سند رسمی در دفاتر اسناد رسمی، برگرفته از سایت:/ http://lawworld.blogfa.com).
2-1-2-2-4. ثبت تمام کلمات سند در دفتر جاری
به دستور ماده 56 قانون ثبت اسناد و املاك و مواد 18 و 29 قانون دفاتر اسناد رسمی، اسناد رسمی باید حرف به حرف از اول تا آخر متن و حاشیه سجل و ظهر در دفتر مخصوص ثبت شوند مواد فوق دلالت بر وجوب ثبت اسناد در دفتر مخصوص دارد. که البته در مقررات جدید و مطابق ماده 7 قانون کاداستر(یا حدنگار) این دفتر از کاغذی به الکترونیکی تغییر زمینه خواهد داد که در آیین نامه‌ای کمیسیون حقوقی کانون سردفتران و دفتران یاران کشور و سازمان ثبت کشور در حال تنظیم است (و استاد راهنمای این پایان نامه نیز عضو کمیسیون تدوین کنندگان می‌باشد)، مقررات خاص آن تبین خواهد شد.
2-1-2-2-5. مكان تنظیم سند رسمی
محل دفتر اسناد رسمی مكان تنظیم سند رسمی است و طبق ماده 14 آئین نامه دفاتر اسناد رسمی سردفتران حق ندارند دفاتر را از محل كار خود به منزل اصحاب معامله ببرند (آیین نامه دفتر اسناد رسمی مصوب 1317). طبق قسمت آخر ماده 21 قانون دفاتر اسناد رسمی هرگاه مراجع قضائی ملاحظه دفاتر جاری را لازم بدانند می‌توانند آن را در محل دفترخانه ملاحظه نمایند. خارج كردن دفاتر از دفترخانه حتی به درخواست مراجع قضائی ممنوع است (قانون دفاتر اسناد رسمی و كانون سر دفتران و دفتریاران (مصوب 25/4/1354).
بعضی قضات با این استدلال كه ماده 105 قانون آئین دادرسی مدنی ناسخ ماده 21 قانون دفاتر اسناد رسمی است دستور خارج كردن دفاتر جاری و بردن آن به محل دادگاه را می‌دهند كه به دو دلیل استدلال آنها صحیح نیست. ابراز نمودن و در دسترس قضات قراردادن دفاتر» كه در ماده 105 قانون آئین دادرسی مدنی ذكر شده در محل دفترخانه امكانپذیر است.بنابراین ماده 105 آئین دادرسی مدنی و ماده 21 قانون دفاتراسناد رسمی قابل جمع می‌باشد(پنجتنی، پیشین، ص 54). از سوی دیگر، اگر «در دسترس قرار دادن» را به تحویل به دفتر دادگاه معنی كنیم باید در نظر داشت كه ماده 21 قانون دفاتر اسناد رسمی خاص مقدم است و ماده 105 قانون آئین دادرسی مدنی عام مؤخر است و عام مؤخر خاص، مقدم را نسخ نمی‌كند. لذا منع خروج دفاتر از دفترخانه به دادگاه به قوت خود باقی است و سردفتران حق خروج دفاتر را به خارج از دفترخانه ندارند (همان).
2-1-2-2-6. اجازه کتبی مدعی العموم
طبق ماده 22 آئین نامه دفاتر اسناد رسمی تنظیم وثبت معاملاتی كه از طرف قیم صغار و محجورین نسبت به اموال آنها در دفاتر واقع می‌شود بدون اجازه كتبی مدعی‌العموم محل ممنوع است (آیین نامه دفتر اسناد رسمی مصوب 1317).
2-1-2-2-7. ذكر پلاك ثبتی و حدود و فواصل
در كلیه اسناد معاملات املاك باید شماره پلاك وحدود و فواصل ملك مورد معامله طبق ماده 32 آئین نامه دفاتر اسناد رسمی قید گردد و اگر شماره پلاك ثبتی و حدود و مشخصات ملك درج نشده باشد مورد معامله مردد بوده و نمی‌توان معامله را رسماً به مصداق خاصی حمل نمود لذا عدم درج پلاك ثبتی و مشخصات ملك در سند رسمی آن را از رسمیت می‌اندازد (آیین نامه دفتر اسناد رسمی مصوب 1317).
