مقاله رایگان با موضوع سلسله مراتب، رفتار کارکنان، منافع اقتصادی

دانلود پایان نامه ارشد

یک محیط متلاطم قابل استفاده نیست و ساختار ارگانیک در یک محیط متلاطم و دارای تغییر زیاد به کار می رود . از این رو آنها مشخص کردند که ساختارهای مکانیکی و ارگانیکی انواع ایده آل ساختارهای سازمانی بوده که در دو سر یک پیوستار قرار می گیرند . هیچ سازمانی دارای ساختار ماشینی یا ارگانیک محض نیست ، بلکه به طور معمول هر سازمانی در جهت یکی از این دو ساختار حرکت می کند . علاوه بر این برنز و استاکر تأکید کردند که هیچکدام از این دو نسبت به هم برتری ندارند . ماهیت سازمان است که تعیین می کند چه ساختاری باید مورد استفاده قرار گیرد .(رابینز ،1384،181-180)
جدول 1-2- مقایسه ساختارهای مکانیکی و ارگانیکی(رابینز ، 1384،181)
ردیف
ویژگی
ماشینی (مکانیکی)
ارگانیک ( زیستی)
1
تعریف وظیفه
بدون انعطاف (خشک )
منعطف
2
ارتباطات
عمودی
موازی
3
رسمیت
زیاد
کم
4
نفوذ
اختیار
مهارت و خبرگی
5
کنترل
متمرکز
متنوع

جدول 2-2- تفاوت های دو سیستم مکانیکی و ارگانیکی (دفت ، 1381،104)
ردیف
مکانیکی
ارگانیکی
1
کارها تخصصی است .
کارکنان در انجام دادن کارهای مربوطه همکاری می کنند.
2
از هر کاری تعریف دقیقی ارائه شده است .
وظایف و کارهایی براساس گروه های کاری تعریف و تعیین می شوند.
3
سلسله مراتب دقیق اداری وجود دارد، مقررات رعایت و کنترل می شود.
مقررات و کنترل اعمال نمی شوند و مقررات یا سلسله مراتب اداری دقیق وجود ندارد.
4
اطلاعات و کنترل در انحصار مدیریت سازمان است.
اطلاعات در دست افراد زیادی است و افراد زیادی امور را کنترل می کنند.
5
ارتباطات مسیر عمودی طی می کند.
ارتباطات مسیر افقی طی می کند.

جدول 3-2- مقایسه کلی ساختارهای ارگانیک و مکانیک سازمان (فقهی فرهمند ، 1381،244)
ردیف
ساختار ارگانیکی سازمان
ساختار مکانیکی سازمان
1
وجود تفویض اختیارات لازم
وجود اختیارات به صورت متمرکز
2
کارکنان به طور کامل خودمختار و مستقل می باشند.
اختیارات کارکنان ، کاملأ مشخص و محدود است.
3
وجود اعتماد و گشاده رویی به کارکنان در سازمان
وجود تخصص گرایی و تجربه گرایی در سازمان
4
به کلیه و تمامی کارکنان توجه می شود .
در بین پرسنل ، تقسیم کار انجام می پذیرد.
5
روابط بین پرسنل ، از پویایی برخوردار است .
قوانین و مقررات حاکم بوده و بین صف و ستاد جدایی است .

