درک مفهوم ثبت الکترونیکی با توجه به نبود تعریف مشخص در قوانین و مقررات، می‌توان از ماده 31 و 32 قانون تجارت الکترونیکی در این خصوص استفاده نمود. به موجب ماده 31 قانون تجارت الکترونیکی: «دفاتر خدمات صدور گواهی الکترونیکی واحدهایی هستند که برای ارائه خدمات صدور امضای الکترونیکی در کشور تأسیس می‌شوند. این خدمات شامل تولید، صدور، ذخیره، ارسال، تأیید، ابطال و به روز نگهداری گواهی‌های اصالت امضای الکترونیکی می‌باشد» (اسدی، پیشین، صص 58-56).
در کشورمان، قانون یا رویه خاصی که به تعریف اصطلاحات راجع به ثبت الکترونیکی پرداخته باشد، وجود ندارد. یکسانی ماهیت و آثار حقوقی ثبت الکترونیکی و سنتی مانع از آن نیست كه اصطلاحات در شیوه جدید ثبت اسناد و شرایط اطلاق عنوان «رسمی» به آنها ناشناخته بمانند. ابهام در این مورد، از جهات مختلفی ـ به خصوص از آن جهت که امکان سوء استفاده و برداشت‌های متناقض را فراهم می‌نماید ـ دارای ایراد است. برای رسیدن به هدف، چاره‌ای جز توجه به مقررات خارجی که به طور خاص به این موضوع پرداخته‌اند، وجود ندارد (قانون تجارت، 1393، ماده 31).
در باب چهاردهم قانون نمونه دفاتر اسناد رسمی، اصطلاح «الکترونیک» در بند 1ـ14 به «فناوری دارای قابلیت‌های الکترونیکی، دیجیتالی (رقومی)، مغناطیسی، بی‌سیم، دیداری (بصری)، الکترومغناطیسی یا موارد مشابه»، تعریف شده است. قسمت اخیر بند با ذکر موارد مشابه، در واقع پیشرفت‌های آینده را لحاظ نموده و از قید انحصار در این زمینه خودداری کرده است. به منظور تأکید بر وابستگی دفاتر اسناد رسمی فعلی و دفاتر اسناد رسمی الکترونیکی، بند 2ـ14 آن را به دفترخانه اسناد رسمی که به عنوان دفتر دارای قابلیت انجام ثبت الکترونیکی به ثبت رسیده، تعریف کرده است (اسدی، پیشین، صص 6-7).
مطابق با قانون مذکور، مدرک الکترونیکی، در مفهوم عام شامل اطلاعاتی است که با وسایل الکترونیکی ایجاد، تولید، ارسال، ابلاغ، دریافت یا ذخیره شده باشد. همین تعریف، با مقداری توسعه در مفهوم، در بند الف ماده 2 قانون تجارت الکترونیکی کشورمان برای «داده‌پیام» ذکر شده است. تعاریف مذکور به گونه‌ای دیگر دلالت بر قابل استناد بودن مدارکی دارد که وسایل الکترونیکی در مورد آنها به کار گرفته شده است (اسدی پیشین، ص 5).
بند (الف) ماده 2 قانون تجارت الکترونیکی کشورمان در تعریفی موسع از داده‌پیام که به غلط تمام عناوین مشابه همچون مدرک و سابقه الکترونیکی را نیز شامل می‌شود، آن را به صورت ذیل: «هر نمادی از واقعه، اطلاعات یا مفهوم است که با وسایل الکترونیکی، نوری و یا فناوری‌های جدید اطلاعات تولید، ارسال، دریافت، ذخیره یا پردازش می‌شود»؛ تعریف کرده است. عبارت «فناوری جدید اطلاعات» دلالت بر آن دارد که مدارک الکترونیکی به آنچه که ماده احصاء كرده است محدود نمی‌شود و امکان دارد در آینده مصادیق جدیدی برای آن ارایه شود (قانون تجارت، 1393، ماده 31).
