، فرآورده ها و خدمات استفاده نمود. (صنایعی، 1381: 16)
تأثيرات فناوري اطلاعات بر سازمانها را مي توان بصورت زير خلاصه كرد:
تفكيك كار از محل:
هم اكنون مي توان بصورت جهاني سازماندهي كرد و محلي كار نمود. فناوريهاي اطلاعات مانند اينترنت، پست الكتريكي، كنفرانس ويدئويي موجب شده اند افراد بتوانند فارغ از محدوديت‌هاي جغرافيايي همكاري نزديكي داشته باشند. با استفاده از سيستم هاي اطلاعاتي بسياري از بخش هاي سازمان و شركت را مي توان حذف كرد. فناوري ارتباطات فاصله جغرافيايي را حذف نموده است. (جلالی، 1392: 47)
سيستم هاي اطلاعاتي موجب شده اند شركت ها و سازمانها بخش هاي مختلف خود را كه در محلهاي مختلف پراكنده اند، هماهنگ و مديريت كنند و حتي با سازمانهاي ديگر نيز بعنوان سازمانهاي مجازي هماهنگيهاي لازم را انجام دهند. در بعضي مواقع به چنين سازمانهايي سازمانهاي شبكه اي مي گويند.
سازماندهي مجدد جريان كار:
سيستم هايي اطلاعاتي بطور روز افزون فرآيندهاي دستي كار را به فرآيندهاي خودكار تبديل نموده اند. جريان كار الكتريكي با از بين بردن كاغذ و فرآيندهاي دستي هزينه هاي عملياتي را بسيار كاهش داده است. (جلالی، 1392: 47)
تمركز يا عدم تمركز بيشتر:
با توجه به ديدگاه مديريت سازمان، كاربرد فناوري پيشرفته اطلاعاتي مي تواند موجب تمركز مديريت در سازمان شود. مديران كه مي خواهند سيستم تصميم گيري خود را متمركز نمايند مي‌توانند از اين فناوري استفاده كنند تا اطلاعات بيشتري جمع آوري كرد و تصميمات بيشتري بگيرند كه اغلب مسوليت بيشتري در پي خواهد داشت. از سوي ديگر مديراني كه بخواهند تصميم گيري خود را غير متمركز كنند مي توانند با بكارگيري اين فناوري، اطلاعات بيشتري را به كاركنان و اعضاي سازمان بدهند و بر ميزان مشاركت آنها در تصميم گيري ها و استقلال و خود مختاري آنها بيفزايند. (صنایعی، 1381: 17)
بهبود هماهنگي:
شايد يكي از بزرگترين ره آوردهاي فناوري اطلاعات اين باشد كه مديران بتوانند با يكديگر ارتباط بيشتري برقرار نمايند زماني كه دفاتر يا فروشگاهها در نقاط مختلف دنيا پراكنده اند سيستم كامپيوتري كانالهاي ارتباطي جديدي بوجود مي آورند كه اين مديران مي توانند از آن استفاده كنند و بصورت يك گروه در آيند و داراي رفتار گروهي شوند. اين فناوري در راه از ميان برداشتن سدها به مديران كمك مي‌كند و نوعي احساس گروهي خلق مي نمايد كه در نتيجه يك هويت سازماني بوجود مي آيد. (صنایعی، 1381: 17)
شرح دقيق تري از وظايف:
با كاهش وظايف اداري، كاربرد اين فناوري موجب مي شود كه سياست ها بصورتي دقيق تر و شرح وظايف به گونه اي مفصل بيان شوند. شركت هايي كه از فناوري اطلاعات استفاده مي كنند شباهت زيادي به سازمانهاي خدماتي پيدا مي كنند. پست هاي مديريت و اداري بايد بصورتي آگاهانه تر عمل كنند و به كارهاي سنگين تر دست يابند و آماده حل مشكلات گوناگون شوند. (صنایعی، 1381: 18)
افزايش كاركنان متخصص.
داراي توانايي ذخيره سازي، پردازش و انتقال اطلاعات است.
