سازمان با ساختار فردی و شخصیتی افراد، به هم پیوسته و ممزوج است و این نیازهای عاطفی مثل موفقیت در كار، خود- بیانی (بیان شخصیت و احساس خود در هنر و ادبیات) وخودشكوفایی را خلق می‌كنند. الگوی خاص نیاز اطلاعاتی، تابعی از همه این عوامل خواهد بود. به علاوه، عواملی مثل سطح كار سازمان، ومحیط و فضای حاكم بر سازمان نیز در این امر دخیل است: (عینی،1384)
1. فضای حاكم اقتصادی و تخصیص متفاوت منابع اطلاعاتی در برخی محیط‌های كاری سبب فقر اطلاعاتی یا غنای اطلاعاتی می‌شود وتاثیرات متعاقب آن، انتخاب مجراهای ارتباطی یا رفتارهای اطلاع‌یابی است.
2. نظام‌های سیاسی باعث می‌شوند نوع خاصی از اطلاعات برای گروهی غیر قابل دسترس و ممنوع باشد و این سبب می‌شود كه عدم دسترسی به اطلاعات، به كار صدمه بزند.
3. محیط فیزیكی تأثیر بسیار روشنی بر نحوه انجام كار دارد و بیشتر بر نیازهای فیزیولوژیكی و شناختی متمركز است. نوع محل كار، نوع نیازهای شناختی را تعیین می‌كند.
ویلسون» می‌نویسد: «كولثاو23» نیاز اطلاعاتی را به عنوان آگاهی مبهم از چیزی كه فرد به دنبال آن است و حد اعلای اطلاعاتی می‌داند كه به فهم معنا كمك می‌كند، و معتقد است كه اصل عدم اطمینان سبب ایجاد نیاز اطلاعاتی می‌شود ودر این خصوص، مراحل تحقیق را شناسایی می‌كند. (عینی،1384)
وی همچنین به طبقه‌بندی پیشنهادی «ویتس» وهمكارانش برای نیاز اطلاعاتی اشاره می‌نماید. «ویتس24» نیازهای اطلاعاتی را به سه دسته تقسیم می‌كند:
ـ نیاز به اطلاعات جدید؛
ـ نیاز به توضیح و شفافیت اطلاعات ضبط‌شده؛
ـ نیاز به تأیید اطلاعات جمع‌آوری‌شده
شکل 1-2 نمایی از روابط درونی احتمالی نیازهای افراد با عوامل دیگر است. البته منظور ازاطلاعات، بزاری برای ارضای نیازها است كه شامل امور واقعی، داده‌ها، افكار، اندیشه‌ها و توصیه‌ها است. (عینی،1384)
2-18-6 نظریه ویکری:
«ویكری25»1987 درباره نیاز اطلاعاتی می‌نویسد:
هر شهروندی در زندگی روزمره، هر لحظه نیازمند دانستن درباره نحوه دست‌یابی، كیفیت، وقیمت بسیاری چیزها مثل خدمات بهداشتی، تأمین اجتماعی، تسهیلات آموزشی و امكانات تربیتی است. افراد حتی درانجام كارهای خانه هم نیازمند اطلاعات عملی مثل آشپزی، باغبانی، و… هستند. در انجام فعالیت‌ها و كارهای اداری نیز، نیازمند اطلاعات فنی و گاه حرفه‌ای در مورد محیط كار، فرآیند انجام كار، مدیریت و موارد مشابه هستند. به طور كلی هر فعالیت انسانی دارای یك ورودی اطلاعاتی است و در این راستا تمام فعالیت‌ها در سازمان‌های خدماتی و تولیدی دارای نیاز اطلاعاتی هستند.(عینی،1384)
2-18-7 نظریه لنکستر:
«لنكستر26» 1993در باب نیاز اطلاعاتی می‌نویسد: نیاز اطلاعاتی، اطلاعات مورد نیاز برای طیف گسترده كاربردها (از گرفتن بلیط اتوبوس تا تفكر خلاق) است و خود تفكر خلاق شامل حوزه گسترده‌ای از حل مسئله تا مشكلات فردی، حسی، و عاطفی است كه به تولید دانش جدید ختم می‌شود. هر مشكلی نیازمند راه حل است واولین گام، جمع‌آوری منابع اطلاعاتی است كه همه یا اكثر آن‌ها از طریق منابع و موادكتابخانه‌ای قابل دسترسی است. «لنكستر» برای تعریف نیاز اطلاعاتی به «هرم هورتون» اشاره می‌كند. «هورتون» معتقد است افراد در هر سطح نیاز كه باشند در مواردی به اطلاعات نیاز دارند:
1.اطلاعات انطباق‌دهنده: اطلاعات در مورد تهیه غذا، خطر، بهداشت، و… برای نیازهای پایه و اساسی روزمره ؛
2.اطلاعات یاری‌رسان : اطلاعاتی برای تأمین زندگی، تأمین اجتماعی و نیازهای ایمنی؛
3. اطلاعات روشنگرانه : نیازهای اجتماعی مثل عضویت در مجامع، مشاركت در اجتماع، و شغل، و داشتن دوستان؛
4.اطلاعات اغنا‌كننده : كسب احترام كه باعث اغنای فرد می‌شود؛
5. اطلاعات تهذیب و اخلاق : خداشناسی و معرفت نفس.
