مقاله درباره مدیریت پروژه، کسب و کار، رضایت مشتری، تسهیم دانش

دانلود پایان نامه ارشد

نیازمندی‌های آموزشی مدیران پروژه برای اطمینان از آن که برای مواجهه با پیچیدگی‌های پروژه، مدیریت انتظارات مشتری و مشارکت دادن تیم پروژه به‌خوبی آماده و مجهز شده‌اند؛
4. منابع پروژه: مدیریت پرسنل، تجهیزات، فضای محل کار و سایر منابع به منظور دستیابی به بهینه‌ترین استفاده از منابع سازمانی؛
5. مدیریت سبد پروژه‌: مدیریت و هماهنگ کردن پروژه‌های چندگانه که در سازمان به صورت هم‌زمان در جریان هستند. به عنوان مثال، بررسی پروژه‌های جاری از نظر ویژگی‌های آن‌ها، به خصوص ریسک و مقایسه‌ی آن‌ها با تلاش‌های پیشین جهت انجام برنامه‌ریزی مناسب؛
6. مدیریت مالی پروژه: اطمينان از آن كه پروژه به لحاظ مالي وضعيت مناسبي دارد؛ چرا كه پروژه‌ها وابسته به بودجه بوده و این موضوع در ارزش تجاری کل سازمان سهیم می‌باشد. کانون توجه در اینجا بر روی شناسایی پروژه‌هایی که به نظر خارج از کنترل می‌آیند یا هزینه‌های اضافی که ارزش کافی برای توجیه تلاش‌های انجام شده را ندارند، معطوف است.
آن‌ها همچنين وظايف دفاتر مديريت پروژه را در سه سطح استراتژیک، تاکتیکی و عملیاتی مورد مطالعه قرار داده‌اند. سپس نتيجه‌گيري كرده‌اند كه مدیریت دانش یکی از وظایف اصلی PMO در کلیه‌ی سطوح آن مي‌باشد.
(Desouza, K.C., Evaristo, J.R., 2006)

2-2-4-1-1- كاركردهاي سطح استراتژیک
در سطح استراتژیک، وظيفه‌ي PMO اطمینان از این است که پروژه‌ها با موارد ذیل هم راستا هستند:
• اهداف استراتژیک سازمان: به منظور آنکه پروژه‌های متقبل شده با اهداف بلندمدت کسب و کار در یک راستا باشند، آن‌ها اطمینان می‌دهند که اعضای تیم و پروژه پیوند مستقیمی با برنامه‌های عملیاتی استراتژیک سازمان دارند و با فرآیند، انتخاب، اولویت و اجرای پروژه هم راستا هستند؛
• رشد استراتژیک سازمان: برای آنکه پروژه‌های متعهد شده سهم مثبتی در رشد کسب و کار داشته باشند و پشتیبانی تصمیم پروژه از استراتژی توسعه‌ی کسب و کار مداوم باشد؛
• مدیریت دانش اثربخش و کارآمد: به منظور بهبود خط مشی‌ها، شیوه‌ها و متدلوژی‌های مدیریت پروژه از طریق بکارگیری مکانیسم‌های کسب دانش کارآمد، تسهیم دانش، انتقال دانش و استفاده مجدد از دانش.

2-2-4-1-2- كاركردهاي سطح تاکتیکی
در سطح تاکتیکی، وظايف PMO اطمینان از موارد ذیل است:
• پیوستگی نزدیک بین ابتکارات پروژه: به منظور ایجاد هماهنگی بین پروژه‌های مختلفی که از سوی سازمان تقبل شده‌اند. این امر مستلزم پیگیری نزدیک هر پروژه به منظور تحویل نتایج مورد نظر در زمان و بودجه مقرر است؛
• ثبات در کیفیت محصولات و خدماتی که توسط پروژه‌ها حاصل می‌شود: با نظارت بر پروژه‌ها به منظور پیروی سفت و سخت از استانداردها و روش‌های معین؛
• تسهیم دانش میان اعضای پروژه‌ها به منظور اطمینان از ارتباطات شفاف بین تیم‌های پروژه.

