جنبههای امنیتی[33]
2-4 مدیریت فرآیند کسبوکار
در اين بخش با مفاهيم موجود در فرآيندهاي کسب و کار و موضوعات مطرح در آن آشنا خواهيم شد. اخیراً یکی از دغدغههای اساسی سازمانها، دستیابی به روشهایی برای اتوماسیون و بهبود فرآیندهای کسبوکار است. از این‌رو سازمانها با استفاده از مدیریت فرآیندهای کسبوکار به بهبود مؤثر فرآیندهای خود مبادرت میورزند. به طور کلی میتوان گفت مدیریت فرآیند کسبوکار عبارت است از : متدها، تکنیکها و ابزارهایی که برای پشتیبانی از طراحی، اجرا، مدیریت و آنالیز فرآیندهای عملیاتی کسبوکار.
ابتدا به بیان مفهوم فرآیندهای کسبوکار سازمان میپردازیم. هر فرآیند کسبوکار مجموعهای از فعالیتهایی است که به ترتیب به منظور تولید یک خروجی خاص برای یک مشتری یا بازار مشخص طراحی میشود. تاکید فرآیند بر چگونگی کارها درون سازمان است؛ لذا یک فرآیند ترتیب مشخصی از فعالیتها در گذر زمان و مکان است که دارای یک شروع، پایان، ورودیها و خروجیهایی است که به روشنی تعریف شدهاند[34]. مدیریت فرآیند کسبوکار شامل روشها، تکنیکها و ابزارهایی برای حمایت از طراحی، تصویب، مدیریت و تجزیهوتحلیل فرآیندهای کسبوکار عملیاتی است؛ به عبارتی میتوان آن را به عنوان یک فرمت گسترش یافته از مدیریت گردش کار در نظر گرفت[35]. هر فرآیند پایهای کسبوکار عبارت است از: فرآیندی که توسط فرد مشخص در مکان مشخص به منظور افزودن ارزشی معین اجرا میشود و دادهها را در وضعیتی پایدار قرار میدهد[36]. بنابراین فرآیندها مجموعهای از عملیات درون سازمانی بوده که هدف واحدی را برآورده میکند؛ هر فرآیند از طریق مجموع زیر فرآیندهای داخلی به همراه توالی زیر فرآیندها، به عنوان نقشه شروع و پایان بیان میشود.
از دیدگاه مایکروسافت فرآیندها به چهار بخش تقسیم میشوند[37]:
فرآيندهاي فردي: فعاليتهاي افراد يك سازمان اغلب مستند نمي‌شوند. با این حال، اين فعاليت‌ها مي‌توانند براي پيشبرد امور يك سازمان، بسيار حياتي باشند. اين فعاليت‌ها فرآيندهاي فردي ناميده مي‌شوند. اين قبيل فرآيندها از طريق ابزارها و نرم‌افزارهايي مانند ايميل، نرم‌افزارهاي مديريت وظايف شخصي و مواردي از اين قبيل حمايت مي‌شوند. اغلب با حمايت مؤثر از اين نوع فرآيندها در سازمان و مكانيزه كردن آنها مي‌توان كارايي سازمان را در سرويس‌دهي به مشتريان افزايش داد.
فرآيندهاي فردي نيمه ساخت‌يافته: در يك سازمان دسته‌اي از فرآيندهاي كليدي سازمان مانند به جریان انداختن مستندات سازماني، درخواست و تأييد مرخصي و كارهايي از اين قبيل كه به صورت فردي يا گروهي محدود انجام شوند و تا حدودي ساختار آن مشخص باشد را به عنوان فعاليتهاي نيمه ساخت‌يافته مي‌شناسند. اين قبيل فرآيندها معمولاً توسط نرم‌افزارهاي تيمي و كارگروهي حمايت مي‌گردند و مي‌توان آنها را در آن واحد، تعريف و مدل‌سازي نمود و براي كاربران حوزه كسب و كار در سازمان مهم است كه بتوانند اين نوع فعاليت‌ها را در نرم‌افزار تعريف و اصلاح نمايند.
