باید روی کامپیوتر صاحبکار آزمایش شود آزمایش مزبور قبل از موعد اجرای برنامه های مذکور صورت پذیرد(همان منبع،151 )76.
2-5-10-2 اخذ فایلهای اطلاعاتی مورد نیاز برای رسیدگی
در دسترس بودن فایلهای مورد به ضوابط و دوره نگهداری77 فایل مزبور در مرکز خدمات کامپیوتری بستگی دارد.
2-5-7-2- حفاظت مناسب از اسناد و مدارک و داراییها
هنگامی که مردم به نگهداری و حفاظت از داراییها می اندیشند، اغلب آنان حفاظت از وجوه نقد و دارییهای فیزیکی مانند موجودی کالا و تجهزات را تصور می کند اما در دنیای امروز،یکی از مهمترین داراییهای شرکت را از سرقت، خرابی و استفاده غیر مجاز استفاده می کند:
نظارت موثر و تفکیک صحیح و ظایف
حفاظت مناسب از ثبت دارییها و اطلاعات
محدود کردن دسترسی فیزیکی به دارییها، ماشین صندوق، گاو صندوق و قفسه های قفل دار دسترسی به وجوه نقد، اوراق بهادار و داراییهای کاغذی را محدود می کند. به عنوان نمونه، به دلیل ضعف کنترلهای مربوط به نگهداری چک ها بیش ازیک میلیون دلار را از شرکت پرینتی کرپ اختلاس شد (چکهای سفید در صندوق قفل نشده نگهداری می شد) این کار برای کارکنان بسیار ساده بود که چکی را بر داشته و به نام فروشنده جعلی تکمیل کردهو از دستگاه امضاء کننده چک(که در محل به صورت قفل نشده رها شده بود)عبور داده و سپس چک را نقد کنند.
حفاظت از ثبت ها و اسناد و مدارک کپسول های اطفال حریق، گنجه های بایگانی قفل دار و نگهداری فایل های پشیبان سیستم در خارج از سایت رایانه های شرکت ابزار های مناسبی برای محافظت از اسناد و مدارک هستند (آريا، 1377، 158)2.
کنترل محیط اطراف، تجهیزات رایانه ای مهم باید درزاتاقی با وسایل خنک کننده کافی و اطفای حریق مناسب نگهداری شود. این اتاق باید در یک مکان مناسب نگهداری شود این اتاق باید در یک مکان مرتفع قرار داشته و از استحکام لازم برخوردار باشد تا بتواند تجهزات رایانه را در مقابل سیل و زلزله محافظت کند (همان منبع ، 159)3.
بخش دوم ادبيات تحقيق برگرفته از دستورالعمل‌هاي موجود در صنعت نفت شده‌است.
11-2- سيستم جامع حسابداري صنعتي
1-11-2- مقدمه و تاريخچه
تقريباً هدف عمده راه‌اندازي هر مؤسسه توليدي در جهت دستيابي به سود براي صاحبان آن است. در يك تعريف ساده سود عبارتست از درآمدها منهاي هزينه‌ها، هر قدر هزينه‌ها بيشتر، سود كمتر و هر اندازه هزينه‌ها كمتر باشد رقم سود بالاتر خواهد بود.
بنابراين ترديدي نمي‌توان داشت كه در اين مورد، مديري موفق‌تر است كه بتواند از نزديك كنترل بر هزينه‌ها را اعمال نمايد. از طرفي متناسب با توسعه فعاليتها و گسترش مؤسسات، امكان اعمال كنترلها و مراقبتهاي شخصي و از نزديك مديران بر عمليات روزمره و هزينه‌ها كاسته مي‌شود، مضافاً با افزايش مشغله روزانه و درگيريهاي بيشتر مديران نياز به منابع اطلاعاتي قابل اتكاء كه بر اساس آنها بتوانند تصميمات درست و قابل قبول در راستاي اهداف مؤسسه اتخاذ نمايند بيشتر مي‌گردد.