2-2. مفهوم و ماهیت ثبت الکترونیکی
نوشته، امضا و اصالت، سه عنصر اصلی تشكیل دهنده‌ی صورت یك سند معتبر است. این سه عنصر در قانون تجارت الكترونیكی كاربرد زیادی دارد هر چند كه هنوز مسائل و مشكلات خاصی برای بازسازی مكتوب، امضا و اصل الكترونیكی وجود دارد. در این بخش پس از تبیین مفهوم و ماهیت ثبت الکترونیکی، به پیشینه قانونگذاری در مورد ثبت الکترونیکی می‌پردازیم.
2-2-1. اصطلاحات و تعاریف
طبق تعاریف قانونی موجود سند عبارت است از هر نوشته كه در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد (ماده 1284 قانون مدنی ایران؛ ق م ا)؛ سند بر دو نوع است رسمی و عادی ( 1286 ق.م.ا)؛ اسنادی كه در اداره‌ی ثبت اسناد و املاك و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأموران رسمی در حدود صلاحیت آنها بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند،رسمی است (1287 ق. م.ا)؛ غیر از اسناد مذكور در ماده 1287 سایر اسناد عادی است ( 1289 ق.م.ا). تبیین و تصریح قانونگذار در ضمن مبین این موضوع است كه یك سندِ مكتوب، فارغ از نوع آن امكان ارائه به سیستم قضایی و اداری را دارد .
بنابراین در تحلیل نهایی دو سطح متمایز قابل تشخیص است؛ سطح اول، اعتبارِ قانونی یك سند مكتوب به عنوان دلیل و لزوم پذیرش آن در سیستم قضائی و اداری است، سطح دوم عیارسنجی سند مكتوب است كه پس از ورود به سیستم دادرسی و اداری تعیین می‌شود و در واقع ارزش اثباتی یك سند را محك می‌زند و فصل ممیز بین سند عادی و رسمی (در مواقع بررسی یک ادعای جعل) است (قاجار قیونلو ، 1386، ص 4). استفاده از قالب الکترونیکی در تنظیم روابط حقوقی، پرسشهایی را مطرح می‌کند: آیا تنظیم اسناد الکترونیکی با همه کارکردهایی که در دنیای ملموس و کاغذ وجود دارد امکانپذیر است؟ چه قوانین و مقرراتی برای ثبت اسناد الکترونیکی ضروری است؟برای پاسخ به پرسشهایی از این دست، ابتدا به بررسی مفهوم اسناد الکترونیکی می‌پردازیم.
2-2-1-1. مفهوم ثبت الکترونیکی
استفاده از اسناد غیرکاغذی و الکترونیکی برای مبادلات تجاری روز به روز رواج بیشتری پیدا می‌کند. پیشرفت‌های فنی و توسعه فن آوری به حدی رسیده است که امروزه می‌توان اسناد را با درجه زیادی از اطمینان و دقت به صورت الکترونیکی ایجاد، منتقل، ظهر نویسی و نگهداری کرد. با وجود این پیشرفت‌های شگرف، مشکل می‌توان تصور نمود که سندی نتواند به صورت الکترونیکی تهیه و منتقل شود (شیروی و میری، 1387، ص 6).
با توجه به فناوری‌های جدید ارتباطات و اطلاعات و امکان بهره مندی و استفاده از آن در نظام ثبتی، ضرورت بهره گیری از آن در حوزه ثبت، امری اجتناب ناپذیر می‌باشد. البته با تأکید بر این نکته که استفاده از فناوری برای ثبت الکترونیکی نیازمند فراهم نمودن بسترهای لازم در حوزه قانونگذاری و انتخاب و استفاده از فناوری‌های مناسب است، و نیز باید به این نکته توجه نمود که استفاده از فناوری برای ثبت الکترونیکی، دارای ایرادات و معایبی است، از جمله ایرادات موضوع حضور فیزیکی و آثار حضور فیزیکی می‌باشد (اسدی، 1392، ص 56).
