مقاله درباره مستندسازی، مدیریت پروژه، دانشگاه تهران، منابع سازمان

دانلود پایان نامه ارشد

ي خود واحد سازماني به نام دفتر مديريت پروژه را به چارت سازماني خود اضافه نموده‌اند. دفاتر مديريت پروژه وظايف و كاركردهاي متعددي را شامل مي‌شوند. يكي ديگر از رويكردهاي نويني كه امروزه سازمان‌ها بدان روي آورده‌اند، مديريت دانش مي‌باشد كه به وسيله آن سازمان‌ها سعي دارند تا با مديريتي صحيح امكان استفاده مجدد از تجارب و دانش خلق شده در پروژه‌هاي خود را به دست آورند؛ چرا كه در عصر حاضر سازمان‌ها بيش از پيش به اهميت دارايي‌هاي دانشي سازمان خود به عنوان با ارزش‌ترين سرمايه پي برده‌اند. در اين پژوهش به بررسي دو مقوله «دفتر مديريت پروژه» و «مديريت دانش» پرداخته مي‌شود و بر اين اساس سعي شده به بررسي نقش دفتر مديريت پروژه در ايجاد بسترهاي مناسب جهت پياده‌سازي مديريت دانش در سازمان‌هاي پروژه‌محور پرداخته شود.
در اين فصل سعي شده است به بيان مسأله و موضوع تحقيق پرداخته شود، و ضرورت تحقيق، پيشينه تحقيق، هدف از اجراي تحقيق و سؤالات آن، فرضيات تحقيق و محدوده آن، روش تحقيق و واژگان آن، استفاده‌كنندگان از نتايج و سازمان‌هاي همكار به صورت مبسوط شرح داده شوند؛ تا ضمن آشنايي با محتواي تحقيق بتوان در فصل بعدي به ادبيات موضوع موجود در زمينه تحقيق پرداخت.

1-2- بیان مسأله
پيش از بيان مسأله تحقيق حاضر، لازم است به بيان تفاوت مابين مشكل و مسأله پرداخته شود؛ مشکل بسیار کلی‌تر از مسأله می‌باشد. به عبارت دیگر مشکل دارای علت‌های زیادی است که هر علت را می‌توان به صورت یک مسأله درآورد. مسأله، جزئی و دقیق‌تر از مشکل است؛ یعنی در آن متغیرهای مستقل و وابسته و سایر متغیرها (مداخله‌گر، تعدیل‌کننده، کنترل و ناشناخته) مشخص و معلوم هستند. در تحقیقاتی که صورت می‌گیرد، هدف اصلی محققین و دانشمندان حل مسأله است، نه مشکل (موحدزاده، 1387). آنچه مديران يا دانشمندان ابتدا با آن مواجه مي‌شوند، غالبا مشکل است و آن امري است سطحي، کلي، ذهني، مرکب و لذا مبهم، قابل رويت توسط عوام، فاقد روش بررسي و به همين دليل غيرقابل حل. اما وقتي مشکل به مسأله تبديل گردد، امري است ژرف، متمايز، معين، عيني، بسيط، روشن، داراي روش بررسي و لذا قابل حل. تمايز مشکل و مسأله تا حدود زيادي مانند تمايز داده و اطلاعات است. مشکل همان مسأله است به صورت مبهم و نامشخص و مسأله همان مشکل است به صورت واضح و متمايز. مشکل مادامي که مشکل است، روش بررسي ندارد؛ اما مسأله را مي‌توان با روش‌هايي بررسي کرد (فرامرز قراملكي، 1386). لذا مي‌توان بيان نمود كه از مقایسه وضعیت مطلوب با وضعیت موجود در محیط، مشکل شناسایی می‌شود و مهمترین تفاوت آن با مسأله تحقیق، در متغیرهاست؛ مشکل، متغیر وابسته هست و وقتی به مسأله تبدیل می‌شود که سایر متغیرها را نیز در بر گرفته باشد. از سويي ديگر ضوابط بيان مسأله را مي‌توان به هفت بخش دسته‌بندي نمود كه عبارتند از: علل به وجود آورنده مسأله، زمينه مسأله، گستردگي مسأله، ناكافي بودن تحقيقات انجام شده، ويژگي‌هاي مسأله، اهميت مسأله و پيامدهاي حل مسأله (بازرگان، 1392). بنابراين به منظور جمع‌بندي مي‌توان شكل 1-1 را ارائه داد. در ادامه اين بخش و نيز در بخش 1-3 به تشريح مشكل به همراه هريك از مؤلفه‌هاي مسأله، در خصوص پژوهش حاضر خواهيم پرداخت.

