مدیریت سازمان ندارد، محدودیتی در مورد سمت یا پست اجرایی اعضای آن وجود ندارد و تنها با شرط مفید بودن برای توسعه کتابخانه توسط وزیر میراث کانادا انتخاب می‌شوند.
هیئت امنای کتابخانه ملی ایران که به همراه رئیس سازمان مدیریت را بر عهده دارد تشکیل می‌شود از: رئیس جمهور، وزرای آموزش و پرورش و فرهنگ و ارشاد اسلامی، و دو نفر صاحبنظر در امر کتاب که به پیشنهاد این دو وزیر انتخاب می‌شوند و رئیس کتابخانه ملی (قانون اساسنامه…، 1369). چنانچه ملاحظه می‌شود هیئت امنا و رئیس هر دو باید با هم سازمان را اداره کنند. از طرف دیگر سمت‌های اجرایی هیئت امنا اجرای این چشم‌انداز را دور از تصور می‌کند. مشغله کاری و سیاسی اعضای هیئت امنا (دو وزیر و شخص رئیس جمهور)، مانع بزرگی بر سر راه مشارکت فعال آن‌ها در مدیریت سازمان است. چنانچه خسروی می‌گوید: «ترکیب هیأت امنا و حجم مسئولیت آنان به گونه ای است که عملا تشکیل جلسات را مشکل می کند. طی پانزده سال گذشته هیئت امنای محترم شاید کمتر از تعداد انگشتان دست جلسه داشته اند!» (خسروی، 1390).
اصلاح این وضع با انتخاب مسئولان کم‌دغدغه‌تر و ترکیب آن با متخصصان موضوعی (مشابه استرالیا) ممکن می‌نماید. راه حل دیگر اتخاذ رویکردی مشابه کتابخانه و آرشیو کانادا است، به این ترتیب که ریاست بر عهده رئیس سازمان باشد و شورا ماهیت مشاوره‌ای داشته باشد. بدین ترتیب رویکرد انتخاب اعضای آن متفاوت تر خواهد بود. از آنجا که این اعضا نقش مستقیمی در مدیریت ندارند الزامی به انتخاب افراد با سمت اجرایی و گاه سیاسی نیست و شاید بتوان تنها به انتخاب افراد با تجربه در امر کتابداری و آرشیو اکتفا کرد. اما در ایران هیئت امنا عملا نه نقش مستقیمی در مدیریت دارند (چرا که اغلب امور را به رئیس سازمان واگذار می‌کنند) و نه اینکه کاربرد مناسبی در ارائه مشاوره دارند (زیرا اکثر اعضای آن متخصص امور کتابخانه و آرشیو نیستند.).
4-5-2-2. مدیریت و گزارش‌دهی
در کتابخانه و آرشیو کانادا و کتابخانه ملی استرالیا گزارش‌های عملکرد عاملی کلیدی در چرخه برنامه‌ریزی، به تصویر کشیدن فعالیت‌ها و ارزیابی آن‌ها به شمار می‌آیند. در واقع رئیس این سازمان‌ها سالانه به وسیله گزارش عملکرد وزیر مربوطه را از امور مطلع می‌کنند و وزیر با ارائه این مدارک به پارلمان و شهروندان، آن‌ها را در جریان امور می‌گذارد. پارلمان نیز با استفاده از این گزارش‌ها به انضمام برنامه‌های تدوین شده برای سال‌های بعد بودجه لازم برای سازمان را تنظیم می‌کند.
هر چند در سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران نیز گزارش‌دهی به مدیران عامل مهمی محسوب می‌شود، اما کمبود گزارش‌های مدون و جامع برنامه‌های سالانه احساس می‌شود. رسیدگی بیشتر به تهیه این گونه گزارش‌ها، ارائه تصویری کامل از فعالیت‌ها و برنامه‌ها و اکتفا نکردن به ارائه آمار و ارقام، تأثیر بسزایی در مدیریت فعالیت‌ها و برنامه‌ریزی‌های آینده خواهد گذاشت. کتابخانه ملی همچنین می‌تواند با ارائه این گزارش‌ها به عموم، هم مردم را از فعالیت‌های خود آگاه کند و هم با اطلاع‌رسانی از برنامه‌هایش به سایر سازمان‌ها مانع از دوباره‌کاری شود.
