مقاله رایگان درباره فناوری اطلاعات، انعطاف پذیری، سلسله مراتب، ارتباطات بین سازمانی

دانلود پایان نامه ارشد

بین تلاشی که صرف سازمان و خوب عمل کردنشان میکنند پیدا کنند، علاقهای به تراز کردن با اهداف سازمان ندارند. برخی از آنها عبارتند از اعضاء و تیمهایی هستند که به موقعیت شغلی خود بیشتر از خوب عمل کردن سازمان اهمیت میدهند، اعضاء و تیمها روی اندازهی واحد سازمانی تمرکز میکنند، تعداد اندکی از افراد از اعمال و نظرات استفاده می‌کنند و … (همان منبع:57).

هماهنگ ساختن اختيار، اطلاعات و تصميمگيري

ما زمانی که دارای اطلاعات لازم برای تصمیمگیری و مهارتهای لازم برای پردازش آن اطلاعات و اختیار برای اجرای یك تصمیم باشیم، نسبت به نتایج عمل متعهد هستیم و بخوبی آگاهیم که پردازش باید دارای منفعت کافی باشد تا تمام اعضاء بطور فعال از تصمیم حمایت شوند، میتوانیم به نتایج برسیم و در صورت نیاز اطلاحات لازم را انجام دهیم. همكاری زمانی که این ویژگیها را داشته باشد، کارا و مؤثر خواهد بود.
مزایای تصمیماتی که با اطلاعات و اختیار هماهنگ هستند شامل موراد زیر میباشد تصمیمات به سرعت اتخاذ میشود، تصمیمات متوسط افراد متعهد به موفقیت اجرایی اجرا میشود، شرکاء اطلاعات کاملی برای شرکت کردن در فرآیند تصمیمگیری را دارند.
سازمانها و گروههایی که تصمیمگیری هماهنگ با اختیار و اطلاعات دارند، دارای ویژگیهای زیر میباشند اعضاء با مهارتهای تصمیمگیری و شامل مهارتهای تجاری، اجرایی و ارتباطی میباشند، اعضاء مسئول تكمیل کارهایی هستند که تا حد ممكن اجازهی تصمیمگیری در مورد چگونگی انجام کار داده میشود، اعضایی که درك میکنند چه تصمیماتی را میتوانند و باید بگیرند و چه تصمیماتی نیازمند همكاری با دیگران است.
هیچ سازمان پیچیدهای به هماهنگی پایدار میان اطلاعات، اختیار و تصمیم گیری برای تمام واحدهای کاری در همه زمان دست نخواهد یافت. لذا سازمانهایی که همواره هماهنگ نیستند از نتایج بدست آمده رنج میبرند. به طور مثال تصمیمات یا طرحها باید بازنویسی شوند، زیرا مسئول اجرا در این فرآیند شامل نمیشود، روحیه پایین و دگرگونی زیاد وجود دارد، زیرا افراد احساس میکنند روی کارشان یا نتایج هیچ کنترلی وجود ندارد و یا مقدار اندکی کنترل میشوند (همان منبع:58).