شكل 1-1- ارتباط مشكل با مسأله تحقيق و مؤلفه‌هاي مسأله
مشکل: مستندسازی نامناسب دروس آموخته1 و دانش2 حاصله از انجام پروژه‌ها در سازمان‌های پروژه‌محور3 صنعت نفت؛
يكي از خلأ‌‌هاي موجود در سازمان‌هاي پروژه‌محور از جمله در صنعت نفت4، غفلت يا كم‌توجهي به مديريت دانش5 مي‌باشد كه هزينه‌هاي زيادي را بدون آن كه سازمان متوجه گردد به آن تحميل مي‌نمايد. از همين رو آموخته‌های حاصل از انجام پروژه‌های صنعت نفت، به منظور استفاده در پروژه‌های بعدی بصورت مناسبي در سازمان ثبت نشده و به دیگران منتقل نمی‌شود. حتی در مواقعی بدلیل پراکندگی جغرافیایی پروژه‌ها و تعداد افراد درگیر در آن‌ها، این آموخته‌ها بین کارگاه‌های مختلف و بین فازهای مختلف یک پروژه منتقل نمی‌شود.
مشکل مسأله تحقیق
علت به وجود آورنده مسأله: وابستگی عدم مستندسازی مناسب پروژه‌های سازمان‌های پروژه‌محور صنعت نفت به خصوصیات مرکز ثبت و نگهداري مستندات و تجارب حاصله‌ی این سازمان‌ها
مسأله تحقیق: با توجه به وابستگی مستندسازی نامناسب پروژه‌های سازمان‌های پروژه‌محور صنعت نفت به خصوصیات مرکز ثبت و نگهداري مستندات و تجارب حاصله‌ی این سازمان‌ها، دفتر مدیریت پروژه6 تا چه حد می‌تواند بر این مشکل غلبه کرده و منجر به ايجاد بستر7هاي مناسب جهت پياده‌سازي مديريت دانش در سازمان‌هاي پروژه‌محور گردد؟
زمینه مسأله: سازمان‌های پروژه‌محور فعال کشور در صنعت نفت
گستردگی مسأله: چندين سازمان پروژه‌محور در صنايع بالادستي نفت ايران
ناکافی بودن تحقیقات انجام شده: با مراجعه به دانشگاه‌هاي تربيت مدرس، صنعتي شريف، علم و صنعت، تهران و شهيد بهشتي و بررسي اسناد و مدارك علمي ايران تنها دو پايان‌نامه مرتبط با اين موضوع تحت عناوين ‹‹بررسي ملزومات پياده‌سازي مديريت دانش در دفاتر مديريت پروژه سازمان‌هاي پروژه‌محور›› (شعله، فريبا 1391، پايان‌نامه كارشناسي ارشد مديريت پروژه و ساخت، بمانيان، محمد رضا (استاد راهنما) دانشكده معماري دانشگاه تهران) و ‹‹بررسي نقش دفتر مديريت پروژه در ‌يادگيري سازماني در سازمان‌هاي پروژه‌محور›› (سلحشور، مجتبي 1389، پايان‌نامه كارشناسي ارشد مديريت پروژه و ساخت، برادران كاظم زاده، رضا (استاد راهنما) دانشكده فني و مهندسي دانشگاه تربيت مدرس) ‌يافت شد؛ و از آنجايي كه در اين دو پايان‌نامه به بررسي نقش دفاتر مديريت پروژه سازمان‌هاي پروژه‌محور كشور در ايجاد بسترهاي مناسب جهت پياده‌سازي مديريت دانش پرداخته نشده است، پژوهش حاضر از اين حيث در كشور جديد به حساب مي‌آيد.
ساير مؤلفه‌هاي مسأله تحقيق پيش‌رو اعم از ويژگي‌هاي مسأله، اهميت مسأله و پيامدهاي حل مسأله در قالب بخش بعد بررسي خواهد شد.

