باید به همه افرادی کمک کند که در فرآیندهای ادراک، ارزیابی و سازماندهی کار مشارکت دارند. از جمله این افراد عبارتند از: کارکنان جدید سازمان مدیران، تحلیلگران سیستم، مشتریان و تهیه‌کنندگان مواد اولیه که در فرایندهای کاری کل سازمان مشارکت می‌کنند. با توجه به این مبحث، الزامات سیستم‌های مدیریت دانش عبارتند از :
1. تأکید بر روی مفاهیم: سیستم مدیریت دانش باید مفاهیمی را تعریف کند که برای توصیف و تحلیل سازمان مورد نیاز است. مفاهیمی از قبیل: استراتژی سازمان، واحد سازمانی، فرایند کسب و کار و … . باید توجه داشت که مفاهیم سازمانی جدای از یکدیگر قابل تعریف نیستند. بر خلاف سیستم‌های اطلاعاتی سنتی، سیستم‌های مدیریت دانش باید اجازه دهند سؤالاتی درباره مفاهیم سازمانی پرسیده شود. سؤالاتی مانند: فرایند کاری چیست؟ مفاهیمی که فرایندهای کاری جدید را تعریف می‌کنند، کدامند؟ مفاهیم سازمانی مربوط به استراتژی رهبری هزینه، کدامند ؟
2. استفاده مجدد از دانش موجود: اگرچه اصطلاح واحدی برای توصیف دانش سازمانی وجود ندارد، اما تعدادی مفاهیم دقیق و مستند در این رابطه وجود دارند. یک سیستم مدیریت دانش باید یک مجموعه کامل از دانش موجود را ایجاد کند. این کار دلایل گوناگونی دارد از جمله: استفاده مجدد از دانش نه تنها به لحاظ اقتصادی کار مفیدی است بلکه این کار می‌تواند به بهبود کیفیت محتوای سیستم مدیریت دانش نیز کمک کند و علاوه بر این، انجام چنین کاری، باعث بهبود ارتباط بین افراد می‌شود.
3. مدیریت دانایی امری پایان ناپذیر: ممکن است مدیران دانش مدار احساس کنند که اگر آنها تنها می‌توانستند دانش موجود در سازمان خود را تحت نظارت درآورند، کار خود را با اثربخشی انجام می‌دهند. فناوری جدید، رویکردهای مدیریتی نو و اهمیت مشتری همیشه باید در مدیریت دانش مد نظر قرار گیرند. شرکتها، راهبردها، ساختارهای سازمانی و کالا و خدمات خود را تغییر می دهند و به تغییر مداوم این عوامل بر اساس نیازهای محیطی تاکید دارند. مدیران جدید، نیازمند دانش جدید هستند.
4. حمایت از دیدگاههای مختلف: یک سیستم مدیریت دانش باید به منظور حمایت از استفاده‌کنندگان مختلف دانش و به دلیل وجود کارهای گوناگون در سازمان، دیدگاههای مختلفی را ارائه دهد که در مورد دانش از طریق سیستم مدیریت دانش ذخیره می‌شود.
5. یکپارچه‌سازی دانش با اطلاعات: در سیستم‌های مدیریت دانش تأکید به روی دانش است نه اطلاعات. اما نه به این مفهوم که باید نسبت به اطلاعات کاملاً بی‌توجه بود. این موضوع به دو دلیل صورت می‌گیرد: اول اینکه، تمایز قایل شدن بین دانش و اطلاعات، که آن نیز به قضاوت ذهنی ما بستگی دارد و دوم اینکه؛ دانش ارزش اطلاعات را بالا می‌برد و در مقابل اطلاعات باعث افزایش ارزش دانش می‌شود.
6. حمایت از آگاهی افراد نسبت به دانش سازمانی: به منظور افزایش یادگیری سازمانی، سیستم مدیریت دانش باید به انتشار دانش بینجامد. برای این منظور سیستم باید امکاناتی را فراهم کند که افراد به راحتی به اطلاعات و دانش دستیابی پیدا کنند ونیز به راحتی بتوانند آن را در اختیار افراد دیگر قرار دهند. (صیف و کرمی،1382 ).
