سازی فرایندها و عملکردها بود، ولی در سال ۱۹۷۲ پنج تن از مدیران IBM جهت تکامل و پیاده سازی مفاهیم ERP از سمت خود استعفا دادند و شرکتی با عنوان SAP را که به عنوان نخستین شرکت توسعه و اجرای نرم افزارهای خاص ERP بود، تاسیس کردند و هم اکنون نیز در این زمینه فعالیت دارند. (شیخ بکلو،1391)
با ظهور برنامه ریزی منابع سازمان در حوزه تولید، تمامی سیستم‌های تولیدی تحت پوشش قرار گرفتند. بخش‌ها، فرایندها و وظایف مختلفی از جمله کنترل کیفیت، نگهداری و تعمیرات، حسابداری و مالی و … به سیستم‌های تولیدی متصل شدند و برنامه ریزی منابع سازمان به عنوان حد فاصل سیستم‌های مدیریت زنجیره تأمین و مدیریت ارتباط با مشتری مطرح شد. این سیستم بیش از آنکه عنوان جدیدی برای MRPII باشد، به عنوان سطح بعدی در سطوح تکاملی سیستم‌های کامپیوتری طراحی شده برای پشتیبانی از عملیات سازمان مطرح است. این سیستم‌ها، علاوه بر ویژگی‌های اضافی، یکپارچه‌سازی بهتری از بخش‌های MRPII دارند. ویژگی‌های اضافه شده به برنامه ریزی منابع سازمان، معمولاً شامل مدیریت منابع انسانی، سیستم‌های پرداخت حقوق و دستمزد، کنترل اسناد و مدارک، کنترل کیفیت و گاهی نگهداری و تعمیرات می‌شود.در سال ۱۹۹۵، مقوله اینترنت وارد ERP شد و در سال‌های ۱۹۹۸ تا ۲۰۰۰، تبادل الکترونیک اطلاعات و ERP با یکدیگر پیوند خوردند. در سال ۲۰۰۰ سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمان تحت وب توسعه یافتند که از فناوری چند لایه ای در معماری سیستم اطلاعاتی پشتیبانی می‌کردند امروزه هم سیستم‌های جدیدی با عنوان ERP II در حال توسعه هستند که اساس آن‌ها وب است و تمرکز بسیار زیادی بر حمایت از بخش مدیریت زنجیر تأمین دارند و عملاً در تعریف امروز ERP، آن را کاملاً مرتبط و جدایی ناپذیر از مدیریت زنجیره تأمین تعریف می‌کنند. (شیخ بکلو،1391)
2-1-6-3- کارکردهای سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
به طور کلی نمی‌توان استاندارد ویژه‌ای برای کارکردهای یک نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمان ارائه داد؛ چرا که اغلب به طور خاص برای هر سازمان تهیه می‌شوند و حتی در صورتی که به فروش برسند، نیاز به تغییر و هماهنگ‌سازی با موسسه و کسب و کار ویژه آن دارند. از این رو ممکن است بعضی از نرم‌افزارها که به عنوان بهترین گزینه برای برخی موسسه‌ها استفاده می‌شوند، تنها بعضی از کارکردهای مطرح شده را در برداشته باشند و یا اینکه برخی با داشتن تمامی کارکردهای مطرح، باز هم در پاسخگویی و برآورده ساختن نیازهای یک موسسه ناتوان باشند. با این حال، عمده کارکردهای برنامه‌ریزی منابع سازمان را می‌توان به شرح زیر دسته‌‌بندی کرد:
1- توزیع و فروش: کارکردهای توزیع و فروش به دو گروه کلی زیر تقسیم می‌شوند:
الف) اتوماسیون نیروی فروش: کارکردهایی را برای انجام فرایندهای فروش – مانند مدیریت قرارداد، پیش‌بینی فروش و مدیریت سفارش- در اختیار سازمان قرار می‌دهد تا با ارائه دسترسی بی‌درنگ به اطلاعات فروش، وظایفی چون ورود سفارش، تحویل و صدور صورتحساب و…، همگی بهبود یابند.