4-5-2-3. ادغام
کتابخانه ملی کانادا و کتابخانه ملی ایران در چند سال اخیر به دلیل صرفه‌جویی در منابع مالی و انسانی و جلوگیری از دوباره کاری با آرشیوهای ملی دو کشور ادغام شدند. چگونگی ادغام و دامنه اعمال آن مسئله‌ای است که در پاسخ به سوال بعد (ساختار سازمانی) مفصلا به آن پرداخته می‌شود؛ در این قسمت مسئله مورد بحث چگونگی اعمال ادغام به مدیریت سازمان‌هاست. هرچند هر دو ادغام از خارج از سازمان تحمیل شد، اما نحوه عملی شدن آن با هم تفاوت فاحشی دارد (مراجعه شود به4-2-5-2. روند ادغام کتابخانه ملی و آرشیو ملی و 4-4-7-2. روند ادغام) در کانادا به مسئولان کتابخانه ملی و آرشیو ملی نقش فعالی در فرآیند ادغام داده شد. اقداماتی نظیر دادن مهلت سه‌ساله جهت آمادگی برای ادغام و اختصاص بودجه مازاد برای این مدت، استفاده از نظر مسئولان کتابخانه و آرشیو در طراحی قانون، اداره مشترک کتابخانه و آرشیو قبل از فانونی شدن ادغام و…. به مسئولان و کارکنان این فرصت را داد که با این تغییر هماهنگ شوند. با وجود اینکه کتابخانه و آرشیو کانادا برای این تغییر آماده شده بود هنوز در گزارش‌ها و مقالات نشانه‌های تلاش برای هماهنگی با این روند و چالش‌های آن مشاهده می‌شود. اما چیزی که در ایران رخ داد کاملا متفاوت بود. در مصوبه سازماندهی نظام اسنادی مبنی بر ادغام دو سازمان تصریح شده‌است که تنها دو ماه پس از تاریخ ادغام باید عملی می‌شد و سه ماه بعد مسئولان باید ساختار پیشنهادی برای اداره سازمان جدید را ارائه می‌کردند.
این روند می‌تواند در فعالیت‌های سازمانی و اجرای برنامه‌های آینده خلل جدی ایجاد کند. سازمان اسناد ملی و کتابخانه ملی مدت‌ها وقت لازم دارند که با این ادغام هماهنگ شوند. به منظور حفظ ثبات سازمانی، جلوگیری از هرج و مرج در سازمان و بی سرانجام ماندن برنامه‌ها، در تغییرات مدیریتی احتمالی در آینده، استفاده از نظرات متخصصان، برنامه‌ریزی و در نظر گرفتن مهلت برای هماهنگی با تغییرات ضروری است.
4-5-3. سوال سوم: ساختار سازماني اين كتابخانه‌ها چگونه است؟ ( از چه زير بخش‌هايي تشكيل شده‌اند؟ به صورت متمركز اداره مي‌شوند يا غير متمركز؟)
نحوه اداره فعالیت‌ها و خدمات کتابخانه‌های ملی با شرح ساختار سازمانی آن‌ها روشن می‌شود. در این بخش علاوه بر ساختار داخلی سازمان‌ها، برای روشن شدن نحوه مدیریت خدمات آرشیوی و کتابخانه‌ای سه کشور، در مورد عملکرد مراکز منطقه‌ای آن‌ها نیز توضیحاتی ارائه می‌شود.
