پروژه؛
3) الگوي مناسب جهت تهيه ساختار شكست كار؛
4) فرايند مديريت ريسك؛
5) فرايند تهيه گزارشات استاندارد؛
6) معيارهاي كيفيت؛
7) فرايند يكپارچه‌سازي؛
8) فرايند برنامه‌ريزي پروژه‌ها و رويه‌هاي زمان‌بندي؛
9) رويه مديريت تغيير؛
10) رويه‌هاي ارزيابي ريسك؛
11) رويه‌هاي مستندسازي.
2-2-4-18-2- بايگاني پيشينه پروژه
بايگاني به عنوان پايگاه داده و كتابخانه مركزي يك سازمان است كه نقش مهمي در جمع‌آوري و ذخيره اطلاعات دانش پروژه‌هاي قبلي از جمله دروس آموخته و الگوها ايفا مي‌كند و مي‌تواند ورودي فوق‌العاده گرانبهايي براي پروژه‌هاي آينده باشد، كه در ابزار تحقيق به حوزه‌هاي ذيل طبقه‌بندي مي‌گردد:
1) علل موفقيت و شكست پروژه‌هاي قبلي؛
2) اسناد مديريت ريسك پروژه‌هاي قبلي؛
3) گزارش وضعيت پيشرفت پروژه‌هاي قبلي؛
4) فرايند تحليل مستندات پروژه‌هاي قبلي؛
5) برنامه‌ريزي پروژه‌هاي قبلي؛
6) اطلاعات موفقيت يا عدم موفقيت پروژه‌هاي قبلي.
2-2-4-18-3- تعهد وظايف اداري پروژه
هرچه تعداد و مقياس پروژه بزرگتر مي‌شود، الزامات پشتيباني اداري به سرعت گسترش مي‌يابد. امور اداري اغلب به طور مستقيم در اقلام قابل تحويل پروژه منعكس نمي‌شود و لذا مي‌تواند سبب سردرگمي در تيم پروژه گردد. موارد ذيل بعضي از نمونه كارهاي موجود در طبقه‌بندي اين حوزه مي‌باشد:
1) برگزاري منظم جلسات با اعضا‌ء تيم پروژه؛
2) به روز نگه‌داشتن گزارش پيشرفت پروژه؛
3) تأمين نرم‌افزار مديريت پروژه.
2-2-4-18-4- مساعدت در استخدام و به‌كارگيري تيم پروژه
از آنجا كه بيشتر سازمان‌ها فعاليت خود را از طريق پروژه انجام مي‌دهند، تقاضا براي استخدام مديران پروژه افزايش يافته است. انتخاب اشخاص مناسب براي اين مشاغل بسيار مهم و حياتي است. موارد ذيل حوزه‌هايي را كه دفتر مديريت پروژه مي‌تواند به سازمان در جهت دستيابي به نيازهايش براي تأمين مداوم مديران پروژه‌ي مجرب كمك كند، معرفي مي‌نمايد:
1) شناسايي مهارت‌هاي مدير پروژه؛
2) شناسايي افراد نامزد مدير پروژه؛
3) شناسايي افراد نامزد تيم پروژه؛
4) ورودي‌هاي مربوط به ارزيابي عملكرد تيم پروژه؛
5) اطلاعات مربوط جهت رويه‌ها و سياست‌ها؛
6) همكاري با واحد منابع انساني جهت تغييرات.
2-2-4-18-5- ارشاد و مشاوره مديريت پروژه
هرچه سازمان‌ها در مديريت پروژه متخصص و خبره مي‌شوند، نياز به برنامه‌ريزي و رويكرد مديريت پروژه‌اي گسترش مي‌يابد. يك سازمان با تعدادي از پروژه‌ها نيازمند دستيابي به مديريت پروژه خبره، جهت توسعه ديدگاه راهبردي دارد.