دفتر الکترونیکی سوابق ثبتی، در بند 4ـ14 قانون نمونه دفاتر اسناد رسمی تعریف شده است. نظر به اینکه مطابق با بند 1ـ7 قانون مذکور و ماده 19 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران، دفاتر اسناد رسمی باید دارای دفاتر خاصی برای نگهداری سوابق اسنادی باشند که ثبت می‌نمایند، پیش‌بینی این دفاتر برای ثبت الکترونیکی نیز ضروری می‌باشد. قانون نمونه با لحاظ همین ضرورت، دفتر الکترونیکی سوابق ثبتی را به وسیله‌ای الکترونیکی که سابقه‌ای دارای تاریخ و منظم که اعمال ثبتی توسط سردفتر در آن درج می‌شود، تعریف کرده است. به منظور جلوگیری از هرگونه خدشه به این دفاتر، همانند دفاتر کاغذی، قانون نمونه در جزءهای شش‌گانه از بند 4ـ14 شرایطی را برای آنها مشخص کرده است (قانون قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب 25/4/1354).
دسترسی به محتوای دفتر ثبت و درج هرگونه مطلبی از سوی سردفتر در آن، تنها با ارایه پاره‌ای اطلاعات بیومتریک امکان‌پذیر است؛ مشروط بر اینکه این داده‌ها با آنچه در حافظه دفتر وجود دارد، منطبق باشد. دفتر ثبت سردفتر باید به گونه‌ای طراحی گردد که افزودن یا کاستن از مندرجات آن پس از ثبت، از سوی سردفتر یا شخص دیگری غیرممکن باشد که البته در حال حاضر با فناوری ثبت آنی به این مهم کم کم دست می‌یابیم نزدیک شده ایم و همینطور با اجرای قانون حدنگار (ماده 7 ) بطور کلی دفتر الکترونیک به رسمیت شناخته شده و جایگزین دفتر ثبت سنتی می‌شود. باید امکان ورود، مشاهده، چاپ یا روگرفت الکترونیکی محتوای دفتر از سوی سردفتر وجود داشته باشد.
هر دفتری باید دارای نسخه پشتیبان باشد تا در صورت از بین رفتن یا نقص داده‌های اصلی به آن مراجعه شود.
باید امکان عکس گرفتن از امضای دستی یا اثرانگشت شخص یا سایر شناسه‌های بیومتریک و ذخیره آن به همان شکل واقعی، وجود داشته باشد.
دفتر ثبت سوابق الکترونیکی باید به گونه‌ای باشد که بتوان در صورت لزوم نسخه کاغذی یا الکترونیکی از تمام یا قسمتی از داده‌های بایگانی شده، امضاها و علایم بیومتریک تهیه کرد.
بند (2) همان ماده مبین یکی از مزایای سند الکترونیکی در مقایسه با مشابه کاغذی آن است. زیرا افزودن و کاستن بر محتوای سند رسمی کاغذی، پس از پایان مراحل ثبتی آن، هم از سوی سردفتر و هم از سوی دیگر اشخاصی که بدان دسترسی دارند، امکان دارد و تنها با منع قانونی و ضمانت‌اجرا می‌توان این خطر را به حداقل رسانید. سند رسمی الکترونیکی، علاوه بر اینکه از مزیت اخیر (به دلیل حکومت اصول و قواعد حاکم بر اسناد رسمی)، بی‌بهره نیست؛ دارای این وصف بی‌همتاست که می‌تواند به گونه‌ای طراحی شود که علی‌الاصول و تحت شرایط معمول پس از ثبت و تأیید نهایی قابل تغییر، جعل و دستکاری نباشد (السان، پیشین، ص 5).
