ساختارنيافته است و مبتني بر مستندات ملموس و عيني نيست. دانش صريح دانشي است كه در يك وسيله مكانيكي يا تكنولوژيكي، از قبيل اسناد يا پايگاه‌هاي اطلاعاتي ذخيره مي‌شود. (کلارک37، 1993، ص 470).
از نظر داونپورت و پروساك مديريت دانش مجموعه‌اي از فرآيندها براي فهم و بكارگيري منبع استراتژيك دانش در سازمان است. مديريت دانش رويكردي ساخت‌يافته است كه رويه‌ايي را براي شناسايي، ارزيابي، سازماندهي، ذخيره و بكارگيري دانش به منظور تأمين نيازها و اهداف سازمان برقرار مي‌سازد (آلاوي38 و همکاران، 2002، ص 53).
مديريت دانش يک مدل تجاري ميان‌رشته‌اي است که با همه جوانب دانش شامل خلق، کدگذاري، تسهيم و استفاده از دانش براي ارتقاء يادگيري و نوآوري در بافت شرکت سروکار دارد. مديريت دانش، هم با ابزارهاي تکنولوژيکي و هم با روش‌هاي جاري سازماني شامل توليد دانش جديد، کسب دانش با ارزش از منابع خارجي، استفاده از اين دانش در تصميم‌گيري، وارد کردن دانش در فرآيندها، محصولات و خدمات، کدگذاري اطلاعات در اسناد و مدارک، نرم‌افزارها و پايگاه داده‌ها، تسهيل رشد دانش، انتقال دانش به ساير بخش‌هاي سازمان و در نهايت اندازهگيري دارايي‌هاي دانشي و اثرگذاري مديريت دانش سروکار دارد (لئونارد39، 1990، ص 44). شرکت‌ها براي خدمت بهتر به مشتريان و باقي ماندن در يک صنعت بايد دوره زماني توليد را کاهش دهند، با حداقل دارايي‌هاي ثابت عمل کنند، زمان توسعه محصول را کوتاه کنند، کارمندان را توانمند سازند، سازگاري و انعطاف‌پذيري را ارتقاء دهند، اطلاعات را تسخير کرده و دانش را خلق و تسهيم کنند. هيچ يک از اين اقدامات بدون تمرکز پيوسته بر خلق، به‌روزرساني، دردسترس قرار دادن، کيفيت دانش و استفاده از آن به‌وسيله کارکنان و تيم‌هاي کاري اتفاق نخواهد افتاد (لئونارد، 1990، ص 52). چنانچه در جدول 2-4 مشخص شده است هفت سطح دانش در سازمان ممکن است وجود داشته باشد (گوپتا40 و همکاران، 2004، صص 15-1):
جدول 2-4- هفت سطح دانش در سازمان
رديف
سطح
فعاليت‌هاي کليدي
1
دانش مشتري
توسعه روابط عميقي مبتني بر تسهيم دانش
درک نياز مشتري
شناسايي فرصت‌هاي جديد
2
روابط ذي‌نفعان
بهبود جريان دانش بين عرضه‌کنندگان، کارمندان، ذي‌نفعان جامعه و غيره
استفاده از اين دانش براي تدوين استراتژي کليدي
3
بينش‌هاي محيط کسب‌وکار
کنکاش محيطي سيستماتيک شامل محيط سياسي، اقتصادي، تکنولوژيکي، روندهاي اجتماعي و محيطي
تحليل رقبا
سيستم‌هاي هوشمند بازار
4
حافظه سازماني
تسهيم دانش
پايگاه داده‌هاي مربوط به بهترين تجربيات
اسناد برخط
قلمروهاي مباحثه، مناظره و اينترنت
5
دانش در فرآيند
هدايت دانش به فرآيند کسب‌وکار و تصميم‌گيري
6
دانش در توليدات و خدمات
ارائه خدمات مبتني بر دانش
احاطه محصولات از دانش
7
دانش در افراد
نشست‌هاي تسهيم دانش
کارگاه‌هاي نوآوري
شبکه‌هاي يادگيري
اجتماعات دانش و فناوري اطلاعات
(منبع: گوپتا و همکاران، 2004، صص 15-1).
