منبع مقاله با موضوع ارتباطات سازمانی، ساختار سازمانی، رادیو و تلویزیون، انتقال اطلاعات

دانلود پایان نامه ارشد

مدير سازمان براى مجموعه كاركنان، پيامهايى هستند كه بيش از يك گيرنده دارند.
گيرنده يا گيرندگان پس از دريافت پيام، استنباطى از آن دارند كه بايد با مقصود فرستنده آن يكى باشد. اگر مفهوم ذهنى به صورت پيامى در آيد كه در ذهن گيرنده و فرستنده مفهوم يكسانى را تداعى ننمايد، در حقيقت پيام دريافت نشده است؛ از اين رو مى توان گفت يك دريافت كننده خوب بودن به اندازه يك فرستنده دقيق بودن حايز اهميت است. بنابراين لازم است گيرنده پيام ، از نظر فكرى براى گوش كردن و كشف و تفسير پيام آمادگى داشته باشد (پیروز و همکاران، 1391).
3. پيام121:
پیام، علامت یا مجموعه ای از علائم است که به عنوان محرک برای گیرنده عمل میکند (دوویتو، 1986) و به صورت نماد باشد(اسلتر ، 2010) و عبارت است از شكل عيني شده مفهوم ذهني فرستنده پيام و ممكن است كلامي يا غيركلامي باشد (فولادگر، 1384). به عبارت دیگر پیام اطلاعاتي است كه فرستنده، از نظر فيزيكي آن را به صورت رمز درآورده است( داوودابادی، 1385). پيام كلامي به صورت نوشتار يا گفتار مي‌باشد و پيام غير كلامي علائم، اشارات و تصاويري هستند كه براي ايجاد ارتباط به كار مي‌روند مثل تصوير پرستاري كه انگشت خود را بر بيني نهاده و شما را دعوت به سكوت مي‌كند(فولادگر، 1384).

