مقاله درمورد سازمان های دولتی، محدودیت ها، عوامل محیطی، سازمان های بخش دولتی

دانلود پایان نامه ارشد

هستند. شرکت ها می توانند دریابند که مشتریانشان به چه موضوع هایی اهمیت می دهند. هزینه تولید، تحویل بهنگام، ویژگی های فرآورده، و مواردی از این دست برای مشتریان مهم اند. شرکت ها باید فرآیندهایی را که با این موضوع ها در ارتباط تنگاتنگ بوده و بر آنها اثر می گذارند، شناسایی کرده و مهندسی دوباره آنها را در اولویت قرار دهد(همر و چمپی، 1387 : 186- 187).

2-18-3- فرآیندهای آماده
سومین معیار یعنی آمادگی و امکان پذیری، توجه به چند عامل را که ممکن است در پیروزی مهندسی دوباره مؤثر باشند، ضروری می نماید. یکی از این عوامل، اندازۀ فرآیند است. معمولاً هر چه فرآیند بزرگتر باشد، واحدهای بیشتری با آن درگیر هستند. هنگا میکه در یک فرآیند بزرگ مهندسی دوباره صورت می گیرد، ممکن است که نتیجه بسیار بزرگی بدست آید. ولی از سوی دیگر شانس پیروزی هم در چنین حالتی کمتر است. یک فرآیند بزرگ به گروه های تصمیم گیری، سازمان ها، و مدیران بیشتری مربوط می شود که هر کدام دیدگاه و علاقه مندی های ویژۀ خود را دارند و باید این همه را هماهنگ کرد. نیاز به هزینۀ سنگین نیز امکانپذیری و آمادگی را کاهش می دهد. مهندسی دوباره ای که نیازمند سرمایه گذاری هنگفتی در بوجود آوردن پایگاه اطلاعاتی کامپیوتری است، به مراتب از دگرگون کردن یک فرآیند ساده مشکل تر است. توانمندی های اعضاء تیم مهندسی مجدد و درجه علاقه مندی صاحبکار فرایند نیز از عواملی هستند که باید در آماده بودن و امکانپذیری دگرگون ساختن یک فرآیند خاص به حساب آورد(همر و چمپی، 1387 : 187- 188).

