مقاله درمورد فناوری اطلاعات، عوامل داخلی، ساده سازی، شایستگی ها

دانلود پایان نامه ارشد

ی اطلاعات، مهندسی مجدد فرآیندها (BPR)، یعنی شناخت دقیق با نگرش فرآیندگرا به سازمان، ترسیم دقیق رابطه فعالیت ها و شرایط اجرای فرآیندها، برآورد منابع و هزینه تمام شده و زمان انجام فرآیندها، سپس اصلاح و بهینه سازی رابطه فعالیت ها و اجرای فرآیندها از طریق به کارگیری روش ها، فناوری اطلاعات و تجارب جدید. نتیجه مهندسی مجدد فرآیندها عبارتست از دستیابی به سرعت بیشتر و هزینه کمتر در انجام فعالیت های سازمان و تأمین هدف های کلیدی بنگاه از قبیل موقعیت برتر در رقابت، خدمات بهتر به مشتری یا مشترکین و جلب رضایت آن ها و در نهایت ارزش افزوده بیشتر برای سازمان و مشتری. امروزه مهندسی مجدد فرآیندها قبل از به کارگیری فناوری اطلاعات و انواع سیستم های اطلاعاتی، جهت بهبود فرآیندها و توسعه کارآیی مدیریت و سازمان اجرا می گردد. اساس این دیدگاه برمبنای بازنگری اساسی فعالیت ها و وظایف و ایجاد دیدگاه فرآیندگرایی52 در قالب تکنولوژی اطلاعاتی است. نقطه نظر مشترک سازمان های پیشرو در دنیای صنعتی امروز فرآیندگرایی است، به طوری که مرزهای موجود بین دپارتمان های مختلف برداشته شده و تمام وظایف به صورت زنجیره ای متصل به هم در عرض سازمان جاری می شوند. این مهم باعث تبدیل ساختار سلسله مراتبی53 سازمان ها به ساختار مسطح54 و روان سازی مسیر اجرای فرآیندها در یک سازمان و حتی بین سازمان های مختلف در یک بازار کسب و کار می گردد (سوری، 1387 : 23).
مهندسی مجدد تنها یک ضرورت برای بنگاه های اقتصادی نیست بلکه الزامی برای بقای هر نهاد اجتماعی است. همه نهادها که دارای بحران هستند و یا پیش بینی می کنند دچار بحران خواهند شد و حتی نهادهایی که در اوج اقتدار هستند نیز می توانند برای تعالی و در اوج ماندن از مهندسی مجدد بهره مند گردند.در تئوری استراتژی رقابت آمیز، تمام سازمان ها نه تنها درگیر رقابت می شوند بلکه با سرعت تغییر در رقابت مواجه می گردند. سرعتی که با هر پیشرفت فناوری جدید، هر رقیب خارجی و هر موافقتنامه تجاری بین المللی جدید تحت تأثیر قرار گرفته و شتاب می گیرد. استراتژی رقابت بر این نکته استوار است که با تهدید ها مواجه شده و روی فرصتها سرمایه گذاری کنیم. استراتژی رقابتی در نتیجه پاسخ به سه سؤال بوجود آمده است(متقي حامد، 1383) :
1. سازمان اکنون چه می کند؟
2. چه اتفاقی در محیط سازمان می افتد؟
3. سازمان در مقابل باید چه کند؟
مهندسی مجدد رویکرد برنامه ریزی و کنترل تغییر است. توانایی ارزیابی، برنامه ریزی و اجرای تغییر به صورت مداوم، توانایی تجزیه و تحلیل اثرات مرتبط با تغییرات است. (متقی، 1383).
کارشناسان، مهندسی مجدد را به عنوان کشتی نجات برای سازمانهای در حال نابودی و غرق شدن می دانند، اما به راستی چرا مهندسی مجدد؟ علل روی آوردن سازمانها به مهندسی مجدد می تواند وابسته به عوامل خارجی یا عوامل داخلی سازمان باشد. حال به بررسی عوامل خارجی و داخلی یا پیشرانه های مؤثر در روی آوردن سازمانها به مهندسی مجدد و انتخاب آن به عنوان راه نجات سازمان، پرداخته مي شود(اخوان، 1383).

