منبع پایان نامه ارشد با موضوع آرشیو ملی، کتابخانه ملی، مدیریت اسناد، ساختار سازمانی

دانلود پایان نامه ارشد

خود نبست؛ بلکه مدتی بعد برای همگامی برنامه‌ها و سیاست‌ها با نیازها و نظرات سایر جوامع درگیر (نظیر ناشران الکترونیک، کتابداران، سایر متخصصان و…) مشورت‌هایی در سطح ملی انجام داد (گزارش عملکرد کتابخانه ملی کانادا،2001، ص. 18).
در واقع می‌توان گفت کتابخانه ملی کانادا تا امروز چرخه متناوب اجرای پروژه‌های پایلوت، تدوین استراتژی‌ها، مشاوره با متخصصان، ارزیابی برنامه‌ها و … را برای توسعه اقدامات خود در زمینه منابع و خدمات دیجیتال و به‌روزرسانی آن‌ها هرگز متوقف نکرده است.
اثر دیگر برنامه‌های بازنگری دولت، تغییرساختار سازمانی کتابخانه برای کاهش هزینه‌ها و افزایش بازده بود. این روند به تدریج و با مشارکت مدیران و دست‌اندرکاران بخش‌های مختلف صورت گرفت. به عنوان مثال یکی از بخش‌هایی که در این بازبینی‌ها دچار تغییر شد بخش فهرست‌نویسی بود. در آن زمان تقسیم وظایف در این قسمت به صورت خطی و بر مبنای شکل منابع، زبان آن‌ها و یا نوع فهرست‌نویسی (توصیفی و تحلیلی) بود. در 1993 برای بازنگری ساختار این بخش ابتدا یک مشاور استخدام شد تا به مدیران ارشد و میانی بخش در پروژه مهندسی دوباره فرآیند فهرست‌نویسی کمک کند. در تابستان همان سال جلسات هفتگی برای بررسی چیستی، چرایی و چگونگی فهرست‌نویسی کتابخانه ملی با حضور مدیران تشکیل شد. در نتیجه این دیدارها و بررسی‌های بعدی، در 1995 مدل جدید ترکیبی78 جایگزین ساختار قبلی این بخش شد (مک‌کین و پرنت79، 2000، ص. 24). این اصلاحات ساختاری به تغییرات جزئی درون سازمانی ختم نشد. چند سال بعد برنامه‌های دولت برای کاهش هزینه‌ها، بزرگترین تغییر ساختاری، یعنی ادغام با آرشیو ملی را برای کتابخانه ملی رقم زد.
4-2-5. ادغام با آرشیو ملی
چند سال پس از آغاز بازنگری برنامه‌های دولت، مسئولان برای صرفه‌جویی و جلوگیری از دوباره‌کاری، تصمیم به ادغام دو سازمان از وزارت میراث کانادا، یعنی کتابخانه ملی و آرشیو ملی کانادا گرفتند. بدین ترتیب، کتابخانه ملی، که اینک به سازمان دیگری تبدیل شده بود، بزرگترین تغییر را در تاریخ خود تجربه کرد. این تغییر تأثیر بسزایی در برنامه‌ها، فعالیت‌ها و روند توسعه آینده آن گذاشت. قبل از پرداختن به جزئیات این ادغام توضیح مختصری راجع به آرشیو کانادا جهت روشن‌تر شدن شرایط ارائه می‌شود:
4-2-5-1. آرشیو ملی کانادا قبل از ادغام
چند سال بعد از شکل‌گیری کنفدراسیون کانادا در 1867، آرشیو کانادا در 1872 به عنوان شعبه‌ای از وزارت کشاورزی با هدف توسعه درک مردم از تاریخ کانادا ایجاد شد (لاکاسه و لچاسر80، 1997،ص. 3).
در سال‌های بعد این مرکز فعالیت‌های خود را گسترش داد و در 1912 با تصویب «قانون آرشیو عمومی» به سازمانی مستقل زیر نظر نخست وزیر تبدیل شد. تصویب این قانون حدود وظایف آرشیو را مشخص کرد و باعث شد سازمان پشتوانه‌ای محکم داشته باشد (لاکاسه و لچاسر، 1997،ص. 7).
