منابع مقاله درمورد عملکرد سازمان، سلسله مراتب، عرضه کننده

دانلود پایان نامه ارشد

پست ها يا مقام اداري و دواير درون سازماني افزايش مي يابد، که آن هم، به نوبه خود موجب پيچيده تر شدن وضع دروني سازمان خواهد شد. سيستم هاي باز نيز با چنين وضعي روبرو خواهند شد وجود هر بخشي که در محيط خارجي سازمان قرار دارد مستلزم اين است که يک کارمند با يک دايره بايد مأمور رسيدگي به آن شود . اداره کارگزيني مسئول استخدام کساني است که براي شرکت کار خواهند کرد. دايره بازاريابي به دنبال مشتري مي گردد، مسئول خريد بايد به چندين عرضه کننده مواد و ملزومات مراجعه کند و آنچه مورد نياز سازمان است تهيه و تأمين نمايد . دايره امور مالي با بانک ها سر وکار دارد و دايره حقوقي به امور قانوني شرکت و امور مربوط به نهادهاي دولتي مي پردازد.
سپر بلا و مرز گستري
در گذشته رسم بر اين بود که سازمان ها دوايري خاص را مأمور رسيدگي به محيط نامطمئن خارج از سازمان مي کردند که مي بايست همانند سپر عمل کنند و ضربه گير باشند ضربه گيري205 يعني جذب پديده عدم اطمينان . در يک سازمان ، وظيفه اصلي توليد بر عهده هسته فني است. اين دواير ضربه گير حافظ هسته فني (مواد مورد مبادله، منابع و پول) هستند و مي کوشند تا آن را از هر گزندي مصون نمايند و همواره در حصار اين دواير بين محيط و سازمان قرار مي گيرند و مي کوشند تا آنجا که امکان دارد هسته مرکزي را در ميان بگيرند تا به صورت يک سيستم بسته درآيد و بتواند با راندماني بالا کار کند دايره خريد به اين صورت عمل ميکند که با انباشتن مواد اوليه و ملزومات، هسته فني را از هر خطري مصون مي نمايد. اداره کارگزيني براي اينکه بتواند هسته فني را در برابر پديده عدم اطمينان مصون نمايد مي کوشد تا کارکنان واجد شرايط را جذب و استخدام کند و سپس با آموزش هاي لازم آنها را در دايره توليد بگمارد. دايره موجوي کالا (يا انبار کالاي ساخته شده) براي اينکه هسته فني را از خطرات محيط نامطمئن مصون بدارد، همواره کالاهايي را در انبار نگه مي دارد تا به مشتريان عرضه کند و باعث ادامه کار دايره توليد گردد.
راه تازه اي که برخي از سازمان ها در پيش گرفته اند اين است که دواير سازماني را حذف و هسته فني را با محيط نامطمئن مواجه مي کنند. از اين پس، سازمان هاي مزبور، دواير ضربه گير را به وجود نميآورند، زيرا بر اين باورند که اهميت حفظ رابطه نيکو با مشتريان و عرضه کنندگان مواد اوليه بيش از کآرايي داخل سازمان است. بنابراين، شرکت جان دير گروهي را مسئول امور مشتريان کرده است که آنها به مشتريان سر مي زنند و به خواسته ها و شکايت هايشان رسيدگي مي کنند. شرکت ويرل پول از صدها مشتري مي خواهد که محصولات شبيه سازي شده (به وسيله کامپيوتر) را بيازمايند. اگر سازمان ها آغوش خود را بر روي محيط باز کنند، سريع تر در جريان امور قرار مىگيرند، سازگارتر و انعطاف پذيرتر مىشوند.