5-2- ابعاد سازمان :
ابعاد سازمان به دو گروه اصلی طبقه بندی می شوند :
ساختاری 2- محتوایی
1-5-2ابعاد ساختاری12 :
بیانگر ویژگی های درونی یک سازمان هستند . آنها مبنایی به دست می دهند که می توان بدون وسیله سازمان ها را اندازه گیری و با هم مقایسه کرد . این ابعاد شامل : رسمی بودن ،تخصصی بودن ، داشتن استاندارد، سلسله مراتب اختیارات ، پیچیدگی ، متمرکز بودن ، حرفه ای بودن و نسبت پرسنلی می باشد.
ابعاد محتوایی معرف کل سازمان ها هستند ، آنها معرف جایگاه سازمان هستند که بر ابعاد ساختاری اثر می گذارند ، این ابعاد می توانند مبهم باشند زیرا آنها نشان دهنده سازمان و محیطی هستند که ابعاد ساختاری در درون آن قرار می گیرند.
این ابعاد شامل : اندازه ، تکنولوژی سازمانی ، محیط ، هدفها و استراتژی و فرهنگ می باشد .(دفت ، 1381،18)
با توجه به اینکه در تحقیق حاضر ، برای سنجش تأثیر ساختار سازمانی از سه معیار رسمیت ، پیچیدگی و تمرکز استفاده شده است ، لذا این سه معیار به طور مفصل مورد بحث قرار می گیرند .

