منابع پایان نامه ارشد درباره منابع محدود، خطوط تلفن

دانلود پایان نامه ارشد

انواع کاربردهاي اتوماسيون اداري را نشان مي دهد .
جدول (2-6) انواع کاربردهاي اتوماسيون اداري
برنامه اتوماسيون اداري
کاربرد
کلمه پردازها
پست الکترونيکي
تابلوي اعلانات الکترونيکي
پست صوتي
پردازش تصوير
سيستم نوشتار گروهي
کنفرانس ويدئويي
OAS جامع
تهيه اسناد و مدارک
دريافت و ارسال پيام
انتقال نامه و مکاتبات از طريق خطوط تلفن
پشتيباني از جعبه هاي پستي صوتي و ارائه خدمات پيچيده تلفني
دسترسي on- line به مکاتبات و اسناد ديگر
افراد بصورت گروهي مي توانند بطوري موازي روي يک سند مطلوب بنويسند
ارتباط رودر رو بدون مسافرت
ترکيب اسناد و پيام ها

مزاياي بکار گيري اتوماسيون اداري عبارتند از :
1- مزاياي مستقيم : مزاياي مستقيم عبارتند از افزايش محصول يا بازده و صرفه جويي در وقت يا نيروي کار. معمولاً اين مزايا قابل اندازه گيري بوده و ممکن است تاثير مستقيم و کوتاه مدت بر جريان نقدينگي داشته باشند ، عبارتند از :
الف ) کنترل بهتر بر کار به خاطر تقسيم کمتر نيروي کار .
ب) تبديل اطلاعات از يک شکل به شکل ديگر کمتر صورت مي گيرد ، مانند نوشتن روي نوار که پس از آن روي کاغذ تايپ مي شود .
ج) فعاليتهاي غير مولد مانند بايگاني ، نگهداري سوابق و بهنگام رساني کمتر مي شود .
د) سازماندهي پرسنل بهتر انجام مي شود چرا که با استفاده از امکانات کنفرانس تلفني ، مسافرت و گردهمايي کمتر مي شود .
2- مزاياي غير مستقيم : اين مزايا غير کمي مي باشند و ممکن است از طريق سود آوري و رشد در بلند مدت سازمان را ارتقاء دهند . اين مزايا عبارتند از :
الف ) وابستگي کمتر به ادارات ديگر براي تهيه کپي ، چاپ و امور مشابه ديگر .
ب) نياز کمتر به تشريفات و کنترل جهت نظارت بر جريان کار بين ادارات .
ج) به دليل افزايش اثر بخشي کارکنان در انجام يک سري کار خاص ، رضايت شغلي آنها افزايش مي يابد .
د) رضايت بيشتر مشتري به دليل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع
ه) رقابت بيشتر سازمان از طريق استفاده بهتر از منابع اطلاعاتي و قابليت لازم براي عکس العمل نسبت به فشار ها و فرصتها.115
دستگاههاي مکانيزه اداراي اصلي موجود بصورت زيرند :
الف – در زمينه کسب اطلاعات و کپي کردن آنها : واژه پردازها – ماشينهاي کپي هوشمند – سند خوانها – سيستمهاي صوتي ديجيتال – حروف چيني نوري
ب – در زمينه ذخيره سازي اطلاعات : کشورهاي بايگاني الکترونيکي – ريز نگاشته‌ها (ميکرو گرافيک)
ج- در زمينه ارتباطات : سيستم تلفن کامپيوتري- پست الکترونيک – ارسال فاکسيميل – تسهيلات کنفرانس از راه دور .