موارد ذيل بيانگر حوزه‌هاي مشاوره و ارشاد مي‌باشد:
1) ارائه راه‌حل‌هاي مناسب براي حل مشكلات غير منتظره؛
2) ايجاد منابع اطلاعاتي مناسب براي حل مشكلات غير منتظره؛
3) جلسات گروهي مشترك براي مديران پروژه.
2-2-4-18-6- آموزش مديريت پروژه
هرچقدر يك سازمان منابع و انرژي بيشتري به پروژه اختصاص دهد نياز به آموزش مديريت پروژه افزايش مي‌يابد. دفتر مديريت پروژه مي‌تواند نقش مديريت و فرماندهي را در همكاري با بخش منابع انساني به منظور تشكيل دوره آموزشي، انتخاب مربيان خارج از سازمان و توسعه و اجراي برخي دوره‌هاي آموزشي را بر عهده بگيرد.
فهرست ارائه شده در زير موارد تحت حمايت دفتر مديريت پروژه را در اين حوزه بيان مي‌دارد:
1) مقدمات مديريت پروژه؛
2) عناوين پيشرفته مديريت پروژه؛
3) مساعدت جهت پيشرفت تخصصي؛
4) مهارت‌هاي نرم‌افزار مديريت پروژه؛
5) طراحي و توسعه دوره‌هاي آموزشي براي مشتريان داخلي و خارجي.
2-2-4-18-7- مديريت سبد پروژه
اساساً دفتر مديريت پروژه در سازمان‌هايي شكل مي‌گيرد كه پروژه‌محور هستند و تعداد زيادي پروژه را در دستور كار خود دارند. در اين مديريت، چون هنگام تصميم‌گيري تمامي پروژه‌ها با هم و به صورت كلان در نظر گرفته مي‌شوند، لذا تصميم‌گيري‌ها بهينه‌تر و كم‌هزينه‌تر خواهند بود. ضمن اين‌كه از منابع نيز به بهترين نحوه‌ي ممكن استفاده مي‌شود چرا كه دفتر مديريت پروژه نه تك‌تك پروژه‌ها، بلكه كل سازمان را بهينه مي‌كند.
موارد ذيل بيانگر حوزه‌هاي مديريت سبد پروژه مي‌باشد:
1) هم‌سويي پروژه‌ها و برنامه‌ها با استراتژي سازمان؛
2) فرايندهاي دقيق و مستمر جهت انتخاب، ارزيابي و اولويت‌بندي پروژه‌ها و برنامه‌ها؛
3) ارزيابي ريسك برنامه‌ها و پروژه‌ها در يك سبد؛
4) فرايندهايي براي انتخاب، اولويت‌دهي و گزارش‌دهي وضعيت پروژه‌ها به صورت متمركز.
لازم به يادآوري است كه دفاتر مديريت پروژه در سازمان‌هاي مختلف الزاماً به انجام تمام اين كاركردها نمي‌پردازند. در مجموع تعيين وظايف و كاركردهاي دفتر مديريت پروژه در سازمان، تابع سطح بلوغ مديريت پروژه سازمان و به تبع آن سطح بلوغ دفتر مديريت پروژه و همچنين مدل مفهومي خواهد بود كه براي آن انتخاب مي‌شود.
2-2-4-19- اهمیت کارکردهای دفتر مدیریت پروژه
در خصوص میزان اهمیت کارکردهای دفتر مدیریت پروژه و یا به عبارتی درصد دفاتر مدیریت پروژهای که کارکردهای خاصي را انجام می دهند، تاکنون تحقیقات متعددی صورت گرفته است که در ادامه به بررسی چند نمونه از آنها پرداخته خواهد شد.
در تحقیقی که بر روی 96 سازمان دارای دفتر مدیریت پروژه صورت گرفته است، درصد اهمیت کارکردهای دفتر مدیریت پروژه مطابق جدول 2-17 میباشد (Dai and Wells, 2004).