فرآيندهاي سیستمي ساختارمند: پاره‌اي از فرآيندها در سازمان به دريافت ورودي از افراد و نرم‌افزارها نياز دارند كه از آنها به عنوان فرآيندهاي سيستمي ساختارمند ياد ميشود. به عنوان مثال، در يك سناريوي مرتبط با يك گزارش مالي، ممكن است افرادي از سازمان، اطلاعاتي را در قالب يك فرم تهيه نمايند، فرم گزارش مالي را براي تأييد به مدير مربوط ارسال نمايند و بعد از تأييد، آنها را در نرم‌افزار مالي وارد سازند. اين نوع فرآيندها عموماً ميزان ساختارمندي بالايي دارند و اغلب داراي ماهيت تراكنشي هستند و به صورت تراكنشي نيز اجرا مي‌گردند و اغلب با كمك فناوری اطلاعات مي‌توان آنها را به طور رسمي مشخص ساخت و مدل نمود.
فرآيندهاي تثبيت‌شده: در مواردي از قبيل فعاليتهاي مهم مالي يا مدیریت زنجیره تأمین كنترل‌هاي فرآيندي بسيار بالايي مورد نياز است. اين نوع فعاليت‌ها عموماً در سطح وسيعي از سازمان به روشي مطمئن، كنترل‌پذير و قابل بازرسي توزيع مي‌شوند و در قالب فرآيندهاي تثبيت‌شده، سازمان مي‌يابند. اتوماسيون اين نوع فرآيندها از طريق نرم‌افزارهاي سازماني مانند ERP انجام مي‌گردد.
طبق نظر[18] مدیریت فرآیند کسبوکار، توسعه یافته مدیریت گردشکار میباشد که در دهه نود میلادی آغاز شدهاست و شامل پشتیبانی فرآیندهای کسبوکار با به‌کارگیری متدها، تکنیکها و نرمافزارهای طراحی میباشد و امکان تصویب، کنترل و تحلیل فرآیندهای عملیاتی افراد، سازمانها، برنامههای کاربردی و مستندات را مهیا میسازد.
هدف اصلی مدیریت فرآیند کسبوکار افزایش توانایی سازمان برای پاسخ سریع به تغییرات محیط میباشد. فناوری اطلاعات نقش بزرگی در پشتیبانی و کنترل فرآیندهای کسبوکار ایفا میکند به طوری که کنترل فرآیندها را به کسبوکار و کنترل سیستمها را به فناوری اطلاعات باز میگرداند. مدیریت فرآیند کسبوکار مسیر مستقیمی از تحلیل و طراحی فرآیندها تا پیادهسازی و استقرار آنها طی میکند[38].
طبق تعریفی دیگر يک فرآيند کسبوکار مجموعهاي از فعاليتهای44 هماهنگ شده به منظور رسيدن به اهداف کسبوکار مشخص ميباشد. به هر مرحله از يک فرآيند کسبوکار، فعاليت گفته ميشود[39]. از طرفی در جای دیگر فرايند کسبوکار الگوريتمي مرحله به مرحله براي رسيدن به اهداف کسبوکار مشخص ميباشد[40].
طبق تعريف شرکت گارتنر منظور از مديريت فرآيندهاي کسبوکار طراحي، اجرا و بهبود فعاليتهاي بين وظيفهاي است که اشخاص، سيستمهاي اطلاعاتي و شرکاي تجاري را به هم پيوند ميدهد[41].
مدیریت فرآیندهای کسبوکار بر فرضیاتی استوار است که عبارتند از[42]:
فرآیندهای کسبوکار همیشه در حال تغییر و توسعه هستند.
فرآیندها با هم تقاطع دارند.
فرآیندهای میان سازمانهای متعدد و اشخاص ذینفع، جریان دارند.
