تعريف شده باشد تا فرايند نيازسنجي توسط مجريان به سمت و سويي مورد نظر است، گرايش پيدا نكند. اولين مسئله، تعيين جامعه‌ي مورد مطالعه يا گروهي است كه نيازهايشان سنجيده مي‌شود. اگر تعريف جمعيت مورد نظر براي نيازسنجي با استفاده از شاخص‌هاي جمعيتي نظير سن، پايگاه اقتصادي و اجتماعي، مليت، نژاد و مانند آن‌ها صورت گيرد، از دقت بيشتري برخوردار خواهد بود، (همان منبع) به اعتقاد برك ويتز انتخاب جامعه‌ي مورد مطالعه كاري بس حساس و مهم است كه به عوامل گوناگوني بستگي دارد، از جمله منابع سرمايه‌گذاري شده در زمينه نيازسنجي، چگونگي توصيف، گستره، سطح و ماهيت تبليغات انجام گرفته درباره‌ي نيازسنجي. (Berkwitz,1996)
4.چه سئوال‌هايي و با چه كيفيتي مطرح مي‌شوند؟ روايي و اعتبار پرسسش‌نامه اعم از شفاهي يا كتبي براي پژوهش گر مسجل شده باشد.
5. چه منابعي در دسترس است؟ اين منابع عبارت‌اند از: زمان، بودجه، نيروي انساني، اطلاعات، سازمان و تشكلات. (Darly,1987)
2-20. روش، فنون و الگوهاي نياز سنجي
2-20-1. فرآيند برنامه‌ريزي نيازسنجي
وقتي ضرورت استفاده مطلوب از منابع و امكانات محدود و دستيابي به حداكثر بهره‌وري مطرح شد، برنامه‌ريزي جايگاه ويژه‌اي پيدا كرد و از آنجا كه براي برنامه‌ريزي اصولي و واقع‌بينانه، اطلاعات مطمئن، جامع و صحيح مورد نياز است، فرايند نيازسنجي آموزشي بيش از پيش مورد توجه قرار گرفت.(فتحي و اجارگاه،1375)
در فرآيند نياز سنجي، نيازها تشخيص داده شده، برحسب اولويت، براي ارضا يا تحقق آن‌ها اقدام مي‌شود و داده‌هاي حاصل از فرايند نيازسنجي، مجموعه اطلاعات مورد نياز براي برنامه‌ريزي را فراهم مي‌كند. (بذار چمازكتي،1392)
داده‌هاي حاصل از نياز سنجي، به مثابه مواد اوليه براي برنامه‌ريزي آموزشي هستند. براي تحقق اهداف آموزشي و پر كردن خلأها و شكاف‌هاي آموزشي كه بين عملكرد واقعي و عملكرد مطلوب كاركنان وجود دارد، برنامه‌ريزي ضرورتي اجتناب‌ناپذير است. وجود محدوديت در منابع مختلف سازماني و لزوم تحقق برخي اهداف آموزشي با اولويت، فرايند برنامه‌ريزي آموزشي را موجه مي‌كند.(همان منبع)
2-21. روش‌هاي و منابع شناسايي نيازهاي آموزشي
براساس نظر سيدجوادين(1392) در نخستين مرحله فرآيند آموزش، نيازهاي آموزشي بر اساس تجزيه و تحليل اطلاعات استخراج مي‌گردد، رويه‌هاي مختلفي براي اين كار وجود دارد كه به اختصار در جدول شماره 2-1تشريح و مقايسه گرديده‌آند.
