مقاله درباره مدیریت پروژه، سطح بلوغ، کسب و کار، سلسله مراتب

مديرعامل گزارش مي‌دهد.
(آتش‌فراز و همكاران، 1390)

شکل 2-3- نمونه‌هايي از محل قرارگيري مدل دفتر مديريت پروژه مديريتي در ساختار سازماني

بايستي اضافه نمود كه با توجه به ساختار چيده شدن شركت‌هاي زيرمجموعه نفت، بهتر است كه دفتر مديريت پروژه در اين شركت‌ها تحت نظر مستقيم مديرعامل سازمان باشد. دفتر مديريت پروژه همچنين مي‌تواند در فازهاي ابتدايي پياده‌سازي خود نقش پشتيباني را پذيرا باشد و به آرامي با بلوغ خود در سازمان به سمت نقش مديريتي حركت نمايد. در اين زمينه شكل 2-4 را مي‌توان ارائه داد (يزداني، 1391).

شكل 2-4- حركت دفتر مديريت پروژه از نقش پشتيباني به سمت نقش مديريتي
بسته به نوع اختیارات و کارکردهای در نظر گرفته شده برای دفتر مدیریت پروژه، این نهاد می‌تواند در جایگاه‌های مختلفی در سلسله مراتب سازمانی جای بگیرد. به طور کلی جایگاه دفتر مدیریت پروژه را می‌توان مطابق آن‌چه در شکل 2-5 نشان داده شده است، در سه سطح به شرح ذیل در نظر گرفت (متين‌كوشا، 1391).

شكل 2-5- جايگاه‌هاي مختلف دفتر مديريت پروژه در سلسله مراتب سازماني

2-2-5-3- دفتر مدیریت پروژه در سطح پروژه (عملیاتی)
این دفتر مسئولیت عملیاتی پروژه خاصی را در سازمان بر عهده دارد و تمرکز آن فقط بر اجرای موفقیت‌آمیز یک پروژه است. در صورت وجود دفتر مدیریت پروژه در سطح سازمان و طرح‌ریزی متدلوژی مدیریت پروژه توسط آن، دفتر مدیریت پروژه در سطح پروژه مسئولیت اجرای متدلوژی‌های طرح‌ریزی شده را بر عهده خواهد داشت.

2-2-5-4- دفتر مدیریت پروژه در سطح بخش (تاکتیکی)
این واحد مسئولیت برنامه‌ریزی جامع تاکتیکی پروژه‌های یک واحد و یا دپارتمان خاصی از سازمان را عهده‌دار می‌باشد و بر استفاده اثربخش از متدلوژي‌هاي مديريت پروژه كه توسط دفتر مديريت پروژه در سطح سازمان تدوين و ابلاغ گرديده است، نظارت مي‌نمايد. اين دفتر مديريت منابع پروژه‌ها را عهده‌دار مي‌باشد و نتیجه گزارشات و عملکردهای خود را به مدیر دفتر مدیریت پروژه در سطح سازمان ارائه می‌نماید. همچنین مسئولیت نظارت بر وضعیت پروژه‌های در دست اقدام هر معاونت را با توجه به معیارها و شاخص‌های تعیین شده توسط دفتر مدیریت پروژه در سطح سازمان انجام می‌دهد، این واحد همچنین وظیفه تجزیه و تحلیل گزارشات تهیه شده از وضعیت پروژه‌ها توسط دفاتر پروژه در سطح پروژه‌ها را نیز بر عهده دارد.
دفتر مدیریت پروژه در سطح بخش که زیر مجموعه معاونت‌هایی چون فنی- مهندسی، طرح و برنامه، تکنولوژی اطلاعات و … قرار می‌گیرد، می‌تواند مسئولیت تخصیص بودجه پروژه‌ها و تحلیل انحرافات و تاخیرات پروژه‌های معاونت از برنامه مبنا را عهده‌دار باشد. در بعضی از سازمان‌ها دفتر مدیریت پروژه در این سطح به عنوان «مدیریت امور پروژه‌ها» تعریف می‌گردد.