خطاي انساني در شبكه پردازش اطلاعات سازمان كاهش مي يابد.
موجب افزايش توانايي افراد يا سازمان براي ارتباطات آسانتر، دقيق تر و كم هزينه تر مي شود. (صنایعی، 1381: 18)
2-3-کاربرد مدير فناوري اطلاعات در سازمان
CIOيا مدير انفورماتيك يا مدير اطلاعات (Chief Information Officer) مدير اجرايى ارشدى است كه مسئوليت تمامى مقوله‌هاى مرتبط با فناورى و سيستم‌هاى اطلاعات يك سازمان را بر عهده دارد. در حقيقت،اين افراد بهره‌گيرى از فناورى اطلاعات را به منظور پشتيبانى از اهداف سازمان مديريت و رهبرى مى‌كنندCIOها با دانش و آگاهى و تسلط بر هر دو مقوله‌ى فناورى و فرآيندهاى كسب و كار و همچنين جنبه‌هاى عملياتى ديگر، به طور معمول، شايسته‌ترين و توانمندترين مديران براى هماهنگ كردن راهبردهاى فناورى با راهبردهاى‌كسب و كار سازمان هستندCIOها بر تهيه و تامين و اجراي فناورى مورد نياز سازمان، و فرآوري خدمات ارايه شده توسط سيستم‌هاى اطلاعاتى، نظارت مى‌كنند.
اگر چه، گفتنى است كه در سازمان‌هاى پيشرو و بسيار بزرگ، CIOها به منظور تمركز هر چه بيشتر بر روى مقوله‌هاى راهبردى و استراتژيك، بسيارى از جنبه‌ها و مقوله‌هاى تاكتيكى و عملياتى را به نمايندگان اجرايى قابل اعتماد خود تفويض مى‌كنند. (الوانی، 1382: 37)
2-4- مسئولیت های اصلی مدیران فناوری اطلاعات
با توجه به شرحي كه پيرامون مهارت‌هاي عمومي و تخصصي يك مدير فناوري اطلاعات در سازمان آورديم، اينك به راحتي مي‌توان حدس زد كه مسووليت‌هاي اساسي يك CIO چه‌چيزها‌يي هستند؟ اين مسووليت‌ها از يك سو به مهارت‌هاي عمومي مديريتي وي و از سوي ديگر به مهارت‌هاي تخصصي او مرتبط هستند. (الوانی، 1382: 42)
اين مسووليت‌ها را از ديدگاه ديگري نيز مي‌توان تقسيم‌بندي كرد. اگر خوب دقت كنيم متوجه مي‌شويم كه برخي از وظايف يك مدير ارشد اطلاعات در حقيقت مديريت مقولات نرم‌افزاري مانند خود اطلاعات و نيروي انساني مرتبط با آن و نيز جنبه‌هاي راهبردي مديريت است و برخي ديگر از وظايف او با مقولاتي سخت‌افزاري مانند دستگاه‌ها و سيستم‌هاي كامپيوتري گره خورده است. ايده اصلي و كلي مديريت اطلاعات در سازمان اين است كه يك نفر به نام CIO بايد علاوه بر فراهم ساختن بستر سخت‌افزاري و نرم‌افزاري جريان اطلاعات در سازمان، زمينه گردش صحيح و بهره‌برداري مناسب از اين اطلاعات و اندوخته‌هاي معنوي را در سازمان فراهم سازد. (الوانی، 1382: 42)
نقش انساني و تدبير يك CIO در مجموعه وظايف و اختيارات او از اهميت فوق‌العاده‌اي برخوردار است. بنابراين، مقولاتي نظير بودجه بندي، مديريت پروژه و مديريت استراتژيك فناوري اطلاعات در سازمان نيز جزو مسووليت‌هاي اصلي اوست. (الوانی، 1382: 42)
1- مديريت خدمات و ابزارهاي دپارتمانIT