2-4-1 چرخهحیات مدیریت فرآیند کسبوکار
مدیریت فرآیند کسبوکار فرآيندي منطقي براي مديريت كسب‌وكار و تغييرات آن است. هر فرآيند بايد با توجه به وضع مطلوب پيادهسازی شود و سپس در طول زمان مي‌توان فرآيند مورد نظر را بهبود بخشيد. اين روال ممكن است بارها در مورد هر یک از فرآيندها اجرا گردد. از اينرو چرخهحيات مدیریت فرآیند کسبوکار به طور تكرارشونده است و در هر تكرار بايد ارزش افزوده‌اي به فرآيند و منطق كاري آن افزوده گردد. با توجه به چرخهحیات مدیریت فرآیند کسبوکار نه تنها درک درستی از مفاهیم پیدا میکنیم بلکه میتوانیم نیازمندیهای مدیریت فرآیند را بهتر درک کنیم.
چرخهحیات فرآیند کسبوکار که در شکل 2-11 نشان داده شدهاست شامل چهار مرحله میباشد که در ادامه به توضیح مختصر هرکدام میپردازیم[38].
مرحله طراحی و مدلسازی: ابتدا هسته اصلی کسبوکار و فرآیندهای مربوطه مدلسازی میشوند. بر اساس بیشتر متدولوژیها لازم نیست در همان ابتدا فرآیندهای کسبوکار بهینه شوند؛ لذا میتوان از روی وضعیت موجود مدلسازی را انجام داد و بعد با استفاده از مکانیزمهایی که متدولوژی مدیریت فرآیند کسبوکار در اختیار میگذارد، امکان طراحی و مدلسازی فرآیندهای کسبوکار به صورت کارا و اثربخش میسر میشود، که میتوان با کمک تحلیل و طراحی زبان مدلسازی خاص، مدلسازی فرآیندهای کسبوکار را انجام داد.
مرحله پیادهسازی و استقرار: بعد از شناخت و مدلسازی فرآیندهای کسبوکار باید فرآیندهای مدل شده مطابق با قوانین کسبوکار پیادهسازی شوند. جدا بودن قوانین کسبوکار از فرآیندهای کسبوکار این امکان را فراهم میسازد که بتوان مدیریت تغییرات قوانین کسبوکار را بدون درگیر شدن با تغییرات در فرآیندها به انجام رساند و در ادامه معیارهایی به منظور بررسی عملکرد سیستم جهت اندازهگیری کارایی و اثربخشی تعیین میگردد.
شکل 2-11 چرخهحیات مدیریت فرآیند کسبوکار[38]
مرحله ارزیابی و مدیریت: پس از استقرار سیستم در سازمان، افراد و بخشهای متعدد سازمانی متناسب با وظایفشان بایستی فرآیندهای پیادهسازی شده را اجرا کنند و مورد ارزیابی قرار دهند. در این مرحله موارد ارزیابی شده از لحاظ انطباق با خواستههای سازمان و استانداردها مدیریت میشوند.
مرحله بهبود و توسعه: استقرار فرآیندها در سازمان به منزله اتمام کار نیست، بلکه از این پس سازمان باید بتواند اجرای فرآیندها را بر اساس یک سری معیارهای کلیدی در زمینه اندازهگیری کارایی فرآیندها تحلیل نماید و در صورت لزوم تغییرات لازم را در فرآیندها اعمال کند تا کارایی فرآیندها را افزایش دهد. به واسطه این قابلیت، کاربران حوزه کسبوکار میتوانند تصمیمگیری مرتبط با فرآیندها را در زمان اجرای سیستم مشخص نمایند و آنها را اعمال کنند.
در ادامه به بررسی چرخهحیاتی که در [43] به آن اشاره شدهاست میپردازیم. این چرخهحیات مربوط به IPM است که شامل 6 مرحله خلق، ایجاد، مدلسازی، تجزیه و تحلیل اولیه، تصویب، تجزیه و تحلیل ثانویه و تکامل میباشد (شکل 2-12).