2-2-4-1-3- كاركردهاي سطح عملیاتی
در سطح عملیاتی، PMO در قبال موارد زیر پاسخگوست:
• انجام ارزیابی پروژه‌ها: با ایجاد فرآیند بررسی عملیاتی، تایید درخواست افزایش بودجه و یا منابع و اطمینان از انجام پروژه‌ها به روشی کارآمد؛
• یکپارچگی دانش حاصل از پروژه‌ها: با حصول اطمینان از این‌که اطلاعات برای کمک به تصمیم‌گیری در فرآیندهای اجرایی خاص به آسانی در دسترس هستند؛
• دانش تخصصی مدیریت پروژه: با ارائه خدمت به عنوان منبع اصلی دروس آموخته، تجارب برتر و متدلوژی‌های استاندارد؛
• پایش دائمی رضایت مشتریان: گزارش وضعیت واقعی پروژه به تصمیم‌گیرندگان و ایجاد هماهنگی ارتباطی در میان مشتریان داخلی و خارجی.

بنا بر بررسي پيشينه‌ي تحقيقات صورت گرفته حول كاركردها و وظايف دفاتر مديريت پروژه، دريافتيم كه پژوهش ياد شده، نخستين پژوهشي بوده كه وظايف دفاتر مديريت پروژه را از ديدگاه مديريت دانش بررسي كرده است.
در ادامه ساير ديدگاه‌ها در زمينه‌ي كاركردهاي عمومي دفاتر مديريت پروژه را مرور خواهيم كرد.

2-2-4-2- كاركردهاي PMO از دیدگاه گروه پی.ام سلوشنز
مطابق آخرین پژوهش گروه مشاورین پی.ام سلوشنز که در سال 2014 صورت گرفته است،10 کارکرد برتر دفاتر مدیریت پروژه در جهان به شرح ذیل می‌باشند:
1. پایش و کنترل پروژه / طرح؛
2. پیاده‌سازی/ مدیریت متدلوژی و استانداردهای مدیریت پروژه؛
3. پیاده‌سازی/ مدیریت سیاست‌ها، رویه‌ها و الگوهای پروژه؛
4. مربی‌گری و تربیت در زمینه مدیریت پروژه؛
5. شروع کردن پروژه / طرح؛
6. برنامه‌ريزي پروژه / طرح؛
7. خاتمه دادن پروژه / طرح؛
8. هماهنگی چندین پروژه؛
9. پيگيري وضعيت سبد پروژه (نظارت بر عملكرد)؛
10. همسوسازي پروژه‌ها با اهداف استراتژيك.
(PM Solutions, 2014)

2-2-4-3- كاركردهاي PMO از دیدگاه راد و لوین
از دیدگاه دیگر راد و لوین کارکردهای دفتر مدیریت پروژه را به دو دسته کلی کارکردهای «پروژه‌محور57» و «سازمان محور58» مطابق جدول 2-6 تقسیم‌بندی کرده‌اند.
(Rad, Parviz.F and Levin, G., 2002) (متين‌كوشا، 1391)
جدول 2-6- کارکردهای دفتر مدیریت پروژه از دیدگاه راد و لوین
کارکردهای پروژه‌محور
کارکردهای سازمان‌محور
تقویت و تکمیل نمودن59: جبران کردن کمبود منابع تیم پروژه
ارتقاء : حمایت از فرهنگ مدیریت پروژه سازمان
ارشاد: هدایت اعضای تازه‌کار و غیر ماهر تیم
آرشیو : ذخیره کردن اطلاعات عملکرد پروژه‌ها
مشاوره : ارائه اعتبار بخشی و کمک در مواقع لازم
راهکارهای برتر : انتشار راهکارهای برتر

آموزش : ارائه آموزش‌های مستمر در زمینه مدیریت پروژه
سایر نمونه‌های کارکردهای دفتر مدیریت پروژه در سطح پروژه‌ها :
• ایجاد استانداردهایی برای مدیریت پروژه‌ها
• استاندارد کردن فرم‌های گزارش
• انتخاب، پیاده‌سازی و پشتیبانی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه
• تعریف و اجرای روش تهیه اسناد مناقصه
• تهیه پیش‌نویس پیشنهاد پروژه
• مشارکت در آغاز پروژه
• تهیه منشور و بیانیه محدوده پروژه
• تسهیل جلسات آغازین پروژه
• انجام ارزیابی ریسک پروژه
• نگهداری اتاق کنترل پروژه
• ردیابی و ثبت تغییرات رخ داده برای الزامات پروژه
• نگهداری کتابچه کار یا کتابخانه پروژه
• بهبود دقت و محتوای برگه‌های ثبت کار
• ارائه کمک‌های مدیریتی
• استاندارد‌سازی بازنگری‌های پروژه
• بهبود حل و فصل مشکلات
• پشتیبانی از خاتمه پروژه
سایر نمونه‌های کارکردهای دفتر مدیریت پروژه در سطح سازمانی :
• برآورد
• انتخاب
• یکپارچه‌سازی اطلاعات
• پاداش و قدردانی
• ممیزی پروژه‌ها
• تسهیل کردن ارتباطات
• سنجش رضایت مشتری

