پایان نامه ارشد با موضوع عدم تمرکز، سلسله مراتب

دانلود پایان نامه ارشد

افزايش توان گروه مديران باعث شده است که ريز پرداز ها بتوانند در تکنولوژي اداري سازمان نقش بزرگ تري ايفا نمايند . در واقع نقشي که اين ريز پرداز ها در سيستم مديريت دارند به اندازه نقشي است که سيستم مکانيزه منسجم در صحنه توليد دارد ( دفت127 ،ترجمه فارسي، 1380: 246 ) .
سيستم اطلاعاتي مديران اجرايي، سيستم تصميم گيري گروهي و سيستم پيام دهنده الکترونيکي از مهم ترين ويژگي هاي پيشرفته اطلاعاتي هستند . سيستم اطلاعات مديران اجرايي128 عبارت است از کاربرد تکنولوژي کامپيوتري براي تامين نيازهاي اطلاعاتي مديران اجرايي سازمان . براي مثال ، مدير عامل يکي از شرکتهاي معروف آمريکا توانست براي مقايسه عملکرد نيرو هاي کاري مستقر در آمريکا و ساير واحد هاي شرکت که در اروپا يا نقاط ديگر دنيا مستقر بودند از کامپيوتر شخصي خود استفاده کند . بر روي صفحه کامپيوتر اين مقام ارشد سازماني جدول هايي به رنگ هاي مختلف پديدار مي گشت که ميزان باز دهي مناطق يا واحد هاي مختلف ، در نقاط مختلف دنيا را نشان مي داد . او با استفاده از اين داده ها به اين مساله پي برد که فروشندگان واحد هاي خارج از آمريکا ( در مقايسه با فروشندگان امريکايي ) وقت بيشتري صرف مراجعه و باز ديد از فروشگاه هاي کوچک مي کردند ، که در نتيجه او توانست با اقدام مقتضي و تصميم به موقع اين مساله را حل کند ، و هزينه نوع خدماتي را که به فروشگاه هاي کوچک داده مي شد پايين آورد . سيستم اطلاعاتي مديران اجرايي اين ظرفيت را دارد که بتوان آن را براي تصميمات برنامه ريزي نشده ( مثل تعيين استراتژي شرکت و نوع واکنشي که بايد در برابر شرکت هاي رقيب نشان داد ) به کار برد(جيمز129،ترجمه فارسي ،1386: 134) .
گروه افزار يا تشکيل ميز گرد از راه دور اين امکان را به وجود مي آورد که چندين عضو يک گروه ، با استفاده از کامپيوتر هاي شخصي خود ، در نقاط مختلف دنيا جلسه تشکيل دهند . به صورت گروهي تصميم بگيرند . براي مثال ، مديراني که در اين گرد همايي ها مشارکت مي کنند مي توانند دور يک ميز کنفرانس بنشينند ، يا در دفاتر خود باقي بمانند ، ولي هر يک از آن ها به سيستم کامپيوتري متصل هستند که بر روي صفحه آن پيشنهادها و نظر هاي ساير اعضا نوشته مي شود . همه کساني که در چنين جلسه کامپيوتري مشارکت مي کنند ، جملات همانندي بر روي صفحه تلويزيون خود مي بينند ، که در نتيجه مي توانند تبادل نظر بنمايند ، اختلاف نظر ها را از بين ببرند ، در نتيجه کار اطلاع رساني و مشارکت در تصميم گيري بسيار اسان مي گردد(دفت ،ترجمه فارسي، 1380: 247 ) .