به طور طبيعي اولين انتظاري كه سازمان از يك مدير ارشد اطلاعات دارد، مديريت روزمره خدمات و ابزارهاي واحد IT سازمان است. اين واحد، بستر لازم براي فعاليت‌هاي اطلاعاتي روزمره ساير واحدهاي سازمان مانند دبيرخانه، واحد ارتباط با ارباب رجوع، حسابداري و بخش‌هاي ديگر را فراهم مي‌كند. مدير فناوري اطلاعات در سازمان بايد بر حُسن اجراي وظايف اين بخش از سازمان نظارت دائمي داشته باشد. همچنين بسيار محتمل است كه واحد IT، خدمات ويژه‌اي نيز به كارمندان سازمان ارائه دهد (مثل اتصال اينترنت يا سرويس ذخيره‌سازي فايل در شبكه). در اين صورت، مدير اطلاعات بايد بر نحوه ارائه اين خدمات نيز نظارت داشته باشد. (الوانی، 1382: 43)
2- مديريت كارشناسان IT
بديهي است كه تا دو يا چند نفر به عنوان كارشناس كامپيوتر و فناوري اطلاعات در يك سازمان مشغول به كار نباشند، صحبت از مديريت فناوري اطلاعات در آن سازمان معنايي نخواهد داشت. چنانكه پيشتر هم گفتيم، چگونگي تعامل با اين كارمندان و به اصطلاح سروكله زدن با كارشناسان IT سازمان، يكي از دغدغه‌ها و مسووليت‌هاي اصلي يك CIO است. (الوانی، 1382: 44)
3- مديريت ارتباطات
يكي از بخش‌هاي مديريت اطلاعات در سازمان، تسهيل روند آن‌دسته از ارتباطات درون و برون سازماني است كه به واسطه ابزارهاي ارتباطي الكترونيكي و كامپيوتري ميان كارمندان شركت از يك سو و نيز ميان كارمندان و مخاطبان فعاليت‌هاي سازمان از سوي ديگر صورت مي‌گيرد. نحوه دخالت مدير ارشد اطلاعات در اين زمينه بيشتر فني و تكنيكي است. نگاه CIO به روند ارتباطات سازمان، نگاه ساختاري است. وظيفه مدير فناوري اطلاعات در اين زمينه آن است كه با شناسايي نقاط ضعف و قوت شريان‌هاي اطلاعاتي درون سازمان و نحوه اتصال آنها به بيرون از سازمان، به طور مداوم در فكر اصلاح و بهبود آن باشد به گونه اي كه كارمندان سازمان براي ارتباط گيري ميان خود و مراجعان و مشتريان سازمان با كمترين مانعي روبرو شوند. (الوانی، 1382: 44)
4- فراهم ساختن امنيت اطلاعات و ارتباطات
وقتي صحبت از زيرساخت ارتباطي و اطلاعاتي سازمان به ميان مي‌آيد، بي‌درنگ مهمترين موضوعي كه به ذهن خطور مي‌كند مساله چگونگي امنيت اطلاعات و ارتباطات سازمان است. يك ساختار ارتباطي هرچقدر هم كه پيشرفته باشد، اگر امن نباشد، فلسفه اصلي به‌كارگيري فناوري اطلاعات در سازمان را زير سوال مي‌برد و همه كاركردهاي مثبت آن را به خطر مي‌اندازد. مدير فناوري اطلاعات در سازمان بايد متوجه باشد كه اگر به موازات تسهيل روند گردش اطلاعات در سازمان فكري به حال افزايش امنيت بستر اطلاعاتي نكند، افزايش ميزان تبادل اطلاعات عملا به معني به خطرانداختنِ هرچه بيشتر دانش، تجربه، سرمايه معنوي و از همه مهمتر اسرار محرمانه سازمان است كه گاه ارزش اقتصادي يا راهبردي فراوان دارد. (الوانی، 1382: 45)
5- مديريت دانش
