مقاله رایگان با موضوع ساختار سازمانی، نمودار سازمانی، تقسیم کار

دانلود پایان نامه ارشد

1384،6)
سیستم ها در طی زمان تغییر می کنند و این تغییرات بر پویایی سیستم دلالت دارند . ( همان منبع ، 1380 ، 40) و یک سیستم پویا برای آنکه بتواند زنده بماند باید فعالیتهایی را که ادامه حیات او را تضمین می کند ، بشناسد . سایمون یکی از دانشمندان مدیریت جدید معتقد است که ساز مانها ی امروزی برای حفظ حیات و توفیق خویش باید سه مهارت اساسی زیر را در خود پرورش دهند :
مهارت در فهم شرایط نامعین آینده
مهارت در ایجاد ایده های نو متناسب با شرایط جدید ( پذیرش تغییر) و ( یادگیری)
مهارت در اجرای برنامه های جدید با سرعت و راندمان .( فقهی فرهمند ، 1381، 152)
2-2- تعاریف سازمان :
” هربرت جی . هیکس” از نقطه نظر کلاسیک ها سازمان اینگونه تعریف می کند:
« سازمان یک ساختاری از روابط قدرت ، اهداف ، نقشها ، فعالیتها ، ارتباطات و عوامل دیگری است که بین افرادی که با یکدیگر به صورت گروهی کار می کنند ، وجود دارد » .( هیکس ، 1376، 120)
” ماکس وبر” : ماکس وبر برای اولین بار توانست سازمان را از سایر نهادهای اجتماعی مجزا نماید . از دیدگاه او سازمان « یک رابطه اجتماعی می باشد که بر طبق مقررات به افراد خارجی اجازه ورود را نمی دهد … دستورات برای عملیات بوسیله افراد خاصی که عهده دار این وظیفه هستند و در «رأس» قرار می گیرند ، اعمال می شوند و معمولأ یک ستاد اداری و اجرایی دارد».
« سازمان ، صحنه ی تلفیق کار با افراد و گروه های کاری است تا آنها از امکانات موجود سازمان در اجرای وظایف خویش بهره ببرند . در واقع یک سازمان مجموعه ای از نقش ها و موقعیت هایی است که دارای سلسله مراتب است . در هر سازمان فعالیتهایی میان واحدها و بخش های مختلف تقسیم می شوند . در هر واحد هر صاحب مقامی دارای سهم معینی از اختیارات و امکانات سازمان است ».(فقهی فرهمند، 1381،267)
زمان ها دارای ویژگی ها و وجوه مشترک اند . که بصورت زیر مورد توجه قرار می گیرد :
یک نهاد اجتماعی است . 2) که مبتنی بر هدف است .3) ساختار آن به صورتی آگاهانه طرح ریزی شده است و دارای سیستم های فعال و هماهنگ است ، و سرانجام 4) با محیط خارجی ارتباط دارد. ( دفت ، 1381،15)
3-2- اهمیت و تعریف سازماندهی :
عصر ما، عصر سازمانهای بزرگ و پیچیده است و مدیر امروز باید از چگونگی سازماندهی و نحوه ی ایجاد این سازمان ها و اصلاح و تغییر آنها آگاه باشد . برای نیل به هدفها ، سازماندهی گامی ضروری است و به کمک این فعالیت است که هدف کلی و مأموریت اصلی سازمان در قالب هدفهای جزئی تر و وظایف واحدها شکسته شده و تحقق آن میسر می شود . در سازماندهی ، وظایف و اختیارات و مسئولیت های واحد ها و پست ها مشخص شده و نحوه ی هماهنگی و ارتباط بین آنها معین می شود . سازماندهی فعالیت مستمر و مداومی است که مدیر همواره با آن روبرو است و منحصر به طراحی سازمان در ابتدای آن نمی شود .
