سازماني مفهومي جديد در عرصه متون سازمان و مديريت است. پيشينه موضوعي هوش سازماني به دهه 1990 بر مي گردد و ريشه هاي آن بايد در نظريه هاي مديريت دانش و يادگيري سازماني جستجوكرد ، اما سخن از هوش سازماني از سال 1992 به طور آشكار و صريح در مقاله اي كه ماتسودا با عنوان «هوش سازماني، اهميت آن به عنوان يك فرايند و فراورده» در كنفرانس بين المللي اقتصاد در توكيو منتشر كرد، مطرح شده است. در اين مقاله ضمن تشريح معنا و مفهوم هوش سازماني، فرايند هوش سازماني را متشكل از پنج عنصر و فراورده هوش سازماني در قالب طراحي شبكه هاي اطلاعاتي معرفي كرده است.
پس از آن هلال هم در رابطه با هوش سازماني چارچوبي ارائه كرده است كه در آن به طور منسجم زير ساخت ها و روشهاي شناختي هوش سازماني را نشان داده است. همچنين در اين چارچوب يكي ديگر از مولفه هاي آن يادگيري تك حلقه اي و دو حلقي اي است به معناي كسب دانش و بهبود و اصلاح روش است. همچنين متذكر مي شود كه امروزه سازمانها نظام هاي يادگيري هوشمندي هستند كه از افراد آموزش ديده اي تشكيل شده اند كه اين افراد از شبكه هاي اطلاعاتي پيچيده براي سازگاري با دنياي پيچيده استفاده مي كنند.
در ايران نيز ستاري قهفرخي پژوهشي را درسال 1386 با عنوان (بررسي رابطه بين زير سيستم مديريت دانش و هوش سازماني و مولفه هاي آن در شركت ذوب آهن اصفهان)انجام داد. هدف از اين پژوهش بررسي رابطه بين زير سيستم مديريت دانش در سازمان يادگيرنده و هوش سازماني و مولفه هاي آن در شركت ذوب آهن اصفهان بوده است. كه در آن راهبردهاي زير سيستم مديريت دانش در سازمان ياد گيرنده از نظر ماركوارت32 و مولفه هاي هوش سازماني از نظر آلبرشت استفاده شده است.
نتايج تحقيق نشان داده است كه بين زير سيستم مديريت دانش و تمامي مولفه هاي هوش سازماني رابطه مثبت و معناداري وجود دارد.
چرا هوش سازماني؟
امروزه با اطمينان کامل مي‌توان ادعا کرد که استفاده از راه‌حل هوش سازمانیمي‌تواند قدرت رقابت‌پذيري يک سازمان را افزايش دهد و از ديگر سازمانها متمايز نمايد. اين راه‌حل اين امکان را به سازمانها مي‌دهد تا با بکارگيري اطلاعات موجود از مزاياي رقابتي و پيشرو بودن بهره‌برداري نمايند. اين راه امکان درک بهتر تقاضاها و نيازمندي‌هاي مشتريان (ارباب رجوع) و مديريت ارتباط با آنان را ميسر مي‌سازد. اين راه‌حل اين امکان را به سازمان ها مي‌دهد تا بتواند تغييرات مثبت يا منفي را حس کنند.
در يک دهه گذشته بسياري از سازمانها سرمايه‌گذاري‌هاي بسياري را روي تکنولوژي اطلاعات اعم از نرم‌افزار و سخت‌افزار کرده‌اند. در اقتصاد امروزه که هزينه‌ها بايد کاهش يابد، سازمانها و شرکت‌ها از خود مي‌پرسند: «چه مقدار تا کنون براي تکنولوژي سرمايه‌گذاري کرده‌ايم؟» و اينکه «از اين سرمايه‌گذاري چه سودي برده‌ايم؟» امروزه در کشورهاي پيشرو و توسعه يافته سرمايه‌گذاري در هوش سازمانیدر حال افزايش است. تحقيقات فارستر در سال 2003 از 877 سازمان (کوچک و بزرگ) و تصميم‌گيرندگان در حوزه فناوری اطلاعاتنشان مي‌دهد که از رشد سرمايه‌گذاري 9/1% در زمينه فناوری اطلاعاتبرخوردارند ولي 45% آنها نياز به خريد ابزارهاي هوش سازمانیرا دريافته‌اند و براي آن اقدام مي‌کنند. چرا؟ دو دليل عمده وجود دارد که چرا صنايع و سازمانها به هوش سازمانیعلاقه‌مند شده‌اند. اول عصر اطلاعات، دوم مسائل اقتصادي.
در عصر اطلاعات، کسي که اطلاعات دارد، داراي قدرت است. هر سازمان و شرکتي که از اين قدرت برخوردار باشد در صنعت و حرفه خود در مقايسه با رقباي خود متمايز و ممتاز مي‌شود. سازمانها و شرکت‌ها، امروزه با سرعت حرکت و تغيير مي‌کنند. اخذ اطلاعات صحيح در زمان صحيح اساس و پايه اين سازمانها است. دليل ديگر استفاده از هوش سازمانی اقتصاد است. بقاي سازمانها و شرکت‌ها در توفان اقتصاد رقابتي امروز بر دو محدوده متمرکز شده است.