2-2-5-5- دفتر مدیریت پروژه در سطح سازمان (راهبردی)
دفتر مدیریت پروژه در این سطح کلیه پروژه‌های سازمان را در بر می‌گیرد و مأموریت اصلی آن ارائه بهترین روش‌های مدیریت پروژه جهت اتمام موفقیت آمیز کلیه پروژه‌های سازمان می‌باشد. این دفتر به طور مستقیم زیر نظر مدیر عامل قرار داشته و می‌تواند مسئولیت‌های راهبردی مدیریت پروژه سازمان را از جمله شاخص‌های ارزیابی و انتخاب پروژه‌های سبد پروژه، تدوین متدلوژی انواع پروژه‌های سازمان و تعیین سطح بلوغ مدیریت پروژه سازمان و … را بر عهده داشته باشد.
به طور کلی طرح‌ریزی و پیاده‌سازی سه سطح فوق عمدتاً در سازمان‌های بزرگ که از تعداد پروژه‌های در دست اقدام زیاد و مبالغ قراردادی بالا برخوردار می‌باشند انجام می‌گیرد و در سازمان‌های متوسط و کوچک ممکن است با توجه به محدودیت‌های موجود در زمینه منابع مالی و نیروی انسانی، سطوح دفتر مدیریت پروژه به دو سطح تاکتیکی و عملیاتی و یا یک سطح عملیاتی کاهش یابد.
توجه به این نکته ضروری است که عامل تعیین‌کننده در تعداد سطوح مورد نیاز برای دفاتر مدیریت پروژه در سازمان اندازه آن می‌باشد. به عبارت دیگر دفاتر مدیریت پروژه در سازمان به فراخور اندازه آن طرح‌ریزی می‌گردند. عوامل تأثیر‌گزار در اندازه سازمان، تعداد کارکنان، تعداد پروژه‌ها، مبالغ قراردادی پروژه‌ها و پیچیدگی تکنولوژیكي پروژه‌های آن می‌باشد. (Crawford, 2002)

2-2-6- سطوح بلوغ دفتر مديريت پروژه و ارتباط آن با سطوح بلوغ مديريت پروژه سازمان
بلوغ در مديريت پروژه به معني پياده‌سازي يك متدلوژي استاندارد و فرايندهاي مربوطه بوده، به نحوي كه احتماًل تكرار موفقيت را افزايش دهد (Kerzner, 2009).
دفتر مديريت پروژه داراي پنج سطح بلوغ مي‌باشد. سير تكاملي سطوح بلوغ دفتر مديريت پروژه بستري را جهت بررسی و هدايت مراحل رشد دفتر مديريت پروژه در سازمان فراهم مي‌آورد. پنج مرحله تكامل دفتر مديريت پروژه در جدول 2-19 نشان داده شده است (Hill, 2008). اين پنج سطح معرف توانايي پيشرفت و ارتقاي توانايي‌هاي اجرايي هستند كه براي تأمين نيازهاي محيط پروژه و اهداف كسب و كار مربوط به سازمان مرتبط با آن قابل دستيابي مي‌باشند.
يك دفتر مديريت پروژه با سطح بالاتر، بايد توانايي‌ها و شايستگي‌هايي كه براي يك دفتر مديريت پروژه با سطح پايين‌تر است را دارا باشد. بنابراين اگر سازمان تمايل به استقرار يك دفتر مديريت پروژه استاندارد در سطح سه را داشته باشد، بايد اطمينان حاصل كند كه توانايي‌هاي سطوح يك و دو دفتر مديريت پروژه را به دست آورده است.
جدول 2-19- پنج مرحله تکامل دفتر مدیریت پروژه (Hill, 2008)
سطح 5
سطح استراتژی
از نظر کارکردی:
بر روی مدیریت بهبود مستمر و همکاری‌های بینِ بخشی برای دستیابی به اهداف راهبردی کسب و کار تمرکز دارد.
از نظر ساختاری:
– چندین طرح/ برنامه را تحت نظر دارد.
– رئیس دفتر مدیریت پروژه‌ای هم ‌قدرت با معاونت‌های سازمان دارد.
– کارشناسان فنی مختص دفتر مدیریت پروژه دارد.
– تمام کارکنان سازمان را پشتیبانی می‌کند.
سطح 4