اگر شرکت‌ها بتوانند به طور موثر دانش سازماني را خلق، مديريت و کسب نمايند مي‌توانند به مزيت رقابتي مورد نظرشان دست پيدا کنند (دسوزا41 و همکاران، 2003، ص 64). به همين جهت مديريت دانش امروزه در سازمان‌هاي داراي اهميت ويژه‌اي مي‌باشد (مک آدام42 و همکاران، 2001، ص 61-47):
2-2-2.3. چارچوب مديريت دانش و اهميت آن
چارچوب مديريت دانش در سازمان‌ها به صورت دستورالعمل‌هايي در مي‌آيد كه از ايجاد خطا جلوگيري كرده و منافعي را نيز بر حسب زمان، كار انجام شده و هزينة مصرف شده براي سازمان بدست مي‌آورد. پژوهشگران تاكنون چندين چارچوب براي مديريت دانش ايجاد كرده‌اند. كه آنها را مي‌توان به سه دسته تجويزي، توصيفي و تركيبي طبقه‌بندي نمود. چارچوب‌هاي تجويزي، رهنمود‌هايي را در مورد انواع دستورالعمل‌هاي مديريت دانش بدون ارائه‌ي جزئيات مشخص در مورد نحوه‌ي اجرا و تكميل آن، ارائه مي‌دهند. در اصل، چارچوب‌هاي تجويزي روش‌هاي متفاوتي را براي درگير شدن در فعاليت‌هاي مديريت دانش توصيه مي‌كنند. چارچوب‌هاي توصيفي وظيفه‌ي توصيف يا شرح مديريت دانش را بر عهده دارند. اين چارچوب‌ها صفات و ويژگي‌هاي مهم مديريت دانش را با توجه به تأثير آنها در موفقيت يا شكست ابتكار عمل‌هاي مديريت دانش شناسايي و مشخص مي‌كنند. لازم به‌ذکر است که اكثريت چارچوب‌هاي ارائه شده در كتب و مقالات تا به امروز از نوع چارچوب‌هاي تجويزي مي‌باشند. چند نمونه از مدل‌ها و اين چارچوب‌ها به‌شرح ذيل مي‌باشد (فتحيان و همکاران،1385 ، صص 5-3):
چارچوب KNOWATION : اين چارچوب را كه براي نسل چهارم R&D طراحي شده است و شامل 8 ماژول (صنعت، ايده‌ها، ارائه پروژه و نظارت، زمان‌بندي و تامين منابع، نتايج تحقيق و سرمايه دانشي، تجاري کردن، مديريت فرآيند، مديريت اسناد) و 14 نياز (تحليل صنعت، تحليل رقابت، تحليل شکايت مشتري، تزريق فناوري، مجموعه پروژه، ارائه پروژه، نقشه مسير فناوري، منبع فناوري، مديريت نتيجه، روش حق ثبت، ارزيابي فناوري، مدل‌سازي تجاري، تحليل گردش‌کار، مشارکت دانش) مي‌باشد .
چارچوب مديريت دانش لوتوس و اي بي ام: اين چارچوب چهار هدف اساسي کسب‌وکار شامل نوآوري، پاسخگويي، بهره‌وري و کفايت را که مي‌توان از طريق مديريت دانش بهبود بخشيد شناسايي کرده است و اين چهار هدف را تابعي از دو بعد مشارکت و همکاري و مقياس سازماني مي‌دانند. اين دو بعد به همراه هم چارچوب مديريت دانش لوتوس را تشکيل مي‌دهند .
مدل نوناکا و تاکوچي: اين مدل بر دو نوع دانش آشکار و پنهان متمرکز شده و به نحوه تبديل آنها به يکديگر و نيز چگونگي ايجاد آن در تمامي سطوح سازماني توجه دارد. براي تبديل اين دو نوع از دانش، چهار مرحله اجتماعي نمودن ( ضمني به ضمني)، خارجي کردن (ضمني به آشکار) ، پيوند و اتصال برقرار کردن (آشکار به آشکار) و دروني‌سازي (آشکار به ضمني ) فرض شده است .