2-12-8 نظریه بوآزا:
«بوآزا27»(1989 )درمقاله‌ای با عنوان مطالعه كاربران اطلاعات می‌نویسد : «آپتد28» نیازهای اطلاعاتی را اطلاعاتی می‌داند كه استفاده‌كننده درزمان مشخص به آن نیازمند است تا مسئله‌ای را كه در دوره‌ای اززمان گذشته، حال یا آینده وجود دارد، حل كند. «هولاك29» نیز نیاز را پیام‌های مشخص درنظام بشری می‌داند و می‌گوید نیاز اطلاعاتی آن چیزی است كه هر فرد برای انجام كار، تحقیقات، تعالی فكر، و … به آن نیاز‌دارد.
وی به نقل از «كرافورد30» می‌نویسد: «نیاز اطلاعاتی به سختی تعریف، تفكیك، سنجیده و ارزشیابی می‌شود، زیرا شامل فرآیند شناختی است كه درسطوح مختلف آگاهی و شعور اعمال می‌شود واز این رو ممكن است حتی برای خود فرد نیز واضح نباشد. در نتیجه به نظر می‌رسد تعریف واژه‌های دیگری مثل خواستن و به كاربردن تا اندازه‌ای راحت‌تر است.»
«بوآزا» در ادامه نظریه «پیسلی31» را اینگونه بیان می‌كند :«
نیاز اطلاعاتی متأثر از پنج عامل است:
1ـ مرتبه‌ای كه اطلاعات قابل دسترس است؛
2ـ به كاربردن آن چه در آن اطلاعات وجود دارد (محمل اطلاعاتی)؛
3ـ پیشینه، انگیزه، محور شغل، و دیگر مشخصه‌های فردی كاربرد؛
4ـ نظام‌های اقتصادی، سیاسی، اجتماعی محیط كاربر؛
5ـ پیامدها و نتایج كاربرد اطلاعات».
وي به نقل از «كرافورد32» مي‌نويسد: «نياز اطلاعاتي به سختي تعريف، تفكيك، سنجيده و ارزشيابي مي‌شود، زيرا شامل فرآيند شناختي است كه در سطوح مختلف آگاهي و شعور اعمال مي‌شود و از اين رو ممكن است حتي براي خود فرد نيز واضح نباشد. در نتيجه به نظر مي‌رسد تعريف واژه‌هاي ديگري مثل خواستن و به كاربردن تا اندازه‌اي راحت‌تر است. (عینی،1384)
2-18-9 نظریه دیوادسون:
«دیوادسون33»( 1376)می‌نویسد: «در كار روزمره، نبود آگاهی، نیاز اطلاعاتی را شكل می‌دهد. این نوع نیاز اطلاعاتی، شكاف‌هایی رادردانش روزمره استفاده‌كننده نشان می‌دهد. سوای نیازهای بر زبان‌آمده یا رسا، نیازهای بیان‌نشده‌ای وجود دارند كه كاربر از آن‌ها آگاه است، اما نمی‌خواهد بر زبان آورد. دسته دیگر، نیازهای پنهانی یا نهانی است كه كاربر از آن‌ها بی‌خبر است. نیاز، خاص وعموماً مقید به زمان ـ آنی یا آتی_ است. بنا به گفته «كرافورد» نیازهای اطلاعاتی به موارد زیر وابسته‌اند:
1ـ فعاليت كاري؛ ـ عوامل برانگيزانندة نيازهاي اطلاعاتي؛
2ـ رشته / زمينه/ حيطه علاقه؛ ـ نياز به تصميم‌گيري؛
3ـ دراختياربودن تسهيلات؛ ـ نياز به جستجوي انديشه‌هاي نو؛
4ـ مشاغل سلسله‌مراتبي افراد؛ ـ نياز به اداي سهم حرفه‌اي؛
5ـ نياز به برقراري اولويت دركشف؛ ـ نياز به اعتبار بخشي انديشه‌هاي درست؛
6ـ و جز آن‌ها .
