می‌توان در قسمتی از فرم شغل شرح داد یا به‌صورت فرم جداگانه تنظیم کرد.
همان‌طور که گفته شرایط احراز شغل بنا به تعریف، شرح صفات و خصوصیاتی است که متصدی شغل باید دارا باشد تا بتواند با شایستگی از عهده انجام آن برآید. حال این سؤال مطرح می‌شود که این صفات و خصوصیات را چگونه و به چه طریقی می‌توان شناسایی کرد؟ برای این کار معمولاً از دو روش استفاده می‌شود. روش اول اظهارات صاحب‌نظران و تجزیه‌وتحلیل آماری، درروش اول (روش قضاوتی) از کارشناسان، سرپرستان و مدیرانی که با شغل آشنایی دارند سؤال می‌شود که شغل موردنظر به او واگذار می‌گردد باید دارای چه تحصیلات، تخصص و مهارت‌هایی باشد، چه دوره‌هایی را گذرانیده باشد و استعداد، هوش و شعورش در چه حدی باشد تا بتواند با شایستگی عهده‌دار آن شود.
روش دوم که منطقی‌ترین و درعین‌حال دشوارترین روش است، رابطه آماری میان ویژگی‌ها و مهارت‌های فردی و میزان کارایی تعیین می‌شود به‌عبارت‌دیگر، تعیین می‌گردد چه رابطه‌ای میان متغیرهایی از قبیل اندازه قد، قوه بینایی، قدرت جسمی، چالاکی و زبردستی، هوش، ویژگی‌های شخصیتی (مانند، خونسردی و محافظه‌کاری) و توانایی کارمند در انجام دادن وظایفش وجود دارد؟
مزیت تعیین صفات و مشخصات متصدی به‌وسیله روش‌های آماری این است که می‌توان رابطه میان خصوصیات فرد و کارایی را از طریق علمی اثبات نمود. درواقع امروزه دیگر نمی‌توان شرایط احراز شغل را به‌طور دلخواه تعیین کرد و در بسیاری از جوامع، اگر شرایط احراز شغل بی‌ارتباط با شغل تنظیم‌شده باشد؛ سازمان و کارفرما باید در مقابل قانون پاسخگو باشد (سعادت، 1386).
برای اجرای موفقیت‌آمیز بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد باید به شرایط احراز مشاغل توجه خاصی معطوف نمود و بدون توجه به شرایط احراز مشاغل اجرای بودجه‌بندی بر مبنای عملکرد دچار مشکل خواهد شد.
3 – نظام حقوق و مزایا
به کارکنان برای جبران کاری که در سازمان انجام می‌دهند، حقوق و دستمزد پرداخت می‌شود؛ اما علاوه بر جبران زحمات و وقت و نیروی که کارکنان در جهت و به خاطر نیل به اهداف سازمان صرف می‌کنند، پرداخت باید جنبه انگیزشی نیز داشته باشد؛ یعنی باید برای پرداخت، سیستمی طراحی گردد که کارکنان را به عملکرد مؤثر تشویق کند و محرکی برای سخت‌کوشی و به‌کارگیری تمام توانائی‌های بالقوه آن‌ها باشد.
امروزه این نظریه در روانشناسی مطرح است که از میان نیازهای متعدد و متنوع انسان، تنها معدودی را می‌توان مستقیماً با پول ارضا نمود و انگیزه‌های غیرمادی بسیاری چون میل به کسب موفقیت و قدرت و میل به کمال و خودیابی در اعمال و رفتار انسان تأثیر می‌گذارد. باوجوداین، جای هیچ شک و تردیدی نیست که هنوز پول ازجمله مهم‌ترین انگیزه‌هاست و اگرچه کارکنان سازمان علاوه بر حقوق یا دستمزد، پاداش و مزایای غیر نقدی بسیاری دریافت می‌کنند پرداخت‌های نقدی هنوز از اهمیت زیادی برخوردار است و نقش بسزایی در جذب و حفظ نیروها دارد.
