كالا طرحها و روشها ارسال مي‌دارد.
2 -1-12-2- سفارش خريد داخلي/ خارجي
پس از دريافت سند تقاضاي خريد، اقدامات لازم جهت بررسي تقاضا و تعيين فروشندگان انجام و با ارسال فرم استعلام بها به آنها و دريافت و بررسي پيشنهادات واصله فروشنده طرف معامله انتخاب مي‌گردد. بمنظور عقد قرارداد رسمي با فروشنده و انجام قطعي معامله سند سفارش خريد توسط دايره خريد تنظيم و نسخه اصل و يك كپي از آن جهت فروشنده ارسال مي‌گردد و فروشنده نسخه دوم فرم سفارش را تأييد و به دايره خريد عودت مي‌دهد.
نظر باينكه واحد سفارشات انبار پس از تنظيم تقاضاي خريد آنرا به سيستم تغذيه نموده‌است و اطلاعات مندرج در فرم مذكور در پايگاه بين راهي ثبت شده و واحد مذكور ميتواند مراحل عمليات خريد را از طريق سيستم پيگيري نمايد لذا اطلاعات مندرج در فرم سفارش خريد نيز بايستي به سيستم تغذيه و اطلاعات را بروز برساند. اين سند حاوي اطلاعاتي مانند اطلاعات سند تقاضا ميباشد.
سند سفارش داخلي و خارجي دقيقاً مشابه يكديگر مي باشند كه به منظور تفكيك آنها از يكديگر دو نوع سند متفاوت به آنها اختصاص داده شده‌است.
3-1-12-2- رسيد كالا به انبار
زماني كه كالاي سفارش شده از داخل يا خارج از كشور به انبار متقاضي كالا تحويل شود انباردار جهت اضافه نمودن كالاي دريافت‌شده به موجودي انبار سند رسيد كالا را تنظيم و به سيستم تغذيه مينمايد.
اسناد رسيد كالا عبارتند از:
– اسناد رسيد كالاي داخلي
– اسناد برگشت رسيد كالاي داخلي
– اسناد رسيد كالاي خارجيي
– اسناد برگشت رسيد كالاي خارجي
– اسناد رسيد كالاي محلي
– اسناد برگشت رسيد كالاي محلي
4-1-12-2- نقل و انتقالات كالا
نقل و انتقالات كالا به يكي از چهار صورت زير امكان‌پذير است:
نقل و انتقال كالا از يك شماره طبقه‌بندي به شماره طبقه‌بندي / طبقه‌بنديهاي ديگر و بالعكس در يك انبار و يك رمز سازماني
نقل و انتقال كالا بين دو رمز سازماني در يك انبار
نقل و انتقال كالا بين انبار اصلي و فرعي
نقل و انتقال كالا بين انبارهاي اصلي يا انبارهاي فرعي در انبار اصلي در يك مديريت/ شركت يا دو مديريت/ شركت
نقل و انتقال كالا در داخل انبار
با توجه به تخصيص شماره طبقه‌بندي كالا به هر يك از اقلام كالاي مستمر، چنانچه مشاهده شود به كالائي بيش از يك شماره طبقه‌بندي اختصاص داده شده و يا لازم شود يك شماره طبقه‌بندي به چند شماره طبقه بندي يا چند شماره طبقه‌بندي به يك شماره طبقه‌بندي تبديل شود، بايد روشي اتخاذ گردد تا اينگونه تغييرات بصورتي هماهنگ در تمامي انبارهاي تحت پوشش سيستم اعمال گردند و از دوگانگي جلوگيري بعمل آيد.
انتقال كالا بين دو رمز سازماني
زماني كه مسئول پروژه يا رمز سازماني خاصي در يك انبار، در مورد يك يا چند قلم كالا كمبود مشاهده نمايد ميتواند كسري مزبور را از طريق رمز سازماني ديگري در همان انبار تأمين نمايد براي اين منظور پس از اخذ تأييد از واحد سفارشات از طريق سند انتقال كالا بين دو رمز سازماني صدور كالا از يك رمز سازماني به رمز سازماني ديگر صورت مي‌پذيرد و سند انتقال كالا بين دو رمز سازماني نيز جهت رمز سازماني گيرنده كالا بمنظور ثبت دريافت كالا به سيستم تغذيه مي‌گردد.