فرآيند منظم
سازمانهایی که همكاری را به عنوان یك فرآیند منظم میپذیرند هزینه، ریسكها و مزایای بالقوه را تشخیص میدهند. این سازمانها به این فرآیند همانند سایر فرآیندهای قابل دسترسی کوشش برای تعیین فرآیندها و ابزارهایی که بهرهوری بالایی دارند و تخمین تكرار فرآیند در جای مناسب را حتمی میسازد، نزدیك می شوند. چنین سازمانهایی برای شناسایی و بهبود فرآیندهای همكاری که با معنیترین تأثیر را در کوتاه مدت یا بلندمدت در خطوط اساسی را دارند، کار میکنند.
پذیرش همكاری به عنوان یك فرآیند منظم، نیازمند دقت در طرح و اجرای فعالیتهای همكاری است و این بدان معنی است که فرآیند همواره آگاهانه است. فرآیندهای همكاری منظم، سازمانها را قادر به تصمیمگیری بهتر و سریعتر میکنند. تحقق در مورد تصمیمگیری به وضوح فرآیندهای منظم را مشخص میسازد نه زمانی را که به عنوان مهمترین شاخص تصمیمات خوب صرف تصمیمگیری میکند. به علاوه پذیرش همكاری به عنوان یك فرآیند منظم منجر به استفاده معمول از ابزارها و تمرینات میشود که به اعضاء اجازهی گردآوری، پردازش اطلاعات، تصمیمگیری و گزارش نتایج حاصل در سراسر سازمان را میدهد.
سازمانهایی که همكاری را به عنوان یك پردازش منظم پذیرفتهاند، قادرند تلاشهای همكاری چندگانه را به صورت زمانبندی شده مدیریت کنند. آنها میتوانند این عمل را انجام دهند، زیرا افكار زیادی صرف طراحی گروهها یا تیمهایی که با یكدیگر همكاری میکنند هم در مورد تیمهایی که شخصی هستند و هم تیم هایی مرتبط میان گروهها، میکنند. در سازمانهایی که فرآیندهای منظم استفاده میشود عبارتند از تعهد دقیق نسبت به موارد و دقایق مورد بحث دارند، روشهای پیشرفت واضح که گروههای همكاری در مورد تصمیمی پایدار قادر به درخواست اختیارات غیر رسمی بالاتر و یا بهتر هستند، اعضاء تیمهایی که در استفاده از هر یك از فرآیندهای تصمیمگیری سیستماتیك مهارت دارند.
هنگامی که همكاری به عنوان یك فرآیند منظم پذیرفته نمیشود، مسائل مختلفی میتواند اتفاق بیفتد. برخی از آنها عبارتند از توجه به اتفاقی به صورت جلسه، زمانبندی دقایق و سایر مسئولیتهای ارتباطی، تصمیماتی که بصورت مداوم تغییر مییابند و تلاش اندکی جهت توضیح دلایل آنها از سوی تصمیمگیرندگان اولیه صورت گیرد، پیشرفتی که بصورت منظم مدیریت یا پیگیری نشده است (همان منبع:59)