قبل از ادامه بحث باید به این نکته اشاره نمود که میان حقوق و دستمزد تفاوت‌هایی وجود دارد. منظور از دستمزد، پرداختی است که مبنای محاسبه آن ساعت است و منظور از حقوق، پرداخت‌هایی که ماهانه صورت می‌گیرد. متداول‌ترین شیوه پرداخت به کارگران دست مزد و حقوق متداول‌ترین شیوه پرداخت به کارمندان است (سعادت،1386).
2-7 وظایف بودجه‌ریزی برمبنای عملکرد
بودجه‌ریزی برمبنای عملکرد وظایف زیر را بر عهده دارد:
وظیفه برنامه‌ریزی46
وظیفه مدیریتی47
وظیفه کنترلی48
در بودجه‌ریزی سنتی صرفاً وظیفه کنترلی موردتوجه بوده، درحالی‌که در بودجه برمبنای عملکرد وظایف برنامه‌ریزی و مدیریتی نیز بدان اضافه‌شده است. در این نوع از بودجه‌ریزی وظیفه برنامه‌ریزی در سطح تصمیم سازان، قوای مجریه و مجلس قرارگرفته و وظیفه مدیریتی که بر انتخاب فرا برنامه‌ای تأکید داشته در درون دولت صورت می‌گیرد و همچنین کنترل برنامه‌ها جهت تحقق اهداف، به‌نوعی پاسخگو بودن در قبال مسئولیت‌های واگذارشده از طرف پرداخت‌کنندگان مالیات می‌باشد (قادری،228:1385).
2-8 مراحل بودجه‌ریزی برمبنای عملکرد:
ابتدا بایستی سازمان هزینه کننده، هدف‌های اصلی خود و ستانده‌های هر هدف را برای یک دوره زمانی مشخص کند. ستانده‌ها معمولاً ابزارهای مورد انتظار برای دستیابی به اهداف در نظر گرفته می‌شوند. سپس لازم است اهداف فرعی نیز مشخص شوند که انتظار می‌رود قابل‌اندازه‌گیری، واقع‌گرایانه، قابل‌دستیابی و دارای محدودیت زمانی باشد. همچنین باید ورودی‌های لازم و مرتبط با هر ستانده و فعالیت‌های موردنیاز برای تحویل ستانده مشخص شود، مجموع هزینه‌های واحد، مقدار و فراوانی ورودی برابر با هزینه ورودی کل و مجموعه هزینه ورودی برابر با هزینه فعالیت است. از مجموعه هزینه‌های فعالیت، ستانده و هزینه‌های هدف اصلی بودجه سازمان مشخص می‌شود. معمولاً مراکز هزینه نیز مشخص می‌شوند تا امکان ردیابی هزینه‌ها به نهادها وجود داشته باشد (مشایخی و همکاران،1392).
فرایند بودجه‌ریزی برمبنای عملکرد از سه مرحله تشکیل‌شده است:
الف) تعیین اهداف و نتایج مورد انتظار،
ب) برآورد هزینه‌ها، اعتبارات برنامه‌ها و فعالیت‌های لازم برای تحقق اهداف،
ج) تعیین شاخص‌های کمی برای برآورد عملکرد هر برنامه یا فعالیت.
ویژگی مهم نظام بودجه‌ریزی برمبنای عملکرد تلفیق اهداف نظام مدیریت بودجه با پاسخگویی عمومی است. تجربیات نشان می‌دهد که موفقیت در این نظام منوط به تداوم بودجه‌ریزی برمبنای عملکرد به‌وسیله دستگاه‌های اجرایی و کاربرد استانداردهای عملکرد خدمات و فعالیت‌هاست. برای تحقق این امر لازم است:
الف) شاخص‌های عملکرد تعیین و تعریف شوند. این شاخص‌ها باید به‌گونه‌ای طراحی شوند که کمیت‌پذیر و قابل‌اندازه‌گیری باشند.
ب) دستگاه‌های اجرایی استقلال بیشتری داشته باشند تا قادر شوند بهترین و کاراترین روش ارائه خدمات را تعیین کنند.
ج) تغییرات در عوامل انگیزشی و تشویقی برای مدیران دستگاه‌های اجرایی پیش‌بینی شود.