2 – 10 سرمایه فکری چیست؟
با وقوع انقلاب «تکنولوژی اطلاعات»، شکل گرفتن جامعه اطلاعاتی و شبکه‌ای و نیز رشد و توسعه سریع تکنولوژی برتر، الگوی رشد اقتصاد جهانی تغییر اساسی کرده است. در نتیجه این تحولات، دانش به عنوان مهمترین سرمایه، جایگزین سرمایه‌های مالی و فیزیکی در اقتصاد جهانی شده است. در یک سازمان دانش محور، روشهای سنتی حسابداری،که مبتنی بر دارائی‌های ملموس سازمان است، برای ارزش گذاری سرمایه فکری، که بزرگترین و ارزشمندترین دارائی ناملموس سازمانها است، ناکافی است. رشته نوظهور سرمایه فکری، حوزه تحقیقاتی جدیدی برای محققان و دست اندرکاران سازمانی است که بر ایجاد مکانیزم‌های اندازه‌گیری جدید، برای گزارش‌دهی متغیرهای ناملموس مهم، مثل سرمایه انسانی، سرمایه سازمانی، رضایت مشتری و نوآوری تمرکز دارد
در یک تعریف ساده، سرمایه فکری عبارت است از تفاوت بین ارزش بازاری و ارزش دفتری دارایی‌های یک سازمان (Snyman. M et al, 2007). در تعریفی دیگر، سرمایه فکری بدین صورت تعریف شده است: دارایی‌ها یا معیارهای تجاری نامشهود یک سازمان که تاثیر مهمی بر عملکرد و سایر فاکتورهای کلیدی موفقیت آن داشته که البته این معیارها در ترازنامه منعکس نمی‌شوند (Joel et al, 2009).
سرمایه فکری تحت عناوینی همچون دارایی‌های ناملموس، دارایی‌های دانش محور، سرمایه دانشی، دارایی‌های اطلاعاتی، سرمایه انسانی و ارزش‌های پنهان سازمان بکار رفته (Kannabiran et al, 2010) و در برگیرنده ابداعات، ایده‌ها، دانش بنیادین، روشهای مختلف طراحی محصول، برنامه‌های کامپیوتری و انتشارات می‌باشد. بعبارت دیگر، سرمایه فکری دارایی‌هایی را شامل می‌شود که ناملموس بوده، اما بتدریج موجب ثروت آفرینی برای سازمانها می گردد (Sharifuddin, 2004).
تاکنون، مدل‌های متعددی از سرمایه فکری ارائه شده که در هر یک از آنها، ابعاد متفاوتی برای آن در نظر گرفته شده است (Plessis, 2007) و بر مبنای هر یک از ابعاد شاخص‌های تعریف شده، تکنیک‌هایی مورد استفاده و بهینه کاوی‌هایی به کار برده شده‌اند (Ravindran, 2009). اما در مهمترین مدل، سرمایه فکری به سه بخش سرمایه انسانی، سرمایه سازمانی (ساختاری) و سرمایه رابطه‌ای تفکیک شده است.
اصطلاح «سرمایه فکری» را اولین بار جان کنت گالبرایت در سال 1969 مطرح کرد. پیش از آن، پیتر دراکر اصطلاح «کارگران دانشی» را به کار برده بود. در تعریفی ساده، سرمایه فکری عبارت است از تفاوت بین ارزش بازاری و ارزش دفتری دارایی‌های یک شرکت. طبق این تعریف، سرمایه فکری، فرآیندها و دارایی‌هایی هستند که معمولاً در ترازنامه منعکس نمی‌شوند.