عمده اطلاعات موردنياز مديران در اين زمينه مالي بوده و لازم است بر اساس روشها و تكنيكهاي خاص گردآوري، طبقه‌بندي و تجزيه و تحليل گردند و در اين رابطه، وظيفه حسابداري عبارتست از تأمين و تدارك ابزار و وسايلي است كه مديريت را در جهت برقراري كنترل بر هزينه تمام شده در مؤسسات توليدي ياري رساند. از جمله اين ابزار و وسايل داشتن يك سيستم پويا و منسجم حسابداري صنعتي مي‌باشدشكي نيست كه در هر سازماني سيستم حسابداري يكي از اصلي‌ترين سيستمهاي كمي اطلاعاتي است و چنين سيستمي بايد حداقل براي تأمين سه هدف عمده زير اطلاعاتي را ارائه نمايد.
تهيه گزارشهاي داخلي به مديران به منظور استفاده آنها در امر برنامه‌ريزي و كنترل عمليات روزمره.
تهيه گزارشهاي داخلي براي مديران به منظور گرفتن تصميمات در امور غير جاري و تنظيم خط مشي‌ها و برنامه‌هاي اصلي.
تهيه گزارشهاي خارجي براي سهامداران مؤسسه، دولت و ساير گروه‌هاي خارجي.
به مفهوم وسيع كلمه حسابداري صنعتي نيز داراي سه هدف عمده فوق مي‌باشد بطوريكه ميتوان ادعا نمود كه اين شاخه از حسابداري به مسئله جمع‌آوري و ارائه اطلاعات، به منظور اتخاذ انواع تصميماتي اطلاق مي‌شود كه دامنه‌شان از اداره انجام عمليات روزمره تا اتخاذ تصميمات استراتژيك غير جاري و تعيين خط مشي‌هاي سازمان ادامه مي‌يابد.
با توجه به آنچه گذشت اين نتيجه حاصل مي‌شود كه نياز به يك سيستم اطلاعاتي قوي مالي يكي از ابزارهاي اصلي پويايي و پيشرفت در سازمانهاي مختلف مي‌باشد و بر همين اساس در شركتي به بزرگي شركت ملي نفت ايران با سازماني مشتمل بر چندين مديريت، شركت‌هاي فرعي و سازمانهاي متنوع جنبي و با تشكيلاتي بالغ بر ده‌ها كارخانه توليدي بزرگ و كوچك منحصر بفرد، واحدهاي عملياتي، پشتيباني و خدماتي و محدوده فعاليتي به وسعت كشور پهناور ايران، اين نياز مدتها بصورت برجسته خودنمايي مينمود و با توجه به سياستهاي جديد دولت مبني بر كاهش هزينه‌ها و اهداف برنامه‌هاي توسعه سياسي، اقتصادي، اجتماعي جمهوري اسلامي ايران در جهت خودكفا نمودن واحدها بر مبناي بنگاههاي اقتصادي، افزايش راندمان و بعضاً سوددهي، اين نياز روز به روز بيشتر نمايان گرديد.
بر همين اساس بر مبناي مصوبات هيئت مديره محترم شركت ملي نفت ايران و با استفاده از كادر مجرب داخلي صنعت نفت، اقدام به ايجاد سيستم حسابداري صنعتي گرديده، كه گزارش تفصيلي آن در صفحات بعد ارائه گرديده‌است.
2-11-2- مشخصات كلي سيستم حسابداري صنعتي
مشخصات كلي سيستم حسابداري صنعتي به شرح زير مي‌باشد:
سيستم حسابداري صنعتي كاملاً پارامتريك بوده و تمامي واحدها به فراخور حال خود مي‌توانند از اين سيستم استفاده نمايند.
سيستم حسابداري صنعتي بصورت كاملاً پيوسته طراحي گرديده است و استفاده‌كنندگان از سيستم كليه پارامترها و اطلاعات موردنياز خود را شخصاً (در محدوده مجوز هر كدام از استفاده‌كنندگان) و بدون واسطه از طريق ترمينالهاي كامپيوتري به سيستم معرفي مي نمايند.
تغيير پارامترهاي سيستم به هيچ وجه محدود نبوده و باعث تنافض در اطلاعات ثبت‌شده نمي‌گردد.