مهم‌ترین عامل نظام بودجه‌ریزی برمبنای عملکرد «برنامه» است. برنامه مجموعه‌ای از فعالیت‌ها یا طرح‌های یک دستگاه اجرایی است که با استفاده از منابع موجود به نیل اهداف عملیاتی کمک می‌کند؛ بنابراین نظام بودجه‌ریزی و نظام حسابداری بودجه‌ای باید به نحوی باشد که هزینه‌ها و درآمدهای هر برنامه یا فعالیت را برای برنامه ریزان قابل‌محاسبه و برآورد شود (عباسی، ابراهیم،1392).
به‌طور خلاصه مراحل بودجه‌ریزی برمبنای عملکرد در نمودار زیر آورده شده است.
نمودار1: مراحل بودجه ریزی
(عباسی، ابراهیم،1392).
پناهی (1386) نیز معتقد است که بودجه‌ریزی برمبنای عملکرد علی‌رغم ویژگی‌ها و فوایدی که دارد، در مراحل اجرا با پیچیدگی و مشکلاتی مواجه است؛ بنابراین، اجرا دقیق آن نیازمند طی مراحلی است که به لحاظ تقدم و تأخر دارای اهمیت هستند. از دیگر مراحل بودجه می توان به موارد زیر اشاره کرد.
مرحله اول: جلب مشارکت و تعهد نقش‌آفرینان اصلی
مرحله دوم: تنظیم برنامه زمانی برای اجرا
مرحله سوم: تأمین آموزش‌های لازم
مرحله چهارم: بررسی و توسعه برنامه‌های راهبردی
مرحله پنجم: ایجاد سیستم اطلاعات و حسابداری قیمت تمام‌شده49
مرحله ششم: ارزیابی عملکرد و گزارش نتایج
مرحله هفتم: فراهم کردن زمینه‌های مدیریتی
مرحله هشتم: اقدامات نهایی (پناهی، 1386).
2-11 اهداف بودجه‌ریزی برمبنای عملکرد:
اهداف بودجه‌ریزی برمبنای عملکرد در سازمان‌های دولتی شامل موارد زیر است:
– استفاده از معیارها و شاخص‌های به‌دست‌آمده جهت اصلاحات لازم در درون سازمان.
– استفاده از معیارها و شاخص‌های به‌دست‌آمده از برای ارزیابی بیرونی (مراجع نظارتی بیرون سازمان).
– ارزیابی عملکرد مدیران با استفاده از نتایج حاصل از فعالیت‌ها با استفاده از شاخص‌های ارزیابی همچون کارایی، اثربخشی و صرفه اقتصادی.
– اجرای نظام اصلاح مدیریت (مجله توسعه مدیریت، فصلی نو در بودجه‌ریزی،1389).
ابراهیم عباسی (1392) نیز معتقد است که با اجرای بودجه برمبنای عملکرد این دو هدف تحقق می‌یابد:
الف) بهبود تصمیم‌گیری مدیریت بخش عمومی.
ب) بهبود ارائه خدمات و محصولات.
برنامه ریزان برای تصمیم‌گیری بهتر نیازمند اطلاعات کامل‌اند که بودجه‌ریزی برمبنای عملکرد این اطلاعات را در اختیار آن‌ها قرار می‌دهد. هدف غایی از بودجه برمبنای عملکرد کمک به تصمیم‌گیرندگان برای اتخاذ تصمیمات عقلایی جهت تخصیص بهینه منابع است. از طرف دیگر نیروهای اجرایی با رویکرد مدیریت کیفیت در سازمان می‌توانند عملیات و خدمات را بهبود دهند؛ بنابراین انتظار می‌رود بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد باعث اصلاح مدیریت بخش عمومی و افزایش اثربخشی مخارج دولت شود. شفاف‌سازی، افزایش کارایی و افزایش اثربخشی بودجه از ویژگی‌های اساسی بودجه برمبنای عملکرد است (عباسی، 1392).