2-18-10 نظریه جمی هارمون
«جمی هارمون34»(2001) در مروری كه با عنوان نیاز اطلاعاتی بر اساس تفاوت های فردی انجام داده است نظریه‌های «دروین»، «بلكین» و «تیلور» را اینگونه بیان می‌كند: (عینی،1384)
2-18-11 نظریه دروین:
دروین35 (1972) درهنگام مطالعة نیازهای اطلاعاتی از استعاره موقعیت ـ فاصله ـ فایده استفاده می‌كند. وی اظهار می‌كند تمام نیازهای اطلاعاتی از «انقطاع» یا «فاصله»ای كه در دانش فرد پدید می‌آید ناشی می‌شوند. این فاصله در یك موقعیت خاص به وجود می‌آید، و افراد كوشش می‌كنند با استفاده از فنون مختلف، این فاصله‌ها را پركنند. «دروین» معتقد است هنگامی نیازهای اطلاعاتی مورد توجه هستند كه بتوانیم به فرآیندی پی ببریم كه در آن، هر فرد در هنگام مواجه‌شدن با یك فاصله، برای پركردن آن و برای حصول چیزی (بویژه دانش جدیدی) كه از این تجربه به دست می‌آید، در آن وارد شود.
2-18-12 نظریه نیکلاس:
«نیكلاس36»(1996 )نظر «موریس لاین37» را اینگونه نقل می‌كند :«نیاز اطلاعاتی، اطلاعاتی است كه موجب بهتر شدن و افزایش كارآیی دركار وتحقیق فرد خواهد شد و به وسیله گیرنده اطلاعات، به منظور انجام كار و تحقیق به كار گرفته می‌شود.»
«نیكلاس» معتقد است: افرادی كه می‌خواهند كارآمد، مؤثر، برخوردار از ایمنی، و … باشند، باید اطلاعات را به خوبی دریافت كنند؛ یعنی نیازهای اطلاعاتی آن‌ها باید برآورده شود. البته اغلب افراد به خودی خود نیاز اطلاعاتی ندارند، بلكه مسئله یا مشكلی را تجربه كرده‌اند یا تحت فشاری قرار گرفته‌اند كه این نیازهای شناختی و عاطفی را دریافته‌اند و با به‌كاربردن اطلاعات، نیاز آن‌ها برآورده شده یا بخشی از آن نیاز اطلاعاتی ارضا شده است. «نیكلاس» اضافه می‌كند كه نیاز اطلاعاتی هنگامی بروز می‌كند كه نیاز اساسی و پایه انسانی وجود داشته باشد. همان‌طور كه قبلاً گفته شد، سه نیاز پایه انسانی، نیاز زیستی، نیاز روانشناسی، ونیازشناختی هستند، اما این بدان معنا نیست كه نیاز اطلاعاتی كم اهمیت‌تر است. این نیاز ممكن است جزء نیازهای ابتدایی نباشد، اما موفقیت و ارضای سه نیاز فوق بستگی به برآوردن نیاز اطلاعاتی دارد. از نظر «نیكلاس» انواع نیاز اطلاعاتی عبارت‌اند از:
1. نیاز اطلاعاتی نهفته38 ،
2. نیازهای اظهارنشده39 ،
3. درخواست و طلب اطلاعات40 ،
4. تقاضای اطلاعات41 ،
5. كاربرد اطلاعات42 . (عینی،1384)
2-18-13 نظریه آترتون
به گفته آترتون(1363)در«بررسی نیازهای اطلاعاتی»، برخی یافته‌ها نشان می‌دهند كه شغل استفاده‌كننده اطلاعات و نوع سازمانی كه در آن مشغول به كار است، از عوامل تعیین‌كننده نیازهای اطلاعاتی او هستند و برای طراحی نظام و تعیین دامنه مجموعه اطلاعات، موارد زیر باید در نظر گرفته شوند:
