دانش داشته‌اند و از آن استفاده كرده‌اند”. اما دقيقاً دانش چيست؟ دانش، دانستني است كه در تجربيات، مهارتها، قابليتها، توانايي‌ها، استعدادها، افكار، عقايد، طرز كارها، الهامات و تصورات افراد موجود است و به شكل مصنوعات ملموس، فرايندهاي كاري و امور روزمره يك شركت خود را آشكار مي‌سازد .دانش دو نوع است: عيان و نهان (يا ضمني). دانش صريح، دانشي است كه مدون شده است و يا به فرمتهاي خاصي ارائه شده است. مثلاً توضيح داده شده يا ثبت شده يا مستند شده و بنابراين به آساني مي‌توان ديگران را در آن سهيم نمود. دانش صريح مي‌تواند در اشكال دست نامه‌ها، روش كارهاي نوشته شده، بايگاني‌هاي تجاري، مجله يا مقالات مجلات، كتابها، صفحات وب، بانكهاي اطلاعاتي، اينترانتها، ايميل‌ها، يادداشتها، ارائه‌هاي گرافيكي يا منابع ديداري – شنيداري تدوين شده باشد. هنگامي كه دانش، مدون و كدگذاري شود مصنوع دانش توليد مي‌شود و اين مصنوع دانش است كه مي‌تواند مديريت شود .دانش نهان، دانش شخصي و ابراز نشده‌اي است كه يك فرد دارد. دانشي كه در ذهن افراد است – آگاه بودن از چگونگي چيزي، ترفندهاي ظريف، بينش، نظر و مواردي كه مي‌تواند مفيد واقع شود. به بيان ساده‌تر، دانش و تجربه‌اي است كه يك فرد در طول سالها از طريق تجربه، تعامل با ديگران و آزمون سعي و خطا بدست آورده است. اين دانش تنها در ذهن افراد يا در يادداشتهاي شخصي، فايلهاي كامپيوتري يا كشوي ميز آنها مستقر است. دانشي كه هرگز بطور كامل و قابل فهم براي سايرين بيان، ثبت، مستند يا مدون نشده است. طبق برآوردها % 80 از مهمترين دانش را دانش نهان شكل مي‌دهد.
براي موفقيت پروژه‌هاي مديريت دانش لازمست بين اطلاعات و دانش تمايز قائل شويم. هر اطلاعاتي دانش نيست. اطلاعات تا زماني كه تحليل نشده و منشأ عمل قرار نگرفته است نمي‌تواند تبديل به دانش شود و فقط در يك فرهنگ سازماني صحيح است كه اطلاعات منشأ عمل مي‌شود . بيشتر سازمانها و كاركنان نه از دانش زياد، كه از اطلاعات زياد رنج مي‌برند .برعكس، قحطي دانش وجود دارد. يكي از بزرگترين چالشهاي مديريت دانش در توانايي مفهوم ساختن كوه‌هاي اطلاعات، جدا كردن اطلاعات ارزشمند و به اشتراك گذاشتن آن است.
روند مدیریت دانش در تحقیقات نشان می‌دهد به طور فزاینده روانی (به عنوان مخالف به فنی) مدیریت دانش. به عبارت دیگر، دانش در نظر گرفته شده است که در میان افراد تعبیه شده رخ می‌دهد و یا به عنوان یک نتیجه از تجربه، و یا از طریق تفکر یا استدلال‌ها تولید می‌شود، در غیر این صورت آن را به عنوان داده‌ها یا اطلاعات باقی می‌ماند. از این دانش، داده‌ها و اطلاعات مربوط به اشیاء و چشم انداز را می‌توان به عنوان یک فعالیت دیده می‌شود.