با توجه به هدف اصلی تأسیس آرشیو در 1872 مبنی بر توسعه درک مردم از تاریخ، تا سال‌ها بعد جمع‌آوری اسناد تاریخی تنها اولویت این سازمان بود. بنابراین بعد از مدتی تراکم اسناد و مدارک و مدیریت آن‌ها به مشکلی جدی تبدیل شد. بحث و بررسی پیرامون مدیریت اسناد و تعیین تکلیف و امحاء اوراق زائد به دلیل آغاز جنگ جهانی دوم و مسائل مربوط به آن به تعویق افتاد. بعد از پایان جنگ، در 1945 به منظور رسیدگی به وضعیت اسناد، «کمیته اسناد عمومی» تشکیل شد. این کمیته رژیمی جدید در مدیریت اسناد ایجاد کرد و آن را غیرمتمرکز کرد. در مورد کم و کیف اجرای این رژیم اطلاعاتی یافت نشد. در 1946 لایحه‌ای برای اجرایی شدن توصیه‌های کمیته اسناد عمومی و تکمیل قانون 1912 به آن اضافه شد. از این پس آرشیو عمومی به «آرشیو ملی» تغییر نام پیدا کرد (لاکاسه و لچاسر، 1997،ص. 13).
در 1951 «كميسيون سلطنتي توسعه ملي هنر، ادبیات و علوم»، که در قسمت شکل‌گیری کتابخانه ملی (4-2-2)، به آن اشاره شد، پیشنهاد داد واحدهایی برای مدیریت اسناد دولتی در سطح کشور راه‌اندازی شوند. این پیشنهاد عملی شد و در 1966 با تصویب بخشنامه «اسناد عمومی»روش آن‌ها پشتوانه قانونی نیز پیدا کرد (لاکاسه و لچاسر، 1997،ص. 16 و 17).
سرانجام در سال 1985 مسئولان آرشیو ملی به دلیل پیچیده شدن ساختار دولت فدرال و وضعیت مدیریت اسناد آن‌، تقاضای تجدید نظر در قانون را به دولت تسلیم کردند. در سال 1987 تجدید نظر صورت گرفت و قانون آرشیو تصویب شد. هدف و وظیفه آرشیو ملی در این قانون حفاظت اسناد عمومی و خصوصی دارای اهمیت ملی و دسترس‌پذیر کردن آن تعیین شد. آرشیو ملی موظف است مرکزی دائمی برای نگهداری و حفظ اسناد سازمان‌های دولتی و سلطنتی تأمین و آن را مدیریت کند و مشوق و حامی فعالیت‌های آرشیوی و جوامع آرشیوی باشد (قانون آرشیو ملی کانادا81، 1987).
4-2-5-2. روند ادغام کتابخانه ملی و آرشیو ملی
کتابخانه ملی کانادا سال‌ها با آرشیو ملی کانادا رابطه‌ای نزدیک داشت؛ چه در بدو تأسیس و سکونت موقت آن در ساختمان آرشیو (در حالی که امور اداری آن‌ها مشترک بود). چه در سال‌های بعد که در پروژه‌های آرشیوی با آرشیو ملی همکاری داشت (از مهمترین این پروژه‌ها می‌توان به «سیستم کنترل منابع آرشیوی»82 (میکان) و «پروژه شبکه اطلاعات آرشیوی کانادا»83 در 2001 برای دسترسی مردم کانادا به اطلاعات و مدارک آرشیوی کانادا اشاره کرد.).84
با وجود همکاری‌های همیشگی کتابخانه ملی و آرشیو ملی، ادغام آن‌ها دستوری بود که از خارج سازمان و از سوی مقامات دولت ابلاغ شد. البته از زمان اعلام رسمی خبر ادغام حدود سه سال به دو سازمان برای هماهنگی با این تغییر فرصت داده شد.
خبر ادغام اولین بار توسط فرماندار کل در 30 سپتامبر 2002 اعلام شد و چند روز بعد وزیر میراث کانادا آن را تأیید کرد. سپس دولت کانادا بودجه ای 5/7 میلیون دلاری برای ادغام تخصیص دارد که ظرف سه سال بعد (06-2003) مصرف شود. نمایندگانی از کتابخانه ملی، آرشیو ملی، و دادگستری کانادا با همکاری، پیش‌نویس لایحه قانونی85 برای تأسیس «کتابخانه و آرشیو کانادا» را بین پاییز 2002 و بهار 2003 آماده کردند (کلایتون، 2003، ص. 128؛ گزارش عملکرد کتابخانه ملی کانادا، 2003).