از آنجا كه امروزه اطلاعات، يكي از اَشكال اصلي و مهم سرمايه در سازمانهاي مترقي محسوب مي‌شود، مي‌توان پيش‌بيني كرد كه آن‌دسته از سازمانها كه خود را نيازمند بهره‌گيري از توان يك مدير ارشد اطلاعات در مجموعه كادر مديريت سازمان مي‌بينند، لابد به سطحي از پيشرفت در استفاده از فناوري اطلاعات رسيده‌اند كه دانش و اطلاعات ذخيره‌شده در سازمان، به كالايي گرانبها در ميان انواع سرمايه ها و داشته‌هاي سازمان تبديل شده است. مديريت دانش يا Knowledge Management در واقع يك مديريت استراتژيك است. همان‌طور كه كنترل سرمايه‌هاي مالي سازمان يكي از حساسترين و راهبردي‌ترين پايه‌هاي مديريت آن است، براي سازماني كه از روش‌هاي دانش‌بر در كسب‌وكار خود استفاده مي‌كند نيز كنترل سرمايه‌هاي اطلاعاتي سازمان بسيار مهم و كليدي است. بدون شك اين مورد يك از مهمترين مسووليت‌هاي يك CIO است. (الوانی، 1382: 46)
6- مديريت محتوا
يكي ديگر از وظايف مهم CIO كه ارتباط تنگاتنگي با امور اطلاعاتي روزمره سازمان دارد، نحوه مديريت محتوا يا Content Management است. در اينجا منظور از محتوا چيزي جز همان داده‌ها و اطلاعات با ارزشي كه بر بستر ارتباطي سازمان جاري است نمي‌باشد. بهترين تعبيري كه از مفهوم مديريت محتوا در يك سازمان مي‌توان ارائه كرد همان است كه اصطلاحا Digital Workflow يا چرخه ديجيتالي امور اطلاعاتي سازمان ناميده مي‌شود. اين چرخه ممكن است فقط محدود به آن‌دسته از اطلاعات كه در كالبد سيستم‌هاي كامپيوتري توليد و پردازش مي‌شوند باشد، يا به تدريج تمام چرخه‌هاي غير ديجيتالي بروكراسي سازمان را نيز دربرگيرد و آنها را هم شامل شود. (الوانی، 1382: 46)
7- بودجه بندي
مديريت اطلاعات و فناوري اطلاعات در يك سازمان كار بسيار حساس و ظريفي است.CIO بايد همواره به خاطر داشته باشد كه فناوري اطلاعات آمده است كه تا چرخه امور در كسب‌وكار سازمان را تسهيل كند. اگر قرار باشد به‌كارگيري فناوري اطلاعات هزينه‌هاي سازمان را افزايش دهد و بهره‌وري اندكي ايجاد كند، با توجه به پيچيدگي‌هاي فنيIT و نياز مبرم آن به نيروي متخصص ماهر، در مجموع كسب‌وكار سازمان به جاي حركت به سمت چابكي و كارآمدي، به سمت كاهش بازده و پيچيدگي بيشتر حركت خواهد كرد. در چنين شرايطي ممكن است مديريت سازمان از پياده‌سازي فناوري اطلاعات در مقياس عمده صرف‌نظر كند.
هنرCIO اين‌است كه يك برنامه زماني قابل دفاع از نحوه هزينه شدن بودجه اختصاص يافته به توسعه كاربري فناوري اطلاعات در سازمان ارائه نمايد. به گونه‌اي كه ديگر مديران سازمان به تدريج آثار مثبت به‌كارگيري فناوري اطلاعات را احساس كنند. (الوانی، 1382: 47)
8- مديريت پروژه
گاهي اوقات انجام ماموريت‌هاي محوله به واحد IT سازمان مستلزم به انجام‌رساندن پروژه‌هاي ويژه كوچك و بزرگي است كه فراتر از امور روزمره و عادي اين واحد هستند. در چنين مواقعي كنترل روند آغاز و پايان پروژه بسيار حياتي است. پروژه‌هاي مرتبط با فناوري اطلاعات، حتي پروژه‌هاي كوچك، نوعاً داراي سطحي از پيچيدگي و ظرافت هستند كه اگر پيش‌بيني نشوند، انجام اين