2-2-3- کاربرد تکنولوژي پيشرفته اطلاعاتي
تکنولوزي پيشرفته اطلاعاتي مديران را قادر مي سازد تا با سازمان ، محيط و يکديگر ارتباط بيشتر و بهتري بر قرار نمايند . فايده هايي که اين تکنولوژي براي فرايند مديريت داشته است به شرح زير مي باشد :
2-2-3-1-مشارکت بيشتر در تصميم گيري
مديران براي ايجاد ارتباط بين خود بايد مقداري وقت و نيرو صرف کنند . با استفاده از تکنولوژي پيشرفته اطلاعاتي مي توان مقدار وقتي که در اين راه صرف مي نمايند يا تلاشي که آنان در اين باره مي کنند را کاهش داد ، به ويژه زماني که مديران از نظر فيزيکي در فاصله دور از هم قرار دارند . براي مثال کسي که مي خواست محصول جديدي را توليد و عرضه نمايد ، در رابطه با ويژگي هاي آن محصول يک پيام الکترونيکي فرستاد ، و در رابطه با ويژگي محصول جديد نظر خواهي کرد . او بيش از 150 پيشنهاد از هر گوشه اي از جهان دريافت کرد ، که تقريباً همه آن ها از کساني بودند که وي هيچ شنايي با آن ها نداشت . گذشته از اين ، نتيجه تحقيقات نشان مي دهد که تکنولوژي يشرفته اطلاعاتي باعث مي شود که تماسهاي بين مديران رده بالا و رده پايين سازمان افزايش يابد . مديران رده مياني سازماني مي توانند به صورتي مستقيم با مدير تماس بگيرند ، و يک معاون مي توند به صورت مستقيم با مهندس يک طرح ارتباط بر قرار نمايد . در يکي از برگ ترين خرده فروشي هاي دنيا که انواع شيريني و شکلات توليد و عرضه مي کند ، کارکنان واحد ها و شاخه هاي مختلف سازمان با استفاده از سيستم ارتباط الکترونيکي به صورتي مستقيم با مديرعامل تماس مي گيرد و ديدگاه ها ي نشريه هاي خود را درباره محصولات شرکت رقيب و واکنش مشتريان به اطلاع وي مي رسانند . شرکت زيراکس توانست با استفاده از اين سيستم ، مشارکت مديران ارشد را در تصميم گيريها از پانزده نفر به حدود يکصد نفر برساند ، و اين انديشه است که تعداد را به 500 مدير افزايش دهد(بهشتيان و ابوالحسني، 1387: 34) .
2-2-3-2-افزايش سرعت در تصميم گيري
استفاده از تکنولوژي پيشرفته اطلاعاتي باعث مي شود که زمان و وقت کمتري را صرف گرد همايي هاي مربوط به تصميم گيري نمايد ، تکرار پيام ها کاهش يابد و گروه هاي ذي نفع مي توانند به صورت مستقيم با يکدگير تماس بر قرار کنند . براي مثال ،شرکت زيراکس توانست زمان جلسه يا گرد همايي را ( بااستفاده از سيستم کامپيوتري جديد) کاهش دهد . پيش از تشکيل جلسه هيچ لازم نيست که نوشته يا کاغذي بين افراد و دواير رد و بدل شود . هر واحدي طرح خود را به صورت پيام الکترونيکي ، پنج روز پيش از تشکيل جلسه ، مي دهد ، و هر يک از مديران عالي و اجرايي آن را مطالعه مي کنند . زمان جلسه کوتاه است ، زيرا هر يک از آن ها ، پيش از آن به حد کافي ، براي مساله مورد نظر وقت صرف کرده اند(تهراني،1384: 67) .
2-2-3-3-افزايش سرعت در شناسائي مسائل
با استفاده از تکنولوژي پيشرفته اطلاعاتي فعاليت هاي سازمان بيشتر و بهتر در معرض ديد مديران قرار مي گيرد . براي مثال ، داده هاي مربوط به فروش و تحقيقات بازار ( از نظر خرده فروشي ها و بررسي هاي انجام شده ) بيشتر در دسترس مديرانپرسش داشته اند ( زيرا آنان نسبت به ماده خاصي حساسيت دارند ) و سر انجام اين که ، من درباره هر گونه اظهار نظر مشتريان درباره انواع شيريني هايي که توليد و عرضه مي کنيم آگاهي مي يابم .( دفت ،ترجمه فارسي، 1380: 250 ) .