نيازي به اين توضيح نيست که هر روز انواع جديد تري از دستگاهها به بازار اتوماسيون اداري عرضه مي شوند و سال به سال قابليتهاي دستگاههاي موجود افزوده مي شود .116
2-2-13- سيستم پشتيباني مديران ارشد : (ESS)
سيستم هاي پشتيباني مديران ارشد ، سيستم هايي هستند که نيازهاي اطلاعاتي مديران ارشد يا اجرايي را تأمين مي کنند . اين سيستم ها بالاترين سطح را از نظر ترکيب داده ها دارا مي باشد و معمولاً شامل گزارشات به شکلهاي استاندارد بوده و داراي نمودار نيز مي باشند . سيستم پشتيباني مديران ارشد اطلاعات کلي و جامع ارائه مي کند . اما در عين حال مديران هر گاه بخواهند داده هاي بيشتري را دريافت کنند بايد بتواند در جزييات نيز وارد شوند . اين امر هنگامي اتاق مي افتد که مدير اجرايي با موضوعي برخورد کند که مشتاق مي شود اطلاعات بيشتري درباره آن موضوع بدست آورد .
ويژگيهاي اين سيستم در جدول (2-7) ارائه شده است . مهم ترين ويژگي استفاده آسان از آن مي باشد ، بهمين جهت تقريباً هميشه بصورت نمودار يا تصوير هستند .
جدول (2-7) ويژگيهاي سيستم پشتيباني مديران ارشد
1- نمايش بصورت نمودار و تصوير
2- رابط جهت استفاده آسان از ESS
3- ارائه اطلاعات کلي و جامع
4- در صورت لزوم ، جزييات اطلاعات نيز ارائه مي شود
5- هماهنگي منابع مختلف داده ها
6- به موقع بودن اطلاعات

ساختار سيستم پشتيباني مديران ارشد : همانگونه در شکل (2-11) ملاحظه مي کنيد . اين سيستم داده ها را از انواع ديگر سيستم هاي اطلاعاتي دريافت مي کند . در ضمن از افرادي هم که مدير اجرايي را پشتيباني مي کنند ، مانند معاونين مربوطه اطلاعاتي دريافت مي کند . ملاحظه مي کنيد که هدف اصلي يک سيستم پشتيباني مديران ارشد دريافت داده ها از منابع مختلف ، هماهنگ و ساز گار کردن آنها و نمايش اطلاعات حاصل به شکلي جامع است تا استفاده از آنها آسان باشد .

شکل (2-11) ساختار يک ESS کاربردي
– ويژگيهاي سيستم پشتيباني مديران ارشد عبارتند از :
1- استفاده از آن آسان مي باشد .
2- امکان داشتن اطلاعات دقيق
3- پشتيباني از داده هاي خارجي
4- اثر بخشي در شرايطي که ميزان عدم اطمينان بالا مي باشد .
5- داشتن نگاه به آينده
– قابليتهاي سيستم پشتيباني تصميمات مديران ارضد عبارتند از :
1- ارائه ديدگاه جامع از سازمان
2- پشتيباني از برنامه ريزي استراتژيک
3- پشتيباني از سازماندهي و تامين نيروي انساني در بلند مدت
4- پشتيباني از کنترل استراتژيک
5- حمايت از مديريت در شرايط بحراني 117.
2-3- بخش سوم : برنامه ريزي و مديريت استراتژيک
2-3-1- ماهيت و تعاريف برنامه ريزي :
«اگر نمي دانيد به کجا مي رويد ، هر راهي شما را به آنجا خواهد رساند ». بر نامه ريزي هاي استراتژيک تعيين کننده مقصد سازمان ها و هماهنگ کننده همه فعاليتهاي سازمان در راستاي آن است . برنامه ريزي هاي استراتژيک را مي توان مهمترين فعاليت مدير عالي اجرايي (که نقش تصميم گيرنده کليدي سازمانها را بر عهده دارد) در هر سازماني محسوب کرد . اين مسئوليت بسيار مهمي است و براي انجام اين فعاليت مهم و کمک به مديريت عالي اجرايي ، تشکيل تيم برنامه ريزي يک ضرورت مطلق محسوب مي شود . مديريت عالي اجرايي و تيم برنامه ريزي او در هر سازماني براي حفظ و بقاء و تداوم رشد سازمان ، مي بايست توجه اصلي خود را بر اين متمرکز کند که سازمان آنها در آينده قصد دارد به کجا برسد .118
تعاريفي متعددي درباره برنامه ريزي وجود دارد که در ادامه به شرح برخي از آنها مي پردازيم :
1- «پيتر دراکر» برنامه ريزي را فرآيندي مستمر از تصميمات سيستماتيک با در دست داشتن بهترين اطلاعات ممکن نسبت به آينده مي داند .