این تمایز محوری به دلیل تفاوتهای مهمی در دسترسی است. از آنجا که داده‌ها و اطلاعات که در خارج ذخیره می‌شود، به راحتی قابل دسترسی است، به داد و ستد، دانش (که در آن دانش به عنوان اطلاعات با معنا تنها می‌تواند در شبکه دانش فرد انباشته می‌شود و تنها وقتی به اشتراک گذاشته می‌شود اگر کسانی که آن را داشته باشد آماده به انجام این کار باشند. این تعریف تا حد زیادی بر دانش و پژوهش خروجی ما تاثیر می‌گذارد. به عنوان مثال، نتایج تحقیقات ممکن است دانش به کسانی که آن را خلق کرده، اما یک بار آن را تدوین و یا بیان آن را فوراً می‌شود اطلاعات را به دیگران انتقال داد تا آنها را به فکر اعمال و یا استدلال به آن و با تلفیق آن را در داخل شبکه‌های موجود دانش فردی است. ایجاد دانش، رانده شده توسط کنجکاوی و یا در پاسخ به یک مشکل، به طور عمدی و هدفمند از مشاهدات، داده‌ها، یا حقایق به ایجاد راه‌های جدید و یا جدیدی از درک یک پدیده خاص اشاره دارد. از سوی دیگر، کسب دانش اشاره دارد به انتقال موفقیت‌آمیز از دانش موجود به دیگران. که باعث شده است، محقق به ایجاد دانش جدید می‌انجامد. تنها زمانی که به چارچوب دانش موجود پردازش گنجانیده شده است که اطلاعات و سپس دانش به گیرنده نامیده می شوند و می‌توان گفت که دانش اکتسابی است. با این حال، حتی پس از آن است که دانش جدید گنجانیده شده در داخل شبکه دانش گیرنده “منتقل شده است” بنابراین، ممکن است پخش شود، اما درجه‌ای که آن را “انتقال” را به دیگران تا حد زیادی وابسته به ارتباط فرایندهای مورد استفاده، از دستیابی به دانش جدید (یعنی تجدید ساختار شبکه‌های دانش موجود) در درجه اول یک فرآیند ارتباطی می‌باشد. (Nedlela, 2001).
2 – 24 نقش مديريت در مديريت دانش:
مديريت تلويحاً بر طبقه بندي، فراهم كردن ساختار و ايجاد ادراك بهم پيوستگي در يك سازمان دلالت دارد. ساير ويژگيهاي مديريت عبارتند از :هماهنگي، كنترل، مشاركت و استفاده صحيح از نيروي انساني، فرايندها و تدابير بمنظور دست‌يابي به يك هدف واحد در مديريت دانش، هدف اصلي مديريت دانش عيان و نهان در سازمان است. براي مديريت دانش عيان، سازمانها بايد:
• دانش را بدست آورده و يا توليد و ايجاد كنند .
• دانش را براي سهولت دسترسي رمزگذاري و سازماندهي نمايند.
• دسترسي به دانش را براي ديگران با ارتباطات يا انتشارات ميسر نمايند.
• دسترسي و بازيابي دانش را تسهيل نمايند .
• دانش را براي حل مشكلات، تصميم گيري، بهبود اجرا، راهبري، تحليل موقعيتها و فرايندها براي پشتيباني فعاليتهاي كاري بكار گيرند.
دانش نهان به دو طريق قابل مديريت است: از طريق ارتباطات نوشتاري، مصاحبه‌ها و پيشينه‌هاي شفاهي مي‌تواند به دانش صريح تبديل شود. راه د يگر انتقال دانش نهان از طريق ايجاد گروههاي دانش يا گروههاي هم عمل در سازمانهاست كه با تعاملات رو در رو، گفتگوها و ارتباطات گفتاري، آموزش مداوم، حل مسأله تعاملي، شبكه ارتباطي، راهبري، مربي‌گري، آموزش و موقعيتهاي توسعه حرفه‌اي دانش نهان خود را منتقل مي‌كنند. در بخش سنتي مرجع، دانش نهان عموماً از طريق گروههاي دانش يا گروههاي هم عمل منتقل مي‌شود.
