41).
4-4-5. تدوین اساسنامه
تدوین اساسنامه کتابخانه ملی در 1369/1990 منجر به تجدید نظر در اهداف و نحوه مدیریت آن و ارتقاء جایگاه سازمان شد. طبق این اساسنامه کتابخانه ملی «مؤسسه‌اي است آموزشي (علمي)، تحقيقاتي و‌خدماتي» تعریف شده و مقرر شده که زير نظر مستقيم رياست جمهوری اداره شود.
مدیریت کتابخانه برعهده رئیس کتابخانه ملی و هیئت امنا گذاشته شده است. رئیس کتابخانه توسط رئیس جمهور انتخاب می‌شود و هیئت امنا متشکل است از وزرای فرهنگ و آموزش عالی، فرهنگ و ارشاد اسلامی و آموزش و پرورش، شخص رئیس جمهور، رئیس سازمان و دو نفر آشنا به امر کتاب و کتابداری (به پيشنهاد وزير فرهنگ و آموزش عالي و وزير ارشاد اسلامي و تأييد‌رئيس هيأت امناء).
گردآوری، حفاظت، سازماندهی و اشاعه «اطلاعات آثار مکتوب و غیرمکتوب» موجود «در ایران و یا متعلق به ایرانیان خارج از کشور» و یا در زمینه « ايران‌شناسي و اسلام‌شناسي، خصوصاً انقلاب اسلامي» و همچنین آثار «معتبر علمي، فرهنگي ، فني از كشورهاي ديگر» اهداف اصلی است که در این اساسنامه برای سازمان تعریف شده است. وظیفه رهبری خدمات کتابخانه‌ای در کشور نیز با قرار دادن وظایف «پژوهش و برنامه‌ریزی علمی و کتابداری»، «مشاوره، نظارت، هدايت و ارائه خدمات فني و برنامه‌ريزي و سازماندهي» برای كتابخانه‌ها و ارائه روش‌هایی برای «هماهنگ كردن خدمات و فعاليت» آن‌ها بر عهده کتابخانه ملی گذاشته شده است. علاوه براین موارد وظیفه سنگین فراهم کردن شرایط برای «صحت، سهولت و سرعت امر تحقيق در همه زمینه‌ها» به منظور اعتلاي فرهنگ ملي نیز برای کتابخانه ملی در نظر گرفته شده است (قانون اساسنامه…، 1369).
این اساسنامه گذشته از ابهامات موجود، که در جای خود در قسمت پاسخگویی به سوالات (4-5) به آن اشاره خواهد شد، با ارتقاء جایگاه و تعیین اهداف مشخص، این امکان را فراهم کرد که کتابخانه ملی برای اولین بار به معنی واقعی شکل بگیرد؛ بنابراین کتابخانه فرصت یافت در سال‌های آینده بیش از پیش به گسترش دامنه فعالیت‌ها و به خصوص ارتقاء زیرساخت خود بپردازد.
اجرای فهرست‌نویسی پیش از انتشار که از مهم‌ترین اقدامات کتابخانه ملی جهت ساماندهی خدمات کتابشناختی است در همین دوره (1377) آغاز شد179 (مزيناني، 1385: 1254). سابقه ورود فناوری جهت تسهیل فعالیت‌ها و اجرای بهتر آن‌ها نیز به همین سال‌ها برمی‌گردد. در 1372/1993 نسخه‌هایی از بسته‌های نرم‌افزار کتابخانه‌ای پارس‌آذرخش برای تسهیل امر فهرست‌نویسی تهیه شد و با ارتقاء آن در سال‌های آینده، امکان انتشار کتابشناسی ملی بر لوح فشرده فراهم شد. همچنین از 1375/1996 تصمیم گرفته شد تا زمان اختصاص ساختمانی مستقل به کتابخانه ملی، از طریق سیستم تلفن خصوصی و نصب چند مودم روی رایانه‌ها، امکان ارتباط بین ساختمان‌های مختلف آن در سطح شهر فراهم شود. از 1377/1998 امکان استفادها از اینترنت فراهم شد و یک سال بعد وب‌سایت اولیه سازمان نیز راه‌اندازی شد (شادان‌پور، 1387، ص. 64).