1-3- تشریح موضوع، ضرورت و اهمیت تحقیق
مديريت پروژه به شكل فزاينده‌اي در صنايع گوناگون به صورت يك حرفه و شغل در حال پديدار شدن است. تحقيقات نشان مي‌دهد ميزان نسبي موفقيت هر پروژه رابطه مستقيمي با سه عامل كليديِ به‌كارگيري درست ابزار و روش‌هاي مديريت پروژه، شايستگي‌هاي مديران پروژه و سازمان پروژه‌ي مناسب دارد (Daw, 2004). امروزه سازمان‌ها و شركت‌ها جهت حضور موفق در بازار، رقابت و موفقيت، بيش از هر زمان نياز به نظم و انضباط در درون سيستم‌هاي خود دارند. سازمان‌هاي پروژه‌محور جهت تحقق اهداف و استراتژي‌هاي خرد و كلان خود به انجام پروژه‌هاي متنوع و متعدد روي آورده، و به نوعي پروژه‌ها را پلي جهت رسيدن به اهداف از پيش تعيين شده به حساب مي‌آورند. همزمان با اين موضوع، سرعت پيشرفت دانش‌هاي تخصصي، گسترش محيط‌هاي سازماني، افزايش رقابت اقتصادي بين شركت‌ها و تمايل شركت‌ها به ايفاي نقش در تعداد پروژه‌هاي بيشتر جهت كسب مزيت‌هاي اقتصادي، همه اين را مي‌طلبند تا دانش به دست آمده در سازمان حفظ گردد و توسعه يابد و به بهترين شكل به كار گرفته شود. مديريت دانش پس از انفجار اطلاعاتي و ورود بشر به عصر دانش اهميت يافت و به اين ترتيب دانش (به ويژه دانش متكي بر فناوري اطلاعات) خود را به عنوان مهمترين سرمايه كشورها و سازمان‌ها مطرح نمود. دانش عنصري برآمده از اطلاعات -كه خود محصول تركيب داده‌هاست- مي‌باشد و به دو صورت ضمني و صريح يافت مي‌شود. سازمان‌ها به دلايل متعدد كه هدف نهايي آن‌ها افزايش سرمايه دانشي‌شان است به مديريت دانش سازماني‌شان روي آورده‌اند و براي اين امر از متخصصان دانش بهره مي‌گيرند.
سازمان‌هاي پروژه‌محور، با توجه به ماهيتي كه دارند، با حجم عظيمي از دانش حاصل از پروژه‌ها رو به رو هستند. مدیران و کارشناسان سازمان‌‌ها که با عنوان دانش‌کار در عصر کنونی شناخته می‌شوند، همه روزه در حال تولید تجربه‌‌های مدیریتی و فنی – تخصصی می‌باشند که گاهی به صورت درس آموخته‌هایی از موفقیت‌ها، شکست‌ها و وقایع سازمانی به صورت سینه به سینه نقل می‌شوند. يكي از دلايل ديگر اين امر موقتي بودن پروژه‌هاست كه موقتي بودن سازمان پروژه‌ها را موجب مي‌شود. لذا سازمان‌هاي پروژه‌‌محور همواره در خطر از دست دادن دانش سازمان‌شان متعاقب انحلال تيم‌هاي پروژه هستند؛ بنابر اين در پي شناسايي عوامل بسترساز به منظور ايجاد مديريت دانش برآمده‌اند تا به موقع از منابع دانش خود و محيط پيرامون بهره‌برداري كنند. توجه به اين نكته ضروري است كه مطابق استاندارد8PMBOK، پروژه بدون ثبت دانش آموخته‌هایش به پایان نمی‌رسد. مطابق تعريفِ (Hobbs & Aubry, 2007)، تعداد 27 وظيفه براي دفاتر مديريت پروژه برشمرده شده‌اند و مواردي از آن‌ها به مديريت دانش و زيرشاخه‌هاي آن از جمله بايگاني مستندات و مديريت دروس آموخته در پايگاه داده اختصاص داشته‌اند. اين موضع دلالت بر نياز سازمان‌ها به نهادي دارد تا بتواند دانش پروژه‌هاي قبلي را براي دستيابي به موفقيت در پروژه‌هاي آتي به كار گيرد.