الف. زمینه موضوعی و دیگر موضوعات مورد علاقه، (مثلاً زمینه‌های موضوعی خاص، موضوع‌های وابسته)؛
ب. تسلط به زبان‌های خارجی؛
پ. وظایف، فعالیت‌ها و مسئولیت‌های سازمان مربوط؛
ت. ارگان‌های حرفه‌ای كه استفاده‌كننده در آن‌ها عضویت دارد و دارای مجراهای غیررسمی هستند؛
ث. ادواری‌هایی كه استفاده‌كننده دریافت نمی‌كند، اما برای برآورد نیاز، مایل به دریافت یا مطالعه آن‌ها است؛
ج. سازمان‌های دیگری كه استفاده‌كننده با آن‌ها تماس‌های علمی یا حرفه‌ای دارد؛
چ. انواع خدمات اطلاعاتی (اصل‌مدرك، اشاعه، خلاصه ) كه استفاده‌كننده خواهان آن‌ها است؛
ه. مجراهای ارتباطی بین استفاده‌كننده با دیگربخش‌ها یا كاركنان مؤسسه (كه غالباً غیررسمی و نامرئی هستند)؛
خ. انواع مواد اطلاعاتی (مواد دیداری شنیداری، روزنامه و…)كه استفاده‌كننده خواهان آن‌ها است (عینی،1384)
2-18-14 نظریه تیلور
تیلور43(1985) با توجه به یافته‌های مطالعاتی خود دردهه‌های 1970 و1980 كه در مورد نیازهای اطلاعاتی دانشمندان انجام گرفته است، نیاز اطلاعاتی را تلاش برای بیان یك نیاز، و یافتن اطلاعات برای برآوردن آن نیاز می‌داند. وی می‌گوید نیازهای اطلاعاتی یك سری سطوح سلسله‌مراتبی هستند كه متأثر از توانایی جستجوگر اطلاعات‌اند دراین‌كه بتواند نیازهایش را اظهار كند و بداند چگونه می‌تواند نیازهایش را بیان كند. این سطوح سلسله‌مراتبی عبارت‌اند از: (عینی،1384)
سطح اندرونی : نیازهای اظهارنشده یا غیرقابل‌اظهار؛
سطح آگاهانه : فرد آن را بیان می‌كند و قادر است آن‌ها را به موضوعات عمومی ربط دهد؛
سطح رسمی: می‌توان آن را به عنوان یك سؤال خاص یا بیان عقلانی بیان كرد؛
سطح دربرگیرنده: بیان دوباره وفرموله شده نیازخاص به صورت كلیدواژه‌های سودمندومفید. (عینی،1384)
2-19. نیاز اطلاعاتی از دیدگاه شناختی
برای کسب شناختی کلی ترودر عین حال وسیع تر ازمفهوم نیازاطلاعاتی می توان تعاریف ارائه شده را درقالب طبقات مفهومی:نیاز اطلاعاتی به معنای فقدان یا ضرورت چیزی، ونیازاطلاعاتی به معنای فاصله یا شکاف شناختی،دسته بندی کرد. کاملترین وبیشترین تعریف ارائه شده تلقی نیاز اطلاعاتی به عنوان نوعی تحلیل شکاف یا فاصله شناختی است. ازدیدگاه شناختی،نیاز اطلاعاتی ریشه در درون افراد دارد. هر شناختی نتیجه یک فرایند روانی است که دانش را در پی دارد. این فرایند،حالت نیست بلکه فعالیتی ازذهن است. شناخت همانند دانش،پدیده ذهنی است که به فردوابسته است. بنابراین نياز اطلاعاتي همان موقعيت شناختي يا زمينه اوليه اي است که فرد در هنگام استفاده از نظام اطلاعاتي در آن قرار دارد. ازاين ديدگاه، نياز اطلاعاتي مجموعه انگاره هاي فرد درهنگام شروع به کاوش است يعني همان موقيت شناختي اي که انگيزه درخواست