جدول2-1 رويه و روش‌هاي شناسايي نيازهاي اموزشي
مبنا و زمينه‌هاي بررسي
طريقه و روش شناسايي
پرسش‌هايي كه بايد پاسخ داده شود
الف) تجزيه و تحليل شرايط و مسائل سازماني
– تغيير مأموريت‌هاي سازمان
– سازماندهي مجدد
– بهسازي كيفيت توليدات
– تغيير در كميت توليد
– مسائل فني
– مسائل اجرائي
– مشكلات ارتباطي
– عملكرد كاركنان
– نياز به آماده نمودن كاركنان جديد
– بهبود مهارت‌ها
– نياز به اعتلاي اخلاقي
– آماده نمودن براي مسئوليت‌ها بيشتر
– افزايش كارآيي و بهره‌وري
الف:گفتگو و پرس و جو از
– مديران
– سرپرستان
– كاركنان
ب: مشاهده و بررسي
– گردش كار
– عملكرد و عادات كاري كاركنان
– روابط
– كنش و واكنش
پ: مطالعه
– گزارش‌ها و سوابق
– ساختار و سياست‌هاي سازمان
– آمار و اطلاعات
الف: مسائل و موقعيت‌هاي موجود كدامند؟
ب: علت و ريشه مسائل چيست؟
پ: چه بهبودي و چگونه مي‌تواند به وجود آيد؟
ت: چه كمبودها و كاستي‌هايي در برنامه‌هاي فعلي آموزش وجود دارد؟
ث: آيا با آموزش مي‌توان بهبودي در وضعيت موجود فراهم آورد؟
ج: چه نوع آموزش‌هايي مورد نياز است؟
ج: اولويت در آموزش چيست؟
نياز كاركنان به آموزش، ريشه در ويژگي‌ها و شرايط فردي، شغلي، محيطي و اجتماعي دارد.
2-21-1. جامعه
اهميت جامعه بيشتر از آن جهت است كه مباني ارزشي و هنجارهاي مورد قبول كار و زندگي را براي كاركنان تعيين مي‌كند و بدين وسيله به اهداف و استراتژي‌هاي سازمان و انتظارات فرد جهت ميدهد.
2-21-2. سازمان
سازمان به عنوان مجموعه‌اي متشكل از اجزاي معين، كه به طور هماهنگ و منسجم در جهت تحقق اهداف معيني با يكديگر همكاري مي‌كنند از دو جهت در تعيين نيازهاي آموزشي كاركنان داراي اهميت است اول به جهت ارتباط آن با جامعه و دوم به دليل ارتباط آن با شغل و فرد. نيازسنجي در سطح سازمان عمدتاً از طريق مقايسه بين چشم اندازها و اهداف سازمان با قابليت‌هاي منابع انساني و عملكردهاي جاري افراد و واحدهاي عملياتي صورت مي‌پذيرد. نيازسنجي در اين سطح بيشتر ارتباط را با برنامه ريزي راهبردهاي سازمان دارد و بيشتر بر نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهديدها توجه ويژه مي‌شود. (شكل2-3)
2-21-3. شغل
تجزيه و تحليل شغل يا عمليات عمدتاً به شرح شغل و الزامات آموزشي شغل و وظيفه مربوط است و از طريق آن، مي‌توان به عناوين و محتواي دوره‌هاي آموزشي كه براي ايفاي موفقيت‌آميز وظايف شغلي ضروري‌اند، مشخص و تعيين مي‌شود. تحليل شغل به عنوان مبناي اصلي آموزش‌هاي شغلي، اساسي‌ترين گام در طراحي دوره‌ها، نيازسنحي آموزشي، تدريس و ارزش‌يابي آموزشي است. (نوروزي و ديگران، 1393)
در جدول 2-2 به معرفي انواع روش‌ها نياز سنجي آموزش كاركنان، مزاياي آن‌ها، محدوديت‌هاي آن‌ها و موارد كاربردشان پرداخته مي‌شود.
شكل 2-3: تعيين نيازهاي آموزشي باتوجه به جنبه‌هاي عمكرد سازمان (سيد جوادين،1392)
جدول : 2-2 انواع روش‌هاي نيازسنجي آموزش كاركنان (نوروزي و ديگران، 1393)
روش نياز سنجي
مزايا
محدوديت‌ها
موارد كاربرد
استادندارد مهارت
– سهولت در شناسايي نيازهاي آموزشي به دليل وجود استانداردهاي مهارت
– همراستايي با استانداردهاي بين المللي
– تنوع و تغيير استانداردها در زمينه‌هاي مختلف مي‌تواند از عموميت آن بكاهد.
– تعيين نيازهاي شغلي
– معرفي دوره‌هاي آموزشي مشاغل استاندرد
روش
PAQ(مك كلند)
– كم هزينه است.
– مي‌تواند اطلاعات را از گروه زيادي جمع‌آوري كند.