• عوامل خارجی55 :
با مشاهده سطح رقابت افزایشی در بازارهای جهانی نیاز به نوآوری در سازمان بیشتر ملموس می شود تا سازمان بتواند خدمات یا محصولات با استانداردهای جهانی و قابل رقابت تولید کند. بنابراین، افزایش دانش و همچنین هماهنگی بین فرآیندهای سازمان از بزرگترین چالشهای سازمانهای امروزی به شمار می رود. مهندسی مجدد می تواند به عنوان ابزاری جهت بهبود شگرف در عملکرد به کار رود. رشد فناوری اطلاعات نیز به عنوان یکی دیگر از عوامل انتخاب مهندسی مجدد سازمانها به حساب می آید. اهمیت فناوری اطلاعات امروزه به گونه ای است که تقریباً هر وظیفه ای در سازمان به نحوی با آن سروکار خواهد داشت. رشد روز افزون فناوری اطلاعات به گونه ای است که می تواند به عنوان عاملی تسهیل کننده جهت توسعه شکل جدید سازمان و معماری آن باشد. تغییرات سریع فناوری اطلاعات، سازمانها را وادار می کند تا به روز باشند و ارتباطات را سریعتر و مطلوبتر به انجام رسانند. شرایط متغیر و غیر قابل پیش بینی در محیط بازار، زندگی اجتماعی، امور فنی و سازمانی، تغییرات اقتصادی، مقررات و قواعد جدید از دیگر عوامل انتخاب مهندسی مجدد توسط سازمانها هستند. به طور خلاصه عوامل یا پیشرانه های خارجی انتخاب مهندسی مجدد عبارتند از(اخوان، 1383) :
• افزایش سطح رقابت در بازارهای جهانی
• تغییرات نیاز مشتریان
• افزایش سطح انتظارات مشتریان
• پیشرفتهای حاصل شده در فناوری اطلاعات
• محیط متغیر و نامطمئن امروزی

• عوامل داخلی56 :
عوامل داخلی نیز می تواند از علتهای انتخاب مهندسی مجدد برای سازمانها به شمار روند. تغییر در استراتژی های سازمان می تواند به عنوان عاملی جهت تحریک سازمانها در انتخاب مهندسی مجدد برای ادامه مسیر باشد. تغییرات در ساختار سازمانی نیز ممکن است ضرورت ایجاد تغییرات در فرآیندها را ملموس تر سازد. یک مثال دیگر از عوامل داخلی می تواند ضرورت ساده سازی امور به شمار رود. ساده سازی می تواند کاربرد در مواردی چون سطوح عملکرد بهتر، زیر ذره بین بردن موارد عدم کارآیی و کاهش پیچیدگی داشته باشد. تغییرات مورد نظر در فرآیندها، روشها، مهارتها و رفتارها نیز می توانند به عنوان عوامل داخلی در انتخاب مهندسی مجدد به شمار روند. به طور خلاصه عوامل یا پیشرانه های داخلی مهندسی مجدد عبارتند از(اخوان، 1383) :
• تغییر در استراتژی های سازمان،
• تغییر ساختار سازمانی،
• ضرورت ساده سازی،
• تغییر در فرآیندها، روشها، مهارتها و رفتارها.
در پژوهشی دیگر که توسط سپهری (1384)، انجام گرفته است بیان می کند که مهندسی مجدد ساختار یا فرآیندهای هر سازمان در شرایط زیر ضرورت پیدا می کند :
• تغییر اساسی در استراتژی، اهداف و خط مشی های سازمان
• تغییر جدی در دیدمان57 مدیریتی و نگرش های مدیریت ارشد نسبت به سازمان
• تغییر جدی در تکنولوژی سازمان از جمله فناوری اطلاعات
• تغییر در حرفه یا مأموریت سازمان و نوع فعالیت آن و یا شرایط بازار(محصول و کار)
• تغییر جدی در شرایط محیطی به ویژه قوانین و مقررات مرتبط با روابط کار و تأمین منابع
• تغییر جدید در ابعاد و اندازه سازمان و توسعه فعالیت ها یا تغییر کارکردهای آن
• آگاهی از عملکرد نامطلوب و اثربخشی پایین فعالیت های سازمان
• وقوع بحران یا مشکلات پرسنلی یا مالی در سازمان از جمله بروز تورم پرسنلی و ضرورت کوچک سازی ابعاد سازمانی
• تشخیص شکاف جدی پس از مقایسه با سازمان های برتر (بهینه کاوی) در ارزیابی عملکرد و اثربخشی سازمان
• احساس ضرورت نسبت به انجام یک خانه تکانی سازمانی و هرس کردن شاخه های اضافی به منظور افزایش بهره وری و اثربخشی سازمان