انعطاف پذیری

نتیجه مسئولیت یكی از دلایل مهم وجود سازمانهایی است که دارای ارتباطات گزارشدهی واضح و منحصر به فرد میباشد. در سازمانها با سلسله مراتب شخصی دانستن اینكه چه کسی باید تصمیم گیری کند، چه کسی مسئول نتایج حاصل است و پاداش و مجازات چگونه باید ارائه گردد، بسیار آسان است. مشكل این است که به نظر نمیرسد دنیای تجارت بیش از این در چارچوب این مدل قرار گیرد. پروژهها، نیروهای وظیفه و بسیاری از موارد دیگر برای مدیریت پیچیدگی کار، امروزه بصورت پیوسته ایجاد شدهاند. چالشهای کمی در یك ماهیت سازمانی گنجانیده میشود. برای مورد ملاحظه قراردادن چیزهایی که هم اکنون موضوعات روزمره محسوب میشوند به سادگی نیازمند نیروی گروهی و نیروی همكاری میباشیم. بوجود آوردن سازمانی موفق نیازمند سطح انعطافپذیری است که در آن محدودیتهای سنتی و نقشهای سنتی به خدمت گرفته نمی‌شوند.
سازمانهای انعطافپذیر قادر به ساخت و بهسازی انواع گوناگونی از گروهای مشترکی هستند که بتوانند به مقدار زیادی نیازمندیهای کاری پویا را تكمیل کنند. آنها روشهای متفاوتی برای فكر کردن در مورد سازمانها را بیان میکنند. سازمانهای انعطافپذیر ماهیت پویای تجارت را میپذیرند و نسبت به ساختارهای سازمانی، ساختارهای همیاری و سیستمهای پشتیبانی واکنش نشان میدهند. زیرا آنها سطح جدید و شناوری را که با دیگر سازمانها متفاوت است، جایز میدانند. این سازمانها هشیارانه محدودیتهای سنتی بین مدیران و زیرمجموعهها را رها کرده و رهبری را در تمام سطوح سازمان پخش نموده و پاداش میدهند. آنها تعداد کثیری اعضاء دارند که میتوانند با اعضاء کشورها و فرهنگهای بسیار مختلف همكاری کنند. در بسیاری از حالات، سازمان انعطاف پذیر تنها پاسخ مؤثر به محیط جهانی است.
یك مزیت برای سازمانهای انعطافپذیر قابلیت پاسخگویی آنها به جابجایی در شرایط تجارت است. آنها قادر به همسویی سریع با تغییر جنبههای تولید، سبكهای فنآوری، اولویتهای مشتری و فشارهای رقابتی هستند. آنها به سرعت کارمند را به واحدهای تجاری که به آنها نیاز دارند، منتقل میکنند. این سازمانها تصمیمگیری غیرمتمرکز مینمایند تا تصمیمگیری در سطوحی نزدیكتر به جاهایی که مشكلات و فرصتها به وجود میآید، گرفته شود.
یكی از ویژگیهای خاص سازمانهای انعطافپذیر، داشتن افرادی است که وقتی با نقشهای بزرگتر در کارهای کاملاً معلوم روبرو میشوند، راحت هستند. این سازمانها فعالانه کار را بین حوزه عمل و حدود دیگر تصویب مینماید. تیمهای مدیریت اغلب به عنوان یك تیم موظف هستند برای حل سوالات پیچیده در سطوح بالاتر کار میکنند. بنابراین، گروههای پایینتر اختیار دارند که به هر کاری بپردازند که برای انجام شغلشان ضروری است. در ضمن اعضای سازمان برای برقراری ارتباط افقی و عمودی با سایرین در سازمان آزاد هستند.
هنگامی که سازمان انعطافپذیر نباشد، افراد بیشتر با کارفرمایان یا محدوده کارشناسی خود هماهنگ هستند تا کاری که انجام میدهند. افراد اغلب امیدوار نیستند)یا قادر نیستند) درك مشترك لازم برای کار مؤثر در تیم های دارای افراد با پیش زمینهها و دیدگاههای مختلف را ایجاد کنند.
نقصان انعطاف سازمانی میتواند به مشكلات زیر منجر شود تصمیمگیری در سطوح بالاتر سازمان یا در واحدهای دیگر که مهارت و بینش لازم را ندارند متمرکز شده که بسیار کند و غیر قابل دسترس است، پروژه ها، گروهها یا افراد با کمبود منابع ضروری برای انجام کارشان مواجه هستند، سازماندهی مجدد بطور متناوب انجام پذیرد، سازمان برای پیش بینی یا سازگاری خوب در جهت تغییر ناتوان است (همان منبع:60).