می‌توان ابزارهای مدیریت دانش را به سه دسته تقسیم کرد و میان آنها تمایز قائل شد:
1. برخی ابزارها مخصوص تولید و تنظیم دانش است. این ابزارها یکی از عوامل کلیدی کارایی و خودکفایی بلند مدت سازمان بوده و باعث رقابت پذیری آن می‌شوند. این دسته شامل خلق یک ایده جدید، طراحی مدلهایی نو، ترکیب و تلفیق رشته‌های علمی گوناگون و در نهایت توسعه فراگردهای جدید در سازمان است.
2. کاربرد این دسته از ابزارها در نظام بخشی و کدگذاری دانش است. در واقع چون داراییهای غیر ملموس (مانند دانش، اطلاعات و …) برخلاف داراییهای ملموس در صورت عدم استفاده هیچ ارزش ذاتی ندارند، بایستی قابل دسترس برای افراد درون و بیرون سازمان باشد. این دسته از ابزارها اجازه می‌دهد تا دانش به قابلیت دسترسی همگانی و انتقال میان افراد و سازمانها دست یابد.
3. دسته سوم ابزارهایی هستند که جهت تسهیم دانش هستند. این ابزارها با سه مانع مهم روبرویند که عبارتند از:
الف) اختلاف و فاصله زمانی، چه از بعد تاریخی (که بر می‌گردد به حافظه سازمانی) و چه در زمان حال (چون در زمان حال نیز مشکلاتی در هماهنگی بین برنامه‌های زمانی افراد جهت یافتن زمانی مشترک مناسب میان آنها برای مبادله مطلوب دانش وجود دارد).
ب) بعد و فاصله مکانی
ج) محدودیتهای اجتماعی. تفاوتهای سلسله مراتبی میان افراد، متفاوت بودن تخصص و حیطه عمل افراد و نیز اختلافات فرهنگی باعث محدود شدن فهم مشترک میان افراد می‌شود.
البته برخی سازمانها مانند موسسه آموزشی روت (Root) ابزارهایی مانند فرایند نقشه آموزشی را ایجاد کرده و در شرکتهای بوئینگ، پپسی کولا، بیمه آستیت جهت تسهیل ترجمان اجتماعی دانش استقرار داده است. این ابزارها، برنامه‌های سطح سازمان را به ایده‌هایی واضح و روشن برای کارکنان و یا حتی به اهداف و فعالیتهای ریزتری که باعث موفقیت سازمانی می‌شود تبدل می‌کنند و همچنین باب تبادل نظرات راجع به این نقشه‌های یادگیری در خلال ماههای استقرار آن را می‌گشاید. (Rodriguez, 2007).
2 – 25 نقش تكنولوژي اطلاعات در مديريت دانش:
تكنولوژي اطلاعات مي‌تواند بعنوان ابزاري قدرتمند عمل كرده و ابزارهايي مؤثر و كارآمد براي همه وجوه مديريت دانش شامل تسخير، اشتراك و كاربرد دانش تأمين كند. توانايي تكنولوژي اطلاعات در كاوش، نمايه، تلفيق، بايگاني و انتقال اطلاعات مي‌تواند تحولي در گردآوري، سازماندهي، رده‌بندي و اشاعه اطلاعات ايجاد كند. تكنولوژيهايي مانند سيستمهاي مديريت بانكهاي اطلاعات مرتبط، سيستمهاي مديريت مدارك، اينترنت، اينترانت، موتورهاي كاوش، ابزارهاي جريان كار، سيستمهاي پشتيبان اجرا، سيستمهاي پشتيبان تصميم‌گيري، داده كاوي، ذخيره داده‌ها، پست الكترونيك، كنفرانس تصويري، تابلوي اعلانات، گروههاي خبري و تابلوهاي بحث مي‌توانند نقشي اساسي در تسهيل مديريت دانش داشته باشد .اما، تكنولوژي اطلاعات بخودي خود قلب مديريت دانش نيست و هيچ پروژه‌اي تنها بخاطر كاربرد آخرين تكنولوژيهاي اطلاعاتي تبديل به پروژه مديريت دانش نمي‌شود. تكنولوژي اطلاعات فقط نقش پشتيبان را در مديريت دانش ايفا مي‌كند. تكنولوژي اطلاعات به تنهايي تأمين كننده دانش نيست. تكنولوژي اطلاعات مي‌تواند به افراد در پيدا كردن اطلاعات كمك كند اما اين خود افراد هستند كه بايد تعيين كنند آيا اطلاعات متناسب و مرتبط با نياز خاص آنها هست يا خير. براي تبديل اطلاعات به دانش، افراد بايد اطلاعات را تحليل، تفسير و درك كرده و آن را در متني جاي دهند.
