جديد ايجاد كرده، عملكرد برتر را امكان‌پذير مي‌نمايد، تشويق به نوآوري نموده و ارزش مشتري را افزايش مي‌دهد.
گوپتا و همكاران (2000)
فرايندي كه به سازمان كمك مي‌كند تا اطلاعات و تخصص لازم براي فعاليت‌هايي مانند حل مسأله، يادگيري پويا، برنامه‌ريزي راهبردي و تصميم‌گيري را انتخاب نموده، سازماندهي كند، اشاعه داده و انتقال دهد.
هورويچ و آرماكاست (2002)
ايجاد، استخراج، تبديل و ذخيره‌سازي دانش و اطلاعات صحيح به‌منظور طراحي سياست‌گذاري بهتر، اصلاح عمل و ارائه نتايج
چانگ و چوي (2005)
مديريت سيستماتيك دانش سازماني شامل فرايندهاي ايجاد، جمع‌آوري، سازماندهي، ذخيره، انتشار، استفاده و بهره‌برداري از دانش براي ايجاد ارزش كسب و كار و ايجاد مزيت رقابتي
1-11-2-2- تعریف مفهومي مديريت دانش پروژه38
مطابق استاندارد گستره دانش مديريت پروژه39، مديريت دانش پروژه اين‌گونه تعريف مي‌شود: سازماندهي دانش‌ها و اطلاعات سازمان، جهت افزايش ظرفيت مديريت پروژه و در نتيجه دستيابي به ارزش‌ها‌ي سازمان با توجه به ظرفيت‌‌ها‌ي آن سازمان را، مديريت دانش پروژهها مي‌نامند.
در تعريفي ديگر مدیریت دانش در موقعيت‌هاي پروژه‌اي و بنابراین ارتباط ميان اصول مدیریت دانش و مدیریت پروژه را مديريت دانشِ پروژه نامند (Hanisch et al., 2009, p.149).
1-11-2-3- تعریف عملیاتی «بسترسازي مناسب جهت پياده‌سازي مديريت دانش» به عنوان متغیر وابسته تحقیق
جهت بررسی ميزان وجود بسترهاي مناسب جهت پياده‌سازي مديريت دانش در سازمان‌های پروژه‌محور صنعت نفت، همانند بررسی موجودیت دفتر مدیریت پروژه، سؤالات این بخش نیز در مقیاس پنج‌گانه لیکرت طبقه‌بندی شده و از پاسخ‌دهندگان درخواست می‌گردد پاسخ خود به سؤالات را در محدوده بسیار خوب تا بسیار ضعیف علامت‌گذاری نمایند و در نهایت مجموع میانگین این نمرات به عنوان نمره‌ي اين بخش منظور خواهد گردید.
1-11-3- سازمان پروژه‌محور40
سازمان‌های پروژه‌محور سازمان‌هایی هستند كه فعالیت آنها اساساً از پروژهها تشکیل شده است. این گونه سازمان‌ها ممکن است به صورت مستقل برای مشتریان خارجی کار کنند، و یا به صورت شعبه‌ای از یک سازمان بزرگتر، مشتریان داخلی و خارجی داشته باشند و یا حتی به صورت کنسرسیومی از شرکت‌ها برای خدمت به اشخاص ثالث با هم همکاری نمایند (Koskinen and Pihlanto, 2008).
این سازمان‌ها شامل دو دسته زیر هستند:
1- سازمان‌هایی که درآمد خود را عمدتاً از انجام پروژهها به دست می‌آورند مانند شرکت‌های ساختمانی، شركت‌هاي مهندسی که می‌توانند به صورت مشاور یا پیمانکار باشند؛
2- سازمان‌هایی که رویکرد مدیریت بر مبنای پروژه را پذیرفته‌اند. در واقع این رویکرد، رویکردی است که سازمان برای اجرای عملیات از رویکرد مدیریت پروژه استفاده نمايد و عمليات را به نوعي با تعريفي كه از پروژه داريم، هماهنگ سازد. به این روش مدیریت بر مبنای پروژه41 گفته می‌شود.
لازم به ذكر است كه عنوان سازمان پروژه‌محور در تحقيق حاضر، مطابق تعريف اول مي‌باشد.