2-2-4- طرح ريزي سازمان
اينک سازمان ها به اثرات شديدي که تکنولوژي پيشرفته اطلاعاتي بر ساختار سازماني دارد پي برده اند . نتيجه تحقيقاتي که در اين زمينه انجام شده ، به شرح زير است :
2-2-4-1-کاهش ارتقاع هرم سازمان
کاربرد تکنولوژي پيشرفته اطلاعاتي باعث شده است که بسياري از سازمان ها از سطوح متعدد مديريت بکاهند . يک سازمان که در لندن از اين تکنولوژي پيشرفته استفاده کرد ، به جاي اينکه سلسله مراتب اداري را دقيق رعايت کند، سعي کرد به کارکنان و اعضاي سازمان اختيارات بيشتري بدهد و سطوح مديريت را از سيزده به چهار کاهش داد . نمونه ديگر شرکت بيمه ” آتنا ” است که با استفاده از تکنولوژي اطلاعات ، تيم هايي جايگزين سيستم سرپرستي قديمي کرد که با سلسله اختيارات منسوخ کار مي کردند(رضائيان، 1380: 20) .
2-2-4-2-تمرکز يا عدم تمرکز بيشتر
با توجه به ديدگاه مديريت سازمان ، کاربرد تکنولوژي پيشرفته اطلاعاتي مي تواند موجب تمرکز يا عدم تمرکز مديريت در سازمان شود . مديراني که مي خواهند سيستم تصميم گيري خود را متمرکز نمايند مي توانند از اين تکنولوژي استفاده کنند تا اطلاعات بيشتري جمع آوري کرده و تصميمات بيشتري بگيرند ، که اغلب مسئوليت بيشتري در پي خواهد داشت . از سوي ديگر ، مديراني که بخواهند سيستم مديريتي خود را غير متمرکز کنند مي توانند با بهره گيري اين تکنولوژي ، اطلاعات بيشتري را به کارکنان و اعضاي سازمان بدهند و بر ميزان مشارکت آنان در تصميم گيري ها و استقلال و خود مختاري آنان بيافزايند . فلسفه مديريت و فرهنگ سازمان در صحنه کاربرد اين تکنولوژي ( در جهت متمرکز بودن يا غير متمرکز ساختن مديريت ) نقش اصلي را ايفا مي کند (حبيبي، 1383: 40).
2-2-4-3-بهبود هماهنگي
شايد يکي از بزرگترين ره آورد هاي تکنولوژي پيشرفته اطلاعاتي اين باشد که مديران بتوانند با يکديگر ارتباط بيشتري بر قرار نمايند ، حتي زماني که دفاتر يا فروشگاه ها در نقاط مختلف دنيا پراکنده اند .سه روش حاصل از کاربرد اين تکنولوژي ( يعني سيستم پيام دهنده الکترونيکي ، سيستم اطلاعات مديران اجرايي و تشکيل ميز گرد از راه دور ) مديران را قادر ساخته است تا با يکديگر ارتباط بر قرار کنند و از فعاليت ها ونتايج کار يکديگر آگاه شوند . سيستم کامپيوتري کانال هاي ارتباطي جديدي به وجود مي آورد که اين مديران مي توانند از آن استفاده کنند . به صورت يک گروه در اين ميان داراي رفتار گروهي گردند . اين تکنولوژي در راه از ميان برداشتن سد ها به مديران کمک مي کند و نوعي احساس گروهي خلق مي نمايد ، که در نتيجه يک هويت سازماني به وجود مي آيد (يعني همان چيزي که پيش از آن وجود نداشت)
(آسافو130، ترجمه هاشمي فر ، 1386: 176) .
2-2-4-4-شرح دقيق تري از وظايف
با کاهش وظايف اداري ، کاربرد اين تکنولوژي موجب مي شود که سياست ها به صورتي دقيق تر و شرح وظايف به گونه اي مفصل تر بيان شوند . شرکت هايي که از تکنولوژي پيشرفته اطلاعاتي استفاده مي کنند شباهت زيادي به سازمان هاي خدماتي پيدا مي کنند . پست هاي مديريت و اداري ( که پس از به کار گيري اين سيستم اطلاعاتي ) باقي مي مانند بايد به صورتي آگاهانه تر عمل کنند و به کار هاي سنگين تر دست يابند و آماده حل مشکلات گوناگون شوند(ابراهيمي نژاد، 1380: 68-65) .