رؤسای کتابخانه ملی و آرشیو ملی با توافق در 4 نوامبر 2002، معاونی برای مدیریت فرآیند ادغام منصوب کردند. از زمان اعلام خبر ادغام تا قانونی شدن آن، هیئت مدیره‌‌ای جدید از مدیران ارشد آرشیو و کتابخانه، اداره دو سازمان را به صورت مشترک بر عهده گرفتند.86 مهم‌ترین وظیفه این گروه تصمیم‌گیری‌های استراتژیک برای رسیدن به اهداف بلندمدت در زمان مشخص و با محدودیت‌های ملی و محیطی بود. «تیم انتقال»87 برای برنامه‌ریزی برای تشکیل سازمان جدید تشکیل شد و گروه‌های دیگری هم برای ارزیابی سیاست‌های مربوط به مجمو‌عه‌ها، خدمات به مردم و دولت، روش‌های حفاظت، مسائل مربوط به دیجیتالی کردن، و برنامه‌ریزی‌ها و سیاست‌گذاری‌های استراتژیک تشکیل شد ( گزارش عملکرد کتابخانه ملی کانادا، 2003). در 21 ماه می 2004، حدود یک سال و نیم بعد اعلام خبر ادغام، مصوبه مجلس در مورد آن اعلام شد (گزارش عملکرد کتابخانه ملی کانادا و آرشیو ملی کانادا، 2004).
4-2-6. کتابخانه و آرشیو کانادا
قانون کتابخانه و آرشیو کانادا طوری تدوین شده که همزمان وظایف آرشیو ملی و کتابخانه ملی را در بربگیرد. دادن مسئولیت رهبری و حمایت از ‌ سازمان‌ها و جامعه آرشیویست ها در کنار سازمان‌ها و جامعه کتابداران از مواردی بود که برای در برگرفتن وظایف دو سازمان سابق آرشیو ملی و کتابخانه ملی در نظر گرفته شد. مورد دیگر گستردگی دامنه منابع تحت پوشش وظایف سازمان یود . به کار بردن عبارت «میراث مستند»88، علاوه بر منابع آرشیوی و کتابخانه‌ای، اشکال مختلف منابع اطلاعاتی، انتشارات آنلاین و دیگر رسانه‌ها را که در آینده به وجود می آمد، نیز در بر می‌گرفت.89 (قانون کتابخانه و آرشیو کانادا90، 2004، ص. 2و3).
از آنجا که قانون جدید بر ادغام کامل دو سازمان کتابخانه ملی و آرشیو ملی و ایجاد یک سازمان یکپارچه تأکید داشت، ساختار جدیدی برای دربرگرفتن همه فعالیت‌های دو سازمان پیشین و ایجاد یک سازمان یکپارچه طراحی شد. هم اکنون کتابخانه و آرشیو کانادا دارای چهار معاونت مجموعه‌سازی91، مدیریت مجموعه92، اکتشاف منابع93 و پشتیبانی94 است. در این ساختار، تنها معاونت مجموعه‌سازی برحسب نوع مواد آرشیوی و کتابخانه‌ای به سه دسته مجموعه‌های خاص آرشیوی، اسناد دولتی و میراث منتشر شده صورت گرفته است. دسته‌بندی سایر معاونت‌ها بر اساس کارکرد آن‌ها و بدون توجه به نوع منابع صورت گرفته است، برای مثال معاونت مدیریت مجموعه به دو بخش دیجیتالی و غیر دیجیتالی تقسیم شده است (ساختار سازمانی95، سایت کتابخانه و آرشیو کانادا).
گسترش دامنه وظایف، سازمان جدیدالتأسیس را با چالش‌هایی مواجه کرد. طولی نکشید که مسئولان متوجه شدند تنوع «میراث مستند» (شامل اشکال و انواع مختلف منابع اطلاعاتی) و محدودیت‌های مالی، اجرای وظیفه محول شده را ناممکن می‌سازد. پس، مسئولان به این نتیجه رسیدند که چاره‌ای ندارند جز اینکه بر مجموعه‌سازی و حفاظت منابع با اهمیت تمرکز کنند و گردآوری و حفاظت منابع دیگر را به سایر نهادها واگذار کنند. برای اجرایی کردن این تصمیم باید استراتژی‌هایی برای مدیریت و سازماندهی فعالیت محول شده به سایر سازمان‌ها تدوین می‌شد (دوسِت96، 2007، ص. 62).