از این رو است که بعضی از صاحب نظران سازمان و مدیریت از جمله همپتون7 این وظیفه مدیر را سازماندهی مجدد8 یا فرآیند انتخاب دائم 9 نام نهاده اند . به زعم آنان در محیط متغیر و متحول امروز ، مدیران باید به طور مستمر ساختار سازمانی خود را با شرایط محیطی تطبیق داده و اصلاحات لازم را به عمل آورند .
دورانی که مدیران ، ساختاری را برای سازمان طراحی می نمودند و این ساختار مدتها پاسخگوی نیازها بود سپری شده است و مدیران امروز باید دائمأ در صدد اصلاح و بهبود سازمان و طراحی مجدد آن باشند .پویایی مدیریت ایجاب می کند تا سازماندهی در پی سازگاری سازمان با محیط متغیر ، تکنولوژی های جدید و سایر سازمانها استمرار داشته باشد و در این راه کارآمدتر عمل کند . البته مستمر بودن کار سازماندهی به معنای آن نیست که سازمان دائمأ دستخوش دگرگونیهای بنیادی است بلکه هر تغییر و اصلاحی در ساختار سازمان که براثر دریافت بازخور از محیط های مؤثر بر سازمان حاصل می شود گویای این واقعیت است که ، سازمان را تغییر داده و آن را با محیط هماهنگ و سازگار ساخته ایم ( الوانی ، 1384، 98-97)
سازماندهی ، فرآیندی است که طی آن تقسیم کار میان افراد و گروه های کاری هماهنگی میان آنان ، به منظور کسب اهداف صورت می گیرد .
« سازماندهی عبارت است از فراهم آوردن امکانات و وسایل مورد نیاز برای رسیدن به هدفهای سازمان » .(زاهدی ، 1376،115)
« سازماندهی فرآیندی است که طی آن تقسیم کار میان افراد و گروه های کاری و هماهنگی میان آنان به منظور کسب اهداف صورت می گیرد .» (رضائیان ، 1371،126)
« سازماندهی فرآیندی است که سه مرحله ای مرکب از :
طراحی کارها و فعالیت ها
دسته بندی فعالیت ها به پست های سازمانی
برقراری رابطه میان پست ها به منظور کسب هدف مشترک » (رضائیان ، 1371،127)
4-2- ساختار و فرآیند سازماندهی :
مطالعه در خصوص سازماندهی به عنوان یک فرآیند مستلزم توجه به چند نکته اساسی است . در ذیل به چند مورد مهم و اساسی که ساختار سازمان باید منعکس کننده آنها باشد اشاره می گردد :
ساختار باید منعکس کننده اهداف و طرح ها باشد . زیرا تمامی فعالیت ها ناشی از آنها هستند.
ساختار باید نشان دهنده اقتدار موجود در مدیریت یک سازمان باشد .
ساختار سازمان همانند هر طرح دیگر باید نمایانگر محیطش باشد.
ساختار سازمان باید متناسب با مقتضیات و شرایط موجود سازمان باشد .(ممی زاده و دیگران ، 1384، 83)
از آنجایی که سازمان متشکل از افراد گوناگون است ، لذا در گروه بندی فعالیت ها و برقراری روابط قدرت در یک ساختار سازمان باید مسائل فرهنگی آنها در نظر گرفته شود . البته این بدان معنی نیست که ساختار به جای توجه به فعالیت های مربوط به اهداف سازمانی بر اساس سلیقه افراد طراحی می شود بلکه منظور کسب شناخت در مورد افراد مختلفی است که جذب سازمان می شوند .
