منبع پایان نامه ارشد درباره انتقال اطلاعات، ارتباط مؤثر، ارتباطات مؤثر، سلسله مراتب

دانلود پایان نامه ارشد

دهيم؟

2-15- مقدمه
از برنامه‌ريزي به عنوان مهمترين و اساسي‌ترين وظيفه مديريت نام برده مي‌شود كه مانند پلي زمان حال را به آينده مربوط مي‌سازد. اهميت برنامه‌ريزي به دليل آن است كه اولاً منابع مادي و انساني جوامع محدود است وبنابراين براي استفاده هر چه بيشتر و بهتر از منابع، ضروري است نحوه و چگونگي استفاده از آنها برنامه ‌ريزي شود. ثانياً محيط وعوامل مربوط به آن مانند عوامل و شرايط تكنولوژي، سياسي، اجتماعي و اقتصادي همواره در حال تغيير بوده و قابل پيش‌بيني دقيق نيستند. به اين جهت، در برنامه‌ريزي لازم است از تكنيكهاي آمار و رياضي براي پيش‌بيني استفاده شود. ثالثاً ملاكهاي جوامع براي چگونگي استفاده از منابع (تخصيص منابع) نيز متفاوت است، بنابراين، برنامه‌ريزي كه شامل تعيين هدفها، اقدامات لازم براي مقابله با رويدادهاي غير قابل پيش‌بيني و اتخاذ تدابير هماهنگ براي رسيدن به اهداف سازماني است، ضرورت پيدا مي‌كند. (گروهي از استادان مركز آموزش مديريت دولتي، 1376، ص 13)

2-16- تعريف برنامه‌ريزي
پژوهشگران، از برنامه‌ريزي تعاريف مختلفي را ارائه كرده‌اند كه در همه آنها عنصر پيش‌بيني و آينده‌نگري براي رسيدن به هدفهاي مشخص ديده ميشود. در ذيل به دو تعريف از برنامه‌ريزي اشاره شده است. برنامه‌ ريزي شامل تعيين اهداف ومقاصد سازمان، تعيين استراتژيها براي دستيابي به اين اهداف وايجاد سلسله مراتب جامع از برنامه‌ها براي تلفيق و هماهنگي فعاليت‌هاست. به عبارت ديگر، برنامه‌ريزي هم با نتايج و هم راهها سر وكار دارد. (مقيمي، 1382)
عناصر مهم در اين تعاريف عبارتند از:
1) برنامه ريزي يك جريان است يعني مجموعه‌اي از اقدامات مستمر مي‌باشد.
2) برنامه ريزي يك امر آگاهانه است يعني با تصميم قبلي آغاز مي‌شود.
3) برنامه ريزي پيش‌بيني يك سلسله اقداماتي است كه بايد در آينده صورت گيرد.
4) برنامه‌ريزي هدف هاي مشخصي را كه بايد به آنها برسيم، دنبال مي‌كند.

2-16-1- اهميت برنامه‌ريزي
برنامه‌ريزي اساسي‌ترين وظيفه مديريت مي‌باشد كه عناصر ديگر وظيفه‌اي مديران را تحت تاثير قرار مي‌دهد. بنابراين برنامه‌ريزي، عبارت‌است از تجسم و طراحي وضعيت مطلوب در آينده و يافتن راهها و وسايلي كه رسيدن به آن را فراهم ميكند. از اينرو براي برنامه ريزي تعيين اهداف مؤسسه و بخشها و چگونگي نيل به آنها ضروري است. (سيدجوادين، 1384، ص275)

2-17- برنامه چيست؟
برنامه‌ها تعهداتي براي انجام يك سري عمليات به منظور تحقق اهداف هستند و همچنين برنامه را مي‌توان تعيين اهداف و اقدامات نيل به آن اهداف دانست. برنامه‌ها عمل آتي را در بر مي‌گيرد و داراي انواع متفاوتي است. (سيد جوادين، 1384، ص 277)