اندازه گیری سرمایه فکری از دو جنبه دارای اهمیت است. یکی، درون سازمانی که هدف از آن تخصیص بهتر منابع در راستای کارایی و به حداقل رساندن هزینه‌های سازمان است، دیگری، برون سازمانی که هدف از آن، در دسترس قرار دادن اطلاعات سرمایه‌گذاری‌های موجود و بالقوه سازمان برای پیش‌بینی رشد آینده و نیز برنامه‌ریزی‌های بلند‌مدت است. برای دستیابی به تصویری جامع از عملکرد عملیاتی و برآورد ارزش سازمان، می‌باید تمامی جنبه‌های سازمان بررسی شود. شیوه‌های رایج اندازه‌گیری که بر پایه حسابداری سنّتی استوارند به تنهایی از عهده این کار برنمی‌آیند.
سرمایه فکری (IC)12 را می‌توان به عنوان ترکیبی از سرمایه‌های انسانی، ساختاری و اجتماعی تعریف شده است. به طور معمول، سرمایه انسانی از مهارت‌های کارکنان، دانش و تجربه تشکیل شده است، در حالی که سرمایه ساختاری متشکل از دانش تبدیل شده که در یک سازمان جا سازی شده است، مانند آنچه که در بر داشت در این سیستم‌ها، اختراع ثبت شده، اسناد، کپی رایت، و غیره سرمایه سازه اساساً شامل هر آنچه را که کنار گذاشته می‌شود. ترک سرمایه اجتماعی (گاهی اوقات نیز به عنوان سرمایه‌های رابطه‌ای می‌گویند) به ارزش ایجاد شده توسط ویژگی‌های اجتماعی سازمانی مانند شبکه‌ها، هنجارها و اعتماد اجتماعی که در تسهیل هماهنگی و همکاری در جهت منافع متقابل است (Dalkir , 2007).
به طور معمول روشی که برای هدایت مدیریت سرمایه‌های فکری استفاده می‌شود مدیریت دانش KM است. مدیریت دانش می‌تواند به عنوان مجموعه‌ای از فرآیندها و فعالیت‌های دیده شود که حمایت، تسهیل و اهرم توسعه و استفاده از ارزش دارایی‌های سرمایه‌های فکری و بالا بردن و افزایش و حفظ مزیت رقابتی که می‌تواند در مدیریت مناسب خود آنها را یافت. هدف از فعالیت‌های مدیریت دانش چنین است، به حداکثر رساندن ارزش افزوده است که مدیریت سرمایه‌های فکری می‌تواند برای یک سازمان به ارمغان بیاورد. در نتیجه، بحث از IC و IC اندازه گیری “با دانش نه با مدیریت دانش است (Dalkir, 2007).
2 – 11 رویکردها و روشهای اندازه‌گیری نامشهودها
رویکردهای سنجش نامشهودها، در چهار دسته اصلی قرار می گیرند:
1. روشهـای سرمایه فکری مستقیم13 زمانی به کار برده می شوند که اجزای مختلف دارایی‌های نامشهود، قابل تشخیص باشند و مستقیماً ارزش‌گذاری شوند.
2. روشهای ارزش حال سرمایه بازار14 زمانی به کار برده می‌شوند که تفاوت بین جمع مبلغ سرمایه و ارزش دفتری (دارایی خالص) سهام‌داران قابل محاسبه باشد.
3. روشهای بازگشت دارایی (ROA) زمانی به کار برده می‌شوند که دارایی‌های مشهود و رشد مالی سالیانه با متوسط صنعت، قابل مقایسه باشند. در این روشها میانگین درآمدهای بالاتر، برای برآورد ارزش دارایی‌های نامشهود به کار برده می‌شود.
4. روشهای کارت امتیازی (SC)15 زمانی به کار برده می‌شوند که اجزای مختلف سرمایه فکری معیّن بوده، بتوان آنها را بر حسب کارت امتیازی و یا گراف منعکس کرد.