ب) مدیریت ارتباط با مشتری: ارتباطات میان مشتری و شرکت را، شامل انتخاب محصول، خرید، دریافت شکایات، خدمات پس از فروش و بازاریابی، به سوی یک سیستم تحت مدیریت سوق می‌دهد.
2- برنامه‌ریزی تولید: این بخش از نرم‌افزار با کاهش دوره‌های برنامه‌ریزی، ارائه اطلاعات به‌روز و افزایش بهره‌وری فرایندهای کاری، قابلیت تحویل سریع را برای موسسه فراهم می‌کند. چنین شیوه‌ای قابلیت به‌کارگیری در صنایع مختلف را داراست. یکپارچه‌سازی بخش پشتیبانی فروش با سایر بخش‌های زنجیره تأمین، این اطمینان را ایجاد می‌کند که کلیه تبادلات مربوط به فرایند پشتیبانی – از تدارک مواد و انبارداری تا فروش و توزیع – به شکلی بهینه تنظیم شوند.
3- تهیه و تدارک مواد: بخش پشتیبانی تدارک که بعضاً با عناوین مدیریت مواد یا مدیریت انبار یا حتی مدیریت زنجیره تأمین نیز شناخته می‌شود، دامنه‌ای وسیع از توابع یکپارچه را در اختیار دارد که سبب بهینه‌سازی خرید، مدیریت موجودی و عملیات انبار می‌شوند. سطح بالای اتوماسیون در این بخش، انجام فعالیت‌های زمان بری همچون تعیین منبع بهینه تأمین، تحلیل و محاسبه قیمت خرده‌فروش‌ها، صدور سفارش‌های خرید، مدیریت فرایند واگذاری اختیار برای تقاضاهای خرید و پردازش صورتحساب پرداخت را بسیار ساده‌تر می‌کند.
4- مدیریت سازمان و منابع انسانی: این نوع کارکرد در برگیرنده توابعی نظیر مدیریت کارکنان، پردازش وقایع تجاری، پردازش مدیریت سازمان، پردازش پرداخت و مدیریت حقوق و دستمزد است. برنامه‌های کاربردی گوناگونی در این بخش، برای تسهیل وظایفی چون استخدام، برنامه‌ریزی توسعه کارکنان و ایجاد مشخصه‌های شغل و سیاهه‌های تایید صلاحیت، طراحی می‌شوند.
5- برنامه‌ریزی و کنترل تجاری: این بخش در برگیرنده کارکردهای کنترل هزینه، تحلیل سودآوری، حسابداری مرکز سود و مدیریت هزینه است. بسته به نوع موسسه، کنترل هزینه محصول شامل دو فرایند هزینه‌یابی سفارش محصول و کنترل موجودی هزینه است. هزینه‌یابی محصول، دربردارنده تخمین هزینه‌های مواد یا هزینه‌های موجودی، پیش از به جریان افتادن یک سفارش ساخت است. این بخش کاربردی، ابزاری برای برنامه‌ریزی هزینه‌ها و تعیین قیمت‌هاست که هزینه کالاهای تولیدی و نیز کالاهای فروخته شده را برای هر محصول محاسبه می‌کند.
موارد فوق، کارکردهای یک نرم‌افزار نمونه برنامه ریزی منابع سازمان بودند که به صورت خلاصه شرح داده شدند. (شیخ بکلو،1391)
2-1-7- سیستم‌های اطلاعاتی:
2-1-7-1- مدیران و حمایت‌های کامپیوتري
امروزه فناوری‌های کامپیوتري به شکل گستردهاي در فعالیت‌های مدیران نفوذ کرده و می‌توانند بازه‌اي از پردازش‌های مراوده اي تا بررسی و تجزیه و تحلیل و حل مسائل را پوشش دهند و به طور کلی در مهم‌ترین وظیفه یک مدیر یعنی تصمیم گیري به کمک وي بیایند.