نقل و انتقال كالا بين انبار اصلي و انبار فرعي
بدليل وسعت و گستردگي عمليات، هر انبار اصلي ميتواند داراي يك يا چند انبار فرعي بوده و با استفاده از اسناد رسيد كالا كليه احتياجات انبارهاي فرعي تابعه خود را بموقع تأمين نمايد.
نقل و انتقال كالا بين دو انبار اصلي
با توجه به ضرورياتي كه ذيلاً شرح داده مي‌شود امكان دارد در مواردي يك انبار اصلي از انبار اصلي ديگري درخواست كالا بنمايد. در اين حالت انبار فرستنده كالا با صدور سند انتقال كالا بين دو انبار اصلي- ارسال و بر حسب مورد همراه بارنامه حمل مبادرت به انتقال فيزيكي كالا به انبار گيرنده مينمايد. انبار گيرنده پس از دريافت كالا با صدور سند انتقال بين دو انبار اصلي- دريافت وصول كالا را تأييد مينمايد. مواردي كه ايجاب مينمايد انبارهاي فرستنده و گيرنده مبادرت به نقل و انتقال كالا نمايند بشرح زير است:
كالاي موردنظر قبلاً سابقه مصرف در انبار گيرنده نداشته و لزوم آن در انبار مزبور ضروري گردد و تأخير در تأمين آن از طريق صدور تقاضا باعث ايجاد ضرر و زيان به تأسيسات شركت گردد.
موجودي كالاي موردنظر در جهت پاسخگويي به نيازمنديهاي ضروري در دوران پوششي كافي نباشد.
هنگامي كه مقدار كالاي موردنظر در انبار فرستنده مازاد بر مصرف دوره پوششي بوده و از طرف ديگر موردنياز انبار گيرنده باشد.
2-12-2- تعيين قيمت كالا
قيمت‌گذاري كالا در سيستم پيوسته و يكنواخت تداركات و امور كالا حائز اهميت بسزايي بوده و اولين قدم در جهت ثبت عمليات مالي محسوب مي‌گردد. نحوه قيمت‌گذاري كالا به تفكيك اسناد ورودي مربوطه در صفحات بعد به تفصيل درج گرديده‌است.
3-12-2- تعديل موجودي كالا
سند تعديل موجودي كالا در موارد زير استفاده مي‌شود:
1- صدور اقلام خارج از رده و مازاد بر نياز
اقلاميكه توسط واحد سفارشات مازاد بر نياز شناخته شده‌اند، پس از احراز عدم نياز به آنها در سطح صنعت به انبار مازاد منتقل شده و به اشخاص ثالث فروخته مي‌شوند. جهت صدور آنها از انبار مازاد براي فروش84 از سند تعديل موجودي (كاهش) استفاده مي‌شود.
2- صدور ضايعات از انبار
اقلامي از كالا كه بعلت فرسودگي/ فساد/ شكستن/ منهدم شدن در اثر مرور زمان و يا حوادثي از قبيل آتش‌سوزي و مانند آن ديگر قابل استفاده نمي‌باشند توسط آناليست سفارشات براي آنها فرم از رده خارج كردن كالا تهيه و پس از طي مراحل اداري با تنظيم سند تعديل موجودي از انبار خارج و از موجودي انبار كسر مي‌گردد.
3- تعديل ارزش موجودي بدليل استهلاك و غيره
در مواردي كه حسابداري انبار با اخذ مجوز از مسئولين ذيربط بخواهد نرخ و قيمت قلم خاصي را در انبار كه داراي موجودي (ارزشي و مقداري) ميباشد بدون تغيير دادن مقدار آن تعديل نمايد و يا بدليل استهلاك‌پذيري كالا بخواهد ارزش آنرا كاهش دهد با تنظيم سند تعديل و استفاده از رمز تعديل مناسب اين امر را انجام مي‌دهد.