2-2-4-5-افزايش کارکنان متخصص
کاربرد سيستم اطلاعاتي پيچيده بدان معني است که کارکنان بايد بسيار آموزش ديده و حرفه اي باشند تا بتوانند با اين سيستم کار کنند و آن را حفظ نمايند . در بيشتر موارد سازمان ها بايد ، پس از به کار گيري اين تکنولوژي ، کارگران بدون مهارت خود را با افراد ماهر و متخصص جايگزين نمايند . براي مثال گروه بانکداري امريکاي شمالي پس از به کار گيري ” سيستم خدماتي مشتريان ” مجبور شد نسبت کارکنان ماهر و حرفه ي خود را از 30 به 60 در صد برساند. اين سيستم جايگزين تعداد زيادي از نيرو هاي دفتري شد . براي کار هايـي مثل نامه نويــسي ، بايگــاني و پر کردن فرم تعداد اندکي کارمند لازم بود و بقيه منتظر خدمت شدند . مديران رده بالا و مياني سازمان مي توانند با استفاده از اين تکنولوژي آن را ارسال کنند ( دفت ، ترجمه فارسي،1380 : 252 – 250 ) .
مهمترين شرط کاربرد و استفاده از اتوماسيون در اکثر سازمآن ها ، صرف نظر از موارد استفاده ديگر آن ، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت در کار آن ها است . به خاطر توسعه دامنه عمليات سازمان است که اين امر احتياج به گسترش مجاري ارتباطات با سرعت بيشتر است و اتوماسيون اداري موجب مي گردد که مجاري ارتباطي کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت در اختيار مديران قرار گيرد(افتخاري، 1384: 45-43) .
2-2-5- مزاياي به کارگيري سيستم هاي اطلاعات مديريت
به طور کلي مزاياي کاربرد سيستم هاي اطلاعات به دو دسته مزاياي مستقيم و غير مستقيم تقسيم مي شود :
2-2-5-1-مزاياي مستقيم
افزايش محصول يا بازده و صرفه جويي در وقت يا نيروي کار . اين مزايا که قابــل اندازه گيري بوده و ممکن است تاثير مستقيم و کوتاه مدت بر جريان نقدينگي داشته باشد عبارتند از(صرافي زاده،????: ???) :
1-کنترل بهتر بر کار ، به خاطر تقسيم کمتر نيروي کار .
2-تبديل اطلاعات از شکلي به شکلي ديگر کمتر صورت مي گيرد ، مانند نوشتن روي نوار که پس از آن روي کاغذ تايپ مي شود.
3- فعاليتهاي غير مولد مانند بايگاني ، نگهداري سوابق و به هنگام رساني کمتر مي شود.
4- سازماندهي غير مولد مانند بايگاني ، نگهداري سوابق و به هنگام رساني کمتر مي شود.
5-مديريت اطلاعات و دانش: اين سامـانــه امکان نگهداري و ايجـاد بانک‌هـاي اطلاعـاتي سازمان را دارد و از اين طريق مي‌توان با ايجـاد مديريت اطـلاعات به استـخراج نتايج مطلوبي از اطلاعات دست يافت که اطــلاعات تشکيل دهنده دانش سازماني و آرشيو اطلاعات مرتبط به دانش منجر مي‌شود.
6-امکان تهيه گزارش‌هاي متنوع و متکثر از رابطه بين داده‌ها در سريع‌ترين زمان ممکن.
7-توليد سالنامه عملکردي: اتوماسيون‌ اين امکان را فراهم مي‌کند که

پایان نامه
Previous Entries پایان نامه ارشد با موضوع عصر اطلاعات Next Entries پایان نامه ارشد با موضوع حقوق و دستمزد، طرح و نقش، داده ها و اطلاعات