شکل 2-12 چرخهحیات مدیریت فرآیند کسبوکار[43]
روند این چرخه به این شکل است که فرآیندهای کسب و کار توسط طراحان فرآیندی که دانش گستردهای در مورد فرآیندهای سازمانی دارند ایجاد میشوند؛ هنگامی که یک فرآیند جدید ساخته میشود، طراحان فرآیند با مجریان فعالیتها (مانند کارگران، مشتریان، و شرکای کسبوکار) به منظور آمیختن و تجزیهوتحلیل نیازمندیهای مختلف گفتوگو میکنند. این فرآیند ایجاد شده با زبان مدلسازی فرآیند به عنوان یک الگوی فرآیند تعریف میشود. در فاز تجزیهوتحلیل اولیه الگوی فرآیند با استفاده از تکنیکهای مختلف تجزیهوتحلیل فرآیندها از جمله تکنیکهای تجزیهوتحلیل ساختاری (مانند PERT/CPM) و تکنیکهای شبیهسازی (مانند پترینت) میتوان عمل بهینهسازی را انجام داد. طی مرحله تصویب نمونههای فرآیند با استفاده از الگوهای تولید شده و توسط ماشین گردشکار و یا موتورهای BPM در پایگاه داده ذخیره میشوند. سپس در فاز تجزیهوتحلیل ثانویه مجدداً مورد بررسی قرار میگیرند و قالب فرآیند با توجه به نتایج این مرحله تکامل مییابد.
برای اتوماسیون کردن فرآیندها در سازمان بهتر است که ابتدا فرآیندهایی که محوریت داشته و در افزایش کارایی و کیفیت سرویسدهی به مشتریان موثرتند، انتخاب شوند.
2-4-2 سیستم مدیریت فرآیند کسبوکار
سیستم مدیریت فرآیند کسبوکار45 با هدف اتوماسیون گردشکار فرآیندهای سازمانی و ایجاد امکان پایش و مدیریت فرآیندها ارائه شده است. این گونه سیستمها سعی دارند تمام چرخه حیات فرآیندها را از زمان تعریف و مدلسازی تا زمان اجرا و بهینهسازی تحت ابزارهای مبتنی بر فناوری اطلاعات مدیریت کنند[44, 45] . از طرفی در جای دیگر سیستمهای مدیریت فرآیند کسبوکار را تنها ابزاری مبتنی بر فناوری اطلاعات میدانند که بخشی (نه تمام) از چرخهحیات مدیریت فرآیند کسبوکار را اجرا میکند. بخش دیگر این چرخهحیات مبتنی بر تئوریهای مدیریتی و فرآیندی مانند انتخاب شاخصهای کلیدی ارزیابی فرآیندها، تعیین اولویت استراتژیک فرآیندها برای پیادهسازی در ابزار، تعیین مکانیزمهای اصلاح و یا تغییر فرآیندها و مرتبط نمودن شاخصهای کارایی با اهداف سازمان است[42].
سیستم مدیریت فرآیند کسبوکار میتواند تک واژه‌ای برای معنای هر فرآیند باشد، زیرا سیستم مدیریت فرآیند کسبوکار محیط کاملی را برای مدلهای فرآیند میسازد. زبان مدلسازی فرآیند کسبوکار مدل شمایی را برای توسعه سیستم مدیریت فرآیند کسبوکار آماده و مستقیماً بدون دخالت گامها بر روی سیستم مدیریت فرآیند کسبوکار توسعه مداده میشود. با به‌کار بردن زبان مدلسازی فرآیند کسبوکار46، ساخت برنامههای کاربردی امکانپذیر است اما چنین فرآیندهایی خصوصیات متفاوتی را بر حسب سیستمهای نرمافزاری موجود دارند. زبان مدلسازی فرآیند کسبوکار میتواند رفتار انواع فرآیندهای یکپارچه، هماهنگی دو فعالیت و فرآیندهای دیگر را مدل کند[46].
سيستمهاي مدیریت فرآیند کسبوکار باعث تحولات عمده‌اي در متدلوژي‌هاي توسعه و استقرار فرآيندها شدهاند. اين سيستم‌ها از آن لحاظ كه روي فرآيندها متمركزند و بر عمليات چندمنظوره تأكيد دارند، حايز اهميت هستند و اين قابليت‌ها بر اساس معماري منعطف و قدرتمندي حاصل ميشود