همه کارکنان و اعضاي سازمان مسئوليت مرزگستري سازمان را بر عهده ميگيرند و نقش اطلاعاتي، حراستي يا رابطه با محيط خارج از سازمان را ايفا مي کنند. دايره يا کسي که وظيفه يا نقش مرزگستري206سازمان را برعهده دارد مي کوشد تا بين سازمان و عوامل اصلي محيط خارجي رابطه موزون و هماهنگ برقرار نمايد. وظيفه مرزگستر معمولاً شامل مبادله اطلاعات است تا بتوانند : 1) از اطلاعات مربوط به تغييرات محيط آگاهي يابد و آنها را به درون سازمان بياورد و 2) اطلاعات را به محيطي بدهد که با سازمان نظر موافق و مساعد دارد.
کارکنان دايره مرزگستري براي دستيابي به اطلاعات مهم، روي محيط مطالعه و آن را دقيقاً بررسي مي کنند. براي مثال، يک دايره تحقيق بازار، در زمينه سليقه و نظر مشتريان مطالعات نسبتاً دقيقي انجام ميدهد. مسئولان مرزگستر دواير تحقيق و توسعه همواره درصد نوآوري ها، پيشرفت هاي تکنولوژي و عرضه مواد اوليه جديد هستند و در اين موارد به تحقيق مي پردازند. مرزگستران سازمان مي کوشند تا مديريت عالي شرکت را از تغييرات محيطي آگاه سازند تا مانع رکود يا خمودگي سازمان شوند. معمولاً هر قدر محيط نامطمئن باشد، نقش مرزگستران سازمان مهم تر و وظيفه آنان سنگين تر خواهد شد.
امروزه به سبب از بين رفتن موانع تجاري و شدت يافتن رقابت در صحنه مبارزات جهاني يکي از سريعترين راه ها اين است که شرکت ها براي مرزگستري درصدد تقويت واحدهايي برآيند که در صحنه رقابت بيشتر کسب خبر نمايد (اسرار يا خبرهاي محرمانه کسب کند) . شرکت هاي بزرگ و کوچک دوايري را براي کسب خبر (اطلاعات محرمانه) از سازمان هاي ديگر به وجود آورده اند با اينکه افرادي متخصص استخدام کرده اند تا آنها اطلاعاتي درباره شرکت هاي رقيب کسب کنند. کسب اطلاعات از شرکت هاي رقيب باعث مي شود که مديران ارشد اجرايي درصد يافتن راهي برآيند که بتوانند به صورت مرتب اطلاعات و اخبار مربوط به شرکت هاي رقيب را جمع آوري و تجزيه وتحليل نمايند و برآن اساس تصميمات بهتري بگيرند. استفاده از روش هايي که دامنه آن از به کارگيري اينترنت تا بررسي ظرف آشغال ادامه مي يابد به گونه اي است که متخصصان شرکت به شيوه اي کارآگاهانه درصدد کسب اطلاعات در زمينه محصولات جديد، هزينه ساخت و شيوه آموزش شرکت هاي رقيب برايند و آنها را با مديران ارشد اجرايي در ميان بگذارند . براي مثال، دايره کسب خبرهاي شرکت “نات راس ويت” توانست شرکت را آگاه سازد تا مبارزات تبليغاتي پر هزينه را به تأخير اندازد، زيرا کسب اطلاع کرده بود که وزارت بهداشت امريکا موافقت خود را براي توليد ماده شيرين کننده توليدي جانسون اند جانسون تا 5 سال بعد اعلام نخواهد کرد. در دنياي نامطمئن کنوني، کسب اخبار (اطلاعات محرمانه) از شرکت هاي رقيب رونق زيادي يافته است.
وظيفه مرزگستري مبني بر دادن اطلاعات به محيط (به عنوان نماينده سازمان) در جهت اعمال نفوذ و تغيير دادن ديدگاه يا پنداشت افراد به سازمان صورت مي گيرد. در دايره بازاريابي، مسئولان فروش و تبليغ نمايندگان سازمان را (در برابر مشتريان) ايفا ميکنند. مشتريان و خريداران با شرکت هاي عرضهکننده مواد اوليه تماس مي گيرند و نيازهاي خود را به اطلاع آنان مي رسانند. دايره حقوقي سازمان با نمايندگان مردم تماس مي گيرد و آنها را از خواست ها، نيازها و نظرات سياسي سازمان آگاه مىکند (وسترن،1995؛22-23 ) 207.