هر رویکرد مزایای ویژه خود را دارد. روشهای ارزش حال سرمایه بازار و بازگشت دارایی، ارزش‌گذاری‌های پولی را ارائه می‌دهند که در زمینه‌های ادغام، تملک و ارزیابی سهام مفیدند. همچنین، این دو روش برای مقایسه شرکت‌هایی که در صنعت یکسانی فعالیّت دارند، به کار می‌روند. بالاخره، چون این روشها طبق اصول حسابداری طولانی مدت (تاریخی) بنا شده‌اند، به آسانی می‌توانند با حرفه حسابداری ارتباط برقرار کنند. ایراد این روشها در آن است که تبدیل همه چیز به روابط پولی می‌تواند آنها را سطحی جلوه دهد. روشهای بازگشت دارایی در برابر فرضیات نرخ تنزیل و نرخ بهره بسیار حساس‌اند. روش‌هایی که فقط در سطح سازمانی و در جهت استفاده مفید به هدفهای مدیریتی عمل می‌کنند، در سطح پائین‌تری قرار می‌گیرند. برخی از روشها به ویژه روشهای برآورد ارزش حال سرمایه بازار، هیچ کاربردی در سازمانهای غیر انتفاعی، اداره‌های داخلی و سازمانهای بخش عمومی ندارند.
از مزایای روشهای سرمایه فکری مستقیم و کارت امتیازی آن است که به آسانی در هر سطحی از سازمان کاربرد دارند و در مقایسه با محاسبه‌های مالی، تصویر جامع‌تری از ارزش سازمان ارائه می‌دهند، زیرا این روشها یک رویداد یا گزارش را دقیق‌تر اندازه‌گیری می‌کنند. پس، از اقدامهای مالی محض دقیق‌ترند. از این رو، به اندازه‌گیری روابط پولی نیازی ندارند و برای سازمانهای غیر انتفاعی، اداره‌های داخلی، سازمانهای بخش عمومی و هدفهای اجتماعی و زیست محیطی مفیدند. از آنجا که شاخص‌های این روشها وابسته به قراین و طبق سفارش هر سازمان تدوین می‌شوند، مقایسه عملکرد بین سازمانی را بسیار دشوار میسازند. از این رو، ایرادی برای این روشها محسوب می‌شود. افزون بر آن، چون این روشها جدید‌ند به آسانی توسط شرکتها و مدیرانی که دیدگاه مالی محض دارند، پذیرفته نمی‌شوند. این رویکردها، حجم انبوهی از داده‌ها را تولید می‌کنند که تجزیه و تحلیل و ایجاد ارتباط را دشوار میسازند.
2 – 12 سرمایه انسانی
سرمایه انسانی که از آن تحت عنوان سرمایه منابع انسانی نیز یاد می‌شود (Wang, 2004)، ستون فقرات سرمایه فکری به شمار رفته و عنصر بسیار مهمی در ارزش آفرینی سازمانها محسوب می‌شود (Almasi,2010). سرمایه انسانی شامل تمام دارایی‌های فکری سازمانها مانند دانش، مهارت و سایر قابلیت‌های کارکنان بوده که آنان را قادر می‌سازد مشکلات مربوط به سازمان و مشتریان را برطرف سازند. این نوع سرمایه که از آن به عنوان مهمترین معیار سرمایه فکری یاد می‌شود (Cornachione, 2010)، کلیه دانش موجود در افراد سازمان را در برگرفته و قابلیت سازمان را در یافتن بهترین راه حل از طریق دانش کارکنان نشان می‌دهد.
يكي از مباني اصلي مباحث مرتبط با دانش، درك مفهوم سه جزء داده، اطلاعات، دانش و تعامل بين آنها است كه گاهي به اين مثلث ضلع چهارمي به نام معرفت يا خرد نيز افزوده مي‌شود. معمولاً داده به عنوان مواد خام، اطلاعات به عنوان مجموعه‌ي سامان يافته‌اي از داده و دانش به عنوان اطلاعات با مفهوم شناخته مي‌شود (Bannany, 2008). داده‌ها به خودي خود عاري از مفهوم هستند و شامل مشاهدات، حقايق يا اعدادي هستند كه اطلاعات را به دست مي‌دهند.