4. کدگذاری122:
پس از برانگیختگی و ایجاد انگیزه برای برقراری ارتباط، فرستنده باید تصمیم بگیرد از چه راهی بهتر می تواند پیام را به گیرنده خاص ارسال نماید (همیلتون، 2011). کدگذاری پیام فرایندی شناختی است که جهت انتقال پیام توسط فرستنده از طریق تبدیل آن به نمادها صورت می گیرد (هوی و میسکل، 2005) و از طریق آن پیام به شکلی که قابل انتقال باشد در می آید (همیلتون، 2011). به رمز درآوردن پيام از آن جهت لازم است که اطلاعات بين طرفین تنها از طريق علامت و نشانه قابل مبادله است (داوودآبادی، 1385). به عنوان مثال زمانی که مدیری در می یابد لازم است کارمندی را سرزنش کند، ابتدا به این می اندیشد که چگونه پیام را کدگذاری نماید: از چه نوع کلماتی استفاده کند، ملایم یا محکم؟ از صدای نرم استفاده کند یا بلند؟ از چه نوع مثالی می تواند برای درک بهتر کارمند استفاده کند؟ (همیلتون123، 2011)
5. کدبرداری پيام124:
کدبرداری، فرايندي است كه گيرنده پيام، در جهت تفسیر معنای واقعی پيام انجام می دهد (همیلتون، 2011، هوی و میسکل، 2005، داوودآبادی، 1385). این فرایند تحت تأثیر انتظارات و تجربه گیرنده، تفسیر شخصی او و میزان آشنایی او با کدگذاری فرستنده می باشد (علاقه بند، 1386). گيرنده بايد ابتدا پيام را دريافت كند سپس آن را تفسير كند (داوودآبادی، 1385). زمانیکه یک کارمند توسط سرپرست خود مورد توبیخ و سرزنش قرار می گیرد، ممکن است سئوالاتی برایش پیش بیاید: اشتباهی که مرتکب شده ام تا چه حد جدی است؟ سرپرست جدی است یا خیر؟ آیا ممکن است شغل خود را از دست بدهم (همیلتون، 2011)؟
6. كانال يا مجراي ارتباط125:
انتخاب کانال ارتباطی مناسب نیز علاوه بر نحوه رمزگذاری و رمز گشایی پیام، نقش بسزایی در موفقیت ارتباط دارد (همیلتون، 2011). کانال ارتباط وسيله‌اي است که علائم و پیامها از طریق آن ارسال می گردد و بين فرستنده و گيرنده پيام ارتباط برقرار می سازد ( مثل هوا براي انتقال صوت) (داوودآبادی، 1385، همیلتون، 2011). گفتگوهای چهره به چهره، تماسهای تلفنی، یادداشتها، ایمیل ها، پیامهای فوری، وبلاگها، خبرنامه ها، مجلات، رادیو و تلویزیون مثالهایی از کانالهای ارتباطی می باشد. همه کانالها ظرفیت یکسانی برای انتقال اطلاعات ندارند. به عنوان مثال در جلسات کاری زمانی که شرکت کنندگان از ارتباطات چهره به چهره استفاده می کنند، کدهای زبانی، فرازبانی و غیرکلامی هر سه مورد استفاده قرار می گیرند اما رادیو و تلویزیون برخی کدهای غیرکلامی را محدود می سازند (همیلتون، 2011). کانال ارتباطی می تواند پیام را به صورت بصری یا سمعی انتقال دهد (اسلتر، 2010) و غالبا نمي توان آن را از پيام جدا كرد (داوودآبادی، 1385).
7. پارازيت126:
پارازيت را مي توان عاملي تعريف كرد كه پيام را تحريف مي‌كند. وجود پارازيت ممكن است از فرستنده، وسيله ارتباط و يا گيرنده باشد(داوودآبادی، 1385). به عبارت دیگر هرچیزی که در جریان انتقال پیام، مداخله کرده، موجب تحریف پیام گردد را پارازیت می نامند(اسلتر، 2010، همیلتون، 2011).
• پارازیت بیرونی127: پارازیت بیرونی شامل اختلالاتی می شود که در محیط روی می دهد. مانند دستور زبان ضعیف سخنران، صدای تلفن، صحبت و سروصدای دیگران، هوای سرد اتاق، و چراغ کم نور.
• پارازیت درونی128: پارازیت بیرونی به وضعیت طرفین رابطه برمی گردد، مانند سردرد، خیالبافی، کم خوابی، مشغولیت با مسائل دیگر، یا فقدان دانش در حیطه مورد نظر (همیلتون، 2011).
8. بازخورد129:
واژه بازخورد از سایبرنتیک گرفته شده، که شاخه ای از مهندسی در ارتباط با نظامهای خودتنظیم کننده می باشد. در تصویری ساده، بازخورد نظامی خود تثبیت کننده مثل ترموستات است که دمای اتاق یا کوره را تنظیم میکند. در فرایند ارتباطات، بازخورد، پاسخی از طرف گیرنده است که به فرستنده اعلام میکند، پیام چگونه به گیرنده رسیده و آیا نیاز به اصلاح دارد یا خیر (گیل و آدامز130، 2002). زمانیکه افراد رفتار خود را مورد مشاهده قرار داده و سعی می کنند آن را بهبود بخشند، زمانیکه از دوستان خود می خواهند جهت رفتار مؤثر در شرایطی خاص به آنها پبشنهاداتی ارائه دهند، وقتیکه مدیران راههایی را پیش بینی می کنند که کارمندان پیشنهادات خود را جهت بهبود کار ارائه دهند، از باخورد استفاده می کنند (همیلتون، 2011). مسير بازخورد در جهت عكس فرايند ارتباط است كه در آن واكنش گيرنده پيام به فرستنده داده مي شود. بازخورد ممكن است مستقيم و يا به صورت غير مستقيم باشد(داوودآبادی، 1385).
9. محیط ارتباط131:
برای برقراری ارتباطی مؤثر فرد باید تا جاییکه ممکن است، شرایط محیطی را پیش بینی و کنترل نماید. محیط شامل زمان، مکان، و محیط فیزیکی و اجتماعی می گردد که فرد را احاطه کرده اند. برای مثال زمان جلسه می تواند تعیین کننده وضعیت ملاقات و در نتیجه موفقیت ارتباط باشد. بهترین زمان برای جلسات به شرکت کنندگان جلسه، انتظارات آنها، هدف جلسه و طول آن بستگی دارد. همچنین محل جلسه تأثیر بسزایی برکیفیت جلسه دارد (همیلتون، 2011).

