وظایف سازمان مادر و نیازهای استفاده‌کنندگان کتابخانه، منابع اطلاعاتی دیگری نیز اهمیت دارند. گزارش‌ها و اسناد از جمله این منابع می‌باشند. در کتابخانه‌های فنی و مهندسی، منابع دیگری مانند پروانه اختراعات، استانداردها، مشخصات فنی8، دستورالعمل‌ها، و نقشه‌های مهندسی از اهمیت ویژه‌ای برخوردارند (روشن‌بین، 1379: 43). کتابداران کتابخانه‌های تخصصی باید به اهمیت این گونه منابع واقف باشند و برای فراهم‌آوری آنها از هیچ کوششی فروگذاری نکنند.
با آن‌که اطلاع دقیق از نیازهای مشخص استفاده‌کنندگان امری مشکل است، اما به دست آوردن تصویری کلی و وسیع از نیازهای سازمان، عملی است. کتابدار می‌باید از طریق صحبت با استفاده‌کنندگان، بازدید از بخش‌های مختلف سازمان و مشاهده فعالیت‌های آنان با الگوهای نیازهای اطلاعاتی آنان به گونه‌ای دقیق آشنا گردد. ابزارها و روش‌های دیگری نیز برای پی بردن به نیازهای اطلاعاتی استفاده‌کنندگان در سازمان وجود دارد که عبارتند از:
1. حضور در جلسات برنامه‌ریزی و اجرایی
2. حضور در سخنرانی‌ها و مباحث و گردهمایی‌های برگزار شده توسط متخصصان سازمان درباره‌ی نحوه‌ی فعالیت‌های حوزه‌ی خود
3. مطالعه‌ی گزارش‌های سالانه و پیشرفت کار، گزارش‌های تحقیقاتی، فهرست گزارش‌ها، کتب راهنمای سازمان، بریده‌ی جراید و…
4. ارسال پرسشنامه به گروه‌هایی از استفاده‌کنندگان
5. تجزیه و تحلیل سوابق درخواست‌ها و سئوالات مربوط به اسناد و اطلاعات (روشن‌بین، 1379: 45-46).
فراهم‌آوری و انتخاب اطلاعات نقش مهمی در چگونگی ارائه‌ی خدمات در کتابخانه‌های تخصصی دارد. به همین دلیل لازم است در این بخش کتابداران زبده‌ای به کار گرفته شوند. همچنین برای هر چه بهتر انجام شدن وظایف این بخش لازم است خط‌مشی مجموعه‌سازی تدوین شود تا مجموعه‌سازی کتابخانه به مرور از مسیر اصلی خود دور نشود و همواره اهداف سازمان را در نظر داشته باشد.
2-2-5-2 سازماندهی اطلاعات
یک کتابخانه‌ی تخصصی با توجه به نیازها، اهداف و ماهیت خود دارای انواع مدارک می‌باشد. در امر سازماندهی مدارک، روش برخورد با انواع مدارک نباید یکسان باشد. زیرا هر یک از انواع مدارک دارای ویژگی‌های فیزیکی و ماهوی مستقلی می‌باشند؛ در نتیجه روش‌های سازماندهی آنها نیز با یکدیگر متفاوت است. اما نظام بازیابی باید به گونه‌ای باشد که همه‌ی این مدارک را به شکلی یکپارچه دسترس‌پذیر سازد. سازماندهی، یک سری فعالیت‌های ویژه برای قابل استفاده نمودن و پردازش اطلاعات در کتابخانه‌ها است. سازماندهی می‌تواند شامل فعالیت‌هایی چون ثبت اسناد، فهرست‌نویسی، رده‌بندی، نشانه‌گذاری، و نمایه‌سازی مدارک باشد (روشن‌بین،1379: 59-60).