مدل پايه‌هاي ساختمان: در اين مدل مديريت دانش به صورت سيکل ديناميکي که در حال چرخش دايم است ديده شده است. و شامل هشت جزء، متشکل از دو سيکل دروني شامل: کشف (شناسايي)، کسب و توسعه، تسهيم، کاربرد (بهره‌برداري) و نگهداري از دانش و سيکل بيروني شامل: اهداف و ارزيابي است. کامل‌کننده اين دو سيکل توسط يک بازخور به هم مرتبط مي‌شود.
2-2-3.3. فرآيندهاي مديريت دانش
وجود رويکردي فرآيندمحور به مديريت دانش باعث يکپارچگي هر چه بهتر فرآيندهاي کسب‌وکار مديريت دانش خواهد شد (رميوز43 و همکاران ، 2002، ص 238). همچنين فرآيندهاي مديريت دانش، فعاليت و ابتکاراتي هستند که ارتباط خلق، اشتراك و کاربرد دانش را براي اثربخشي هرچه بيشتر سازمان تسهيل مي‌کنند. پس درك کامل از گردش‌کار و تعيين مراحل فرآيندهايي که مديريت دانش را تسهيل مي‌کنند، امري ضروري است (آلاوي44 و همکاران، 2001، ص 110).
فرآيند، به معناي يکسري از رويه‌هاي به‌هم متصل و به‌هم وابسته مي‌باشد که در همه مراحل از مجموعه منابعي همچون کارمندان، زمان، انرژي، ماشين‌آلات و پول براي تبديل داده‌هايي همچون مواد خام و قطعات به خروجي‌هايي استفاده مي‌کنند که اين خروجي‌ها نيز به عنوان ورودي موثري براي مرحله بعد لحاظ مي‌شوند تا درنهايت با دريافت خروجي آخرين مرحله، هدف اصلي کسب مي‌شود. بنابراين مي‌توان نتيجه گرفت که مديريت دانش که شامل مجموعه‌اي از فرآيندها است، قادر است با استفاده از مجموعه خروجي‌هاي بدست آمده از هر فرآيند، به هدف اصلي خود که ايجاد يک سلاح رقابتي دانش‌محور در سازمان‌ها است، برسد. همچنين رويکرد فرآيندمحور به مديريت دانش، مي‌تواند نشان‌دهنده اين امر باشد که دانشِ سازماني منبعي براي کسب مزيت رقابتي خواهد بود (ليندرمن45 و همکاران، 2010، ص 690). جدول يک برخي از مهم‌ترين طبقه‌بندي‌هاي مختلف براي فرآيندهاي مديريت دانش را بيان مي‌کند (شفيعي نيک آبادي، 1391، ص 4):
جدول 2-5- انواع فرآيندهاي مديريت دانش
محقق
فرآيندهاي مديريت دانش
Huber(١٩٩١)
کسب، توزيع، تعبير و تفسير، ايجاد حافظه سازماني
Dixon (١٩٩٢)
کسب، توزيع، تعبير و تفسير، معناسازي، ايجاد حافظه سازماني، بازيابي
Despres and Chauvel(١٩٩٩)
نقشه‌برداري، کسب و تسخير و خلق، بسته‌بندي، ذخيره، کاربرد و اشتراک، نوآوري و تکامل و بهره‌برداري مجدد
Bartezzaghi et al. (١٩٩٧)
چکيده‌سازي و توليد، تجسم، توزيع، کاربرد
Alle (١٩٩٧)
گردآوري، شناسايي ، ساخت، اشتراک، کاربرد، سازماندهي، وفق‌دهي
Demarest (١٩٩٧)
ساخت، تجسم، توزيع، استفاده، مديريت و اندازهگيري
Ahmed et al. (١٩٩٩)
خلق، اشتراک، اندازهگيري، يادگيري و بهبود
Alavi and Leidner (٢٠٠١)
خلق، ذخيره، انتقال، کاربرد
Lai and Chu (٢٠٠٠)
راه‌اندازي، توليد، مدل‌سازي، انبار، توزيع و انتقال، استفاده، نگاه به گذشته
Martensson (٢٠٠٠)
جمع‌آوري اطلاعات، ذخيره‌سازي اطلاعات، دسترس‌پذيري اطلاعات، استفاده از اطلاعات
Bouthillier and Shearer (٢٠٠٢)