2-2-1-8- موانع ارتباطات:
مانع ارتباطی عبارتست از هر مانع یا علتی که در راه ارسال یا درک پیام، اختلال ایجاد کند (الوانی، 1385). برخی از این موانع عبارتند از:
• از صافي گذراندن اطلاعات: گاهی اوقات، فرستنده آگاهانه پیام را دستکاری میکند، تا آن را برای گیرنده، مطلوبتر نماید و یا سلسله مراتب زیاد سازمانی، موجب می شود اطلاعات از صافی های متعددی عبور کرده و دستخوش تغییرات قرار گیرد.
• ويژگي‌هاي شخصي: گیرنده پیام با توجه به نیازها، انگیزه ها، تجربه ها، زمینه های کاری، و سایر ویژگیهای شخصی، همان چیزهایی را که علاقه دارد، می بیند یا می شنود؛ همچنین انتظارات و آنچه را که دوست دارد، در شبکه ارتباطی القا میکند.
• جنسيت: زنان و مردان به دلايل مختلف بايد بين خود ارتباط گفتاري برقرار كنند و تحقيقات نشان داده كه مردان با زباني صحبت مي‌كنند و مطالبي را مي‌شنوند كه درباره مقام سازماني و استقلال در كار باشد و زنان با زباني صحبت مي‌كنند و مطالبي را مي‌شنوند كه درباره روابط و صميمت مي‌باشد.
• عواطف: نوع احساس گيرنده پيام، هنگام دریافت پيام بر تفسيري كه او از محتواي پيام مي‌كند، اثر مي‌گذارد. احساسات شديد، شبكه ارتباطي مؤثر را خدشه دار مي‌كند. در چنين شرايطی فرد نمي‌تواند بخردانه و معقول عمل كند و نوع قضاوت او بر پايه عاطفه و احساسات است.
• زبان: كلام براي افراد مختلف معاني مختلف دارد. سن، ميزان تحصيلات و زمينه فرهنگي سه متغير مشخصي هستند، كه كلمه ها، معاني و مفاهيمي كه ما براي اين كلمات قائل هستيم را تحت تأثير قرار مي‌دهند.
• ارتباطات غيرگفتاري: اكثر اوقات ارتباطات گفتاري با ارتباطات غيرگفتاري همراه است. در صورتي كه طرفين ارتباط توافق كامل با يكديگر داشته باشند به گونه‌اي رفتار مي‌كنند كه رفتار يكديگر را تقويت مي‌كنند ولي هنگامي كه ارتباطات غيرگفتاري با پيام‌ها سازگار نيست، دريافت كننده پيام دچار سردرگمي مي‌شود و نمي‌داند پيام واقعي چيست (رابینز، 2005).

2-2-1-9- مهارت و شایستگی مورد نیاز برای ایجاد پیامهای باکیفیت:
هر پیامی با توجه به طبیعت و شرایط آن تأثیر متفاوتی بر مخاطب ایجاد می نماید. بنابراین پیام باید دارای کیفیت لازم باشد بدین گونه که:
• تمامیت، اعتبار و صحت پیام باید کامل و جامع باشد.
• پیام باید حاوی اطلاعات مفید و مورد نیاز مخاطبین باشد.
• پیام باید نتایج و گرایش مطلب در خود داشته باشد. به عبارتی این مطلب از کجا شروع و به کجا ختم می شود.
• مهارت لازم در نحوه ارائه پیام و ظرافت خاص ارائه آن بسیار مهم است.
• متناسب بودن پیام با جو حاکم و سادگی به تأثیر آن می افزاید.
• هر پیامی باید شامل پنج اطلاعات باشد (چه زمانی، کجا، با چه شخصی، چرا، چه چیزی) (شایان جهرمی و همکاران، 1388).