سطح امور تجاری
از نظر کارکردی:
تمرکز آن بر روی به‌کارگیری قابلیت‌های یک مدیریت پروژه یکپارچه و منسجم برای رسیدن به اهداف کسب و کار است.
از نظر ساختاری:
– چندین پروژه را تحت نظر دارد.
– چندین مدیر پروژه در آن مشغول به‌کارند.
– چندین مدیر برنامه یا طرح در آن کار می‌کنند.
– رئیس دفتر مدیریت پروژه‌ای با نفوذ بیشتر از سطح 3 دارد.
– کارکنان پشتیبانی و فنی مختص دفتر مدیریت پروژه دارد.
سطح3

سطح توسعه و پشتیبانی فرآیندها
از نظر کارکردی:
تمرکز آن بر روی ایجاد قابلیت و زیر ساخت‌ها برای پشتیبانی و اداره یک محیط پروژه‌محور یکپارچه است.
از نظر ساختاری:
– چندین پروژه را تحت نظر دارد.
– چندین مدیر پروژه در آن مشغول به کارند.
– تعدادی پرسنل نیمه وقت و تمام وقت دارد.
– چندین مدیر برنامه یا طرح در آن کار می‌کنند.
– مدیر ارشد طرح یا برنامه نیز در آن کار می‌کند.
سطح 2

سطح کنترل فرآیندها
از نظر کارکردی:
تمرکز آن بر روی ایجاد یک متدلوژی استاندارد مدیریت پروژه برای استفاده در تمام پروژه‌های تحت امرش است.
از نظر ساختاری:
– چندین پروژه را تحت نظر دارد.
– چندین مدیر پروژه در آن مشغول به‌کارند.
– تعدادی پرسنل نیمه وقت هم دارد.
– ممکن است در آن یک مدیر برنامه هم وجود داشته باشد.

سطح 1

سطح کنترل پروژه
از نظر کارکردی:
تمرکز آن در این سطح بیشتر بر روی دستیابی به اهداف زمانی و هزینه‌ای پروژه‌ها و به‌کارگیری منابع می‌باشد.
از نظر ساختاری:
– یک مدیر پروژه مسئول آن است.
– تنها یک یا چند پروژه از پروژه‌های سازمان را زیر نظر دارد.

دفتر مديريت پروژه در هر سطحي مي‌تواند فعاليت‌هاي هر سطح را براي رسيدگي به نيازهاي سازمان مربوطه دنبال كند. بنابراين تعيين سطح تقريبي از شايستگي (صلاحيت) دفتر مديريت پروژه كه سازمان ذي‌ربط نيازمند آن است، بسيار ضروري است. الزاما تمامي سازمان‌ها نيازمند به داشتن يك دفتر مديريت پروژه سطح 5 نيستند و در حقيقت براي بيشتر سازمان‌ها، حتي سطح سوم يعني سطح توسعه و پشتيباني فرايندها نيز احتماًلاً فراتر از نيازهاي موجود آن‌ها خواهد بود.