تدوین اساسنامه فرصت مطرح شدن دوباره مسئله اختصاص ساختمانی مستقل به کتابخانه ملی را فراهم کرد. در آن زمان كتابخانه ملی، عملاً در سه نقطه تهران مستقر بود و پراكندگي نيروهاي انساني و بخش‌هاي مختلف كتابخانه ملّي موجب شده بود كه وظايف كتابخانه با كُندي و مشكلات زيادي انجام پذيرد (مرادي، 1385، ص. 1396).
4-4-6. احداث ساختمان جدید
کتابخانه ملی ایران از زمان تأسیس در 1316 تا بعد از انقلاب در همان ساختمان اولیه مستقر بود و از چند سال پس از تأسیس از مشکل کمبود فضا رنج می‌برد. هر چند گسترش فضایی محدود در 1330/1951 تا مدتی از مشکل کمبود فضا کاست اما این راه حل موقت پاسخگوی نیاز کتابخانه نبود. با مطرح شدن ساخت کتابخانه پهلوی قبل از انقلاب درخواست مسئولان کتابخانه برای گسترش فضایی به جایی نرسید. بعد از انقلاب نیز تا مدت‌ها به این مسئله توجهی نشد و بخش‌های مختلف کتابخانه در ساختمان‌های مختلف در سطح شهر پراکنده بودند (صمیعی، 1387، ص. 37).
با مطرح شدن مجدد بحث بنای ساختمان جدید بعد از تصویب اساسنامه در 1369، این مسئله بار دیگر پیگیری شد و كليه سوابق در اختيار مهندسان مشاور شركت پيرراز كه از طرف وزارت مسكن و شهرسازي به كتابخانه معرفي شده بود، قرار گرفت. در تاريخ 7 مرداد 1374/1995 از مجمـوع 5 طرحي كه ارائه شده بود شركت مهندسان مشاور پيرراز برنده اعلام شد. فاز اول که در برگیرنده 75 درصد کار بود در اسفند 1383/2005 افتتاح شد و فاز بعدی نیز در اسفند 1385/2007 به پایان رسید (مرادي، 1385: 1397؛ افشار، 1387، ص. 269).
با کنارهم آمدن بخش‌های مختلف، امکان مدیریت کارآمد کتابخانه و توسعه آن فراهم شد. مسئولان کتابخانه با اختصاص فضای مجزا به بخش‌های مختلف، فرصت گسترش خدمات را به آن‌ها دادند. از جمله می‌توان به اختصاص تالارهایی به كتابخانه كودكان و نوجوانان و كتابخانه نابينايان اشاره کرد که امکان توسعه خدمات کتابخانه به گروه‌های ویژه را فراهم کرد.
در این سال‌ها کتابخانه ملی علاوه بر گسترش فضایی، تغییرات ساختاری نیز پیدا کرد. یکی از این تغییرات ادغام سازمان مدارك فرهنگي انقلاب اسلامي، وابسته به وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي، با کتابخانه ملی در تاریخ 29/8/1378 (1999) بود. با این ادغام وظیفه انتشار نمایه ملی ایران به کتابخانه ملی محول شد. 180 تغییر مهم دیگری که در ساختار این سازمان رخ داد ادغـام با سازمان اسناد ملی و تأسيس «سازمان اسناد و كتابخانه ملّي جمهوري اسلامي » در 1381/2002 بـود (مرادي، 1385، ص. 1396).