از آنجایی که هدف اصلی کتابخانه‌های تخصصی پاسخگویی به نیازهای استفاده‌کنندگان می‌باشد و نیازهای استفاده‌کنندگان آنها نیز خاص است، سازماندهی مدارک باید به گونه‌ای انجام شود که کتابخانه را در پاسخگویی به نیازهای اطلاعاتی ویژه‌ی استفاده‌کنندگانش توانمند سازد. کتابداران بخش سازماندهی در کتابخانه‌های تخصصی باید جزئیات و موضوعات اخص را مورد توجه قرار دهند و آنها را به گونه‌ای بازنمایی کنند که استفاده‌کننده بتواند اطلاعات مورد نیاز خود را از میان آنان بیابد. همچنین وقت استفاده‌کنندگان در کتابخانه‌ی تخصصی از اهمیت بسیاری برخوردار است، بنابراین کتابداران به هنگام سازماندهی مدارک باید همواره این نکته را در نظر داشته باشند.
روش سازماندهی مورد استفاده برای کتاب‌ها عموماً فهرست‌نویسی است که از دو بخش توصیفی و تحلیلی تشکیل می‌شود و کتابخانه‌های تخصصی از این نظر تفاوت چندانی با دیگر کتابخانه‌ها ندارد. در کتابخانه‌های تخصصی نیاز به اخص کردن موضوع‌ها به شدت احساس می‌شود، اما متاسفانه سرعنوان‌های موضوعی پاسخگوی این نیاز نیستند. برای جبران این ضعف، و بازیابی جزئی‌تر کتاب‌ها، برخی کتابخانه‌های تخصصی روش‌های مکمل دیگری را در پیش گرفته‌اند. برخی برای بازیابی بهتر کتاب‌ها، آنها را نمایه‌سازی می‌کنند و برای این کار از اصطلاحنامه‌های عمومی و تخصصی استفاده می‌کنند. برخی دیگر، برای بازیابی بهتر محتوای کتاب‌ها، از فهرست مندرجات کتاب‌ها کمک می‌گیرند. با افزودن فهرست مندرجات به اطلاعات کتابشناختی، امکان بازیابی بهتر محتوای کتاب فراهم می‌شود.
اسناد و مدارک در یک کتابخانه‌ی تخصصی از مهمترین ابزارهای اطلاع‌رسانی محسوب می‌شوند. گزارش‌های علمی و تحقیقاتی، گزارش‌های دولتی، اسناد پروژه، اسناد مناقصه، قراردادها و… از جمله این مواد هستند. فهرست توصیفی مجموعه‌ی اسناد و مدارک مانند کتاب‌ها انجام می‌شود و فهرست تحلیلی این مجموعه‌ها با استفاده از تجزیه و تحلیل‌های دقیق موضوعی از طریق روش‌های نماسه‌سازی صورت می‌گیرد. به منظور سازماندهی سایر انواع مدارک نیز از فهرست‌نویسی توصیفی بر طبق قواعد انگلوامریکن و فهرست‌نویسی تحلیلی به روش نمایه‌سازی استفاده می‌شود (روشن‌بین، 1379: 61-62).
نکته‌ی مهم این‌که همواره کتابداران بخش فهرست‌نویسی باید تصمیم بگیرند که منابع گوناگون اطلاعاتی را چگونه و با چه عمقی سازماندهی کنند. هنگام تصمیم‌گیری در مورد این مهم همواره باید این نکته را مد نظر داشته باشند که کدام راه به بازیابی بهتر و دقیق‌تر منابع کمک می‌کند؛ و تا چه عمقی پیش بروند که ریزش کاذب زیادی ایجاد نشود. در واقع کتابداران در این بخش همواره باید بکوشند تعادلی میان هر چه دسترس‌پذیرتر کردن اطلاعات و ریزش کاذب ایجاد کنند.
2-2-5-3 اشاعه‌ی اطلاعات
توزيع به هنگام اطلاعات مرتبط و با کيفيت در يک سازمان، در جهت برآوردن نيازهاي جامعه استفاده‌کننده‌ی آن را اشاعه‌ی اطلاعات گويند (گیلوری، 1378: 1). يکي از مهمترين اهداف کتابخانه‌هاي تخصصي، اشاعه‌ی اطلاعات است. رمز دوام و ماندگاری کتابخانه‌های تخصصی در کیفیت و چگونگی اشاعه‌ی اطلاعات است. زیرا در غیر این‌صورت برای سازمان هزینه کردن برای کتابخانه از نظر اقتصادی توجیه ندارد (گیلوری، 1378: 2).