تفکيک دواير و انسجام واحدها
سازمان در واکنش نسبت به پديده عدم اطمينان دست به اقدامات ديگري مىزند، يعني واحدهاي مختلف و متفاوت را از يکديگر تفکيک و فعاليت يا کارهاي آنها را يکپارچه يا منسجم مي کند. تفکيک واحدها208 يعني تفاوتي که از نظر نگرش ، ارزش ها و هدف بين مديران دواير مختلف سازمان، و نيز از نظر ساختاري بين دواير وجود دارد. هنگامي که محيط خارجي پيچيده است و به سرعت تغيير مىکند، دواير سازماني در واکنش نسبت به پديده عدم اطمينان بسيار تخصصي مىشوند. موفقيت در هر بخش از سازمان مستلزم داشتن تخصص و رفتار ويژه مىباشد. بنابراين، کارکنان بخش تحقيق و توسعه داراي نگرش ها، هدف ها، آموزش ها يا تحصيلات خاصي هستند که آنها را از کارکنان دواير فروش و توليد متمايز مي سازد .
دو پژوهشگر (لارنس و لورش)209 بر روي دواير تحقيق و توسعه، فروش و توليد ده شرکت بزرگ تحقيقي انجام دادند. نتيجه تحقيق نشان داد که هر دايره اي جهت گيري و ساختار متفاوتي دارد و مسائل مربوط به محيط خارجي را به روشي خاص حل مي کند. هر يک از دواير سازماني، در محيط خارج، با گروههاي متفاوتي سروکار دارد. دايره تحقيق و توسعه مسأله کيفيت محصول را در هدف هاي خود گنجانيده و يک دوره زماني بلند مدت (تا پنج سال) در نظر گرفته بود، ساختاري غير رسمي داشت و اعضا و کارکنانش تنها به کار و نتيجه آن توجه مي کردند، در حالي که دايره فروش در قطب ديگر قرار مي گرفت. هدف آن تأمين رضايت مشتريان و دوره زماني کوتاه مدت (مثلاً دو هفته يا کمتر) مورد نظرش بود. ساختار آن کاملاً رسمي بود و به مسأله مردم داري توجه بسيار زيادي مي کرد.(لورنس و لورش،1969؛2329)
يکي از ره آوردهاي تفکيک دقيق واحدهاي سازماني اين است که ايجاد هماهنگي بين آنها بسيار مشکل مي شود. زماني که نگرش، هدف و جهت گيري کارکنان دو واحد يا دو دايره از سازمان متفاوت باشد، براي هماهنگ ساختن آنها بايد وقت و منابع بيشتري مصرف کرد. هماهنگي دو دايره از سازمان را انسجام يا يکپارچگي210 مي نامند. معمولاً بايد تعدادي کارشناس (هماهنگ کننده) دواير را هماهنگ نمايند. هنگامي که محيط بسيار نامطمئن باشد، براي ايجاد هماهنگي بين سازمان ها بايد مرتباً اطلاعات لازم را کسب و پردازش نمود، بنابراين، سازمان بايد از خدمات تعدادي هماهنگ کننده استفاده کند، يا آنها را در ساختار سازماني خود بگنجاند. گاهي هماهنگ کننده ها را رابط مي نامند. همان گونه که در جدول 9 – 2 نشان داده شده است، سازمان هايي که در محيط بسيار نامطمئن قرار گرفته اند از نظر ساختار سازماني و دواير کاملاً از يکديگر تفکيک شده اند. بايد حدود بيست و دو درصد از کارکنان مديريت را در فعاليت هاي مربوط به هماهنگ ساختن دواير (مثل کميته هاي خدماتي، گروهاي کاري يا رابط) بگمارند. سازمان هايي که در محيط هاي ساده، مطمئن يا پايدار واقع شده اند، تقريباً هيچ مديري را مسئول ايجاد هماهنگي بين دواير سازماني نمي کنند، با توجه به جدول 9 – 2 هر قدر محيط سازمان نامطمئن مي گردد، دواير بيشتر از يکديگر تفکيک مي شوند. از اين رو، سازمان مزبور تعداد بيشتري را مأمور ايجاد هماهنگي در سازمان بنمايد.