2-1-7-2- دلایل نیاز به سیستم‌های مکانیزه حمایت از تصمیم
1- محدودیت‌های فکري بشر در پردازش و ذخیره سازي: چون توانایی ذهن بشر در پردازش ذخیره و دسترسی به اطلاعات محدود است با استفاده از این سیستم‌ها می‌توانیم این محدودیت را برطرف کنیم. (غفاری و همکاران، 1390)
2- محدودیت‌های دانش: اگر براي حل یک مسئله نیاز به اطلاعات و دانش‌های متنوعی باشد توانائی یک فرد در حل آن مسئله محدود می‌باشد و اگر بخواهیم از چندین متخصص در هر زمینه استفاده کنیم هماهنگی و ارتباط بین این افراد مشکل خواهد بود. سیستم‌های کامپیوتري این مشکلات را حل کرده و می‌توانند به سرعت به حجم زیادي از اطلاعات دسترسی پیدا کرده و آن‌ها را پردازش کنند همچنین می‌توانند هماهنگی و ارتباط بین اطلاعات و افراد را آسان کنند.
3- کاهش هزینه : حمایت کامپیوتري باعث کاهش تعداد افراد گروه می‌شود و امکان برقراري ارتباط از مناطق مختلف را براي اعضاي گروه فراهم می‌سازد و همچنین باعث افزایش بهره‌وری بخش ستادي می‌شود که همه این موارد منجر به کاهش هزینه خواهد شد.
4- حمایت فنی:کامپیوترها می‌توانند به سرعت و به شکل مقرون به صرفه اي داده هاي لازم را جستجو و ذخیره کنند یا انتقال دهند.
5- حمایت از کیفیت :سیستم‌های کامپیوتري با اجراي سریع شبیه سازی‌های پیچیده به مدیران کمک می‌کنند تا امکان‌ها و راهکارهاي گوناگون را بررسی و تأثیرات مختلف را به سرعت و مقرون به صرفه ارزیابی کنند و از این طریق کیفیت تصمیم‌ها را بالا ببرند.
2-1-7-2-1- سیر تکامل سیستم‌های اطلاعات (هنزایی حسینی، 1384)
1- پردازش داده (دوره 1950)
2- سیستم اطلاعات مدیریت (مسایل ساختار یافته-1960)
3- سیستم حمایت از تصمیم (مسایل نیمه ساختار یافته -1970)
4- سیستم خبره (مسایل ساختار نیافته- 1980)
5- سیستم اطلاعات مدیریت عالی(مسایل ساختار نیافته -1980)
6- سیستم تصمیم گروهی( 1990)
7- شبکه عصبی مصنوعی(1990)
سیستم‌های اطلاعاتی اغلب توسط شبکه هاي الکترونیکی با یکدیگر در تماس هستند که اتصال این شبکه‌ها می‌تواند به صورت سیمی رویا بدون سیم باشد .
اگر چنین شبکه اي در تمام سازمان و براي تمام افراد مهیا باشد به آن سیستم اطلاعاتی سطح سازمانی enterprise wide IS می‌گویند.
2-1-7-2-2- تقسیم بنديIS برحسب سطوح سازمانی:
1- سیستم‌های اطلاعاتی وظیفه اي
2- سیستم‌های اطلاعاتی سطح سازمانی
3- سیستم‌های اطلاعاتی بین سازمانی
2-1-7-2-3- تقسیم بنديIS برحسب نوع حمایتی: (هنزایی حسینی، 1384)
1-(سیستم پردازش مبادلات)16: تراکنش‌های عمده کسب و کار را پردازش می‌کنند
2- (سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت)17: اطلاعات روتین را جهت برنام ریزي، سازماندهی و کنترل ارائه می‌دهند. سیستمی منسجم براي تهیه اطلاعات به منظور حمایت از برنامه ریزي ، کنترل و عملکرد سازمان است که از طریق ارائه گزارش‌های خاص مدیریتی وظایف مدیریت میانی را پوشش می‌دهد.