2-5-1- اهداف مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار

مهندسی مجدد فرآیندها، سه دسته اهداف کلیدی را در درون خود دارد :
1- روابط دوستانه با مشتریان : یکی از اهداف کلیدی اجرای مهندسی مجدد، نیل به یک لبه رقابتی است که از طریق تأمین بیشتر مشتریان نسبت به آنچه که رقیبان ارائه می دهند، برآورده می شود. اگر مشتری به دنبال محصولات مناسبی برای رفع نیازش است، می باید محصولاتی مطلوبتر و بهتر از محصولات رقبا را برای او تدارک دید.
2- اثربخشی : به چه میزان محصول یا خدمتی که سازمان برای مشتری تدارک می دهد مؤثر و اثربخش است؟ اگر محصولی که سازمان ارائه می کند اثربخش است، مشتریان به طور خودکار، آن محصول یا خدمت را خواهند خرید.
3- کارآیی : به چه میزان سازمان در ارائه محصول بهتر، توام با کاهش هزینه ها موفق و کارآمد است؟ این هدف به نظر می رسد که از دیگر اهداف مهندسی مجدد، مهمتر است؛ چرا که اگر سازمان تولید کننده بتواند قابلیت های کارآمدی را بیاموزد، پس به طور خودکار رابطه اش با مشتری دوستانه تر و نیز اثر بخش تر خواهد بود(انواری رستمی و شهایی، 1384).
به طور کلی، هدف اصلی مهندسی مجدد فرآیندهای کسب وکار ایجاد نگرش فرآیند مدار58 به جای وظیفه مدار است، چرا که فرآیندهای کار موجبات پیروزی های دراز مدت را برای سازمانها فراهم می آورند، نه فرآوردهای حاصل از آنها. پیروزمندان صحنه رقابت، فرآوردهای خوب عرضه می کنند، نه اینکه فرآوردهای خوب موجب پیروزیند(حافظی،موسی خانی و بخشی،2009).

2-6- ارکان مهندسی مجدد
در مهندسی مجدد سه رکن اصلی مورد توجه قرار می گیرد که عبارتند از(صرافی زاده، 1388 : 116) :
• شایستگی های ویژه
• فرآیندهای اصلی
• تجدید نظر سازمان در سطوح افقی
منظور از شایستگی های ویژه، اموری است که سازمان در مقایسه با سازمان های رقیب بهتر می تواند آن را انجام دهد. همچنین تأکید بر فرآیندهای اصلی است که موجب می شود تا شایستگی های ویژه سازمان افزایش یابد. از طریق این فرآیند سازمان مواد، سرمایه، اطلاعات و تلاش خود را به کالا و خدماتی تبدیل می کند که مورد نظر مشتری است و در نهایت سازمان در سطح افقی مورد بازسازی و یا تجدید سازمان قرار می گیرد و این به مفهوم تشکیل تیم های خود مدار است که اعضای آن ها به بخش ها و دوایر مختلف تعلق دارند و توفیق خود را در تلاش گروهی و عضویت مؤثر در تیم می دانند(صرافی زاده، 1388 : 116).