2-12 ویژگی‌های بودجه برمبنای عملکرد:
مهم‌ترین ویژگی بودجه‌ریزی برمبنای عملکرد اصلاح مدیریت بخش عمومی و افزایش اثربخشی مخارج آن می‌باشد. برخی از ویژگی‌های بودجه برمبنای عملکرد عبارت است از:
• ارزیابی پاسخگویی مسئولین دستگاه‌های اجرایی بر اساس معیار دستاوردهای فعالیت‌های آنان، دامنه تأثیرگذاری گذاری آن‌ها جهت نیل به دستاوردها و بودجه و امکاناتی که برای تحقق دستاوردها به مصرف رسیده است.
• ارزیابی پاسخگویی مدیران دستگاه‌های اجرایی به مسئولین ذی‌ربط بر اساس محصولاتی که باید تولید کنند و بودجه و سایر امکاناتی که برای تولید این محصولات به کار می‌گیرند.
• تضمین و تحکیم پاسخگویی از طریق مبادله موافقت‌نامه بین مدیران و مسئولان دستگاه‌های اجرایی و بین مسئولان دستگاه‌های اجرایی و سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور.
• استقرار نظام بودجه‌ریزی ستاده محور.
• دادن اختیارات لازم به مدیران در انتخاب نهادهای لازم برای تولید محصولات موردنظر.
• ارزیابی مستمر عملکرد مدیران و مبنا قرار دادن نتایج عملکرد به‌عنوان یکی از معیارهای تخصیص اعتبارات (قدیم پورو همکاران، 1389).
همچنین پناهی (1386) معتقد است بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد در مقایسه با سایر شیوه‌های بودجه‌ریزی دارای ویژگی‌های منحصربه‌فردی است که می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.
– سیاست‌گذاران، مدیران و در اکثر مواقع شهروندان را از طریق توسعه برنامه‌های راهبردی، شناسایی اولویت‌های هزینه‌ای و ارزیابی عملکرد در تصمیمات بودجه‌ای مشارکت می‌دهد.
– دارای چشم‌اندازی بلندمدت است و با شناسایی ارتباط میان برنامه‌ریزی راهبردی و تخصیص منابع، بیشتر به افق‌های بلندمدت می‌نگرد.
– بر نتایج تأکید می‌کند، بخش‌ها در برابر استانداردهای مشخص عملکردی پاسخگو هستند. در چارچوب این شیوه آگاهی از خدماتی که مالیات‌دهندگان در برابر پرداخت مالیات دریافت می‌کنند بیشتر است.
– انعطاف‌پذیر است. در این شیوه، اعتبار به‌صورت یکجا تخصیص می‌یابد و در تعیین بهترین شیوه نیل به نتایج، به مدیران آزادی عمل بیشتری می‌دهد.
– بر برنامه‌ریزی از طریق برنامه‌ریزی راهبردی و استفاده از ساختار برنامه تأکید دارد.
– سطوح مورد انتظار عملکرد برای هر سطح از مخارج و تعیین اولویت‌های هزینه‌ها در بودجه در بودجه را تعیین می‌کند.
بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد در ظاهر از سهولت کافی برخوردار است، ولی مرتبط ساختن نتایج و منابع در عمل کار ساده‌ای نیست، همان‌گونه که پولیتی (1999) می‌گوید، سیستم‌های مدیریت مالی و مدیریت عملکردی معمولاً به‌صورت جداگانه و به‌عنوان سیستم‌های موازی ایجاد می‌شوند که ممکن است با یکدیگر سازگان یا ناسازگار باشند و یا از سطوح مختلفی از سازگاری یا ناسازگاری برخوردار باشند. یکپارچه‌سازی مدیریت مالی و مدیریت عملکردی ممکن است بسیار دشوار باشد و اغلب رخ نمی‌دهد.
محور اصلی بودجه برمبنای عملکرد بهبود عملکرد سازمان است که این امر نمایانگر تأکید بیش‌ازحد بر گستردگی ناکارآمدی سازمان در تولید محصول و خدمات بخش عمومی است (پناهی،78:1386).
2-13 مزایای بودجه‌ریزی برمبنای عملکرد:
– افزایش پاسخگویی عمومی: اگرچه بسیاری از دولت‌ها دسترسی