اطلاعات مربوط به عملكرد مالي هر ماه واحدها از سيستم مالي و هزينه استخراج و به صورت مكانيزه به سيستم حسابداري صنعتي تغذيه مي‌گردد، ضمناً اطلاعات موردنياز جهت اجراي سيستم در هر ماه از سه قسمت عمده به شرح زير تشكيل مي‌شود.
اطلاعات مالي كه از سيستم حسابداري صنعتي استخراج مي‌گردد.
اطلاعات مقداري كه در محل واحد عملياتي توسط استفاده‌كنندگان به سيستم تغذيه مي‌گردد.
اطلاعات موجود در بطن سيستم كه ساختار بنيادي و روابط را تعيين مي‌كند.
براي حفظ تعادل و اجراي صحيح ماهانه، در سيستم كاملا پيوسته شاخه‌اي جداگانه بنام كنترلهاي سيستم در نظر گرفته شده‌است كه استفاده از آن صحت اجراء را تأمين مي‌نمايد.
مديريت حفاظت و كنترل دسترسي به اطلاعات كاملاً رعايت و قابل اعمال مي‌باشد.
سيستم حسابداري صنعتي همانند ساير سيستمهاي مكانيزه از دو قسمت عمده تشكيل گرديده است قسمت اول شامل برنامه‌هايي مي‌باشد كه جمع‌آوري، ويرايش و ثبت اطلاعات را در پرونده‌ها و پايگاههاي سيستم بعهده دارند و قسمت دوم آن شامل برنامه‌هايي مي‌باشد كه از پايگاههاي مختلف اطلاعات موردنياز كاربران را استخراج و با يكديگر تركيب و گزارشات درخواستي آنها را تهيه مي‌نمايد.
3-11-2-زيرسيستم‌ها
سيستم حسابداري صنعتي از 10زيرسيستم فرعي بشرح جدول2-1تشكيل شده است.
جدول 1-2 زير سيستم هاي حسابداري صنعتي
رمــز
شرح زيرسيستم
001
جداول و پارامترهاي سيستم
002
تعريف ارتباطات بروني واحدها
003
تعريف ارتباطات دروني واحدها
004
ثبت اطلاعات مقداري
005
گزارشهاي سيستم
006
كنترلهاي سيستم
007
حفاظت و دسترسي
009
گزارشهاي سالانه
011
گزارشات صورتهاي مالي
012
گزارشات صورتهاي مالي
در هر يك از زيرسيستم‌هاي فوق انجام فعاليت‌هايي برنامه‌ريزي گرديده‌است كه در صورت مجاز بودن كاربر به انجام آن فعاليت با انتخاب شماره رمز جدول مربوطه، زيرسيستم براي او قابل دسترسي بوده و مي‌تواند با ورود به سيستم نسبت به ايجاد، اصلاح و يا حذف رمزهايي در درون سيستم و يا تغذيه اطلاعات مقداري مربوط به عملكرد ماهيانه واحد اقدام نمايد.
4-11-2- جداول و پارامترها
شماره رمز و شرح واحدها/ شركت‌هاي موجود در سيستم حسابداري صنعتي در جدول پيوست شماره 1 موجود است.
5-11-2- جدول محصولات و توليدات
شماره و شرح كد محصولات/ توليدات موجود در سيستم حسابداري صنعتي را در جدول پيوست شماره 2 مشاهده كنيد.
6-11-2- تبديل شاخص اندازه‌گيري محصولات و توليدات
این جدول در جدول 2-2 نشان داده شده است
جدول 2-2 مباني سرشكن سازي محصولات
شماره كد
شــــرح
نوع واحد
01
تن بزرگ
Long tons
وزني
02
پوند
Pounds
وزني
03
تن كوچك
Short tons
وزني
04
تن متريك
Metric tons
وزني
05
كيلوگرم
Kilograms
وزني
06
گرم
Grams
وزني
07
اونس
Ounces
وزني
08
گندم
Omins
وزني
11
گالن آمريكا
US gallons
حجمي
12
اينچ مكعب
Cubic inches
حجمي
13
فوت مكعب
Cubic Foot
حجمي
14
گالن امپريال
Imperial gallons
حجمي
15
بشكه آمريكا
US barrels
حجمي
16
ليتر
Liters
حجمي
17
متر مكعب
Cubic meters
حجمي
7-11-2- جدول مباني سرشكن‌سازي
بر همين اساس پس از كارشناسي‌هاي بعمل آمده در اين زمينه و بررسي كليه فعاليتهاي واحدها/ زيرواحدها تعداد 53 مبنا بشرح زير شناسايي و به سيستم مكانيزه حسابداري صنعتي تغذيه گرديده‌است. اين مباني در پيوست شماره 3 قيد شده‌است.