2-7- اصول مطرح در مهندسی مجدد
در مهندسی مجدد باید بر موارد زیر توجه خاص داشت(صرافی زاده، 1388 : 116- 117) :
• برمحور نتایج سازماندهی کنید نه بر حول وظایف.
• از کسانی استفاده کنید که از نتیجه فرآیندها بهره می برند.
• کار پردازش اطلاعات را به کاری واقعی که تولید اطلاعات می کند تبدیل کنید.
• با منابع و مناطق پراکنده طوری برخورد کنید که گویی متمرکز هستند.
• بجای ترکیب نتایج فعالیت های موازی آنها را به یکدیگر مرتبط کنید.
• مرکز تصمیم گیری را در جایی قرار دهید که کارها انجام می گیرد و نظارت را در حین پردازش اعمال کنید.
• اطلاعات را یکپارچه و از سرچشمه اخذ کنید.
• بزرگ بیندیشید.

2-8- مزایای مهندسی مجدد
در ذيل مهمترین مزایای مهندسی مجدد از ديدگاه همر و چمپي ارائه شده است :

• واحدهای کاری از ((اداره های تخصصی)) به ((تیم های فرآیندی)) تبدیل می شوند :
شرکت هايی که خود را از نو طراحی می کنند، در حقیقت بخش های مختلف کار را که آدام اسمیت و هنری فورد بصورت اجزاء ریز درآورده بودند، دوباره به گرد هم می آورند. در ساختار تازه، تیم های فرآیندی، یعنی گروهی از کارکنان که انجام کل کاری را بعهده دارند، بشکل منطقی سازماندهی می گردند. تیم های فرآیندی از نمایندگان ادارات تخصصی درگیر، تشکیل نشده، بلکه خود جانشین ساختار اداری کهن می شوند. هر چند که تیمهای فرآیندی انواع گوناگون دارند، منظور ما از این واژه چیزی تک و ویژگی مشترک تیم ها است(همر و چمپي، 1387 : 112).

• شغل ها از یک ((وظیفۀ ساده))، به ((کارهای چند سویه)) تبدیل می شوند
اعضا تیم های فرآیندی که بجای مسئولیت وظیفه های معین، بگونۀ گروهی مسئول تکمیل یک کار هستند، از دیدگاه دیگری به آن نگاه می کنند. آنها به انجام کل کار، و نه تکه های کوچکی از آن، توجه داشته و احساس مسئولیت می کنند(همر و چمپي، 1387 : 114).

• نقش افراد از ((کنترل شده))، به ((دارای اختیار))، می گراید
شرکتهای وظیفه گرای سنتی پیشین که افرادی را به استخدام در می آوردند، از ایشان انتظار داشتند که مقررات را رعایت کنند. شرکتهائی که به مهندسی دوبارۀ خود دست زده اند کارکنانی را نمی خواهند که می توانند از مقررات خوب پیروی کنند. آنها به کسانی نیازمندند که بتوانند راه و مقررات برای خود را بوجود آورند. مدیریتی که تیمی را به انجام کلی کاری می گمارد، بایستی اختیار تصمیم گیریهای لازم را نیز به آنها بدهد(همر و چمپي، 1387 : 117).

• انجام کار بجای ((آموزش)) به ((دانش)) نیازمند است
همان گونه که مهندسی فرآیند کارها، افراد را از پیروی کورکورانه از مقررات معاف می دارد، از آنها می خواهد تا قضاوت خویش را در انتخاب راه درست بکار گیرند. بنابراین،

پایان نامه
Previous Entries مقاله درمورد دیوانسالاری، کسب و کار، شگفت انگیز، فناوری اطلاعات Next Entries مقاله درمورد منابع سازمان، رضایت مشتری، مزیت رقابتی، قابلیت اطمینان