شکل 1-2 تعامل ابعاد ساختاری و محتوایی سازمان(دفت ، 1381،19)
1-1-5-2- رسمیت یا رسمی بودن13 :
به اسناد و مدارکی اطلاق می شود که در سازمان وجود دارد . در این اسناد روش ها ، شرح وظایف ، مقررات و سیاست هایی را که سازمان باید رعایت و اجرا نماید نوشته شده است . این اسناد نشان دهنده ی نوع رفتارو فعالیت هاست . اغلب میزان رسمی بودن یک سازمان را از طریق شمارش تعداد صفحه های اسناد موجود در سازمان تعیین می کنند .(دفت ، 1381،19)
رسمیت به میزان یا حدی که مشاغل سازمانی استاندارد شده اند ، اشاره می کند . اگر شغلی از میزان رسمیت بالایی برخوردار بوده متصدی آن ، برای انجام دادن فعالیت های مربوط به آن شغل و اینکه چه موقعی انجام شود و چگونه باید انجام گردد از حداقل آزادی عمل برخوردار می باشد.
از این رو وقتی رسمیت بالاست ، شرح شغل های مشخص ، قوانین و مقررات زیاد و دستورالعمل های روشن در خصوص فرآیند کار در سازمان وجود دارند . وقتی رسمیت کم است رفتار کارکنان به طور نسبی می تواند برنامه ریزی نشده باشد.( رابینز ، 1384،89)
راه های متعددی برای رسمیت رفتار سازمان وجود دارد . هنری مینتزبرگ به چهار نوع اشاره می کند:
1-1-1-5-2 رسمیت از طریق شغل :
اولین راه رسمیت از طریق شغل است . سازمان می تواند به طور رسمی ماهیت شغل را مشخص کند . افراد نقش هایی را در درون سازمان ایفا می کنند هر شغل با توجه به انتظاراتی که از آن می رود ، انجام می شود . سازمان ها مشاغل خود را مشخص کرده و سپس رفتارهای متناسب آن را نیز تعیین می کنند و در تدوین شرح شغل رفتارهایی را که ضرورت دارد را معین ساخته و همان را در تنظیم رفتار و شغل انتظار دارند.
2-1-1-5-2 رسمیت از طریق جریان کار14 :
در یک مقیاس وسیع تر سازمان می تواند رسمیت را از طریق رفتار مورد انتظار ، به وسیله رسمی کردن جریان کار مشخص سازد . به عبارت دیگر مشخص می کند که چه کار مشخصی در چه مرحله از فرآیند مورد انتظار باید انجام شود . یک نهاده ی معین از یک مسیر مشخص می گذرد و ستاده ی معینی در روز تولید می کند . برای یک کارمند در سازمان یک رویه کاری معینی برای انجام کارهابش تدوین شده است و تمام این ها گام هایی که یک کار استاندارد شده برای حصول ستاده های معین باید طی کند.
3-1-1-5-2 رسمیت از طریق قوانین15 :
رسمیت از طریق قوانین احتمالأ شناخته ترین روش برای رسمیت است . در هر محیطی رفتار از طریق قوانینی نظیر : پوشیدن لباس مشخص ، نکشیدن سیگار ، حضور در محل کار در یک ساعت مشخص و … رسمی می شود .
بیانیه ها واضح و روشن هستند و به کارکنان می گویند چه چیز یا چه کاری را انجام داده و چه کاری را انجام ندهند.
4-1-1-5-2 رسمیت از طریق ساختار 16:
سازمان ممکن است ارتباطات سازمانی را به وسیله مشخص کردن اینکه هر کدام از کارکنان ، بتوانند یا نتوانند با سلسله مراتب فرماندهی ارتباط برقرار کنند ، رسمی کند.(استیفن رابینز ، 1384،95-94)
میزان اختیارات فردی و آزادی عمل شخص در سازمان با میزان رسمی بودن و رفتارهای برنامه ریزی شده سازمان رابطه معکوس دارد. رسمی بودن سازمان یک اصل خنثی نیست.(رابینز ، 1381،302)
در واقع میزان رسمی بودن کارها در سازمان بیانگر شیوه تصمیم گیری است . (البته از نظر مشارکت اعضای سازمان ). اگر به افراد آموزشهای لازم داده شود و آنها بتوانند خود را کنترل کنند ، رسمیت سازمان در سطح قرار می گیرد . ولی اگر افراد قادر به خود کنترلی نباشد و نشان ندهند که قادر به تصمیم گیری هستند . برای انجام کارها به انبوهی از قوانین و مقررات نیازمند خواهند بود و کارها بسیار رسمی خواهد شد. رسمی بودن به معنی کنترل بر فرد است.(هال ، 1376، 106)
آیا رسمیت باید مکتوب باشد؟
“پاف” ، “هیکس ” ، ” هینینگس” معتقدند که رسمیت به عنوان میزان یا حدی که قوانین، رویه ها ، دستورالعمل ها و ارتباط مکتوب بوده ، تعریف شده است ، مطابق این تعریف ، میزان رسمیت می تواند از طریق زیر اندازه گیری شود :