از آنجا که پذیرش گسترده‌ای از دانش به عنوان یک منبع مهم اقتصادی، سازمانها شده است و تلاش برای اینکه مدیریت دانش به عنوان یکی از عوامل متعددی توانمندسازی شناسایی شده است، و فن آوری که قطعا یکی از آنها است. فن آوری است که موجب حمایت و ایجاد، انتقال و استفاده از دانش، را امکان پذیر می‌سازد. به این خاطر که به دلیل پویایی فن آوری و به طور کلی، سرعت در شتاب در طیف گسترده‌ای از مناطق توسعه می‌یابد، و نیز به پیچیدگی حوزه مدیریت دانش را، که شامل دیدگاه‌های متناقض در دانش و رویکرد به مدیریت آن می‌باشد. تکنولوژی‌هایی که می‌تواند، فن‌آوری‌های مدیریت دانش را پشتیبانی کنند، روش معمول این است که آنها را مرتبط با فرایندهای دانش کنند. اما فرآیندهای مشخص شده به طور گسترده ای متفاوت است و مانع درک کلی تر خواهد شد. روش جایگزین شده برای توصیف فن آوری‌های تجاری در دسترس، فن آوری به عنوان بخشی از معماری‌های سیستم‌های مدیریت دانش و به عنوان برنامه‌های کاربردی برای کسب و کار تعریف شده‌اند. چارچوب‌های موجود برای پیاده‌سازی مدیریت دانش نیز معمولا شامل ملاحظات استراتژی است. علاوه بر این، تحقیق در مورد سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات به طور کلی نیز مرتبط با هم ترازی استراتژیک برای مدت زمان طولانی است. ما پس از آن که چنین رویکردی می‌تواند بینش مفید به فن‌آوری‌های مدیریت دانش و استفاده از آنها نتیجه‌گیری می‌کنیم. روش ما برای بررسی ارتباط بین فن‌آوری‌های مدیریت دانش و استراتژی در مفهوم هستی شناسی است. هستی شناسی متشکل از اصطلاحات، تعاریف و شرح روابط خود را دارد. از جمله مزایای بسیاری ممکن است، به منظور تسهیل درک مشترک و به اشتراک گذاری دانش در یک دامنه خاص هستی شناسی می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد (Govind et al, 2009).
2 – 26 تأثير فرهنگ سازماني بر پياده سازي مديريت دانش:
فرهنگ سازماني نيز يكي ديگر از متغيرهاي زيرساختي براي پياده سازي مديريت دانش است (.(Gold et al., 2001 ; Demarest, 1997 طبيعتاً، سازمانها بايد يك فرهنگ مناسب براي پياده سازي مديريت دانش پايه گذاري كنند. فرهنگ اعتماد باعث مي‌شود روابط و اعتماد متقابل بين اعضاء سازمان افزايش يابد و افراد تمايل بيشتري به پياده سازي مديريت دانش داشته باشند. همچنين سازمانها نياز به يك محيط يا فرهنگ يادگيري مستمر دارند تا پياده سازي مديريت دانش موفقيت آميز باشد (Nedlela & Toit, 2001) به گونه‌اي كه يادگيري در همه سطوح سازمان اتفاق بيفتد. در يك فرهنگ يادگيري افراد مشكلات را جستجو مي‌كنند و تشويق به يادگيري