– اطلاعات به سادگي دسته‌بندي و خلاصه مي‌شوند.
– نسبتاً زمان بر است.
– ممكن است نرخ بازگشت پرسشنامه پايين باشد. و همچنين جواب‌ها نامرتبط باشند.
– جزئيات مشاغل را نمي‌توان به خوبي بررسي كرد.
– ارزيابي شغل
– ارزيابي عملكرد
– برنامه‌ريزي جبران خدمت
– تعيين شباهت مشاغل
– تعيين خانواده مشاغل
– مشاوره شغلي
– تعيين نيازهاي آموزشي
– طراحي شغل
– رشد و توسعه سازمان و كاركنان
روش
DACUM
– روش قابل اعتماد، سريع و كارا در تعيين بازنگري در دوره‌هاي آموزشي
– درگيري كاركنان خبره در افزايش بارش مغزي
– خروجي با كيفيت بالا
– آينده‌نگري
– از آنجا كه مبتني بر مصاحبه است، زمان بر است.
– نيازمند مصاحبه گران ماهر است.
– برنامه ريزي دوره‌هاي آموزشي
– معرفي دوره‌هاي تحصيلي
– مشاوره مسير شغلي
– آزمون شايستگي
– شناسائي مشكلات سازمان
روش
PS (حل مسأله)
– دستيابي به راه حل عملي در كوتاه مدت
– مسأله محور است. يعني بايد پيش از هر چيز مسأله‌اي تعريف گردد.
– نيازمند تعريف دقيق از مسأله است. در غير اينصورت مي‌تواند گمراه كننده باشد.
– برطرف نمودن مسائلي كه دليل آن فقدان آموزش تلقي شود.
– شناسايي نيازهاي آموزشي
– استفاده بهينه از امكانات و منابع سازمان
روش
O-Net
– از آنجا كه با استفاده از اينترنت انجام مي‌گيرد، با سرعت و سهولت انجام مي‌گيرد.
– ورود و تحليل داده‌ها در ان به سهولت انجام مي‌شود.
– مشاغل بايد از ميان الگوي معيني از مشاغل انتخاب شود.
– از پرسشنامه در بيان نظرات استفاده مي كند.
– برنامه‌ريزي دوره‌هاي آموزشي
– معرفي دوره‌هاي تحصيلي
– مشاوره مسير شغلي
2-22.الگوهاي نياز سنجي
2-22-1. الگوي نيازسنجي آموزشي8
طراحي و اجراي پروژه‌هاي نيازسنجي در هر سطحي مستلزم پيروي از يك طرح و الگوي عملي مشخص است.به طوي‌كه انتخاب، طراحي و تدوين الگوي نيازسنجي مي‌تواند باعث تسهيل، افزايش دقت و اعتبار فرآيند نيازسنجي شود. افزون بر الگوها، تكنيك(فنون) نيز در فرآيند نيازسنجي مورد استفاده قرار مي‌گيرند. اين فنون به عنوان ابزارهاي مناسبي براي نيازسنجي محسوب مي‌شوند و مي‌توانند اطلاعات بسيار مفيدي، براي نيازسنجي فراهم آورند.(عباس‌زادگان و ترك زاده،1379)
2-22-2. الگوي كلاسيك، قياسي و استقرايي
راجر كافمن معتقد است كه كليه الگوهاي موجود در زمينه نيازسنجي در تعليم و تربيت را مي‌توان در قالب يكي از سه الگوي زير قرار داد:
1- الگو كلاسيك: الگو كلاسيك يا ستني فرآيند نيازسنجي را به شكلي بسيار ساده دنبال مي‌كند. اين مدل معمولاً با بيان كلي از اهداف و يا مقاصد شروع مي‌شود و بلافاصله اقدام به طرح و توسعه برنامه‌هاي آموزش مي‌نمايد، برنامه‌هايي كه پس از اجراء ارزيابي نيز مي‌شوند. معمولاً از چهار ركن عمده در اين الگو براساس داده‌هاي تجربي شكل نمي‌گيرند و غالباً اجراي اين مراحل نيز قابل اندازه‌گيري دقيق نمي‌باشند.