1-11-4- دروس آموخته42
درس‌های آموخته عبارتند از راهنماها، نکات و یا چک‌لیست‌ها درخصوص آنچه در یک موقعیت خاص با مشکل مواجه شده و یا به خوبی پیش رفته است (Stewart,1997).
1-12- استفاده‌كنندگان از نتايج تحقيق و سازمان‌هاي حامي
كاربران تحقيق حاضر را مي‌توان بصورت ذيل عنوان نمود:
• شركت‌هايي كه قصد استفاده از رويكرد مديريت پروژه براي پيشبرد پروژه‌هاي خود دارند؛
• شركت‌هايي كه درصدد پياده‌سازي دفتر مديريت پروژه هستند؛
• شركت‌هاي پروژه‌محوري كه قصد پياده‌سازي مديريت دانش پروژهها در سازمان خود را دارند؛
• پژوهشگراني كه در زمينه مديريت پروژه، دفاتر مديريت پروژه و مديريت دانش پروژه تحقيق مي‌كنند و يا از روش تحقيق مشابه استفاده مي‌نمايند.
توجه بدین نکته ضروری است که با توجه به معطوف بودن این تحقیق به صنعت نفت، بیشترین کاربرد آن در سازمان‌های پروژه‌محور صنعت نفت می‌باشد.
اين پايان‌نامه تحت حمايت مؤسسه مطالعات بين‌المللي انرژي انجام پذيرفته است. نحوه‌ي حمايت، به‌صورت صدور معرفي‌نامه اين مؤسسه خطاب به دفاتر مدیریت پروژه آن دسته از سازمان‌های پروژه‌محور صنعت نفت کشور كه به عنوان نمونه در این پایان‌نامه مدنظر بوده‌اند، در راستاي همكاري به‌منظور تكميل ابزار تحقيق بوده است.
فصل دوم:
«ادبيات موضوع»
2-1- مقدمه
با توجه به اهداف تحقيق كه در فصل يك بيان گرديدند و كليدواژه‌هاي موضوع تحقيق، در اين فصل ابتدا ادبيات موضوع در ارتباط با «دفتر مديريت پروژه»، تحت عنوان مفاهيم و مباني آن تشريح مي‌گردد؛ تمركز اين بخش بر بيان انواع ديدگاه‌ها و دسته‌بندي‌ها در زمينه كاركردها و وظايف دفتر مديريت پروژه و نيز معرفي تقسيم‌بندي مدنظر در پايان‌نامه حاضر در اين زمينه معطوف خواهد بود. سپس به مرور ادبيات «سازمان پروژه‌محور» و «مديريت دانش» پرداخته شده و پس از آن با جمع‌بندي ادبيات مربوطه از اين دو بخش، به استخراج مؤلفه‌ها و شاخص‌های معرفِ بسترهاي پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان‌هاي پروژه‌محور صنعت نفت پرداخته شده و با توجه به این مؤلفه‌ها و شاخص‌ها، يك مدل مفهومي در اين زمينه ارائه مي‌گردد. در انتهاي اين فصل مدل مفهومي تحقيق -كه بيانگر همبستگي ميان متغيرهاي مستقل و وابسته مي‌باشد- معرفي مي‌گردد.
2-2- دفتر مدیریت پروژه (43PMO)
دفتر مديريت پروژه يك منبع متمركز يكپارچه‌سازي و مخزن دانش است كه مي‌تواند جهت آگاه‌سازي مؤثرتر و كاراتر در مديريت پروژه مورد استفاده قرار گيرد (Desouza and Evaristo, 2006)؛ امروزه بحث مديريت دانش از چالش‌هاي عمده بسياري از سازمان‌ها است، لذا نياز به ايجاد دفاتري كه به اين مهم توجه ويژه داشته باشند، بيش از پيش احساس مي‌شود. بنابراين پس از معرفي مقدماتي دفتر مديريت پروژه و تعاريف ابتدايي از آن در فصل پيشين، در اين بخش در ارتباط با ادبيات موضوع نظري دفتر مديريت پروژه به بيان موارد زير پرداخته خواهد شد:
– تاریخچه و سیر تکاملی دفتر مدیریت پروژه؛
– ضرورت، تأثيرات و مزاياي به‌كارگيري دفتر مديريت پروژه؛
– بايدها و نبايدها، ويژگي‌ها و معيارهاي موفقيت يك دفتر مديريت پروژه اثربخش؛
– وظايف، خدمات و كاركردهاي دفتر مديريت پروژه؛
– ميزان اختيارات دفتر مديريت پروژه و جايگاه آن در ساختار سازماني؛
– سطوح بلوغ دفتر مديريت پروژه و ارتباط آن با سطوح بلوغ مديريت پروژه سازمان؛
– مدل‌های مفهومی دفتر مدیریت پروژه؛
– دستاوردها و چالش‌هاي پياده‌سازي دفتر مديريت پروژه در سازمان.