منظور از ساختار مناسب سازمان تنظیم و هماهنگی اقدام های کارکنان به گونه ای است که تحقق هدف های سازمان میسر گردد . نخست ساختار باید نیروی کار موجود را بر حسب وظیفه هایی که باید انجام دهند تقسیم کند . دوم ساختار باید وظیفه های تقسیم شده را به گونه ای ترکیب . هماهنگ کند که بازده مورد نظر بدست آید.(مورهد ، 1379 ،338)
1-4-2- تعریف ساختار10:
رابینز به نقل از الوانی و دیگران ساختار را اینگونه تعریف می کند : « ساختار سازمانی تصریح می کند که وظایف ، چگونه تخصیص داده شوند ، چه شخصی ، به چه کسی گزارش دهد و سازوکارهای هماهنگی رسمی و همچنین الگوهای تعاملی سازمانی که باید رعایت شوند کدامند؟» در ادامه ساختار را به عنوان یکی از اجزاء سازمان ، که از عنصر پیچیدگی ، رسمیت و تمرکز تشکیل شده توصیف می نماید .» ( رابینز ، 1384،22)
« ساختارهای سازمانی ، کالبدی است که در آن جلوه ای از موارد زیر تعیین می گردد:
تعیین کننده ی حوزه های اساسی یک سازمان
تعیین کننده ی مأموریت اساسی هر یک از حوزه ها
تعیین کننده ی مدیریت اساسی در هر یک از حوزه ها
تعیین کننده ی مأموریت های کلی هر یک از واحدهای اساسی
ارائه دهنده تصویری از نظام ارتباطی و مراکز تصمیم گیری
زیر بنای نمودار سازمانی
تفاوت بنیادی « ساختار سازمانی » با « نمودار تشکیلاتی » در این است که در ساختار به چگونگی تجزیه کلان یک سازمان و ترکیب مدیریت اساسی در کل پرداخته می شود ولی در نمودار تشکیلاتی ، کلیه ی اجزاء تشکیل دهنده ی هر مدیریت مشخص می گردد . هر سازمان پویایی ، دائمأ در مورد نقش ها و اهداف خود در جستجو و کنکاش است و در جهت حفظ ، بقاء یا توسعه ی خود تلاش می کند .(فقهی فرهمند ، 1381،219)
ساختار سازمانی در نمودار سازمانی نمایان می شود . نمودار سازمانی یک نماد قابل رؤیت ؛ از کل فعالیت ها و فرآیندهای سازمان است . در تعریف ساختار سازمانی به سه رکن اصلی اشاره می شود ، که اینک به آنها می پردازیم .
ساختار سازمانی تعیین کننده روابط رسمی گزارشگری در سازمان است و نشان دهنده ی سطوحی است که در سلسله مراتب اداری وجود دارد و نیز حیطه ی کنترل مدیران یا سرپرستان را مشخص می کند.
ساختار سازمانی در برگیرنده ی طرح سیستم هایی می شود که بوسیله ی آنها فعالیت های همه ی دوایر هماهنگ و یکپارچه می گردد و در نتیجه سیستم ارتباط مؤثر ( در سازمان ) تضمین خواهد شد .(دفت ، 1381،211)
ساختار سازمان را می توان مجموعه راه هایی دانست که طی آنها فعالیت های سازمان به وظیفه های شناخته شده تقسیم و میان این وظیفه ها هماهنگی تأمین می شود . ( مینتز برگ، 1371،3)
« ساختار سازمانی یا طراحی سازمان ، حاصل فرآیند سازماندهی است و عبارتست از سیستم روابطی که به طور رسمی شکل گرفته و به طور رسمی تصویب شده است و حاکم بر فعالیت های افرادی است که برای کسب اهداف مشترک به هم وابسته اند .» ( رضائیان ، 1371،127)
« ساختار سازمانی تجلی تفکر سیستمی است . سازمان مرکب از عناصر ، روابط بین عناصر و ساختار روابط به عنوان یک کلیت است که یک واحد را تشکیل می دهد .CHECK ( Land ) (به نقل از منبع اینترنتی measuring business excellence,jan 2003 ابعاد ساختاری در سازمان های دانش محور ، ترجمه مهشید فروهی )
به گفته بانگ (1979) ساختار ، ترکیب اعلی از روابط بین عناصر سازمانی است که فلسفه وجودی فعالیت سازمانی را شکل می دهد .( همان منبع از ترجمه ی ابعاد ساختاری در سازمانهای دانش محور ترجمه مهشید فروهی )
ساختار سازمانی به کارگیری منابع و فعالیت های افراد را باید به گونه ای با هم ترکیب و هماهنگ کند که دو یا چند برابر شدن را حاصل شود .