جدول8 – 2 تفکيک هدف ها و جهت گيريهاي دواير سازماني( آبيد ، 1972؛45 )211
ويژگي ها
تحقيق و توسعه
واحد توليد
واحد فروش
هدف ها
کيفيت محصول، عرضه محصولات جديد
کارايي
رضايت مشتري
دوره زماني
بلند
کوتاه
کوتاه
رابطه بين افراد
بيشتر از نظر کاري
کاري
اجتماعي
رسمي بودن ساختار
کم
زياد
زياد

تحقيقي که لارنس و لورش در اين زمينه انجام دادند به اين نتيجه رسيد که اگر در يک محيط نامطمئن، ميزان تفکيک دواير از يکديگر و اقداماتي که در جهت انسجام و هماهنگي صورت مي گيرند متناسب باشند، عملکرد سازمان بهبود خواهد يافت. در يک محيط نامطمئن، اگر تفکيک دواير و اقداماتي که در جهت هماهنگ ساختن آنها صورت مي گيرد در سطح بالايي باشند، عملکرد سازمان بسيار عالي خواهد بود، در حالي که،در يک محيط نسبتاً مطمئن، عملکرد سازمان در صورتي بهتر خواهد بود که دواير چندان زياد از يکديگر تفکيک نشده باشند و در نتيجه، براي هماهنگ ساختن آنها نبايد اقدامات زيادي صورت گيرد .
جدول 9 – 2 محيط نامطمئن – تفکيک و انسجام واحدهاي سازماني در مؤسسات مختلف
(همان منبع؛46 )2

پلاستيک
صنايع غذايي
ظروف
محيط نامطمئن
زياد
متوسط
کم
تفکيک واحدهاي سازماني
زياد
متوسط
کم
درصد مديراني که وظيفه انسجام واحدهاي سازماني را برعهده داشتند
22 درصد
17 درصد
صفر درصد
فرآيندهاي مديريت مکانيکي و ارگانيکي
يکي ديگر از راههايي که سازمان ها در برابر محيط هاي نامطمئن از خود واکنش نشان مىدهند تعيين ساختار رسمي و کنترلي است که بر کارکنان اعمال مي کنند. دو پژوهشگر ( برنزو استاکر)212 که روي بيست شرکت صنعتي انگلستان تحقيق کردند به اين نتيجه رسيدند که محيط خارجي با نوع ساختار مديريت داخلي سازمان رابطه مستقيم دارد. در مواردي که محيط خارجي مطمئن و پايدار بود، سازمان داراي مقررات دقيق و سلسله مراتب اختيارات مشخص بود. آن سازمان ها رسمي و متمرکز بودند و بيشتر تصميمات به وسيله مقامات عالي مديريت گرفته ميشد. پژوهشگران مزبور آنها را سيستم سازماني مکانيکي213 ناميدند.
در محيط هايي که به سرعت تغيير مي کنند، سازمان ها ساختارهاي دقيق نداشتند، آنها انعطاف پذير بودند و پويايي داشتند. در اين سازمان ها معمولاً قوانين و مقررات به صورت نوشته وجود نداشت. افراد بايد در درون سازمان مسير خود را پيدا مي کردند و کاري را که مي بايست انجام دهند، مشخص نمايند. سلسله مراتب اداري مشخص نبود، سيستم تصميمگيري غير متمرکز بود . آنها را سيستم سازماني ارگانيکي214 ناميدند.
در جدول 10 – 2 تفاوت هاي دو سيستم مکانيکي و ارگانيکي نشان داده شده است. هر گاه محيط

پایان نامه
Previous Entries منابع مقاله درمورد عدم تمرکز، عملکرد سازمان، عرضه و تقاضا Next Entries منابع مقاله درمورد عدم تمرکز، عوامل ابهام، سلسله مراتب