2-2-1- تاریخچه و سیر تکاملی دفتر مدیریت پروژه
دفتر مدیریت پروژه 1990-1950
مقامات ارشد نظامي آمریکا در اوایل دهه‌ی 80 میلادی، برای نخستین بار مفهوم دفتر کنترل مرکزی را در ارتش ارائه و اجرا نمودند. بدین ترتیب که هر برنامه اصلی و مهم نظامی به یک اداره اجرایی تخصیص داده می‌شد. این اداره مسئولیت تمامی برنامه را بر عهده داشت.
این اداره اجرایی همچنین مسئولیت پشتیبانی کلیه مراحل برنامه از آغاز آن (شامل شناسایی نیازها و انعقاد قراردادها) و برنامه‌ریزی و زمان‌بندی و تخصیص منابع تا تکمیل نهایی آن را بر عهده داشت. در واقع این اداره نقش اصلی را در اجرای برنامه‌ها ایفا می‌کرد.
اجرا و استقرار اداره اجرایی هم از نظر کاهش هزینه‌ها و هم از نظر افزایش کارایی، تأثیر بسزایی داشت. مفهوم اداره‌ي اجرایی به‌تدریج به سازمان‌ها و شرکت‌های تجاری راه پیدا کرد و در اواسط دهه‌ي 80 اولین نمونه‌های دفاتر مدیریت پروژه تاسیس شدند.
دفتر مدیریت پروژه 2000-1990
دهه 1990 با رکود اقتصادی که بیشتر دامن‌گیر کارمندان اداری بود، شروع شد. خواست مدیریت برای کارایی و اثربخشی، آنها را به‌سمت تکنولوژی‌های غیرسنتی مدیریتی همانند مدیریت پروژه سوق داد. مدیریت پروژه حرکت به سمت صنایع غیر پروژه‌ای را شروع کرد. فواید استفاده از مدیریت پروژه، که ابتدا فقط در صنایع هوا- فضا، دفاعی و ساخت صنایع سنگین دیده می‌شد، اکنون برای صنایع دیگر هم مفید شناخته می‌شد. این فواید عبارت بودند از:
– انجام کار بیشتر در زمان کمتر با منابع کمتر بدون افت کیفیت؛
– کاربری برای تعداد زیادی از پروژهها بدون در نظر گرفتن اندازه آنها؛
– افزایش سوددهی؛
– کنترل بهتر تغییرات محدوده؛
– عملیات کاراتر و مؤثرتر؛
– ارتباط بهتر با مشتری؛
– شناخت بهتر ریسک و حل مسأله؛
– بهبود کیفیت؛
– کاهش در چالش‌های قدرت؛
– افزایش امکان تصمیم‌گیری‌های بهتر برای کسب و کار.
دفتر مدیريت پروژه – 2000 تا اکنون
آمریکایی‌ها با دفاتر مدیريت پروژه آشنا شده و شکل‌ها و مدل‌های مختلفی از آن را اجرا کردند. تمامی این سازمان‌های آمریکایی از اجرای دفاتر مدیریت پروژه و تأثیرات مثبت آن اظهار رضایت کرده‌اند. در این دوران با این که اکثر فعالیت‌های اختصاص داده شده به دفتر مدیریت پروژه تغییر نکرده بودند، ولی در این زمان یک مأموريت جدید برای دفتر مدیریت پروژه در نظر گرفته شد؛ دفتر مدیریت پروژه مسئول نگهداری تمامی دارایی‌های معنوی مرتبط با مدیریت پروژه و همچنین پشتیبانی فعالانه از برنامه‌ریزی استراتژیک سازمان بود.