کشف، کسب، خلق، انبار و سازماندهي، اشتراک، کاربرد
Stollberg et al. (٢٠٠۴)
شناسايي، کسب، آماده‌سازي، تخصيص، توزيع، کاربرد، نگهداري و ابقا
Deng and Yu (٢٠٠۶)
شناسايي، تسخير، انتخاب، انبار، خدمات
Gold et al. (٢٠٠١)
کسب، تبديل، حمايت، کاربرد
Bose (٢٠٠۴)
خلق، تسخير، پالايش، انبار، توزيع، مديريت
Cui et al. (٢٠٠۵)
کسب، تبديل، کاربرد
Chen and Chen (٢٠٠۵)
خلق، تبديل، چرخش و توزيع، تکميل
Lee and Lee (٢٠٠٧)
ايجاد کردن، دستيابي و دسترسي، تسهيل‌سازي، ارائه، جاسازي، کاربرد، انتقال و اندازهگيري
Liao et al. (٢٠١٠)
خلق، تسهيم و بهره‌برداري
(منبع: شفيعي نيک‌آبادي، 1391، ص 4)
با ملاحظه دقيق‌تر به جدول بالا مي‌توان پنج فرآيند براي مديريت دانش تعيين کرد که در ادامه به تفکيک توضيح داده مي شود
الف) کسب، خلق و توليد دانش
خلق و توليد دانش، اشاره به ميزان توسعه و يا ايجاد منابع دانش توسط سازمان‌ها در طول مرزبندي‌هاي عملياتي و وظيفه‌اي سازمان‌ها دارد و نيازمند نيرويي براي توليد کاربردهايي جديد از دانش موجود و بهره‌برداري از مهارت‌هاي جديد بالقوه‌ي کشف نشده است (ليو46 و همکاران، 2010، ص 49).
سدرا و گابل47 (2010) معتقدند که مرحله خلق و توليد دانش به صورت اساسي با برنامه‌ريزي و پياده‌سازي مراحل چرخه عمر سيستم‌هاي سازماني در ارتباط‌اند و خلق و کسب دانش را محتاج به تخصص‌گرايي بيشتري نسبت به کاربرد دانش مي‌دانند( سدرا و همکاران، 2010، صص 306-296). هالت48 و همکاران (2004) براي اين فرآيند شاخص‌هايي همچون شناسايي منظم و دوره‌اي نيازهاي مشتريان، ارزيابي سالانه کيفيت محصولات و خدمات زنجيره، ارزيابي تاثير تغييرات در محيط زنجيره تامين را معرفي کرده‌اند (هالت و همکاران، 2004، صص 253-241).
دانايي‌فرد و سلسله49 (2010) نيز براي فرآيند خلق دانش، شاخص‌هايي از جمله اشتياق براي ترفيع و بهبود دانش افراد، وجود مزايايي نقدي براي کسب دانش بيشتر، تمايل افراد به يادگيري مستمر و استفاده از فرصت‌هاي يادگيري، وجود سيستم‌هاي آموزش کارمندان، آگاهي شرکت‌ها از متخصصين خود در حوزه‌هاي مختلف، وجود حساسيت سازماني براي جذب و حفظ کارمندان دانش‌محور، رضايت افراد دانشي از سياست‌هاي منابع انساني، سرمايه‌گذاري شخصي کارمندان براي يادگيري و ميزان تشويق مديران ارشد از کارمندان براي کسب دانش معرفي کرده‌اند (دانايي‌فرد و همکاران، 2010، صص 309-297).
ب)حفظ دانش
حفظ دانش، شامل جاسازي دانش در يک مخزن دانشي است به طوري‌که نشان‌دهنده نوعي ماندگاري در گذر زمان است. اين مخزن دانشي مي‌تواند يک فرد و يا يک سيستم اطلاعاتي باشد. دانش حفظ شده، از طريق مشاهدات، تجارب و اقدامات افراد حاصل مي‌شود (سدرا و همکاران، 2010، ص 298). براي سيستم ذخيره دانش، بايستي عواملي همچون وجود ساختارهايي براي ارائه سريع و صحيح اطلاعات، طبقه‌بندي اطلاعات مبتني بر نيازهاي يادگيري، توانايي ارائه اطلاعات به صورتي دقيق و شفاف و با محتوايي به‌موقع، دقيق و دردسترس را فراهم