2-2-4-4- كاركردهاي PMO از دیدگاه گروه گارتنر
گروه مشاورین گارتنر کارکردهای دفتر مدیریت پروژه را به پنج گروه مطابق شكل 2-1 تقسیم‌بندی کرده‌اند.
(Gartner, 2002) (متين‌كوشا، 1391)

شكل 2-1- كاركردهاي دفتر مديريت پروژه از ديدگاه گروه مشاوران گارتنر

2-2-4-5- كاركردهاي PMO از دیدگاه‌ هابس و ابري
از دیدگاه‌ هابس و ابري، دفتر مدیریت پروژه دارای 27 کارکرد برتر می‌باشد که این کارکردها در جدول 2-7 نشان داده شده است.
(Hobbs and Aubry, 2007) (متين‌كوشا، 1391)
جدول 2-7- نتایج تحقیق بررسی فراوانی کارکردهای دفتر مدیریت پروژه بر روی 500 سازمان از دیدگاه ‌هابس و ابري
ردیف
عنوان کارکرد
ردیف
عنوان کارکرد
1
گزارش پیشرفت پروژه به مدیریت سطح بالای سازمان
15
مدیریت آرشیو‌های مستند‌سازی پروژه
2
پیاده‌سازی و توسعه یک متدلوژی استاندارد
16
مدیریت یک یا تعداد بیشتری طرح
3
پایش و کنترل عملکرد پروژه‌ها
17
انجام ممیزی‌های پروژه‌ها
4
توسعه شایستگی کارکنان از طریق آموزش
18
مدیریت تداخلات کاری مشتریان
5
پیاده‌سازی و راه‌اندازی سیستم اطلاعات پروژه
19
ایجاد مجموعه‌ای از ابزارها بدون تلاشی برای استانداردسازی
6
تهیه رهنمودهای لازم برای مدیریت سطح بالای سازمان
20
انجام فعالیت‌های خاصی برای مدیران پروژه
7
ایجاد هماهنگی بین پروژه‌ها
21
تخصيص منابع بین پروژه‌ها
8
توسعه و حفظ قابلیت نمایش وضعیت پروژه‌ها
22
انجام بازنگری‌های پس از اتمام پروژه‌ها
9
ارتقاء مدیریت پروژه در سازمان
23
پیاده‌سازی و مدیریت پایگاه‌های درس‌های آموخته شده
10
پایش و کنترل عملکرد دفتر مدیریت پروژه
24
پیاده‌سازی و مدیریت پایگاه داده‌های ریسک
11
مشارکت در برنامه‌ریزی استراتژیک
25
مدیریت مزایا60
12
تربیت مدیران پروژه
26
پایش شرایط محیطی
13
مدیریت یک یا تعداد بیشتری سبد پروژه
27
استخدام، انتخاب، ارزیابی و تعیین حقوق مدیران پروژه
14
شناسایی، انتخاب و اولویت‌بندی پروژه‌های جدید

2-2-4-6- كاركردهاي PMO از دیدگاه دای و ولز
از دیدگاه دای و ولز، مهمترین کارکردهای دفتر مدیریت پروژه مشتمل بر 6 کارکرد به شرح ذیل می‌باشد:
1- ایجاد استانداردها و روش‌های مدیریت پروژه،2- آرشیو اطلاعات تاریخی پروژه‌ها، 3- پشتیبانی اجرایی پروژه‌ها،4- مساعدت در زمینه منابع انسانی، 5- آموزش مدیریت پروژه، 6- مشاوره و تربیت در زمینه مدیریت پروژه.
(Dai and Wells, 2004) (متين‌كوشا، 1391)