می‌توان گفت تدوین «استراتژی اطلاعات دیجیتال»97 یکی از تدابیری بود که به همین دلیل اجرا شد. استراتژی اطلاعات دیجیتال در 2007 با مشورت سازمان‌ها درگیر در تولید و نگهداری اطلاعات، برای رهبری تلاش‌های سازمان‌ها و افراد در جمع‌آوری، حفاظت و دسترس‌پذیر ساختن اطلاعات دیجیتال کانادا، تدوین شد (گزارش عملکرد کتابخانه و آرشیو کانادا98، 2008، ص. 9 و 24).
کتابخانه و آرشیو کانادا برای رهبری مدیریت اسناد دولتی و آرشیوی نیز روندی مشابه اطلاعات دیجیتال پیش رو گرفت. این سازمان علاوه بر انتشار راهنماها، دستورالعمل‌ها، برگزاری میزگرد و نشست برای مدیریت اسناد آرشیوی، مراکزی را نیز در نقاط مختلف برای کمک به سازمان‌های مربوطه تأسیس کرده‌است. هم‌اکنون کتابخانه و آرشیو کانادا 8 مرکز منطقه‌ای حفاظت اسناد دارد که با ارتباط با بیش از 90 سازمان دولتی، اسناد را، مدیریت می‌کنند. «رژیم حفظ سوابق» برای مدیریت فعالیت مراکز دولتی در سطح کشور نیز بعد از چند سال پژوهش و مشاوره با متخصصان در 2009، تدوین شد (گزارش عملکرد کتابخانه و آرشیو کانادا، 2010، ص. 8 و 15).
در قانون جدید، مبحث دیگری در نظر گرفته شد که منجر به تغییر اساسی در برنامه‌های آینده سازمان شد. در قانون کتابخانه و آرشیو وظیفه شناساندن میراث مستند به مردم کانادا برای افزایش درکشان از هویت ملی برای تولید دانش و انتقال آن به نسل های بعد، به کتابخانه و آرشیو کانادا س‍پرده شده است. این بدین معنی است که کتابخانه و آرشیو کانادا نه تنها وظیفه دسترس‌پذیر کردن مجموعه‌های اطلاعاتی خود و سایر کتابخانه‌ها را بر عهده دارد بلکه وظیفه دارد در زندگی مردم نفوذ کند، آن‌ها را با جنبه‌های مختلف هویت ملی خود آشنا سازد و بدینگونه به طور غیرمستقیم به توسعه اقتصادی، فرهنگی و اجتماعی کانادا کمک کند (دوسِت، 2007، ص. 63).
من اطلاعاتی در مورد چگونگی رسیدن مسئولان به این موضع‌ جاه‌طلبانه نیافتم. اما بدیهی است این وظیفه جدید جهت‌گیری را جدیدی در برنامه‌های آینده سازمان ایجاب می کند. برای تحقق این هدف، کتابخانه و آرشیو کانادا بخش روابط عمومی خود را گسترش داده و به تدریج سعی دارد با یافتن راه‌های مختلف برای دسترس‌پذیر کردن اطلاعات و اجرای آن‌ها، به این وظیفه جامه عمل بپوشاند (دوسِت، 2007، ص. 63).
یکی از اقدامات کتابخانه ملی از سال‌های پیش تأسیس مراکزی برای شناساندن میراث ملی به مردم بوده است. «گالری نقاشی»99 یکی از این مراکز است که با برگزاری نمایشگاه‌هایی در محل دائمی خود، به صورت سیار در سایر مناطق و یا حتی به صورت

پایان نامه
Previous Entries منبع پایان نامه ارشد با موضوع کتابخانه ملی، مدیریت اطلاعات، اشتراک منابع، ایفای نقش Next Entries منبع پایان نامه ارشد با موضوع کتابخانه ملی، آرشیو ملی، جنگ جهانی اول، فناوری اطلاعات