با افزايش رو به رشد سازمان‌هاي پروژه‌‌محور، نقش مديريت پروژه كاملاً محسوس بوده و سيستم‌هاي مديريت سنتي ديگر جوابگوي نياز آن‌ها نخواهند بود؛ تمايل به نظم و انضباط سيستمي در نظام جامع مديريت پروژه، پيچيده‌‌تر شدن پروژه‌ها، تغييرِ جهت بسياري از سازمان‌ها به مديريت پروژه‌‌محور و رهبري و مركزيت‌دهي به برنامه‌ريزي و هدايت پروژه‌ها از عوامل مهم در روي آوردن سازمان‌ها به مفاهيمي چون ايجاد دفاتر مديريت پروژه در سال‌هاي اخير شده است. از همين رو و با توجه به وابستگی مستندسازی نامناسب پروژه‌های سازمان‌های پروژه‌محور صنعت نفت به خصوصیات مرکز ثبت و نگهداري مستندات و تجارب حاصله‌ی این سازمان‌ها، اين موضوع كه دفتر مدیریت پروژه تا چه حد می‌تواند بر این مشکل غلبه کرده و منجر به ايجاد بسترهاي مناسب جهت پياده‌سازي مدیریت دانش و آموخته‌ها گردد، امري ضروري و حائز اهميت بشمار مي‌رود.
بنابراين در همين ابتداي امر لازم است با نمونه‌هايي از تعاريف گوناگوني كه براي دفتر مديريت پروژه شده است آشنا شويم:
– دفتر مديريت پروژه، يك واحد يا بدنه سازماني است كه مي‌تواند مسئول مديريت متمركز و هماهنگ پروژه‌هاي زيرمجموعه قلمرو خود باشد. مسئوليت‌هاي يك دفتر مديريت پروژه مي‌تواند دامنه‌اي شامل تداركات و پشتيباني وظايف دفتر مديريت پروژه تا مسئوليت واقعي مديريت مستقيم يك پروژه را در برگيرد (PMBOK, 2008)؛
– دفتر مديريت پروژه (مركز عالي يا مركز تخصص) يك نهاد مستقل سازماني است كه به منظور مساعدت مديران پروژه، تيم‌ها و سطوح مختلف مديريتي در موارد راهبردي و وظيفه‌اي براي اجراي اصول مديريت پروژه از طريق الگوها، شيوه‌ها، ابزارها و فرايندهاي مديريت پروژه، تاسيس شده است (Ward, 2000)؛
– دفتر مديريت پروژه موجوديتي9 سازماني است با پرسنل تمام‌وقت يا پاره‌وقت، كه نقطه كانوني براي اصول مديريت پروژه در سازمان محسوب مي‌گردد (Rad and Levin, 2002)؛
– دفتر مديريت پروژه يك منبع متمركز يكپارچه‌سازي و مخزن دانش است كه مي‌تواند جهت آگاه‌سازي مؤثرتر و كاراتر در مديريت پروژه مورد استفاده قرار گيرد (Desouza and Evaristo, 2006).
تمامي عبارات و اصطلاحات فوق بيانگر مفهوم مشتركي مي‌باشند و همگي توصيف‌كننده واحد سازماني مي‌باشند كه قادر است:
– با توسعه متدلوژي مديريت پروژه، بهبود تعاملات و استفاده بهتر از منابع سازمان را موجب گردد؛
– با فراهم نمودن سياست‌ها، متدولوژي‌ها و رويه‌هاي مديريت پروژه و ارائه خدمات پشتيباني، دانشي و نرم‌افزاري، راهنمايي و آموزش به افراد سازمان و همچنين انتخاب و به‌كارگيري مديران پروژه‌ها، رويكرد مديريت پروژه در سازمان را جهت‌دهي نمايد؛
– به‌عنوان عاملي كليدي در ايجاد و توسعه شايستگي‌هاي سازماني، در تحليل، مديريت و بازنگري پروژه‌ها نقش داشته باشد.
(آتش‌فراز و همكاران، 1390)
بررسي‌هاي انجام شده نشان مي‌دهد در سازمان‌هاي مختلف دفتر مديريت پروژه با اسامي

پایان نامه
Previous Entries مقاله درباره مدیریت پروژه، سطح بلوغ، ساختار سازمانی، بخش اقتصاد Next Entries مقاله درباره مدیریت پروژه، روش تحقیق، روش پیمایش، مستندسازی