2-2-4-7- كاركردهاي PMO از ديدگاه آرتو
آرتو و همكاران (2011)، كاركردهاي دفتر مديريت پروژه را مطابق جدول 2-8 به پنج دسته‌ي كلي تقسيم‌بندي كرده است (Artto, Karlos et al., 2011) (چمن، 1391).
جدول 2-8- کارکردهای دفتر مدیریت پروژه از دیدگاه آرتو
دسته‌بندي وظايف
وظايف
مديريت عملياتي
• نظارت و كنترل
• عملكرد دفتر مديريت پروژه
• توسعه، پياده‌سازي و نگهداري ابزارها، استانداردها و فرايندها
• تكميل و راه‌اندازي سيستم اطلاعات پروژه
• مديريت آرشيو مستندات پروژه
• مديريت ارتباط با مشتري
• پياده‌سازي و مديريت پايگاه داده از دروس آموخته شده
• پياده‌سازي و مديريت ريسك پايگاه داده
• توسعه رتبه‌بندي پروژه
• اطمينان از دنبال شدن فرايندهاي تعهد شده
• ساختار و سازماندهي پروژه
• استانداردسازي فرم گزارش
• ارتقاء وضوح موضوع
• نگهداري نظام‌نامه پروژه با مجموع برنامه‌ها
• بهبود مستمر در دقت و به‌هنگام بودن شكل زماني
• استانداردسازي بازنگري پروژه
• شناسايي و مستندسازي بهترين تجارب
ارائه پشتيباني اداري
• گزارش وضعيت پروژه به مديريت ارشد
• ارائه مشاوره به مديريت ارشد
• اجراي كارهاي تخصصي براي مديران پروژه
• استخدام، انتخاب، ارزيابي و تعيين حقوق براي مديران پروژه
• ارائه تسهيلات و تجهيزات پشتيباني
• پشتيباني از برنامه‌ريزي پروژه
• پشتيباني از مديريت ارتباط با مشتري
• هماهنگي مديريت ارتباط با تأمين‌كننده / پيمانكار
• تسهيل جلسات شروع پروژه
• رديابي و ثبت تغييرات ايجاد شده براساس الزامات پروژه
• پشتيباني از گزارشات نهايي پروژه‌ها
نظارت و كنترل پروژه
• نظارت و كنترل عملكرد پروژه
• مديريت سود
• تخصيص منابع به پروژه‌هاي مختلف
• ارائه گزارش‌هاي بعد از اتمام پروژه
• انجام مميزي پروژه
• مديريت ريسك
• ارزيابي و توسعه سيستم پاداش‌دهي
آموزش و مشاوره
• آموزش پرسنل
• ارائه مشاوره براي مديران پروژه
• جذب دانش و بالا بردن سرعت انتشار دانش
• عرضه تجربه و دانش
• توسعه فرصت‌هاي شغلي
• افزايش پيشرفت و توسعه تيم
• تسهيل ارتباط
• ارائه مشاوره به پروژه‌هاي مشكل‌دار
• فراهم‌سازي مواد آموزشي مديريت پروژه
ارزيابي، تجزيه و تحليل و انتخاب پروژه
• هماهنگي بين پروژه‌ها
• شركت در برنامه‌ريزي استراتژيك
• مديريت يك يا چند پورتفوليو
• شناسايي، انتخاب و اولويت‌بندي پروژه‌هاي جديد
• مديريت يك يا چند طرح
• ارزيابي برنامه‌ريزي و تعريف پروژه
• انجام تجزيه و تحليل هزينه / منفعت پروژه‌ها
• نظارت بر بودجه تفويض شده
• ارزيابي شايستگي، قابليت و بلوغ

2-2-4-8- كاركردهاي PMO از دیدگاه هیل
از دیدگاه هیل، دفتر مدیریت پروژه دارای 20 کارکرد اصلی در قالب 5 گروه است؛ که این کارکردها در جدول 2-9 نشان داده شده است.
(Hill, Gerard.M, 2008) (متين‌كوشا، 1391)
جدول 2-9- کارکردهای دفتر مدیریت پروژه از دیدگاه هیل
ردیف
گروه
وظایف
1
مدیریت عملکرد
1. متدلوژی مدیریت پروژه
2. ابزارهای

پایان نامه
Previous Entries مقاله درباره مدیریت پروژه، مدیریت دانش، سیر تکاملی، صنعت نفت کشور Next Entries مقاله درباره مدیریت پروژه، مدیریت ارتباط، ارزیابی ریسک، انتقال دانش