2-2-5- تعاریف ارتباطات بین سازمانی

از واژه همكاری و همكاری بین سازمانی تعاریف و تعابیر مختلف و متفاوتی شده است که همگی آنها بر همكاری و همراهی دو یا چند سازمان در تدوین برنامهها و یا سازماندهی آنها به منظور دسترسی به اهداف و مقاصد مشترك فیمابین تأکید کرده اند. ذیلاً به چند مورد آنها بصورت بسیار مختصر اشاره میشود.
همكاری فرآیندی است که از طریق آن افراد جوانب مختلف مسأله را میبینند و میتوانند به صورتی سازنده و خلاق نسبت به حل آن در قالب یك موضوع کلی و نه تك بعدی و جزءنگرانه اقدام کنند (گرای،1989: 5). منافع متقابل، وابستگی دوطرفه، تعامل، اقدام هماهنگ و مشترك، همگی ازخصوصیات همكاری هستند. در شرایط ایدهآل و آرمانی، همكاری شامل وجود چشم انداز مشترك، ساختار مرتبط، مشارکت درکار، تأمین منابع، پاداشها و غیره است. در یك همكاری بین سازمانی، گروهی از سازمانهای مستقل وجود دارند که ضمن حفظ استقلال خود، نسبت به انجام کاری مشترك با هم متعهد شده، و در راستای دسترسی به هدف یا اهدافی مشترك با هم فعالیت میکنند (ابرامسون و روزنتال24،1995: 1479).
تلاشهای همكاری بین سازمانی، صرفنظر از اینكه نام کنسرسیوم، ائتلاف، اتحادیه، شبكه، فدراسیون و غیره داشته باشند، همگی دارای ساختاری تعاملی بوده که بر همكاری و مشارکت بین سازمانها در جهت دستیابی به هدف یا اهداف مشترك توجه دارند (بیلی و کنی،1995: 22).
مشارکت و هماهنگی دو نوع رابطه را میرسانند بدین شكل که شرکاء منابعشان را روی هم میریزند تا هم از منافع متقابل و مشترك استفاده کنند و هم به اهداف اشتراکی خود نائل شوند (رابین، 1992: 3).
همكاریهای بین سازمانی، به معنی استفاده از منابع و ساختارهای اداری بیش از یك سازمان تعریف شده است (بوریس و جمیسون،1989: 234).
همكاریهای بین سازمانی در حقیقت ساختارهای سازمانی پیشرفتهای هستند که میتوانند باعث بهبود کارایی، انعطاف پذیری و نوآوری شوند، زیرا رشد سریع دانش و تكنولوژی، موارد مذکور را طلب میکند)ویک، 1976: 2).
همكاریهای بین سازمانی در حقیقت طراحی نوع سازمان جدید شبیه به سازمانهای بدون مرز هستند که در آن هسته متمرکز کوچكی از سازمانها و یا افراد با تخصصهای خاص، کارهای آن را انجام میدهند. آنها هسته های عملیاتی موقتی هستند که هر عضوی میتواند براحتی با دیگر اعضاء ارتباط برقرار کند، قوانین و مقررات جاری کمی دارد، گروه بعنوان یك راهنمای عمل کار میکند، سلسله مراتب کمتری وجود دارد، و روابط بین اعضاء بوسیله هدفهای مشترك کنترل میشوند (بویت، 1995: 14).

2-3- فناوری اطلاعات و ارتباطات

در یک رویکرد ابزاری به هر آنچه که موجب جمعآوری، گردش، پردازش و تبادل اطلاعات و پیامها بدون محدودیتهای مکانی و زمانی میشود، فناوری اطلاعات گفته میشود. مروری بر ادبیات فناوری اطلاعات نشان میدهد، فناوری اطلاعات با دو رویکرد مورد توجه قرار گرفته است. در یک رویکرد ابزاری، فناوری اطلاعات عبارت است از گردآوری، سازماندهی، ذخیره و نشر اطلاعات اعم از صوت، تصویر، متن یا عدد که با استفاده از ابزار رایانهای و مخابراتی صورت پذیرد، با یک رویکرد راهبردی، فناوری اطلاعات یک استراتژی، اندیشه، فکر و ابزار در حوزه انسانها همراه با نوآوری است. امروزه فناوری اطلاعات با فرصتها، امکانات و بستری که ایجاد کرده به یک موضوع راهبردی تبدیل شده است. براساس این رویکرد فناوری اطلاعات راهبرد جدیدی است برای دسترسی متفاوت به آنچه آرمان یک سازمان تعریف میکند. عدهایی فناوری اطلاعات را یک فکر و اندیشه برای انجام بهینه و موثر کارها میدانند. تفکر، ترکیب ابزارها (سخت افزار و نرم افزار) برای برقراری و توسعه ارتباطات و اجرای بهینه اهداف و عملیات است (زرگر،1382: 16).
در تعریف فناوری اطلاعات و

پایان نامه
Previous Entries مقاله رایگان درباره موفقیت سازمان، سیستم مدیریت، سیستم اطلاعاتی، ارتباطات بین سازمانی Next Entries مقاله رایگان درباره فناوری اطلاعات، تکنولوژی اطلاعات، سازمانهای دولتی، عوامل موفقیت