2– 19- مهندسی مجدد فرآیندها درسازمان هاي دولتي
بخش دولتی هم با چالش هایی که بخش خصوصی با آن درگیر است و ناشی از محیط متغیر امروز است، روبروست. سازمان های دولتی دریافته اند که مواجهه با تغییر سریع، با مدلهای بوروکراتیکی که آنها دارند امکان پذیر نيست. زیرا این مدلها، زمانی به وجود آمده اند که، آهنگ تغییرات جوامع بسیار کند بوده، تولیدات به صورت انبوه بوده و اطلاعات در سطح بالای هرم مدیریت برای تصمیم گیری متمرکز می گردیده اند. برای ایجاد تغییر در این سازمانها و مؤثرتر کردن و کارآتر کردن عملیات در آنها مجبور به تطبیق دادن سازمان با فناوری اطلاعات هستیم و این کار بدون تغییر ریشه ای و اساسی قابل انجام نيست. مهندسي مجدد فرآيند كسب و كار برای انجام این خواسته کاملاً می تواند مفید واقع شود. مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار، هر چند که ابتداً در بخش خصوصی تهیه و اجرا گردید، رویکردی است که اگر فرآیندهای کاری سازمان های بخش دولتی را متحول کند، می تواند بخش ارزشمندی از اصلاحات عصر اطلاعاتی را تشکیل دهد. ادبیات اداره امور عمومی مشخص می کند که سازمان های عمومی و خصوصی، همانند نیستند و محیط و ساختار آنها به صورت اساسی از هم متفاوتند. رویکرد BPR به این تأکید دارد که تغییرات فرآیندها قرار است تغییراتی بنیادین باشند نه تدریجی. همچنین، این رویکرد به فرآیندهای جامع و چند کارکردی و (در صورت نیاز) تغییر بنیادین در چنین فرآیندهایی اشاره دارد. همۀ این ها بدین معنا است که BPR مبتنی بر ایدۀ تحول سازمانی بنیادین است، ایده ای که خطر شکست بسیار بالایی دارد. تمام این ها را چگونه می توان با محیط بخش دولتی سازگار کرد؟(خون سیاوش و محمدی، 1388).
به طور سنتی، مشخصۀ بخش دولتی عبارت از ثبات و بیزاری از خطر بوده است. بنابراین جای شگفتی نیست که وقتی ایده های BPR برای اولین بار در جامعۀ اداری بخش دولتی مطرح شدند، چندان مورد تحسین قرار نگرفتند بلکه مورد تمسخر نیز قرار گرفتند، چون اگر BPR در بخش دولتی به کار گرفته شود، در بدترین حالت، شدیداً به قضاوتی نادرست و اقداماتی ناسازگار با « روح » بخش دولتی منجر خواهد شد. با این حال، هم اکنون که ما در آستانۀ قرن جدید هستیم، می توانیم ببینیم که این الگوی سنتی در حال تغییر است. شاید دیگر سریعاً بگویید که ریسک از مشخصه های بخش دولتی نیست(خون سیاوش و محمدی، 1388).
همر وچمپي معتقدند كه بدون ترديد مهندسي دوباره در سازمانهاي دولتي هم كاربرد دارد. مهندسي دوباره بازانديشي در سازمان كار است. بنابراين در هر سازماني كه كاري انجام مي دهد قابل پياده شدن است. البته مهندسي دوبارة سازمانهاي دولتي مشكلات ويژة خود را نيز داراست. يك چالش بي مانند كه مهندسي دوبارة سازمانهاي دولتي و عمومي با آن روبرو است، مشكل ارزيابي عملكرد آنهاست. در بخش خصوصي ((سود)) را مي توان معيار موفقيت گرفت كه خود با چند متغير پيوند دارد. براي مثال، مي توان آنرا با كاستن از هزينه ها، و يا افزودن بر كيفيت كالا و خدمات، بالا برد. سطر پائين ترازنامه گوياي وضعيت سازمان است. ولي در بيشتر سازمانهاي دولتي، تنها با ستون هزينه هايي روبرو هستيم كه سنجش آنها با خدماتي كه بار آورده اند، بسيار دشوار است. بنابراين جاي شگفتي نيست كه پيشگامان مهندسي دوباره در بخش دولتي، سازمان هاي دريافت ماليات و سازمانهايي ديگر مانند تأمين اجتماعي هستند. سازمانهاي مالياتي به روشني مي توانند هزينه هاي عملياتي خود را با افزايش درآمدهاي بدست آمده بسنجند. سازمان تأمين اجتماعي نيز بزودي ناچار است تا با ديگر مؤسسه هاي بهداشتي در بخش خصوصي به رقابت برخيزد. مشكل دوم اين است كه در بخش خصوصي مرزهاي سازماني را بسيار آسانتر از بخش دولتي مي توان درنورديد. دليل ديگري بر به كندي روي آوردن سازمانهاي دولتي به مهندسي دوباره، جدا از مسائل سياسي، آن است كه اين برنامه برپايه عمليات عيني و بهبود بخشي به آنهاست. بيشتر سرپرستان اداره هاي دولتي با اينگونه كارها بيگانه اند. آنها پيش از هر چيز ديوانسالار و مجري قانون هستند، لباس مهندسي دوباره اغلب به تنشان گشاد است(همر و چمپي، 1387: 304- 305).
با توجه به مطالب فوق می توان به این نتیجه رسید که مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار قابل استفاده در سازمان های دولتی است ولی انتقال متدولوژی ها و ابزار و تکنیک های BPR مورد استفاده در سازمان های خصوصی، بدون انطباق آنها با شرایط سازمان های دولتی غیر ممکن است(خون سیاوش و محمدی، 1388).