2- «کونتز» و ديگران در تعريف برنامه ريزي مي نويسد«برنامه ريزي شامل انتخاب از ميان شقوق مختلف آينده ، براي کل موسسه و هر يک از ادارات يا واحدهاي داخلي آن است ». اينکار مستلزم انتخاب هدفهاي موسسه و تعيين راههاي دست يافتن به آنهاست . به اين تربيت ، برنامه ها يک نگرش منطقي نسبت به هدفهاي از پيش تعيين شده بدست مي دهد .119
3- برنامعه عبارت از تعيين هدف کوتاه و پيش بيني راه رسيدن به آن است . در واقع برنامه نوعي تعهد به انجام فعاليتهاي معين براي تحقق هدف به شمار آيد . 120
4- برنامه ريزي عبارت است از تعيين هدف و يافتن يا پيش بيني کردن راه تحقق آن.
5- برنامه ريزي عبارت است از تصور و طراحي وضعيت مطلوب و يافتن و پيش بيني کردن راهها و وسايلي که نيل به آن را ميسر سازد .
6- برنامه ريزي عبارت است از طراحي عمليات براي تغيير يک شيء يا موضوع بر مبناي الگوي پيش بيني شده .
7- برنامه ريزي در يک سازمان فعال عبارت از پيش بيني آينده ، آماده شدن برداشتن گامهايي براي به حداقل رسانيدن تهديدات يا اجتناب از آنها و از همه بهتر استفاده از فرصتهاي آينده است .
در تعاريفي که از برنامه ريزي به وسيله پژوهشگران مختلف شده است ، سه ويژگي عمده به چشم مي خورد که عبارتند از :
الف) برنامه ريزي ها يقيناً با پيش بيني همراه است و اصولاً قبل از اينکه عملي انجام پذيرد بايستي نوع کار و چگونگي انجام آن را معلوم کرد .
ب) برنامه ريزي يک نظام تصميم گيري است ، مشتمل بر فرآيند اتخاذ تصميم نسبت به آنچه بايد در آينده انجام پذيرد و تنظيم طرحهاي اجرايي براي دستيابي به هدفها.
ج) برنامه ريزي بر نتايج مطلوبي تاکيد دارد که در آينده به دست مي آيد . بعبارت ديگر ، برنامه ريزي وسيله اي است براي حصول اطمينان نسبت به تامين هدفهاي عمده سازماني در زمان مورد نظر . 121
2-3-2- لزوم برنامه ريزي :
لزوم برنامه ريزي را مي توان با توجه به چهار وجه مهم آن ، به شرح ذيل مورد بررسي قرار داد :
الف ) از جهت کمک به رسيدن به هدفها و مقاصد
ب) از لحاظ اولويت آن نسبت به ساير وظايف مديريت
ج) از نظر جامعيت
د) از حيث بازدهي نتايج برنامه ها .
در مورد وجه اول بايد متذکر شد که هدف در برنامه و کليد طرحهاي مربوط به آن در واقع رسيدن به هدفها و مقاصد سازمان است . اين اصل از طبيعت سازمان يافته است که با اجراي هدفهاي گروهي از طريق همکاري آگاهانه تحقق مي يابد . 122
تقدم وظيفه برنامه ريزي نسبت به ساير وظايف مديريت (وجه دوم) کاملاً روشن است و به عبارت ديگر تقدم وظيفه برنامه ريزي نسبت به ساير وظايف مديريت (وجه دوم) کاملاً روشن است و به عبارت ديگر در ميان وظايف مديريت که برنامه ريزي ، سازماندهي ، هماهنگي ، انگيزش ، رهبري ، ارتباطات و کنترل را شامل مي شود ، وظيفه برنامه ريزي از اولويت خاصي برخوردار است و در رأس آنها قرار دارد .