بخش هشتم: ايجاد مكانيسم‌هاي كنترل
2-18- مقدمه
شايد به جرأت بتوان ادعا كرد انجام هيچ فعاليتي در سازمان قرين توفيق نخواهد بود مگر آنكه كنترلهاي لازم نسبت به آن به عمل آمده باشد.به كمك كنترل است كه مديريت نسبت به نحوه‌ي تحقق هدفها و انجام عمليات آگاهي يافته و قدرت پيگيري وعندالزوم سنجش و اصلاح آنها را پيدا ميكند.كنترل ابزار كار مديران در رده‌هاي مختلف سازمان از مراتب عالي تا رده‌هاي سرپرستي است. و لزوم آن را در مراتب مختلف به سادگي مي‌توان احساس كرد. سازمان بدون وجود يك سيستم مؤثر كنترل در تحقق مأموريتهاي خود موفق نبوده ونميتواند ازمنابع خودبدرستي استفاده كند.شايد مهمترين مسئله‌اي كه وجودكنترل را ضروري مي‌سازد، آن است كه پيش‌بيني‌ها و برنامه‌هاي عملياتي در سازمان همواره با درصدي خطا توأم است و براي رفع اين خطاها و اصلاح عمليات،كنترل تنها راه چاره است. محيط متغير و دگرگون سازمان دليل ديگري بر ضرورت كنترل است. سازمان براي بقا خود بايد از تغييرات محيطي آگاه شده و هماهنگيهاي لازم را با آنها به عمل آورد، و كنترل وسيله اين آگاهي است.حصول اطمينان وكيفيت وكميت كالاها وخدماتي كه در سازمان‌هاي بزرگ طي برنامه‌هاي وسيع و پيچيده عرضه ميشوندجز از طريق يك سيستم مؤثركنترل عملي نميباشد. و اينها همه شواهدي بر لزوم و ضرورت كنترل در سازمان‌هاي امروزي است.(الواني، 1378، ص 119)

2-19- تعاريف
از كنترل تعارچ يف گوناگوني بعمل آمده است كه اگر چه از جهت لفظي ممكن است متفاوت باشند اما از نظر مفهوم ومعني يكسان ومشابه هستند.تمامي اين تعاريف كنترل را نوعي مقايسه و تطبيق بين آنچه هست و آنچه بايد باشد دانسته‌اند. بر اساس تعاريف مذكور:
كنترل فعاليتي است كه ضمن آن عمليات پيش‌بيني شده با عمليات انجام شده مقايسه مي‌شوند و در صورت وجود اختلاف و انحراف بين آنچه بايد باشد و آنچه هست به رفع و اصلاح آنها اقدام مي‌شود بدين تركيب كنترل فعاليتي است كه بايدها را با هست‌ها، مطلوبها را با موجودها، پيش‌بيني‌ها را با عملكردها مقايسه كرده و تصوير واضحي از اختلاف يا تشابه بين اين دو گروه از عوامل در اختيار مدير و مسئول مربوطه قرار مي‌دهند.

2-19-1- فرآيند كنترل
كنترل را مي‌توان طي چهار مرحله انجام داد:

2-19-1-1- تعيين استاندارد يا ضابطه براي كنترل
تعيين استاندارد ياضابطه براي كنترل نياز اوليه برنامه‌ريزي ومستلزم شناخت هدفهاي سازماني است.در حقيقت تفسير هدفهاي سازمان در قالب بازده دقيق و قابل اندازه‌گيري را تعيين استاندارد مي‌نامند. اين مرحله همه مفاهيم سازماني مانند، برنامه‌ريزي، استراتژي يا راهبرد، تعيين خط مشي، روشها، رويه‌ها و بودجه‌بندي را در بر مي‌گيرد.