8-11-2-ارتباطات بروني واحدها
با توجه به لزوم هماهنگي بين واحدهاي مختلف و متنوع صنعت نفت و اينكه مجموعه مقررات اداري/ مالي/ عملياتي/ پرسنلي وزارت نفت ايجاب مي‌نمايد كه واحدهايي مشخص براي ارائه خدمات يكسان به تمامي واحدهاي وابسته به نفت ايجاد گردند. لذا واحدهاي مختلف در سطح صنعت نفت بطور انكارناپذيري بهم ارتباط داشته و بين آنها خدماتي رد و بدل مي‌گردد.فهرست فعاليتهاي زيرسيستم «ارتباطات بروني واحدها» بشرح جدول 3-2 مي‌باشد:
جدول 3-2 ارتباطات بروني واحد ها
رمـز
شــــــرح فعاليت
001
تخصيص كد عملياتي به واحد اصلي
002
تخصيص كد شركت به واحد اصلي
003
تخصيص كد مركز هزينه به واحد اصلي
006
تعريف مباني سرشكن‌سازي هزينه براي واحد اصلي سرويس‌دهنده
007
تخصيص عناصر هزينه مجاز به واحد اصلي
008
تعريف جذب هزينه‌هاي مدت‌دار واحد اصلي
009
تخصيص هزينه واحد اصلي سرويس‌دهنده به سرويس‌گيرنده- روش مبنايي
010
تخصيص هزينه واحد اصلي سرويس‌دهنده به سرويس‌گيرنده- روش درصد
014
تعريف خوراك ورودي براي واحد اصلي
015
تعريف محصولات و توليدات براي واحد اصلي
016
تخصيص محصولات و توليدات به مشتريان يك واحد اصلي
017
تعريف مباني جذب هزينه‌هاي اجتماعي واحد اصلي
9-11-2-ارتباطات دروني واحدها
تمامي هزينه تخصيص‌يافته به واحد، اعم از هزينه انتقالي از سيستم مالي78 و يا هزينه تسهيم شده از واحدهاي بيروني در سيستم حسابداري صنعتي79 ابتدا در زيرواحدهاي مربوطه تست و سپس با استفاده از امكانات پيش‌بيني شده در اين زيرسيستم، هزينه زيرواحدهاي سرويس‌دهنده بصورت آبشاري و يكطرفه به زيرواحدهاي سرويس‌گيرنده تسهيم مي‌گردند.
فهرست فعاليتها
فهرست فعاليتهاي زيرسيستم «ارتباطات دروني واحدها» بشرح جدول 4-2 مي‌باشد:
جدول 4-2 فعاليت هاي دروني واحدها
رمـز
شــــــرح فعاليت
001
ثبت زيرواحد در واحد اصلي
002
تخصيص كد مركز هزينه به زيرواحد
003
تخصيص عنصر هزينه مجاز به زيرواحد
004
تعريف جذب هزينه‌هاي مدت‌دار زيرواحد
006
تعريف مباني سرشكن‌سازي هزينه زيرواحد سرويس‌دهنده
007
تخصيص هزينه زيرواحد سرويس‌دهنده به سرويس‌گيرنده- روش مبنا
008
تخصيص هزينه زيرواحد سرويس‌دهنده به سرويس‌گيرنده- روش درصد
010
تعريف مباني سرشكن‌سازي هزينه واحد اصلي به زيرواحد
011
تخصيص هزينه واحد اصلي سرويس‌دهنده به