در صورت مثبت‌بودن مقدار موجودي، نرخ كالا ميتواند تا ميزان يك ريال كاهش يابد.
4- تعديل مقدار موجودي
در صورت مغايرت بين مقدار موجودي در سيستم با مقدار فيزيكي موجود در انبار، موارد مغايرت بررسي شده و در صورتيكه مغايرت ناشي از اشتباه در تنظيم اسناد دريافتي انبار مثل اسناد رسيد كالا و انتقالات باشد كه ديگر در پايگاه بين راهي سيستم داراي سابقه نمي‌باشند و يا اشتباه در واحد صدور و يا ضريب تبديل اسناد طبقه‌بندي باشد واحد سفارشات ميتواند با كسب مجوز و بر حسب ضورت نسبت به اصلاح موجودي با سند مذكور اقدام نمايد.
5- به موجودي گرفتن اقلام اسقاطي
اقلام فرسوده، شكسته، منهدم‌شده، برگشت‌شده از عمليات يا كارگاه تعميراتي و يا مازاد كارگاههاي توليدي كه بدليل غيرقابل استفاده بودن به انبار كالاي اسقاطي منتقل مي‌شوند پس از شناسايي و شماره‌گذاري با سند مربوطه با نرخ يك ريال براي هر واحد كالا به موجودي انبار مذكور اضافه مي‌شوند.
6- در مورد اقلام خارج از رده و ضايعات كه اشتباهاً از موجودي انبار خارج شده‌اند و يا در تنظيم سند تعديل موجودي در مقدار ارزش كالا اشتباهي رخ داده باشد كه نياز به انجام اصلاحات داشته باشد جهت انجام اصلاحات از اسناد مزبور استفاده مي‌شود.ارزش قلم ميتواند عدد مثبت، صفر باشد.
رمز تعديل نشانگر علت خروج كالا از انبار تعديل موجودي يا نوع كالاي به موجودي اضافه شده ميباشد. رمزهاي مزبور عبارتند از:
ضايعات ناشي از فساد و تباهي
شكسته‌شدن كالا در انبار
انهدام كالا در اثر آتش‌سوزي
اقلام خارج از رده و مازاد بر نياز
اقلام اسقاطي
اموال از كار افتاده
13-2- سيستم يكنواخت محاسبات كاركنان
1-13-2- استخدام، انتقال و اخراج كاركنان
الف- استخدام
هر كارمند تحت شرايط خاصي استخدام مي‌گردد، به منظور ثبت مشخصات پرسنلي كارمند جديدالاستخدام يا استخدام مجدد كوشش گرديده كه اطلاعات پرسنلي و مبناي محاسبات حقوق و مزاياي مربوطه از طريق برگ اقدامات پرسنلي به سيستم مكانيزه حقوق تغذيه گردد.
ب- انتقال
اطلاعات مربوط به كارمندان انتقالي از واحدي به واحد ديگر از طريق برگ اقدامات پرسنلي و تغذيه به سيستم مكانيزه حقوق انجام مي‌پذيرد..اين مكانيزم در نمودار 2-2 نشان داده شده است
2-13-2- نمودار عملكرد سيستم حقوق
اطلاعات ورودي
نمودار عملكرد
امور اداري برگ اقدامات پرسنلي تهيه مينمايد.
امور اداري برگ اقدامات پرسنلي به حسابداري حقوق ارسال مي‌دارد.
حسابداري حقوق پس از وصول برگ اقدامات پرسنلي تكميل شده اقدامات زير را انجام مي‌دهد.
الف- كنترل و بررسي امضاءهاي مجاز
ب- بررسي اطلاعات مندرج در برگ اقدامات پرسنلي
ج- كنترل و بررسي شماره رمزهاي مورد استفاده
د- ارسال برگ اقدامات پرسنلي به خدمات ماشيني جهت انجام محاسبات لازم.
4- عمليات سيستم:
الف- سيستم بر حسب رمز اقدام و نوع استخدام محاسبات و تعديلات لازم را انجام مي‌دهد.