2- الگو قياسي: الگويي است كه در آن حركت از كل به جزء انجام مي‌شود؛ به عبارت ديگر الگوي قياسي با تعريف و بيان هدف‌هاي كلي و برون دادها آغاز مي‌شود. براي اين كار مي‌توان از پيش اهدافي قابل حصول و واقعي را انتخاب كرده و بر مبناي آن معيار يا شاخص‌هاي واقعي رفتا را تدارك ديد، سپس بايد به گردآوري اطلاعات دربارة وضع موجود پرداخت كه آيا شاخص‌هاي رفتاري عملاً در شرايط فعلي وجود دارند يا خير؟
بر اساس اختلاف‌هاي موجود، نيازها(آنچه كه وجود ندارد) در قالب هدف‌هاي ويژه بيان مي‌شوند و سپس مي‌توان به برنامه‌ريزي آموزش پرداخت.
3- الگوي استقرايي: استقراء ساخته شده از مادة قريه و به معني جستجوي روستا به روستا براي كشف حقيقت است. استقرا در مقابل قياس قرار مي‌گيرد كه در آن بر عكس روش قياس جستجو از جزء به كل است. براساس اين تعريف، الگوي استقرايي در نيازسنجي آموزشي، الگويي است كه در آن بررسي‌ها از جزء به كل انجام مي‌شود؛ در واقع مراحل تعيين اهداف و نيازهاي آموزشي از بررسي رفتارهاي موجود كاركنان و دريافت اطلاعات از سطوح پايه و عملياتي آغاز مي‌شود.(رخشان، 1366)
2-22-3. الگو SWOT
هدف، شناسايي نيازهاي آموزشي سازماني از طريق تحليل تهديدها، فرصت‌ها، ضعف‌ها و قوت‌هاي موجود در هريك از حوزه‌هاي فعاليت كليدي سازمان در يك زمينه استراتژيك مي‌باشد. تحليل SWOT را مي‌توان براي تعيين نيازهاي آموزشي كل سازمان يا هريك از واحدهاي سازماني به كار برد. طبق اين الگو نخست عوامل بيروني (تهديدها و فرصت‌ها) و سپس، عوامل دروني(ضعف‌ها وقوت‌ها) مورد بررسي قرار مي‌گيرند. ترتيب فوق زمينه‌اي براي مقايسه و مقابله ابعاد با زمينه‌هاي منفي و مثبت و شناسايي شكاف‌ها و تخصيص منابع فراهم مي‌آورد.راي تحليل SWOT پاسخ به سئوالات ذيل در ابعاد بيروني و دروني سازمان، مفيد و لازم است.(خراساني و مهدي،1385)
الف: عوامل خارجي
1) فراگيران چگونه محصولات و خدمات شما دريافت مي‌كنند؟
2)تصوير و شهرت سازمان شما چيست؟
3) سازمان شما به چه مشكلاتي در بازار رقابت روبروست؟
4) آموزش چه تأثيري بر عوامل خارجي دارد؟
5) چه ادراك و استنباطي نسبت به تعهد سازمان به آموزش كاركنان وجود دارد؟
6) رقبا و سازمان‌هاي همكار شما چقدر و چگونه به آموزش معتقدند؟
7) تعهد به آموزش چگونه و به چه ميزاني جذب نيروهاي جديد و شايسته را تحت تأثير قرار ميدهد؟
ب: عوامل داخلي
1) چه تعداد كارمند در سازمان كار مي‌كنند؟
2) آيا سازمان با ازدياد نيرو مواجه است يا كمبود نيرو؟
3) گروه‌هاي كاري مختلف سازمان كدامند؟
4) آموزش كاركنان با چه مشكلاتي مواجه است؟
5) در هريك از گروه‌ها آموزش اولويت چندم است؟
6) نگرش مديريت ارشد و مديريت عملياتي سازمان به آموزش چيست؟
7) نقاط قوت سازمان شما در زمينه عملكرد كاركنان چيست؟
8) گروه‌هاي كاري چه دانش، مهارت و نگرش لازم دارند؟
در نهايت تعيين كنيد كه متناسب با فرصت‌ها و تهديدها، براي رفع نقاط ضعف و نيز پرورش و تقويت نقاط قوت سازمان