ساخنار سازمانی متشکل از وظیفه ، گزارش دهی ، رابطه و اختیارات است که امور سازمان در محدوده آن انجام می گیرند . بنابراین ساختار مبین تشکل و تخصص فعالیت های سازمان می باشد . منظور از ساختار سازمان تنظیم و هماهنگی اقدام های کارکنان به گونه ای است که تحقق هدف های سازمان میسر گردد. فرض بر این است که از طریق کوشش سازمان یافته ( یعنی کار کردن دسته جمعی افراد ) در مقایسه با انجام کار انفرادی موفقیت بیشتری کسب می گردد .در مورد ساختار باید دو نکته را یادآوری کرد :
نخست ) ساختار باید نیروی کار موجود را برحسب وظیفه هایی که باید انجام دهند تقسیم کند .
دوم ) ساختار باید وظیفه های تقسیم شده را به گونه ای ترکیب و هماهنگ کند که بازده مورد نظر بدست آید.(گریفین ، 1376،83)
در تعریفی دیگر ساختار سازمانی عبارتست از گماریدن و انتصاب افراد ، در نقاط مختلف نمودار سازمانی ، در پست های اجتماعی ، پست هایی که بر روابط سازمانی این افراد اثر می گذارند.( هال ، 1376،83 )
با بررسی و جمع بندی تعاریف ذکر شده به این نتیجه می رسیم که در تعریف ساختار سازمانی ، با دو شرط اصلی مواجهیم که تقریبأ در همه تعاریف مشترک می باشد و آن دو شرط پایه ای عبارتند از :
2-4-2- تقسیم کار میان وظیفه های گوناگون :
هماهنگ کردن این وظیفه ها به گونه ای که امکان انجام گرفتن کار را فراهم کند . هنری مینتز برگ ، برای هماهنگی میان فعالیت ها پنج نوع مکانیسم هماهنگی را بر شمارد که سازمانها از راه این مکانیزم فعالیت های خود را هماهنگ می کنند این مکانیزم ها عبارتند از : سازگاری رویارویی ، سرپرستی مستقیم ، استاندارد کردن بازده و استاندارد کردن مهارتهای شغل.
در مکانیزم سازگاری رویارویی هماهنگی کارها با پیمودن فرآیند ساده ارتباطات غیررسمی تأمین می شود . در سرپرستی مستقیم ، وظیفه هماهنگی کارهای دیگران به یک نفر واگذار می شود که از راه صدور دستورها و نظارت بر عملیات این وظیفه را انجام می دهد . بازده کار زمانی استاندارد می شود که اندازه های فرآورده یا خدمات مشخص باشند . و نهایتأ مهارتها و دانش ها زمانی استاندارد می شوند که آموزش مورد نیاز برای انجام یافتن کار روشن باشد.(مینتز برگ ، 1371،8-3)
3-4-2- ساختارهای بلند و مسطح11 :
واژه های تخت و بلند ، در تجزیه و تحلیل سازمانی برای تبیین الگوی کلی حیطه کنترل و سطوح مدیریت به کار می رود . در اصول کلاسیک ، حیطه کنترل در ارتباط با تعداد زیردستانی است .که یک مدیر کی تواند به طور مؤثر اداره کند . لذا مفهوم تخت و بلند بیشتر مربوط به ترتیبا

پایان نامه
Previous Entries مقاله رایگان با موضوع ساختار سازمانی، مدیریت دانش، استقرار مدیریت دانش Next Entries مقاله رایگان با موضوع بوروکراسی، ساختار سازمانی، بوروکراتیک