در بند (5)، مقنن امکان استفاده از شناسه‌های زیستی (مانند علایم ژنتیکی، DNA و..) را به جای امضای دستی یا مهر جوهری شخص به رسمیت شناخته است. بهرحال، این شناسه‌ها باید به نحوی بایگانی شوند که بتوان از طریق آنها تشخیص‌هویت کرد. درعمل، دفاتر اسناد رسمی از اثرانگشت الکترونیکی‌شخص به دلیل ارزان بودن تهیه و ذخیره، کم‌حجم بودن،کاربرد زیاد آن‌در روابط تجاری و شناسایی آن در قوانین و مقررات و نیز قابلیت تهیه نسخه کاغذی از آن، بهره می‌گیرند.همچنین منحصربفرد بودن اثرانگشت هر شخص نسبت به دیگران، باعث می‌شود تا بتوان برای تشخیص هویت وی در تمام نقاط دنیا بدان استناد کرد (السان، پیشین، ص6).
الزاماتی که برای دفتر ثبت الکترونیکی شمرده شد، دال بر تحمیل تعهدات جدید به مراجع ثبت الکترونیکی نیست. زیرا دفاتر ثبت سنتی نیز باید دارای این اوصاف باشند تا ثبت انجام شده از سوی ایشان، قانونی محسوب گردد. چنانكه، ماده 21 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران، به طور ضمنی اکثر شروط فوق را در خود دارد. مطابق با این ماده، «اصول اسناد رسمی در صورت تقاضای متعاملین به تعداد آنها تهیه می‌شود. به هر حال یک نسخه اضافی تنظیم خواهد شد که نسخه اخیر باید در دفترخانه نگهداری شود. متعاملین می‌توانند از اصول اسناد رونوشت یا روگرفت اخذ نمایند (قانون دفاتر اسناد رسمی و كانون سر دفتران و دفتریاران (مصوب 25/4/1354)). در مواردی که نسبت به سند ادعای جعل و یا ادعای عدم مطابقت روگرفت یا رونوشت یا اصل سند شده باشد دفاتر اسناد رسمی مکلفند به درخواست مراجع صالح قضایی اصل سند را لاک و مهر شده موقتاً به مرجع قضایی ارسال دارند و هرگاه مراجع مذکور ملاحظه دفتر را لازم بدانند می‌توانند آن‌را در محل دفترخانه ملاحظه کنند» (جمال زاده، پیشین، ص 8-7).
بندهای 5 ـ14 و 6 ـ14 از قانون نمونه دفاتر اسناد رسمی آمریکا به تعریف ثبت الکترونیکی و مهر الکترونیکی پرداخته‌اند. ثبت الکترونیکی عبارت از عمل رسمی دفاتر اسناد الکترونیکی در ثبت مدارک الکترونیکی است. همچنین دفاتر ثبت الکترونیکی باید دارای نسخه الکترونیکی از مهری باشند که حاوی نام سردفتر، محل وقوع دفترخانه و زمان ثبت باشد که البته دفاتر ثبت کاغذی نیز دارای مهر مشابهی می‌باشند. اگرچه E-Sign در بند 7001 (ج) و بند 11 یوتا در صدد حذف ضرورت مهر در مورد اسناد الکترونیکی بوده‌اند، اما قانون نمونه دفاتر اسناد رسمی با الزامی دانستن آن سعی در ابقای هدف همیشگی، یعنی یکسانی ماهوی ثبت الکترونیکی و کاغذی دارد (قانون نمونه دفاتر اسناد رسمی آمریکا).
ثبت الکترونیکی، محدود به طراحی، ثبت یا گواهی امضا نمی‌شود. تأسیس و اداره دفاتر ثبت الکترونیکی، مستلزم کار جدید نسبت به دفاتر اسناد رسمی موجود نیست بلکه باید با طراحی سیستم از بعد فنی، به جهت ارتباط مسأله به قواعد و اصول حقوقی اداره آن را همانند دفاتر اسناد رسمی فعلی به سازمان‌های ذی صلاح در زمینه ثبت واگذار نموده و از هر گونه تفکر صرفاً فنی در این عرصه امتناع کرد. ضمناً تبدیل دفاتر اسناد رسمی موجود به دفاتر ثبت الکترونیکی تنها یک قید نیاز دارد و آن داشتن امکانات و توانایی‌های فنی و علمی لازم است که دفاتر اسناد رسمی می‌توانند برای حصول این شرط از متخصصان مربوط استفاده نمایند. این مقدمات، بیانگر آنست که ثبت الکترونیکی از نظر آثار حقوقی تفاوتی با ثبت کاغذی ندارد و تنها وسایل مورد استفاده برای انجام مراحل مختلف ثبت سند تغییر می‌کند. این امر به مفهوم یکسانی ماهیت و آثار حقوقی سند الکترونیکی در برابر معادل کاغذی آن است که این یکسانی ماهیت دارای آثار مهمی می‌باشد. سند الکترونیکی در صورتی سند رسمی محسوب می‌گردد که شرایط سه گانه مقرر در ماده 1287 ق. م در نتظیم آن رعایت شده باشد (تفکریان، 1385، ص 26).