استفاده‌کنندگان کتابخانه‌های تخصصی عموماً خود نیز نمی‌دانند که به چه اطلاعاتی برای رفع مشکل خود نیازمندند. استفاده‌کننده ممکن است هیچ اطلاعاتی در مورد منابع اطلاعاتی موجود در زمینه‌ی فعالیت خود نداشته باشد. به همین دلیل است که کتابداران کتابخانه‌های تخصصی معمولاً با چارچوب مبهم و نامشخصی از سئوالات مواجه می‌شوند. برای پی بردن به نیاز اصلی مراجعه‌کننده، کتابدار متخصص باید از طریق ارتباط نزدیک با وی و مصاحبه از نیاز وی به طور دقیق آگاه گردد (روشن‌بین، 1379: 44).
براي اشاعه‌ي بهتر اطلاعات، قوانين طلايي وجود دارد:
1. اطلاعات بايد با نيازهاي افراد يا سازمان گيرنده مناسبت داشته باشد. اصولاً فايده‌مند بودن اطلاعات را براساس ميزان مرتبط بودن آن با نيازهاي استفاده‌کننده‌ی خاص مي‌سنجند. مدرک مناسب مدرکي است که بر ذخاير ذهني پيشين استفاده‌کننده، اطلاعات جديدي بيفزايد به طوري که اين اطلاعات در توليد اثري که درخواست اطلاعات را ضرورت بخشيده مفيد واقع شود.
2. اطلاعات بايد به موقع ارائه شود.
3. کيفيت اطلاعات با اهميت است. گاهي براساس به هنگام بودن اطلاعات، کيفيت آن را مي‌سنجند. گاهي پس از شناسايي داده‌ها، آنها را بررسي و موارد موثق و مرغوب را گزينش مي‌کنند. متخصصان به عنوان اعتباردهندگان اطلاعات، بايد اين داده‌ها را بررسي کنند.
4. نبايد کميت فراوان اطلاعات را فداي خدمات کيفي کرد.
5. نوع اطلاعات و شيوه‌ي ارائه‌ي آن نيز با اهميت است و گاه روش‌هاي اشاعه به تعداد مراجعين متنوع است.
6. اگر براي انتشار يک مدرک، اطلاعات بيشتري نياز باشد يا اگر بخواهيم از مقاله چاپ شده در يک مجله، خلاصه‌اي تهيه کنيم، استفاده از خدمات پشتيباني اهميت زيادي دارد. گاهي مي‌توان با بررسي درخواست‌ها ميزان مرتبط بودن اطلاعات اوليه را تعيين کرد.
7. يک سازمان به تنهايي نمي‌تواند همه‌ي اطلاعات مرتبط را جمع‌آوري يا کارمندان کافي و مناسبي را براي ارائه‌ي خدمات جامع اشاعه‌ي اطلاعات استخدام کند. به همین دلیل استفاده از منابع خارج سازمان ضروری است.
8. بازنگري مجدد و پيوسته منابع تهيه شده براي افراد، و تغيير ساختار سازماني متناسب با وضعيت جاري، امري ضروري است.
9. بر متخصص اطلاع‌رساني است که نيازمندي‌هاي غالباً بد بيان شده‌ی استفاده‌کننده را بفهمد و آن را در قالبي مناسب ارائه کند.
10. هزينه‌ی تهيه‌ی يک خدمت اشاعه‌اي، بايد با سودمندي آن همخوان باشد و اين هزينه‌ها بايد پيوسته محاسبه و اعلام شوند (گیلوری، 1378: 3-6).