2-2-6-1- سطح 1 (سطح كنترل پروژه)
دفتر مديريت پروژه در سطح 1 بلوغ، واحد پايه نظارت بر پروژه در محيط مديريت پروژه مي‌باشد. دفتر مديريت پروژه، در اين سطح به عنوان حوزه فعاليت مدير پروژه كه معمولاً مسئول انجام موفقيت‌آميز يك پروژه مي‌باشد، ايجاد مي‌شود. دفتر مديريت پروژه در سطح 1 بلوغ، زمينه‌هاي مورد نياز براي حصول اطمينان از حرفه‌اي‌گرايي و رسيدن به سرآمدي در به‌كارگيري اصول و نمونه‌هاي موفق مديريت پروژه در تمامي فعاليت‌هاي مرتبط با پروژه‌ها را فراهم مي‌نمايد. گاهي ممكن است بيش از يك دفتر مديريت پروژه در سطح 1 بلوغ، در يك سازمان وجود داشته باشد. وقتي كه اين مسأله رخ مي‌دهد، يك چالش آشكار در پيروي از يك رويكرد واحد به مديريت پروژه ايجاد مي‌گردد؛ اما در حالت مطلوب اعضاي ارشد تيم مديريت پروژه در طراحي و ‌پياده‌سازي قابليت‌هاي دفتر مديريت پروژه مشاركت خواهند كرد. يك راه حل ديگر اين است كه يك سطح بالاتر از دفتر مديريت پروژه را براي راهنمايي و پشتيباني فعاليت‌هاي دفتر مديريت پروژه در سطح 1 بلوغ، ايجاد نمود.
اگر چه دفتر مديريت پروژه در سطح 1 بلوغ، از اختيار لازم در سطح طرح برخوردار نبوده و ارتباط مستقيم با كسب و كار استراتژيك ندارد و حتي يك نقش متعارف و سنتي از دفتر مديريت پروژه را هم انجام نمی‌دهد. اما به هر حال، این سطح از دفتر مدیریت پروژه «قواعدی عملکرد پروژه» را در سطح تیم پروژه پیاده‌سازی کرده و نظارت می‌کند.
دفتر مديريت پروژه در سطح 1 بلوغ، طيف وسيعي از فعاليت‌هاي اساسي مديريت پروژه را كه شامل موارد زير است انجام مي‌دهد:
– به‌كارگيري اصول و روش‌هاي نوين مديريت پروژه به واسطه مهارت و دانش مدير پروژه براي كسب اطمينان از اين‌كه پروژه به كارايي مورد نظر دست يافته است. دفتر مديريت پروژه در اين سطح، بر روي ايجاد اقلام قابل تحويل مرتبط با اهداف پروژه تمركز نموده و مشخصه‌هاي حياتي هر فعاليت پروژه يعني هزينه، زمان‌بندي و به‌كارگيري منابع را مديريت مي‌كند. مديريت اين جزئيات همواره توانايي سنجش عملكرد پروژه را افزايش مي‌دهد و اعمال اقدامات اصلاحي براي هر مشكل تشخيص داده شده را تسهيل مي‌كند؛
– خدمت‌رساني به عنوان واسط مستقيم براي مديريت عملكرد تيم پروژه؛ زيرا بسياري از تيم‌هاي پروژه احتماًلاً بيشتر بر روي عملكرد فني تمركز مي‌نمايند تا عملكرد مديريتي. دفتر مديريت پروژه در سطح 1 بلوغ مي‌تواند عناصر مديريت پروژه مورد نياز را ارائه نمايد. به همين دليل اين دفتر، تمايز بين روش‌هاي فني كه براي ايجاد يك محصول فني برتر پيشنهاد مي‌گردند و روش‌هاي مديريت پروژه كه براي موفقيت پروژه و سازمان تشريح مي‌شوند را فراهم مي‌آورد؛
– ارائه راهنمايي‌هاي سازماني در قالب سياست‌ها، استانداردها، تصميمات اجرايي و غيره براي هر يك از فعاليت‌هاي پروژه؛ دفتر مديريت پروژه در اين سطح، همچنين به عنوان عامل پيشرو در نظارت بر پياده‌سازي و يكپارچه‌سازي فرايند كسب و كار در محيط مديريت پروژه عمل مي‌نمايد؛
– ايفاي نقش به عنوان اولين سطح نظارت پروژه و اغلب اوقات به عنوان بالاترين سطح نظارت فني؛ هنگامي كه دفاتر مديريت پروژه سطح بالاتر، روش‌هاي فني و رويه‌هايي را تعيين و الزام نمايند، اين دفتر، قادر است كه آن‌ها را در محيط مديريت پروژه پياده‌سازي كند. در حقيقت در اين سطح تأييد كمتري بر مسائل تجاري وجود دارد مگر اينكه مدير پروژه نقش دوگانه‌اي در زمينه مديريت طرح را نيز بر عهده داشته باشد.
نقش دفتر مديريت پروژه در سطح 1 بلوغ، مجري81 يعني اعمال‌كننده اكثر كاركردهاي مديريت پروژه است. يعني سياست‌ها، اقدامات و راهنمايي‌هاي معين شده به وسيله مراجع بالاتر را در محيط مديريت پروژه براي پياده‌سازي تيم پروژه وارد مي‌كند.

2-2-6-2- سطح 2 (سطح كنترل فرايندها)
دفتر مديريت پروژه در سطح 2 بلوغ، اولين سطح دفتر مديريت پروژه است كه با نظارت و كنترل چندين پروژه و يا يك طرح در ارتباط