ب- بروز درآوردن اطلاعات
ج- تهيه گزارشات موردنياز حسابداري حقوق
اطلاعات ورودي
مراحل انجام عمليات
اطلاعات خروجي
امور اداري/ واحدهاي مربوطه نسبت به تهيه و تكميل برگهاي اطلاعات ورودي و تغذيه آن به سيستم از طريق حسابداري حقوق اقدام مي‌نمايند.
حسابداري حقوق: بررسي و كنترل امضاءهاي مجاز و همچنين مندرجات برگهاي اطلاعات ورودي
سيستم: انجام محاسبات و عمليات لازم و تهيه گزارشات موردنياز.
نمودار 1-2 (سيستم عملكرد حقوق)
3-13-2- كسورات كارمندان
1- كسور عمومي
كسور عمومي به آندسته از كسور اتلاق مي‌گردد كه طبق قوانين و مقررات استخدامي شركت نفت مجاز خواهد بود از حقوق كارمند بطور مستمر كسر نمايد. لذا بر همين اساس از قبل در سيستم مكانيزه برنامه‌ريزي لازم انجام پذيرفته و نياز به تهيه فرم اطلاعات ورودي كسور به سيستم مكانيزه نخواهد بود.
ماليات بر درآمد
حق بيمه سهم كارمند
حق بيمه سهم كارفرما
بازنشستگي سهم كارمند
بازنشستگي سهم كارفرما
پس‌انداز سهم كارمند
پس‌انداز سهم كارفرما
2- كسوري كه بوسيله اطلاعات ورودي كسور به سيستم مكانيزه اطلاع داده مي‌شود.
بطور كلي برداشت از حقوق كارمندان از طريق اطلاعات ورودي كسور بشرح زير انجام مي‌پذيرد.
الف- كسور ثابت
به آندسته از كسور ثابت اتلاق مي‌گردد كه اطلاعات برداشت از تاريخ شروع به سيستم مكانيزه حقوق تغذيه مي‌گردد و سيستم ماهانه بطور خودكار از حقوق كارمند كسر مينمايد. براي قطع چنين كسوري لازم است مجدداً توسط اطلاعات ورودي و تاريخ اجراء به سيستم مكانيزه حقوق اطلاع داده شود.
ب- كسور متغير
به آندسته از كسور متغير اتلاق مي‌گردد كه اطلاعات ورودي فقط براي يكبار جهت كسر از حقوق كارمند به سيستم مكانيزه حقوق تغذيه مي‌گردد.
4-13-2- وام كاركنان
كليه وام‌ها از طريق امور وام و وجوه بازنشستگي و پس‌انداز كنترل و پرداخت مي‌شوند ولي در حدود اختيار مدير واحد/ مدير امور مالي/ اداري اقلامي از بدهي‌هاي اتفاقي كارمند با توجه به مقررات حدود اختيارات بصورت وام به كارمند پرداخت و تقسيط مي‌گردد.
بنابراين وام‌هاي پرداختي به كارمندان به دو گروه تقسيم مي‌گردد.
الف- وام‌هائي كه پس از تصويب امور صندوقهاي بازنشستگي و پس‌انداز و رفاه كاركنان پرداخت مي‌شود مانند:
وام مسكن
وام تعمير مسكن
وام ازدواج
وام پس‌انداز
وام اضطراري
وام اتكائي
ب- وام ناشي از بدهي‌اي اتفاقي كه در چارچوب مجموعه مقررات پرسنلي و حدود اختيارات مدير/ مدير امور مالي/ اداري هر واحد قابل پرداخت يا تقسيط ميباشد.
مانند:
وام مددكاري
وام درماني
وام محلي
بدهي اجرائيات
براي وام‌ها در سيستم مكانيزه حقوق بگونه‌اي برنامه‌ريزي گرديده كه ضمن كسر اقساط ماهيانه تاريخچه وام را نيز تكميل و در هر مرحله گزارشات لازم براي واحدهاي ذيربط مهيا