آیا سازمان خط مشی ها و دستورالعمل های سالانه نیاز دارد یا خیر؟ میزان قوانین و مقررات موجود در سازمان چقدر است ؟ شرح مشاغل مفصل و دقیق تهیه شده اند یا خیر؟ میزان قوانین و مقررات موجود در سازمان چقدر است ؟ شرح مشاغل مفصل و دقیق تهیه شده اند یا خیر ؟ و اینکه اسناد و مدارکی که در سازمان به کار می روند چقدر است ؟ دیدگاه دیگر نسبت به رسمیت این است که میزان رسمی بودن ، هم قوانین مکتوب و هم غیره مکتوب را در بر می گیرد . در این دیدگاه ادراکات به اندازه واقعیت ها مهم هستند. برای تحقق مقاصد سنجش رسمیت ، علاوه بر در نظر گرفتن اسناد و مدارک سازمانی می توان از طریق بررسی نگرش های کارکنان در خصوص اینکه تا چه حد رویه های شغلی در سازمان مشخص بوده و اینکه قوانین سازمان به چه میزان و مقداری اجرا می گردند ، نیز به این مهم دست یافت.
دامنه رسمیت :
سازمان ها از لحاظ رسمیت با هم متفاوتند و در درون سازمان ها نیز رسمیت به درجات مختلفی وجود دارد . در برخی مشاغل که باید برای هر عمل و اقدامی یک روش استاندارد شده و خاص وجود داشته باشد ، رسمیت افزایش می یابد . و از سوی دیگر در مشاغلی که نیاز به مهارتهای چندانی ندارند و غالبأ ساده و تکراری هستند امکان رسمیت بیشتری است و در مشاغل حرفه ای این امکان زیاد وجود ندارد. رسمیت نه تنها بر حسب اینکه مشاغل غیر تخصصی یا حرفه ای هستند تفاوت پیدا می کند، بلکه بر حسب سطوح سلسله مراتب سازمانی و واحدهای وظیفه ای سازمانی نیز قابل تغییر و تفسیر هستند. کارکنانی که در سطوح بالای سازمان قرار دارند به فعالیت هایی که کمتر تکراری بوده و مستلزم راه حل های برنامه ریزی نشده اند ، انتقال دارند . آزادی عمل مدیران با حرکت در طول سلسله مراتب سازمانی به طرف بالا افزایش می یابد . بنابراین رابطه رسمیت با سطوح سازمانی معکوس است .(رابینز ، 1384،90)
رهاوردهای « رسمی بودن » برای فرد :
پژوهشگری به نام « کروزیر» در سال 1964 بر روی دو سازمان فرانسوی تحقیق نمود و نمونه بسیار شدید از رسمی بودن کارها را ارائه کرد . او یادآور می شد : « مقررات خشک اداری همه وظایف افراد در سازمان تعیین می کند نوع رفتاری که فرد باید رعایت کند به صورتی دقیق مشخص می شود . شرایط احراز پست و خط مشی شغلی به وسیله مقررات بسیار خشک اداری تعیین می گردد.»
این نوع سازمان بسیار رسمی و با توجه به سایر ویژگی های سازمانی « یک اداره باطل » وجود می آورد که تنها به خاطر مقررات ( و نه به هیچ دلیل دیگری ) ، مقررات رعایت می شوند . زیرا افراد براین اساس مورد ارزیابی قرار می گیرند . در چنین مقررات خشک و سخت است نمی تواند با مشتریان سازش کند و نیز نمی تواند خود را با شرایط در حال تغییر محیط وفق دهد ، زیرا طبق مقررات نوع تصمیماتی که باید گرفته شود مشخص است و سازمان تعیین می کند در صورت بروز شرایط خاص چه کسانی حق تصمیم گیری خواهند داشت .
کارکنان خود را در پناه مقررات مصون می نمایند . هیچ انگیزه ای برای ایجاد استقلال و خلاقیت و ابتکار عمل وجود ندارد ، زیرا این ویژگی ها سازمان را تهدید می نماید افراد می کوشند با رعایت مقررات خشک اداری خود را از هر خطر مصون و محفوظ بدارند . در چنین سیستمی افراد می کوشند هر نوع خلاقیت و نوآوری را سرکوب و در مقابل تغییرات محیطی از خود مقاومت بخرج می دهند . و به اصطلاح خود را بنده و مطیع بی قید و شرط مقررات کنند .( هال ، 1376،106)
منظور از رسمیت ، میزان عضویت ، مسئولیت ها ، اختیار و آزادی تصریح شده در تصمیم گیری است . این موضوع حائز اهمیت است زیرا میزان رسمیت معمولأ با هزینه ، فراگیر بودن ، دقت و موفقیت برنامه ریزی همبستگی مثبت دارد به علت مزیت هایی که از استاندارد کردن رفتار کارکنان نصیب سازمان ها می شود ، رسمیت را به کار می گیرند . استاندارد نمودن ، تغییر پذیری رفتار را کاهش می دهد . همچنین باعث افزایش هماهنگی در کار می شود . منافع اقتصادی حاصل از رسمیت را نباید بیش از حد جلوه داد . رسمیت بیشتر آزادی عمل کمتری را از متصدی شغل می طلبد . این موضوع ، قضاوتهای تخصصی متصدیان در آنها بیشتر به کار می رود .( رابینز ، 1384،91)
اختلالات و اشکالاتی که رسمیت زیاد به وجود می آورد:
اولین آن ، اشکال رفتاری است . رفتار گرایانی نظیر : لیکرت ، آرجریس و مک گریگور معتقدند که افراد نیاز به استقلال دارند ، قوانین و مقررات زیاد و دست و پا گیر ، افراد را تحت فشار می گذارند و افراد در مقابل این فشارها ، مقاومت از خود نشان می دهند . در نتیجه قوانین بیشتری برای کنترل مقاومت

پایان نامه
Previous Entries مقاله رایگان با موضوع بوروکراسی، ساختار سازمانی، بوروکراتیک Next Entries مقاله رایگان با موضوع سلسله مراتب، تخصص گرایی، تحقیق و توسعه