يکي از مواردي که کتابخانه‌هاي تخصصي به وسيله‌ي آن ارزيابي مي‌شوند نوع و شیوه‌ی خدماتی است که به استفاده‌کننده ارائه می‌کنند. هر چه کتابخانه خدمات عميق‌تري ارائه کند امکان بيشتري براي دستيابي به اطلاعات، براي متخصصان فراهم کرده است. خدمات عميق‌تري که کتابخانه مي‌تواند ارائه کند شامل چکيده‌نويسي، نمايه‌سازي، تهيه فهرستگان‌هاي توصيفي، مقاله نويسي و… مي‌شود. در نتيجه متخصصان و پژوهشگران با صرف کمترين زمان به اطلاعات پردازش شده دست مي‌يابند. در واقع بخشي از کار تحقيقاتي استفاده‌کننده‌ي نهايي را کتابخانه از پيش آماده کرده است. بدين ترتيب بهره‌وري بيشتر از اطلاعات به نحو مطلوب‌تر فراهم مي‌شود و در نتيجه در رشد و توسعه‌ي جامعه تاثير قابل ملاحظه‌اي خواهد گذاشت (سالاري، 1381: 25-40).
در محيط پوياي صنعتي نيازهاي اطلاعاتي متخصصان متغير است، به همين دليل خدمات اطلاعاتي که کتابخانه ارائه مي‌کند بايد پيوسته مورد ارزيابي قرار گيرد. ممکن است سازمان حوزه‌ي کاري جديدي را آغاز کند و يا تصميم بگيرد محصول جديدي را طراحي و توليد کند. اطلاعاتي که کتابخانه ارائه مي‌کند بايد اين تغييرات را منعکس کند (گيلوري، 1378: 27). کتابدار باید سعی کند در جریان امور سازمان قرار گیرد تا بتواند تغییرات نیازهای اطلاعاتی متخصصان را درک کند و برای پاسخگویی به آنها آمادگی لازم را کسب کند.
2-2-6 استانداردهای کتابخانه‌های تخصصی در ایران
استانداردهای کتابخانه‌ای ضوابطی هستند که با استفاده از آن می‌توان خدمات کتابخانه را سنجش و ارزیابی کرد. استانداردهای کتابخانه‌ای را می‌توان به عنوان الگوی مطلوب، راهکارهای نمونه، ملاک ارزشیابی، انگیزه‌ای برای توسعه و پیشرفت آتی، و نیز به عنوان ابزارهای ضروری برای کمک به تصمیم‌گیری و عمل، نه تنها برای کتابداران بلکه برای عموم افراد غیر کتابداری که به طور غیرمستقیم با مقوله‌ی برنامه‌ریزی و مدیریت کتابخانه‌ها و خدمات کتابخانه‌ای سر و کار دارند، توصیف کرد (تعاونی، 1381: دو).
از میان انواع کتابخانه‌ها، کتابخانه‌های تخصصی به دلیل نقش مهم و تاثیرگذاری که در رشد و توسعه کشور دارند، بیشتر باید به استانداردها توجه داشته باشند. کتابداران و اطلاع‌رسانان این کتابخانه‌ها می‌توانند با استفاده از استانداردها به ارزیابی کتابخانه‌ی خود بپردازند، و رهنمودهای آن را نقشه‌ی راه خویش قرار دهند. شیرین تعاونی در کتاب استانداردهای کتابخانه‌های تخصصی ایران، استانداردهایی را برای این دسته از کتابخانه‌ها وضع کرده است که عبارتند از:
1. هر کتابخانه‌ی تخصصی باید قبل از هر چیز دارای اهداف کوتاه مدت و بلند مدت و وظایف معین و مدون در راستای اهداف، وظایف، و برنامه‌های سازمان متبوع خود باشد.
2. کتابخانه‌ی تخصصی می‌تواند واحدی مستقل، با سازمان و مدیریتی منسجم یا وابسته به بخش تحقیق و توسعه‌ی سازمان مادر باشد به طوری که امکان بیشترین میزان بهره‌وری از منابع و خدمات را در جهت تحقق اهداف آن فراهم آورد.
3. برای آن‌که کتابخانه‌ی تخصصی بتواند رسالت خود را به مطلوب‌ترین وجه ممکن به انجام رساند و خدماتی متناسب با برنامه‌ها و اهداف سازمان مادر ارائه دهد، لازم است از خدمات کتابداران متخصص، ورزیده، و علاقه‌مند بهره‌مند گردد.
4. کتابخانه‌ی تخصصی، به عنوان مهمترین منبع اطلاعاتی و پژوهشی جامعه‌ی علمی خود، باید مجموعه‌‌ای متوازن و سازمان یافته در رشته‌های مربوط و هماهنگ با