به‌دلیل آن‌که آثار مثبت دفتر مدیریت پروژه، قابل انکار نیست و با توجه به این که مطابق آمار موجود 90 درصد شرکت‌ها و سازمان‌های در کلاس جهانی پروژه‌های خود را به‌موقع پایان نمی‌برند (یکی از اساسی‌ترین دلایل شکست پروژهها عدم اتمام به‌موقع پروژه مي‌باشد) انتظار می‌رود که حرکت به سمت دفاتر مدیريت پروژه در آینده روند صعودی بالایی داشته باشد. در قرن 21 دفتر مدیریت پروژه به جایگاه سازمانی شناخته شده‌ای در ساختار سازمانی رسیده است. وظایف و کارکرد‌های اصلی آن در این دوره عبارت از ایفای نقش محافظ برای سرمایه‌های فکری سازمان (به دلیل افزایش حجم اطلاعات مدیریت پروژه در این دوره) و نیز حمایت از برنامه‌ریزی استراتژیک سازمان به جای تمرکز بر مشتری خاص می‌باشد (Kerzner, 2005).
2-2-2- ضرورت، تأثيرات و مزاياي به‌كارگيري دفتر مديريت پروژه
دفتر مديريت پروژه را مي‌توان يك سرمايه‌گذاري در سازمان در نظر گرفت كه نرخ بازگشت سرمايه44 توسط آن از طريق كاهش هزينه‌هاي ناشي از شكست و نقايص پروژه‌هايي كه مسئول آنها مي‌باشد قابل محاسبه خواهد بود. (Wysocki, 2009)
نياز به دفاتر مديريت پروژه زماني بيشتر ضرورت مي‌يابد كه موارد ذيل در سازمان وجود داشته باشد:
– رشد سازمان از نظر تعداد و پيچيدگي پروژهها؛
– افزايش حجم پروژهها؛
– فقدان استانداردها و سياست‌هاي كاري؛
– تقاضاي منابع بيشتر به جهت افزايش پيچيدگي و تعداد پروژهها.
(آتش‌فراز و همكاران، 1390)
پياده‌سازي دفتر مديريت پروژه در سازمان نيز مي‌تواند تأثيرات بسياري در پي داشته باشد، كه مي‌توان برخي از آنها را در جدول 2-1 مشاهده نمود.
جدول 2-1- تأثيرات پياده‌سازي دفتر مديريت پروژه در سازمان‌ها (آتش‌فراز و همكاران، 1390)
رديف
تأثيرات پياده‌سازي دفتر مديريت پروژه
رديف
تأثيرات پياده‌سازي دفتر مديريت پروژه
1
كاهش نرخ پروژه‌هاي شكست خورده
7
افزايش سرعت دسترسي به اطلاعات و ارتقاء كيفيت آنها
2
تحويل پروژهها در بودجه‌اي كمتر از بودجه از پيش تعريف شده
8
ارتقاء كارايي و اثربخشي عمليات پروژهها
3
تحويل پروژهها زودتر از موعد مقرر
9
ايجاد ثبات بيشتر در ساختار پروژهها
4
استانداردسازي عمليات پروژهها
10
كاهش تعداد جلسات و افزايش اثربخشي آنها
5
تخصيص بهتر منابع
11
اولويت‌دهي بهتر و دقيق‌تر كارها
6
تصميم‌گيري‌هاي جمعي به جاي فرد
12
رشد مديران پروژه فعلي و آينده
در مجموع بايد گفت كه دفتر مديريت پروژه يك ابزار بي‌نظير و حياتي براي درك و پذيرش بهتر عملكرد حرفه‌اي مديريت پروژه در سازمان‌هاي پروژه‌محور مي‌باشد. دفتر مديريت پروژه مي‌تواند مديران را از جزئياتي كه باعث جلوگيري از موفقيت پروژهها مي‌شوند فارغ كند. اين دفتر مي‌تواند با تعريف و