2- 19– 1- ویژگی های سازمان های دولتی و تأثیر آن بر باز مهندسی فرآیند های کسب و کار
با توجه به ویژگی های متفاوت سازمان های بخش خصوصی و دولتی، بسیاری از رویکردها، ابزار و فنون خاص بخش خصوصی در بخش دولتی به کار رفته است. نهضت مدیریت گرایی113 و نظریه انتخاب عمومی114 و … بیانگر حضور این رویکردها و ابزارها در بخش دولتی است. مهندسي مجدد نیز به عنوان یکی از فنون دیگر در کنار 115TQM در برخی از سازمان های دولتی کشورهای مختلف بکار رفته است. از این رو، فنون متعددی در زمینه به کارگیری BPR در بخش دولتی به چشم می خورد. بسیاری از صاحب نظران بر تفاوت های سازمان های دولتی و خصوصی صحه گذاشته اند. هر یک از صاحب نظران، ویژگی های خاص این دو نوع سازمان ها را از زوایای مختلف مورد بررسی قرار داده است. در این میان رینی و همکارانش تفاوت های سازمان های دولتی و خصوصی را به سه دسته تقسیم کرده اند(دانایی فرد، 1381) :
– عوامل محیطی : سازمان های دولتی کمتر بازار محورند و بیشتر متکی به تخصیص بودجه های عمومی اند، این امر باعث می شود که انگیزه کمتری برای بهره وری و کارآیی و تخصیص کارآمد منابع وجود داشته باشد و اطلاعاتی که جنبه بازاری دارد، نظیر سود و هزینه، کمتر وجود داشته باشد. از طرف دیگر محدودیت های قانونی و رسمی بیشتری بر سازمان های دولتی اعمال می شود. و این سازمان ها تحت تأثیر گروه های ذی نفع و ضرورت حمایت ذی نفع ها هستند. به طور خلاصه ویژگی های عوامل محیطی شامل موارد زیر می شود(دانایی فرد، 1381) :
• میزان بازار محوری
• محدودیت های قانونی و رسمی
• نفوذهای سیاسی
– تعامل میان سازمان و محیط : دولت به علت برخورداری از قدرت مبتنی بر اجبار و زور و مصوبات منحصر بفرد خود، سازمان های دولتی را وادار به اطاعت از دستورها می کند، حیطۀ توجه و اهمیت اقدام های دولت بر منفعت عامه تأثیر گذار است؛ برخی از مقام های دولتی منتخب مردم هستند؛ از مقام های دولت انتظار می رود که منصفانه و دوستانه عمل کنند و نسبت به اقدام های خود در برابر مردم پاسخگو باشند. به طور خلاصه ویژگی های این عامل شامل موارد زیر می باشد(دانایی فرد، 1381) :
• اتکا به قوۀ قهریه
• میزان تأثیرگذاری وسیع تر سازمان های دولتی بر جامعه
• پیچیدگی هدف ها، معیارهای ارزیابی و اتخاذ تصمیم
– فرآیندها و ساختار درونی : در سازمان های دولتی مدیران در تصمیم گیری های خود استقلال کمتری دارند؛ بر زیر دستان خود نمی توانند اقتدار کافی اعمال کنند و نسبت به تفویض اختیارات خود ابا دارند و مدیران عالی نقش سیاسی تری ایفا می کنند؛ به علت انتخابات و انتصابات سیاسی، میزان گردش مدیران بیشتر است و ایجاد محرک های انگیزشی برای بهبود عملکرد فردی کارکنان سازمان های دولتی نسبتاً دشوار است؛ تعهد سازمانی و رضایت مندی شغلی در سازمان های بخش دولتی کمتر است. به طور خلاصه ویژگی های این عامل شامل موارد زیر می باشد(دانایی فرد، 1381) :
• روابط اختیار و نقش مدیر دولتی
• عملکرد سازمانی
• مشوق ها و ساختارهای مشوق ها
• ویژگی های شخصی کارکنان
حال به بررسي تأثیر ویژگی های سازمانهای دولتی بر باز مهندسی فرآیندهای کار در جداول 2- 7، 2- 8 و 2- 9 پرداخته مي شود :

جدول 2 – 7 – عوامل محیطی و تأثیر آن بر بازمهندسی فرایندهاي كسب و کار (BPR)

1 – میزان بازار محوری تأثیر بر BPR
1- 1. بازار محوری کمتر، منجر به انگیزه کمتر برای کاهش هزینه، افزایش مقاومت نسبت به پذیرش تغییر بنیادی مورد نیاز BPR عملیات کارآمد، عملکرد اثربخش می شود؛
1- 2. بازار محوری کمتر، منجر به کارآیی کمتر در تخصیص منابع پذیرش کندتر BPR
نظیر توجه به ترجیحات مشتری، کاهش عرضه نسبت به تقاضا می شود؛
1- 3. بازار محوری کمتر، منجر به در دسترس نبودن شاخص ها افزایش دشواری ها در تدوین اهداف و محک زنی BPRو اطلاعات بازار نظیر قیمت ها، سودها و… می شود.
2- محدودیت های قانونی و رسمی (دادگاه ها، مجلس، سلسله مراتب) تأثیر بر BPR
2- 1. محدودیت های شدید بر روش های اجرایی، فضاهای عملیات افزایش دشواریها در طراحی مجدد روشها جهت حمایت ازیعنی استقلال کمتر مدیران در اتخاذ تصمیم ها راجع به موارد فوق فرآیندهای باز طراحی شده
2- 2. گرایش شدید به افزایش کنترل های رسمی و توسل به قوانین نیاز به زمان طولانی تر برای تأیید و تصویب روشهای باز و مقررات انبوه؛ طراحی شده

2- 3. منابع خارجی بسیار زیاد نفوذ برون سازمانی و پراکندگی افزایش دشواری ها در کسب تأییدیه برای پروژۀ باز مهندسی و زیاد این منابع طراحی مجدد فرآیندها

3- نفوذهای سیاسی تأثیر بر BPR
3- 1. تنوع و شدت بیشتر نفوذهای غیر رسمی بر تصمیمات افزایش

پایان نامه
Previous Entries مقاله درمورد کسب و کار، فناوری اطلاعات، زیرساخت ها، مدل مفهومی Next Entries مقاله درمورد مدیریت دانش، کسب و کار، دانش سازمانی، عوامل موفقیت