ثبت الکترونیکی، به کارگیری شیوه‌های نوین ارتباط برای تسهیل ثبت اسناد و مدارک است. این فناوری علی‌الاصول برای ثبت تمام اسناد قابل استفاده می‌باشد. با این حال امکان دارد که در جهت حمایت از مصرف‌کننده و یا عوامل دیگر، قانون گذار ثبت الکترونیکی را در مواردی مُجاز نداند. مفهوم و اصطلاحات ثبت الکترونیکی به ترتیب بررسی می‌شوند:
ثبت الكترونیكی مفهومی نسبتاً نوظهور به شمار می‌آید. با توجه به همین امر و عدم اقدام به تأسیس دفاتر ثبت الكترونیكی در كشورمان، برای یافتن مفهوم این عبارت باید به حقوق و رویه كشورهای پیشگام در این زمینه مراجعه كرد. البته «دفاتر خدمات صدور گواهی الكترونیكی» در ماده 31 و 32 قانون تجارت الكترونیكی پیش‌بینی شده و می‌توان از ملاك آن برای دفاتر ثبت الكترونیكی نیز استفاده نمود. به موجب ماده 31 «دفاتر خدمات صدور گواهی الكترونیكی واحدهایی هستند كه برای ارایه خدمات صدور امضای الكترونیكی در كشور تأسیس می‌شوند. این خدمات شامل تولید، صدور، ذخیره، ارسال، تأیید، ابطال و به‌روز نگهداری گواهی‌های اصالت (امضای) الكترونیكی می‌باشد» (قانون تجارت، 1393، ماده 31).
ثبت الکترونیکی، محدود به طراحی، ثبت یا گواهی امضا نمی‌شود. تأسیس و اداره دفاتر ثبت الکترونیکی، مستلزم کار جدید نسبت به دفاتر اسناد رسمی موجود نیست بلکه باید با طراحی سیستم از بعد فنی، به جهت ارتباط مسأله به قواعد و اصول حقوقی اداره آن را همانند دفاتر اسناد رسمی فعلی به سازمان‌های ذی‌صلاح در زمینه ثبت واگذار نمود و از هرگونه تفکر صرفاً فنی در این عرصه امتناع کرد (اسدی، پیشین، ص 56). ضمناً تبدیل دفاتر اسناد رسمی موجود به دفاتر ثبت الکترونیکی تنها یک قید نیاز دارد و آن داشتن امکانات و توانایی‌های فنی و علمی لازم است که دفاتر اسناد رسمی می‌توانند برای حصول این شرط از متخصصان مربوط استفاده نمایند. این مقدمات، بیانگر آنست که ثبت الکترونیکی از نظر آثار حقوقی تفاوتی با ثبت کاغذی ندارد و تنها وسایل مورد استفاده برای انجام مراحل مختلف ثبت سند تغییر می‌کند. این امر به مفهوم یکسانی ماهیت و آثار حقوقی سند الکترونیکی در برابر معادل کاغذی آن است که این یکسانی ماهیت دارای آثار مهمی می‌باشد. سند الکترونیکی در صورتی سند رسمی محسوب می‌گردد که شرایط سه‌گانه مقرر در ماده 1287 ق.م. در تنظیم آن رعایت شده باشد (تفکریان ، 1385، ص 26).