4-5-3-1. ساختار سازمان
نکته دیگر درمورد مدیریت دو سازمان ساختار سازمانی آن‌هاست. کتابخانه ملی استرالیا از 7 بخش مديريت مجموعه، بخش استرالیاشناسی و اطلاع‌رسانی185، اشتراك منابع و نوآوری186، فناوري اطلاعات، خدمات اجرایی و عمومی (بخش اجرایی و روابط عمومی)187، ارتباطات، بازاریابی، و برنامه‌های اجتماعی188، و خدمات اداري189 تشکیل شده است که هریک طبق دامنه عملکرد به زیربخش‌های تقسیم شده‌اند (گزارش سالانه190، 2009، ص. 22) (مراجعه شود به پیوست 3: ساختار سازمانی کتابخانه ملی استرالیا).
ساختار سازمانی کتابخانه ملی کانادا و آرشیو ملی کانادا بعد از ادغام کاملا تغییر پیدا کرد و ساختار جدیدی برای دربرگرفتن همه فعالیت‌های دو سازمان پیشین در جهت ایجاد یک سازمان یکپارچه جدید طراحی شد. هم اکنون کتابخانه و آرشیو کانادا دارای سه معاونت مجموعه‌سازی، مدیریت مجموعه و اکتشاف منابع و یک بخش پشتیبانی است. در این ساختار، تنها معاونت مجموعه‌سازی برحسب نوع مواد آرشیوی و کتابخانه‌ای به سه دسته مجموعه‌های خاص آرشیوی، اسناد دولتی و میراث منتشر شده صورت گرفته است. دسته‌بندی سایر معاونت‌ها بر اساس کارکرد آن‌ها و بدون توجه به نوع منابع صورت گرفته است، برای مثال معاونت مدیریت مجموعه به دو بخش دیجیتالی و غیر دیجیتالی صورت گرفته است (مراجعه شود به پیوست 2: ساختار کتابخانه و آرشیو کانادا).
برخلاف آنچه در کتابخانه و آرشیو کانادا مبنی بر ادغام کامل کتابخانه و آرشیو آمده است، در مصوبه «طرح ساماندهی نظام مدیریت اسنادی» که منجر به ادغام کتابخانه ملی و اسناد ملی شد تصریح شده است که کتابخانه و آرشیو باید در قالب دو معاونت مجزا فعالیت داشته باشند. در ساختار طراحی شده توسط مسئولان سازمان اسناد و کتابخانه ملی وظایف بین چهار معاونت كتابخانة ملي، اسناد ملي، پژوهش، برنامه‌ريزي و فناوري و معاونت پشتيباني، امور حقوقي و استان ها تقسیم شده است. طبق مصوبه دو معاونت وظیفه دارند از اجرای فعالیت‌های موازی خودداری کنند اما هیچ سیاست مدونی برای تعیین دامنه همپوشانی‌ها وجود ندارد.
دو نکته مهم از مقایسه ساختار سه سازمان قابل تأمل است: یکی اینکه کتابخانه و اسناد ملی ایران بر خلاف کتابخانه و آرشیو ملی کانادا بعد از ادغام به صورت یک سازمان یکپارچه فعالیت نمی‌کنند. همان طور که ذکر شد کتابخانه و اسناد ملی بعد از ادغام موظف‌اند که در دو معاونت جداگانه فعالیت کنند. این مسئله می‌تواند با فاصله انداختن بین دو معاونت باعث شود هدف اصلی ادغام که کاهش دوباره کاری، صرفه‌جویی در هزینه‌ها و تسهیل همکاری است تحقق نیابد. مسئله دیگری که در ساختار سازمانی کتابخانه ملی استرالیا و کتابخانه و آرشیو کانادا مشاهده می‌شود این است که تقسیم وظایف بر خلاف اسناد و کتابخانه ملی ایران بر مبنای نوع منابع نیست بلکه تقسیم در هر اداره یا معاونت بر مبنای اهداف آن بخش صورت گرفته است. به عنوان مثال در ساختار کتابخانه و آرشیو کانادا تنها معاونت مجموعه‌سازی برحسب نوع مواد به سه دسته مجموعه‌های خاص آرشیوی، اسناد دولتی و میراث منتشر شده تقسیم شده است. دسته‌بندی سایر معاونت‌ها بر اساس کارکرد آن‌ها و بدون توجه به نوع منابع است، مثلا معاونت مدیریت مجموعه به دو بخش دیجیتالی و غیر دیجیتالی تقسیم شده است. این در حالی است که در ادارات معاونت کتابخانه ملی ایران مبنای تقسیم وظایف شکل منبع است. به عنوان مثال در معاونت کتابخانه ملی می‌توان گفت هر یک از ادارات فراهم‌آوری، پردازش و سازماندهی و اطلاع رسانی به زیربخش‌های مشابهی چون منابع کتابی، غیر کتابی و پیایندها تقسیم شده‌اند و یا بخش تولید محتوای دیجیتال به طور کلی مجزا از فراهم آوری، سازماندهی و سایر منابع قراردارد. این مسئله می‌تواند پراکندگی در فعالیت‌هایی با اهداف مشترک ایجاد کند.