2-19-1-2- سنجش عملكرد در برابر استانداردها
دومين مرحله نظارت و كنترل عبارت است از مقايسه نتايج انجام شده با هدفها و استاندارد‌هايي كه از قبل تعيين شده است.بطوركلي مقايسه بيشتر در جنبه‌هاي كمي، مانند، در آمد، هزينه بكار ميرود. شيوه‌هاي اساسي مقايسه عبارتند از:
1) روش‌نمونه‌گيري: زمانيكه توليد زياد باشدونتوانيم تمام محصول ياخدمات را بررسي كنيم با انتخاب تعدادي به صورت تصادفي و مقايسه آنها با استانداردها بر انجام كار نظارت مي‌كنيم.
2) روش مشاهده و بحث غير رسمي:مشاهده كار كاركنان در زمان انجام آن نوعي روش اندازه‌گيري عملكرد از طريق غيركمي است كه ميتواند بصورت مستقيم وغيرمستقيم انجام شود.همچنين از طريق گفتگوهاي غيررسمي با كاركنان مي‌توان بر كار آنان نظارت كرد.
3) روش‌پيش‌بيني: پيش‌بيني اغلب به عنوان سيستم اندازه‌گيري نتايج احتمالي عملكرد به كار مي‌رود. مزيت عمده اين سيستم توجه به چيزي است كه احتمال وقوع آن مي‌رود و بدين صورت اقدامات پيشگيري امكان مي‌يابد.
4) روش گزارشها :گزارشهاي كتبي يا به همراه توضيح شفاهي مي‌تواند به عنوان سيستم اندازه‌گيري عملكرد بكار رود. اين روش به تنهايي كافي نميباشد، مگر اينكه به همراه ساير روشها بويژه مشاهده و بحثهاي غير رسمي باشد .

2-19-1-3- تشخيص انحرافات و تحليل علل آنها
مقايسه نتايج عمليات با استانداردها، منجر به تشخيص انحرافات مي‌شود. براي اين مقصود مدير كنترل بايد به نقاط استثنايي توجه نمايد. اندازه‌گيري نتايج در نقاط استراتژيك كاربرد اصل استثنا را نشان ميدهد كه منظور از آن تمركز توجه مديريت به موقعيتهايي است كه از استاندارد انحراف پيدا كرده‌اند. لذا مدير ممكن است اززيردستان بخواهدكه فقط انحرافات مهم رابه او گزارش دهند.همچنين مدير بايد در مقابل نقاط استراتژيك «ناحيه بي تفاوتي» را بيابد،چون ممكن است در نقاطي انحراف روي دهد، اما اهميت چنداني براي انجام اقدامات اصلاحي نداشته باشد. بنابراين ناحيه بي‌تفاوتي بايد حد استانداردي تعيين شود. در كنترل كيفيت استاندارد اين حد را معمولاً 1%م تعيين مي‌نمايند.

2-19-1-4- اقدامات اصلاحي
اقدامات اصلاحي به هنگام ملاحظه نتايج عمليات با حدي پايين‌تر از ميزان استاندارد ارائه مي‌شود. اما عموماً مديران به اين مسأله توجه دارند كه اقدامات اصلاحي صرفاً يك عمل قطعي نبوده لذا تلاش مي‌كنند هنگام اجراي عمليات،انحرافي را كه در مرحله‌اي‌ به وجودآمده در مرحله بعد اصلاح نمايند. اقدامات اصلاحي ممكن است شامل تعويض ماشين،تلاش براي عرضه بيشتر با كيفيت بهتر، خدمات مناسبتر و هدايت پيشگيرانه و… گردد. گاهي اقدامات اصلاحي شامل تغيير در يك قسمت عمليات و زماني موجب يك تغيير بنيادي در كل طرح مي‌گردد.

2-19-2- عوامل موثر در كنترل
1) تغييرات محيطي
2) پيچيدگي
3) اشتباهات
4) تفويض اختيار

بخش نهم: ارتباطات

2-20- مقدمه
ارتباطات يكي از اركان مؤثر وظايف مدير در فرآيند مديريت است. در واقع ارتباط مؤثر با افراد و درك انگيزه‌هاي آنان، توفيق مديريت را براي انجام وظيفه رهبري موجب ميگردد بنابراين تشريح اهميت ارتباطات در مديريت امري الزامي است. (سيدجوادين، 1384، ص 475)
«مديريت بر مبناي هدف و نتيجه» قبل از آنكه يك جريان مكانيكي باشد، يك فرآيند انساني است. شش مرحله‌اي كه در اين نوع از مديريت بر شمرديم، هر يك وسيله‌اي براي افزايش درك و تفاهم افرادي است كه درچارچوب اين مديريت كار ميكنند. ارتباط مؤثر درمرحله تسهيلاتي به وجود مي‌آورد كه درك و تعهد بيشتري حاصل شود.تجربه نشان داده اگر«مديريت بر مبناي هدف و نتيجه» را بعنوان يك مديريت مشاركت جويانه به كار گيريم، از مزاياي بسياري استفاده خواهيم كرد. (موريسي، 1368)