-کاهش هزينه‌ها و افزايش درآمدها
در سازماني که هوش سازمانی در آن بکار گرفته مي‌شود، مديران مي‌توانند اطلاعات هزينه‌ها را از داخل سازمان استخراج نمايند و بدانند که هزينه‌ها چه هستند و تصميم‌هايي براي کاهش و حذف آنها بگيرند. تغييرات آينده را پيش‌بيني کنند و براي مسائل خود راه‌حلي مناسب داشته باشند. بمنظور افزايش درآمد، شرکت‌ها بايد علاوه بر افزايش فروش خود، مثلا مشتريان فعلي خود را حفظ کنند. حفظ مشتريان اغلب کاري بسيار پسنديده است.
اما بايد بدانيم اغلب کدام مشتري سود بيشتري عايد مي‌کند. معمولاً 20% از مشتريان 80% سود شرکت را تامين مي‌کنند. شرکت‌ها بايد ابتدا مشترياني که سود بيشتري را عايد مي‌سازند، حفظ نمايند. بايد بدانيد هوش سازمانی کاربرد بسياري در اين بخش نيز دارد. گام بعدي تجزيه و تحليل رفتار بازار، فروش و مشتريان پرسود ده هستند. اين دانش به مديران کمک مي‌کند تا چگونه مشتريان خود را مديريت نمايند. براي جلب نظر مشتريان ممکن است پارامترهاي کانال‌هاي هزينه‌اي، فروش عمده به مشتريان و يا تغيير در حاشيه سود و… مدنظر قرار گيرد. نکته مهم اينست که رفتارها با مشتريان يکسان نيست و هر مشتري يا گروهي از مشتريان روابط خاص خود را خواهند داشت.
سرانجام، اينکه علاوه بر مشخصه‌هاي اطلاعاتي فوق ساير اطلاعات مديريتي براي تصميم‌گيري در سازمانها نيز وجود دارد که نياز به تحليلي براي تصميم‌گيري دارد، مثل اطلاعاتي در حوزه ماموريت اصلي سازمان و يا شرکت، اطلاعات منابع انساني، اطلاعات توليد و ساخت، اطلاعات خدمات ارائه شده و … تکنولوژي هوش سازمانیراه‌حلي براي بکارگيري اين اطلاعات و ايجاد هوشمندي در مديران مي‌باشد که آگاهانه تصميم‌گيري نمايند و تصميم آنان مبني بر واقعيات و درک آگاهانه آنان از تغييرات فعلي و آتي و استفاده از سوابق در سازمان باشد.
فرآيند هوش سازمانی در سازمانها و شرکت‌ها
فرآيند هوش سازمانی در سازمانها و شرکت‌ها يک فرآيند پويا و تعاملي است. اين فرآيند با يک سوال شروع مي‌گردد و پاسخ‌هاي سئوالات در يک حلقه تکرار فراهم مي‌شود. اين پاسخ‌ها امکان تصميم‌گيري براي مديران را فراهم مي‌کند.
· برنامه‌ريزي و هدايت: مرحله برنامه‌ريزي و هدايت در ابتدا و انتهاي فرآيند هوش سازمانی عمل مي‌کند. در شروع متعاقب درخواست‌هاي مديران تصميم‌گير و سئوالات از سيستم با فرمول کردن سئوالات، برنامه‌ريزي براي پاسخ به سئوالات شروع خواهد شد.
· مرحله اخذ اطلاعات از پايگاه اطلاعاتي: در اين مرحله اطلاعات از کليه پايگاه‌هاي اطلاعاتي ( منابع اطلاعاتي) جمع‌آوري خواهند شد. داده‌هاي جمع‌آوري شده از داده‌هاي خام هستند و آگاهي يا دانشي را به استفاده‌کننده اضافه نخواهند کرد. اين داده‌ها مي‌بايست پردازش و پالايش شوند در غير اينصورت هيچ نقطه روشني در آنها ديده نمي‌شود.
· پردازش اطلاعات: در اين مرحله داده‌هاي جمع‌آوري شده مجتمع خواهند شد، روابط بين آنها شناسايي و آناليز شده و در نهايت قابل استفاده خواهند گرديد. اين مرحله شامل مراحل استخراج اطلاعات، تبديل اطلاعات و بارگذاري اطلاعات (لوود33) مي‌شود.
· آناليز و توليد اطلاعات: در اين مرحله با استفاده از تکنيک‌هاي پيشرفته از داده‌هاي مجتمع شده، هوشمندي ايجاد مي‌گردد. سيستم در انتهاي اين مرحله پاسخ هوشمندانه‌اي به سئوالات مديران خواهد داد. اين پاسخ در قالب ارائه گزارشات، جداول و نمودارها منتشر مي‌گردد و امکان تغيير سئوال و يا بررسي موضوع از زواياي ديگر منجر به تکرار چرخه فرآيند فوق خواهد شد.