4-5-3-2. مراکز منطقه‌ای
در مدارک بررسی شده در مورد کتابخانه ملی استرالیا، نشانی از وجود نمایندگانی در نقاط مختلف کشور برای اجرای وظایف کتابخانه ملی یافت نشد. اما کتابخانه و آرشیو کانادا و سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران برای تسهیل مدیریت اطلاعات و ارائه خدمات در کشور، نمایندگانی در مناطق مختلف راه‌اندازی کرده‌اند.
کتابخانه و آرشیو کانادا به طور مشخص و مجزا مراکزی را برای مدیریت اسناد و ارائه خدمات فهرست‌نویسی پیش از انتشار راه‌اندازی کرده است. مراکز اسناد قبل از ادغام کتابخانه ملی و آرشیو ملی وجود داشته‌اند و در 1951 برای تسهیل و تسریع مدیریت اسناد تأسیس شدند (لاکاسه و لچاسر191، 1997،ص. 17). (برای توضیحات بیشتر مراجعه شود به قسمت 4-2-5-1: آرشیو ملی کانادا قبل از ادغام) هم اکنون کتابخانه و آرشیو کانادا 8 مرکز منطقه‌ای حفظ سوابق دارد که با ارتباط با بیش از 90 سازمان دولتی، اسناد را، مدیریت می‌کنند (گزارش عملکرد کتابخانه و آرشیو کانادا، 2010، ص. 5). مراکز فهرست‌نویسی پیش از انتشار نیز برای ارائه خدمات به ناشران در مناطق مختلف قبل از ادغام توسط کتابخانه ملی تشکیل شده‌بودند و پس از ادغام دو سازمان مراکز مثل قبل به فعالیت خود ادامه می‌دهند. (در مورد زمان دقیق تأسیس آن‌ها اطلاعی یافت نشد.)
سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران نیز مراکز استانی را برای ارائه بهتر خدمات راه‌اندازی کرده است. مراکز استانی در اصل نمایندگان سازمان اسناد ملی بوده‌اند که در دهه 70 به دلیل وسعت فعالیت‌های آرشیوی و به منظور ایجاد فرصت برابر در تمام نقاط کشور ایجاد شدند (درباره مدیریت اصفهان، بی‌تا؛مدیریت‌های استانی، بی‌تا). بعد از ادغام اسناد ملی و کتابخانه ملی، این مراکز ضرورتاً تغییر نام دادند هر چند می‌توان گفت این تغییر تنها در نام صورت گرفت و آن‌ها عملا تنها نمایندگان اسناد ملی در کشور هستند (خسروی، مصاحبه). در وب‌سایت سازمانی بعضی از این مراکز وظایف طبق اساسنامه سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران معرفی شده‌اند؛192 البته اجرای این امر دور از تصور به نظر می‌رسد چرا که تنها یک سازمان می‌تواند متولی وظایف کتابخانه ملی (نظیر اجرای قانون واسپاری، یا رهبری خدمات کتابداری و اطلاع‌رسانی) باشد. اتخاذ رویکردی مشابه کتابخانه و آرشیو کانادا و تعریف وظایف مشخص و محدود برای این مراکز می‌تواند از دوباره‌کاری و هدر رفتن هزینه‌ها جلوگیری کند. بدین معنی که واگذار کردن وظایفی در راستای