2-21- اهميت ارتباطات
وجود ارتباطات مؤثر و صحيح در سازمان همواره يكي از اجزاي مهم در توفيق مديريت به شمار آمده است. به تجربه ثابت شده است كه اگر ارتباطات صحيحي در سازمان برقرار نباشد، گردش امور مختل شده و كارها آشفته مي‌شوند. هماهنگي، برنامه‌ريزي، سازماندهي، كنترل و ساير وظايف مدير بدون وجود سيستم ارتباطي مؤثر در سازمان قابل تحقق نبوده و در غياب چنين سيستمي امكان اداره سازمان موجود نخواهد بود. در هر سازماني اطلاعات بايد طي جريان ارتباطي مداومي در اختيار مدير قرار گيرد تا وي بتواند با آگاهي به انجام وظايف خود بپردازد. از علماي مديريت نقش اطلاعاتي و ارتباطي مدير را در سازمان جزء اساسي‌ترين نقش هاي او قلمداد كرده است.
مدير داراي سه نقش عمده در سازمان است: نقش ايجاد ارتباط بين افراد و اعضاي سازمان، نقش جمع‌آوري اطلاعات، و نقش تصميم‌گيري كه در هر سه، محور اصلي انتقال اطلاعات است. اگر به زمانيكه صرف انجام هر يك از وظايف مديريت ميشود بنگريم، مشاهده مي‌شود كه اكثر اوقات مدير صرف ايجاد ارتباط و انتقال اطلاعات مي‌گردد، و همان‌طور كه اشاره شد انجام كليه وظايف منوط به ايجاد ارتباط و حصول اطلاعات مي‌باشد.

2-21-1- روش هاي ايجاد ارتباطات موثر مديريت بر مبناي هدف و نتيجه
دربررسي روشهاي مختلف ارتباطي در مديريت بر مبناي هدف و نتيجه ،پنج نوع روش مختلف تشخيص داده مي‌شوند:
1) روش ارتباط فردي
2) روش ارتباط در داخل واحدها(يا تشكيل گروه)
3) روش ارتباط بين واحدها در داخل و خارج سازمان
4) روش ارتباط در سطح كل سازمان (به ويژه از نظر نقش مديران رده بالا).
5) روش ارتباط در واحدهاي ستاد يا پشتيباني.

بخش دهم: مشاركت

2-22- مقدمه
با جدایی مالکیت از مدیریت،و تحول‌ سازمانها به مدیریت‌گرایی،مشارکت کارکنان با شکلهای اولیه خود آغاز شد و همراه با پیشرفت‌ فنون و افزایش تحقیقات و مطالعات سازمانی و مدیریتی،شکلهای پیشرفته‌تر آن ظهور کرد.تا جائیکه امروزه به عنوان یکی از اصولی‌ترین‌ راههای ارتقاء بهره‌وری و اثربخشی نظام اداری و مدیریتی کشورها،سازمانها و شرکتها مطرح‌ گردیده است.در جوامع و سازمانهای مختلف‌ الگوها و روشهای مختلفی طراحی شد تا متناسب با شرایط آنها به کار گرفته شود.در کشور ما نیز رفته‌رفته مشارکت و الگوهای آن هم از جنبه تئوریک و هم از نظر عملی اهمیت خود را باز می‌یابد،به طوریکه در حال حاضر چندین‌ شرکت بزرگ برنامه‌های خاصی را در زمینه‌ مشارکت کارکنان به طور جدی و عملی تدوین و اجرا می‌کنند.ازاین‌رو در این نوشتار سعی شده‌ است مهمترین الگوهایی که در زمینه مشارکت‌ تدوین شده است،ارائه شود.

2-23- مفهوم مشاركت
مشاركت را از ديدگاه مديريت مي‌توان در قلمرو و انگيزشهاي فرا مرتبه انسان به شمار آورد. انساني كه در

پایان نامه
Previous Entries منبع پایان نامه ارشد درباره منابع انسانی، توسعه منابع انسانی، کسب و کار، مدیریت عملکرد Next Entries منبع پایان نامه ارشد درباره مدیریت مشارکتی، رضایت شغل، عوامل درونی، رضایت شغلی