2-2-1-10- ویژگی‌های ارتباطات سازمانی
ارتباطات سازمانی به‌عنوان یكی از حوزه‌های تخصصی ارتباطات كلامی یا گفتاری132 از مباحث مهم مدیریت به‌شمار می‌رود و ویژگی‌های خاصی دارد، كه موارد زیر از آن جمله‌اند:
1. حدود و مرزهای ارتباط سازمانی برخلاف حوزه وسیع‌تر ارتباط میان‌فردی، با وضوح بیشتری معین بوده و نفوذ ناپذیری كمتری دارد.
2. یكی از مشخصه‌های ارتباط سازمانی باز تولید پیام‌هاست. در این نوع بازتولید، پیام‌ها از شخصی به شخص دیگر و مجدداً از آن شخص دیگر و الی آخر انتقال می‌یابد.
3. در این‌گونه از ارتباط از اشكال مختلفی نظیر یادداشت، كارت‌های سوراخ‌دار و … استفاده می‌شود؛ اما باید دانست شكل اصلی انتقال در ارتباط سازمانی، ارتباط شفاهی است و سایر اشكال نسبت به ارتباطات رو در رو، نقش معین، كمكی یا جانشین دارند (بلیک، رد و هارولدسون133، 1378).
تفاوت ارتباط سازمانی با انواع دیگر ارتباط را می توان چنین بیان نمود:
1. ارتباط سازمانی وظیفه‌مدار است. سازمان‌ها مجموعه‌های هدف‌مدار هستند كه فعالیت‌های آن‌ها در جهت تحقق اهداف فردی و سازمانی هماهنگ شده‌اند.
2. روابط سازمانی متأثر از ساختار سازمانی است. الگوهای هماهنگی رفتار در سازمان‌ها موجب ایجاد ساختار‌ها می‌شود. این ساختار سازمانی كه موجب شده سازمان‌ها به‌عنوان سیستم‌های ساختارمند شناخته شوند، بر ارتباط سازمانی اثر گذاشته و می‌تواند مانع یا موجب تسهیل آن گردد.
3. ارتباط سازمانی هم در مرزهای سازمانی و هم فراتر از آن اتفاق می‌افتد و در واقع نوعی كاركرد فرامرزی هم دارد (میلر134، 1377).

2-2-1-11- تجزیه و تحلیل ارتباطات سازمانی:
تجزیه و تحلیل ارتباطات سازمانی، گزارشی عینی در مورد ارتباطات داخلی سازمان است و موجب اصلاح و بهبود روش سازمان در رابطه با چگونگی کسب اطلاعات ضروری برای عملکردهای سازمان می شود. با توجه به اهمیت سیستم ارتباطات داخلی در موفقیت سازمان، لازم است هرسازمانی هرچندوقت یکبار سیستم ارتباطات داخلی خود را مورد تجزیه و تحلیل قرار دهد و با توجه به تحولات محیط، محتوی و چگونگی ارتباطات فردی را مورد سنجش قرار داده و صحت و کارایی آن را ارزیابی نماید (طبیبی، 1381).

2-2-1-12- انتخاب مسير يا كانال ارتباطی مناسب:
برای انتقال موفقیت آمیز پیام، باید کانال ارتباطی مناسبی را انتخاب نمود (همیلتون، 2011). در انتخاب کانال مناسب عوامل زیر اهمیت دارند:
1- اهمیت پیام: پیامهای مهم غالبا نیازمند ارتباطات چهره به چهره می باشند. رابرت هلر135(1998) می نویسد: «در صورتیکه به جای ارتباطات چهره به چهره از تکنولوژی استفاده می کنید؛ تنها پیامهای ضروری را ارسال کنید، سعی کنید پیامها کوتاه باشد، و از تأخیر در پاسخ خودداری کنید.»
2- توجه به توانایی های

پایان نامه
Previous Entries منبع مقاله با موضوع ارتباطات سازمانی، انتقال اطلاعات، مدیریت ارتباطات، ارتباط درون فردی Next Entries منبع مقاله با موضوع ارتباطات میان فردی، رادیو و تلویزیون، ارتباطات سازمانی، انواع ارتباطات