هوش سازمانی از دیدگاه دانشمندان صاحب نظر:
1) هوش سازمانی از دیدگاه ماتسودا :
تی ماتسودا34(1992) هوش سازمانی را مجموع توانایی های ذهنی یک سازمان می داند که ترکیبی از دو عامل هوش انسانی و هوش ماشینی است و دارای دو جزء است: هوش سازمانی به عنوان یک فرآیند،که تجزیه و تحلیل نظری یک سازمان را با مجموعه ای از فرآیندهای فرعی فراهم می سازد و دارای ویژگی های تعامل ،اجماع ،همکاری یا تشریک مساعی است و هوش سازمانی به عنوان یک محصول که خط مشی ترکیبی و طرح و راهنمایی هایی برای طراحی سیستم اطلاعاتی برای سازمان ارائه می کند. البته این دو جزء از یکدیگر جدا نیستند و به عنوان دو عامل وابسته به یکدیگر در سازمان عمل می کنند.
2)هوش سازمانی از دیدگاه ویلیام هلال :
از نظر ویلیام هلال (1998) هوش سازمانی یعنی ظرفیت یک سازمان برای ایجاد دانش و استفاده از آن برای وفق یافتن با محیط یا بازار از لحاظ استراتژیک . هوش سازمانی شبیه آی کیو 35 است، اما در یک سطح سازمانی شکل گرفته است،که آن را هوش سازمانی می نامند و مانند آی کیو قابل اندازه گیری است. اگر سازمان ها رهبران موثری همراه با استراتژی های زیرکانه و محیط مطلوب نداشته باشند،مانند انسان ها ممکن است از هوش شان برای موفقیت استفاده نکنند و در زمانی که نظریه های همچون یادگیری سازمانی و دراایی های ناملموس مورد استفاده قرار می گیرند،ممکن است چگونگی اجرا و ارزیابی این روشها،چگونگی ارتباط آنها با عملکرد و نحوه توسعه آنها،به سختی درک شود.
3) ابعاد هوش سازمانی از دیدگاه کارل آلبرخت :
هوش سازمانی درای ابعادی است که به اعتقاد آلبرخت(2002) شامل هفت بعد است. هر یک از این ابعاد دارای مجموعه ای از رفتارها،مشخصه های ساختاری،فرآیند یا راهی خاص برای عملکرد هستند. هر یک از این ویژگی ها نیز دارای سابقه یا علت خاص خود هستند. سوابق می تواند شامل ساختارهای محسوس سازمانی، رهبری رقابتی،محصولات و فرآیندهای متناسب با نیازهای محیط کسب و کار ، رسالتهی مرتبط با هم ، اداف روشن ، ارزش های محوری و سیاستهایی باشد که حقوق کارکردهای کارکنان را تعریف و مشخص می کنند. این ابعاد عبارتند از :
1- بینش راهبردی : بینش راهبردی به قابلیت خلق، استنتاج و بیان هدف یک سازمان اطلاق می شود و به این مهم اشاره دارد که راهبردهای اساسی و مهم در سازمان شناسایی شوند و کلیه کارکنان آن را پذیرفته و در جهت آن هماهنگ شده باشند، در عین حال متخصصان و رهبران فرصت بازبینی و بازنگری آن را در نشست های سالیانه فراهم کنند و فرصت ها و تهدیدهای ناشی از عوامل محیطی به طور دائم مورد بازبینی قرار گیرد.
2- سرنوشت مشترک : به معنای اینکه کارکنان خود را عضو موثری از سازمان تلقی کنند و مدیران در طرح ها و برنامه ها،اجرا و ارزشیابی با مشارکت کارکنان عمل نمایند. در نتیجه آنها ماموریت های سازمانی را می شناسندو حس همدلی و همبستگی نسبت به اهداف پیدا می کنند . موفقیت سازمان را موفقیت خود قلمداد می کنند.
3- تمایل به تغییر : سازمان هایی که از قابلیت انعطاف و سازگاری بیشتر با تغییرات محیطی برخوردار هستند، به موفقیت و کامیابی بیشتری دست می یابند. در این سازمان ها کارکنان تشویق به اختراع و نوآوری و پیدا کردن راه های بهتر انجام کار خود می شوند. محصولات و خدمات به طور مستمر با تغییر تقاضا و نیاز محیط کاری متحول می شوند .
4- روحیه: عنصر روحیه نشان دهنده تمایل به فعالیت فراتر از معیارهاست. در یک سازمان با روحیه پایین ،کارکنان فقط کارهای خود را به درستی انجام می دهند، در حالی که در یک سازمان با روحیه بالا بیشتر از حد انتظار تلاش می کنند و انرژی آنها دائم در حال افزایش است. مدیریت و کارکنان اشتیاق و علاقه زیادی به کار دارند و از اینکه عضو سازمان هستند احساس غرور می کنند.
5- همسویی و تجانس:بدون وجود یک سلسله قوانین برای اجرا، هر گروهی در ادامه کار