4-4-7. ادغام سازمان اسناد ملی و کتابخانه ملی ایران
در 1381/2002 سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور، «طرح ساماندهی نظام مدیریت اسنادی» را به شورای عالی اداری کشور ارائه کرد. در این طرح پیشنهاد شده بود «به منظور ساماندهی مدیریت اسنادی و ایجاد هماهنگی برای نگهداری آثار و اسناد مکتوب (چاپی و خطی) و غیرمکتوب و اوراق، مراسلات، دفاتر و سایر اسناد ملی در دستگاههای اجرایی و نظایر آن و همچنین تسهیل در نگهداری و دسترسی به اسناد و صرفه‌جویی در هزینه‌های مربوط و جلوگیری از انجام وظایف»، سازمان اسناد «از سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور منتزع» و با کتابخانه ملی ایران ادغام شود (طرح ساماندهی نظام…، 1381).
قبل از بررسی جزئیات این ادغام برای درک بهتر شرایط، توضیح مختصری در مورد سازمان اسناد ایران ارائه می‌شود.
4-4-7-1. سازمان اسناد ملی ایران قبل از ادغام با کتابخانه ملی
تاریخچه ایجاد بایگانی با مفهوم جدید آن در ایران به دوره قاجار و اقدام وزارت امور خارجه برای مرتب نمودن بایگانی‌خود به پیروی از روش بایگانی کشورهای اروپایی در 1278 بازمی‌گردد. اولین مصوبه دولت پیرامون اسناد دولتی مصوبه هیئت وزیران مبنی بر ایجاد «مرکز اسناد دولتی» در 1309 بود. در این مصوبه مقرر شد تمام اسناد موسسات دولتی در مکانی مشخص ضبط شوند. اجرای این طرح پس از مدتی مشکل تراکم اسناد راکد را ایجاد کرد.
مطالعات منسجم برای تعیین تکلیف اسناد راکد و ضرورت ایجاد آرشیو ملی در 1343 به طرح ایجاد «مرکز بایگانی راکد» در تهران و سایر استان‌ها منجر شد. قرار بر این بود که تا زمان تأسیس آرشیو ملی و تعیین تکلیف امحای اوراق راکد، اسناد در مراکز بایگانی راکد نگهداری شوند. این طرح به‌دلیل عدم تأمین اعتبار مالی مسکوت ماند.
بعد از تأسیس سازمان امور ادارای و استخدامی در 1345، این سازمان لایحه ایجاد سازمان ملی آرشیو با نام «سازمان اسناد ملی ایران» را به هیئت دولت ارائه کرد. این طرح بالاخره در 1349 به تصویب رسید و سازمان اسناد ملی ایران تأسیس شد (تاریخچه آرشیو ملی، بی‌تا).
طبق اساسنامه مصوب 1349 اهداف سازمان اسناد ملی ایران عبارتند از جمع‌آوری و حفظ اسناد ملی، فراهم کردن شرایط دسترسی عموم به آن‌ها و صرفه‌جویی در هزینه‌های اداری از طریق تمرکز اسناد راکد و امحای اوراق زائد. منظور از اسناد عبارت است از «كليه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عكس‌ها، نقشه‌ها، كليشه‌ها، نمودارها، فيلم‌ها، نوارهاي ضبط صوت، و ساير اسنادي كه در دستگاه دولت تهيه شده و يا به دستگاه دولت رسيده است و به‌طور مداوم يا غيرمداوم در تصرف دولت بوده و از لحاظ اداري، مالي، اقتصادي، قضايي، سياسي، فرهنگي، علمي، فني، و تاريخي به تشخيص سازمان، ارزش نگهداري دائمي داشته باشد.»
سازمان اسناد ملی ایران زیر مجموعه سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور بود که توسط شورای سازمان اسناد اداره می‌شد. اعضای شورای اسناد عبارتند از: وزير امورخارجه، وزير علوم، تحقيقات و فناوري، دادستان كل كشور، رئیس سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور، دادستان ديوان محاسبات و دو نفر از اشخاص متبحر در فرهنگ و تاريخ ايران (به پيشنهاد وزير علوم تحقيقات و فناوري و تصويب هيئت وزيران) (فعالیت آرشیو ملی، بی‌تا).