بنابراین مفاد ماده 15 ق.ت.ا. که مقرر می‌دارد: «نسبت به داده پیام مطمئن، سوابق الکترونیکی مطمئن و امضای الکترونیکی مطمئن، انکار و تردید مسموع نیست و تنها می‌توان ادعای جعلیت به داده پیام مزبور را وارد و یا ثابت نمود که داده پیام مزبور به جهتی از جهات قانونی از اعتبار افتاده است». خلاف صریح قوانین و مقررات خاص راجع به اسناد رسمی و ادله اثبات دعوا است. اثر دیگر این همسانی توجه به این نکته می‌باشد که رسمی بودن قسمتی از سند، به مفهوم رسمی یا در حکم رسمی بودن تمام سند نیست. مطابق ماده 31 ق.ت.ا. : «دفاتر خدمات صدور گواهی الکترونیکی واحدهایی هستند که برای ارائه خدمات صدور امضای الکترونیکی در کشور تأسیس می‌شوند (اسدی، پیشین، ص 57). این خدمات شامل تولید، صدور، ذخیره، ارسال، تأیید، ابطال و به‌روز نگهداری گواهی‌های اصالت (امضای) الکترونیکی می‌باشد». قسمت اخیر ماده با ذکر «گواهی‌های اصالت امضای الکترونیکی» در صدد القای این مفهوم است که با گواهی اصالت امضا از سوی دفاتر خدمات صدور گواهی، باید مدرکی که امضا در آن درج شده را نیز غیر قابل انکار و تردید محسوب داشت، در حالی که تسری آثار حقوقی امضای الکترونیکی که ماهیتاً می‌تواند مجزای از متن باشد یا تنها برای امضای قسمتی از متن بکار برود، در مورد متن صحیح نمی‌باشد، مگر اینکه دفتر صدور گواهی الکترونیکی (یا سردفتر اسناد رسمی)، اصالت امضای الکترونیکی و شمول آن را بر تمام متن تصدیق نماید. اثر آخر اینکه، در خصوص فناوری و پیشرفت آن در گذر زمان، ضرورت دارد مقنن به منظور همگامی فناوری سند و امضای الکترونیکی مندرج در آن با شرایط روز، مهلت مشخصی را برای ارتقای نرم‌افزاری و سخت‌افزاری تجهیزات مورد استفاده در مراحل مختلف ثبت الکترونیکی تعیین نماید (همان، صص 57 و 58.).
در ایالات متحده، قانون نمونه دفاتر اسناد رسمی، ماده 3 را به بحث از «دفاتر ثبت الكترونیكی» اختصاص داده است. این ماده به طور مفصل ـ از بخش 14 تا 23 ـ تمام مفاهیم مربوط به ثبت الكترونیكی را لحاظ نموده و اصول و قواعد حاكم بر این نهاد جدید را تشریح می‌كند. در مقدمه توجیهی (تفسیر) ماده 3 تصریح شده كه دفاتر ثبت الكترونیكی، نهادهایی جدای از دفاتر اسناد رسمی به شمار نمی‌آیند و هر سردفتری می‌تواند با گرفتن مجوز و آموزش‌های لازم به یك «سردفتر الكترونیكی»1 تبدیل شود. البته دفاتر ثبت اسناد در اقدام به این امر هیچ الزامی ندارند.
در بند 2 بخش 14 قانون مذكور، دفتر ثبت الكترونیكی چنین تعریف شده است: «دفتر ثبت اسنادی كه به حكم مرجع صالح دارای قابلیت انجام امور دفاتر ثبت الكترونیكی مطابق با مقررات مربوط، شناخته می‌شود». بنابر بخش 15 تنها افرادی صلاحیت افتتاح دفاتر ثبت الكترونیكی را دارند كه آموزش‌های لازم را دیده و در امتحان مربوطه پذیرفته شده باشند. در اكثر ایالات آمریكا ثبت الكترونیكی شروع شده و مقرراتی برای نظام‌مند كردن آن به تصویب رسیده است. برای مثال در ایالتهای فلوریدا، كُلرادو و یوتا قوانینی در تجویز «ثبت الكترونیكی» تصویب شده كه این دفاتر از جمله به گواهی امضاهای دیجیتالی اقدام می‌كنند. در آریزونا نیز از سال 2002 ثبت الكترونیكی آغاز گردیده و قانون خاصی در این مورد تدوین یافته است (السان پیشین، ص 5).
ثبت الکترونیکی، استفاده از وسایل ارتباطی به منظور ثبت اسناد می‌باشد. از این فناوری می‌توان برای ثبت تمام اسناد بهره جست. برای