از نظر جامعيت بايد گفت که اگر ماهيت برنامه ريزي با توجه به اختيارات مديران و خط مشيء ها و چارچوبهاي تعيين شده از جانب مافوق تغيير مي کند ، اما برنامه ريزي در هر صورت يکي از وظايف اصلي کل مديران در تمام رده هاست . با اينکه کليه مديران ، از بالاترين مقام مديريت تا سرپرستان هر يک به نحوي برنامه ريزي مي‌کنند ، ليکن طرح و برنامه کاري که سرپرستان رده هاي پايين مديريت تنظيم مي‌کنند به مقدار زيادي با برنامه استراتژيک که مديران عالي تدوين مي کنند تفاوت دارد . در حاليکه مديران رده بالاي سازمان جهت کل موسسه را در برنامه ريزي ملحوظ مي دارد ، مديران در تمام رده هاي ديگر نيز بايستي برنامه هاي خودشان را به نحوي تنظيم کنند که دست يابي به هدفهاي سازمان را ميسر سازد .123
در مورد وجه چهارم اهميت برنامه ريزي ، يعني بازدهي منابع برنامه ها ، لازم است توضيح داده شود که اصولاً بازدهي يک برنامه ، بر اساس سهمي که در حصول هدفها و مقاصد سازمان دارد ، با توجه به هزينه ها و ساير عوامل لازم براي اجراي آن ارزيابي مي شود . يک برنامه ممکن است رسيدن به هدفها را تسريع کند ولي به بهاي سنگين تمام شود . برنامه هايي داراي بازدهي هستند که از طريق آن بتوان با هزينه معقول به هدفها و مقاصد سازماني دست يافت . در بخش هزينه ها فقط امکانات مادي يا توليد مورد نظر نيست بلکه ميزان رضايت خاطر فردي و گروهي نيز بايد به حساب آيد .124
برنامه ريزي از وظايف بسيار مهم مديران است و با ساير وظايف آنها نيز ارتباط دارد . اگر نگرش مبتني بر برنامه ريزي به سراسر زندگي افراد تسري مي يابد ، نوعي تعهد به عمل بر مبناي تعقل و تفکر آينده نگر ، و عزم راسخ بر استمرار آن ، برايشان ايجاد مي شود .
بعلاوه ، تحقق اهداف فردي و سازماني نيز مستلزم برنامه ريزي است ؛ بطوري که حتي براي نيل به اهدافي بسيار جزئي و زودگذر – نظير رفتن به يک مهماني يا فروش يک محصول – نيز بايد برنامه ريزي شود . در واقع نياز به برنامه ريزي از اين مسئله ناشي مي شود که همه سازمانها با فعاليت در محيطي پويا ، مترصد آنند که منابع محدود خود را براي رفع نيازهاي متنوع و رو به افزايش خود صرف کنند .
پويايي محيط و وجود تلاطم در آن و عدم اطمينان ناشي از تغييرات محيطي ، بر ضرورت انکار پذير نامه ريزي مي افزايد .125
پيتردراکر معتقد است بين اثر بخشي (تحقق اهداف و انجام کارهاي درست) و کارايي (درست انجام دادن کارها) تفاوت وجود دارد ؛ هر چند که در مراحل هدفگذاري و تحقق اهداف هردوي اين مفاهيم ، مد نظر قرار مي گيرند .
ص 76
الف ) تعيين ماموريتها و هدفهاي دوربرد
ب) تفکيک و تجزيه اهداف بلند مدت در قالب هدفهاي کمي و کيفي کوتاه مدت
ج) تدوين و تنظيم خط مشي ها و اتخاذ سياستهاي کلي
د) طرحريزي و تنظيم برنامه هاي

پایان نامه
Previous Entries منابع پایان نامه ارشد درباره سيستم، گيري، تصميم، مديران Next Entries منابع پایان نامه ارشد درباره منابع سازمان، عصر اطلاعات، صاحب نظران