3-(سیستم‌های اتوماسیون اداري )18: بهره‌وری کارکنان اداري را افزایش می‌دهند؛
سیستم‌های ارتباطی و همکاري: کارکنان و مشتریان را قادر به برقراري تعامل و انجام کار با یکدیگر می‌سازند؛
2-1-7-2-4- فناوری‌های حمایت از تصمیم عبارتند از :(همان منبع)
1- سیستم حمایت از تصمیم19
2- سیستم حمایت از تصمیم گروهی20
3- سیستم‌های اطلاعات مدیریت عالی21
4- سیستم‌های خبره(ES)
5- شبکه هاي عصبی مصنوعی(ANN)
6-سیستم‌های حمایت ترکیبی
DSS ها (سیستم‌هاي پشتیبان تصمیم گیري): مدل‌ها و داده‌ها را جهت حل مسائل نیمه ساختار یافته یا بدون ساختار ترکیب می‌نمایند و نیازمند حضور فعال کاربر می‌باشند. این سیستم‌ها از تصمیم گیرندگان نهایی سازمان و مدیران پشتیبانی به عمل می‌آورند؛
2-1-7-2-4-1- مفهوم سیستم‌های حمایت از تصمیم (DSS)
این سیستم‌ها، منابع انسانی (آگاهی‌های فردي) را با قابلیت‌های کامپیوتري ترکیب می‌کنند تا باعث ارتقاء کیفیت تصمیم گیری‌ها مخصوصاً در مورد مسائل نیمه ساخت یافته شوند.
مزایاي DSS
1- کیفیت بالاتر تصمیم گیري
2- بهبود ارتباطات
3- کاهش هزینه
4- افزایش بهره روي
5- صرفه‌جوئی در زمان
6- بهبود رضایت مشتري و کارمند.
ESS ها (سیستم‌های پشتیبان مدیران اجرایی) از تصمیمات مدیران اجرائی حمایت به عمل می‌آورند؛
GDSS ها (سیستم‌های پشتیبان تصمیم گیري گروهی) از فرایند کاري گروه (شامل آن‌هایی که در مکان‌های مختلف هستند) حمایت به عمل می‌آورد؛ حجم زیادي از تصمیمات اصلی سازمان توسط گروه‌ها گرفته می‌شود ازآنجایی‌که گردآوري یک گروه در یک مکان و زمان معین مشکل و هزینه بر است و برگزاري این جلسات گروهی نیز زمان زیادي را می‌طلبد و نتایج تصمیم‌گیری‌ها در حد متوسط است براي رفع این مشکلات از فناوري اطلاعات(IT) استفاده می‌شود. (هنزایی حسینی، 1384)
2-1-8- تغییر در فرآیندها و ساختار سازمانی از طریق فناوری اطلاعات:
سازمان‌ها همواره از جوانب مختلف تحت فشار هستند تا تغییراتی در آن‌ها اعمال شود به عبارتی دیگر سازمان‌ها برای انطباق با محیطشان تغییر می‌کنند و هدف نهایی از این تغییر یک مقوله استراتژیک است؛ سازمان از طریق انطباق با محیط می‌خواهند عملکرد بـقاء، رشـد و پیشرفت را تضمین نمایند. از این رو ساختار سازمانی در این رابطه نقشی مهم ایفا می‌کند. وقتی سازمان شکل مـعینی را می‌پذیرد بهتر می‌تواند وظایف خود را انجام دهد. در این رابطه به خصوص فناوری‌های اطلاعاتی عامل اصلی تغییر محسوب می‌شوند. فناوری‌های اطلاعاتی نه تنها عامل تغییر هستند بلکه خودشان با سرعت رو به رشدی تغییر می‌کنند. به عنوان مثال با گذشت زمان ابزارهایی که سازمان‌ها جهت انجام امور جاری استفاده می‌کنند تغییر می‌کند، هم اکنون شاید به سختی بتوان سازمانی را یافت که از دستگاه نمابر و رایانه جهت