بنابراین مفاد ماده 15 ق. ت. ا که مقرر می‌دارد: «نسبت به داده پیام مطمئن، سوابق الکترونیکی مطمئن و امضای الکترونیکی مطمئن، انکار و تردید مسموع نیست و تنها می‌توان ادعای جعلیت به داده پیام مزبور را وارد و یا ثابت نمود که داده پیام مزبور به جهتی از جهات قانونی از اعتبار افتاده است». خلاف صریح قوانین و مقررات خاص راجع به اسناد رسمی و ادله اثبات دعوا است. اثر دیگر این همسانی توجه به این نکته می‌باشد که رسمی بودن قسمتی از سند، به مفهوم رسمی یا در حکم رسمی بودن تمام سند نیست. مطابق ماده 31 ق.ت. ا: «دفاتر خدمات صدور گواهی الکترونیکی واحدهایی هستند که برای ارائه خدمات صدور امضای الکترونیکی در کشور تأسیس می‌شوند. این خدمات شامل تولید، صدور، ذخیره، ارسال، تأیید، ابطال و به روز نگهداری گواهی‌های اصالت امضای الکترونیکی می‌باشد» (قانون تجارت، 1393، ماده 31). قسمت اخیر ماده با ذکر «گواهی‌های اصالت امضای الکترونیکی» در صدد القای این مفهوم است که با گواهی اصالت امضاء از سوی دفاتر خدمات صدور گواهی، باید مدرکی که امضا در آن درج شده را نیز غیر قابل انکار و تردید محسوب داشت، در حالی که تسری آثار حقوقی امضای الکترونیکی که ماهیتاً می‌تواند مجزای از متن باشد (زرکلام، پیشین، صص 45-43) یا تنها برای امضای قسمتی از متن بکار برود، در مورد متن صحیح نمی‌باشد، مگر اینکه دفتر اسناد رسمی، اصالت امضای الکترونیکی و شمول آن را بر تمام متن تصدیق نماید.
اثر آخر این که، در خصوص فناوری و پیشرفت آن در گذر زمان، ضرورت دارد مقنن به منظور همگامی فناوری سند و امضای الکترونیکی مندرج در آن با شرایط روز، مهلت مشخصی را برای ارتقای نرم افزاری و سخت افزاری تجهیزات مورد استفاده در مراحل مختلف ثبت الکترونیکی تعیین نماید (اسدی، پیشین، ص 58).
هر روشی، خواه با تكیه بر روش كاغذی یا الكترونیكی، برای ثبت اسناد به كار گرفته شود، مستلزم حضور فیزیكی امضا كننده در یك دفترخانه اسناد رسمی است. در عرصه الكترونیكی، نقش سردفتر به عنوان شاهد بی‌طرف و قابل اعتماد نه تنها باید حفظ شود، بلكه باید به گونه‌ای تقویت شود كه اجرای قراردادها و انتقال مالكیت با فناوری ـ كه علی‌رغم پیچیدگی نمی‌تواند موازین قابل اعتمادی برای تشخیص هویت، رضایت و هوشیاری امضا كننده ارایه دهد ـ به مخاطره بیفتد.
دفاتر اسناد رسمی باید از طریق برنامه‌های آموزشی، بازرسی و تأیید عملكرد كه به جای فناوری