ادغام این سازمان با کتابخانه ملی در 1381 منجر به تأسیس سازمان جدید اسناد و کتابخانه ملی ایران شد. در ادامه به جزئیات قانونی این ادغام می‌پردازیم.
4-4-7-2. روند ادغام
با تصویب «طرح ساماندهی نظام مدیریت اسنادی» در نود و پنجمين شورای عالی اداری، مـورخ 2/6/1381، دو سازمان کتابخانه ملی و سازمان اسناد ملی با هم ادغام شدند. در اين تصويب نامه آمده است كـه «وظايف و مأموريت‌هاي تخصصي سازمان اسناد ملّي ايـران و همچنين كتابخانه ملّي در قالب دو معاونت مستقل، تحت عنوان كتابخانه ملّي و اسناد ملّي با برنامه مستقل در قوانين بودجه سنواتي فعاليت خواهند نمود».همچنین آمده است که دو ماه پس از تاریخ تصویب، این تصویب‌نامه لازم‌الاجرا است و ذکر شده‌است که سازمان اسناد ملی از 1/8/1381 (2ماه بعد از تاریخ تصویب) «از سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور منتزع و با کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران ادغام و عنوان آن به «سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران» تغییر مییابد» (طرح ساماندهی نظام…، 1381).
هر چند این مصوبه تصریح می‌کند دو سازمان در قالب دو معاونت جداگانه و طبق اساسنامه‌های پیشین خود فعالیت خواهند کرد اما در بند دیگری به «ادغام وظايف، مأموريت‌ها و واحدهاي پژوهشي سازمان‌هاي تجميع شده [سازمان اسناد و كتابخانه ملّي] در يك سازماندهي و واحدهاي مربوط» تأكيد مي‌كند و از سازمان جديد التأسيس مي‌خواهد كـه « … تشكيلات خود را حداكثر ظرف مدت سه ماه تهيه و به تأييد سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور» برساند (طرح ساماندهی نظام…، 1381).
با وجود اینکه هدف از این ادغام کاهش هزینه‌ها و جلوگیری از دوباره‌کاری است، اما مشخص نبودن دامنه هم‌پوشانی فعالیت‌ها در این مصوبه و ابهامات همراه آن می‌تواند مانع تحقق این هدف شود.
4-4-8. سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران
سازمان اسناد و کتابخانه ملی برای هماهنگی با مصوبه ساماندهی نظام مدیریت اسنادی، و در جهت کارآمدی مدیریت، وظایف را بین چهار معاونت كتابخانة ملي، اسناد ملي، پژوهش، برنامه‌ريزي و فناوري و معاونت پشتيباني، امور حقوقي و استان ها تقسیم کرد. معاونت پژوهش، برنامه‌ریزی و فناوری و معاونت پشتیبانی وظیفه دارند با دو معاونت کتابخانه ملی و اسناد همکاری کرده و به آن‌ها خدمات ارائه کنند (گزارش سازمان اسناد و …، 1387، ص11).
علاوه بر این در 1385 هيئت امناي سازمان به سازمان اسناد و كتابخانة ملي اجازه داد به منظور ارائه بهتر خدمات در سطح کشور تا پایان سال 1386 نمايندگي هاي خود را در استان بوشهر، خراسان رضوي، سيستان و بلوچستان، فارس و يزد داير نمايد (صمیعی، 1385، ص. 42). مراکز استانی در اصل نمایندگان سازمان اسناد ملی بوده‌اند که در دهه 70 به دلیل وسعت فعالیت‌های آرشیوی و به منظور ایجاد فرصت برابر در تمام نقاط کشور ایجاد شدند. در ابتدا مدیریت‌های منطقه‌ای غرب (همدان در 1371)، شمال غرب (آذربایجان شرقی) و جنوب شرق (کرمان در 1372) تأسیس شدند. در سال‌های آینده مراکز دیگری در استان اصفهان (1375) و یزد (1380) برای