نتایج تحقیقات دیگری که توسط دانشگاه کوبک79 بر روی 500 دفتر مدیریت پروژه انجام گردیده است در جدول 2-18 نمایش داده شده است (Hobbs, 2006).
جدول 2-17- نتایج تحقیق بررسی اهمیت کارکردهای دفتر مدیریت پروژه بر روی 96 سازمان (Dai and Wells, 2004)
ردیف
عنوان کارکرد
درصد اهمیت
1
ایجاد استانداردها و روش‌های مدیریت پروژه
100%
2
آرشیو اطلاعات تاریخی پروژه
64.58%
3
پشتیبانی اجرایی پروژه
70.83%
4
مساعدت در زمینه منابع انسانی
28.13%
5
آموزش مدیریت پروژه
70.83%
6
مشاوره و تربیت در زمینه مدیریت پروژه
79.17%
جدول 2-18- نتایج تحقیق بررسی اهمیت کارکردهای دفتر مدیریت پروژه بر روی 500 سازمان (Hobbs, 2006)
ردیف
عنوان کارکرد
درصد اهمیت
1
گزارش پیشرفت پروژه به مدیریت سطح بالای سازمان
83%
2
پياده‌سازي و توسعه يك متدولوژي استاندارد
76%
3
پايش و كنترل عملكرد پروژه
65%
4
توسعه شايستگي كاركنان از طريق آموزش
65%
5
پياده‌سازي و راه‌اندازي سيستم اطلاعات پروژه
60%
6
تهيه رهنمودهاي لازم براي مديريت سطح بالاي سازمان
60%
7
ايجاد هماهنگي بين پروژه‌ها
59%
8
توسعه و حفظ قابليت نمايش وضعيت پروژه
58%
9
ارتقاء مديريت پروژه در سازمان
55%
10
پايش و كنترل عملكرد دفتر مديريت پروژه
50%
11
مشاركت در برنامه‌ريزي استراتژيك
49%
12
تربيت مديران پروژه
49%
13
مديريت يك يا تعداد بيشتري سبد پروژه
49%
14
شناسايي، انتخاب و اولويت‌بندي پروژه‌هاي جديد
48%
15
مدیریت آرشیوهای مستندسازی پروژه
48%
16
مديريت يك يا تعداد بيشتري طرح
48%
17
انجام مميزيهاي پروژه
45%
18
مديريت تداخلات كاري مشتريان
45%
19
ايجاد مجموعه‌اي از ابزارها بدون تلاشي براي استانداردسازي
42%
20
انجام فعاليت‌هاي خاصي براي مديران پروژه
42%
21
تخصيص منابع بين پروژه‌ها
40%
22
انجام بازنگريهاي پس از انجام پروژه‌ها
38%
23
پياده‌سازي و مديريت پايگاه دادههاي درس‌هاي آموخته شده
34%
24
پياده‌سازي و مديريت پايگاه دادههاي ريسك
29%
25
مديريت مزايا80
28%
26
اسکن شرایط محیطی
25%
27
استخدام، انتخاب، ارزيابي و تعيين حقوق مديران پروژه
22%
2-2-5- ميزان اختيارات دفتر مديريت پروژه و جايگاه آن در ساختار سازماني
دفتر مدیریت پروژه می‌تواند طیف وسیعی از اختیارات، از پشتیبانی پروژه‌های سازمان (حالت مشاوره‌ای) تا مسئولیت مستقیم نظارت بر عملکرد پروژه‌ها و مدیران پروژه (حالت مدیریتی) را دارا باشد (PMBOK, 2008).
2-2-5-1- دفتر مديريت پروژه مشاوره‌اي
حالت مشاوره‌اي (پشتيباني) دفتر مديريت پروژه بدين معني است كه اين دفتر نيازمندي‌هاي مديريت پروژه سازمان را از طريق ارائه خدمات مشاوره‌اي و تربيتي برآورده مي‌سازد. در اين حالت مسئوليت مديريت و نظارت مستمر بر پروژه‌ها بر عهده واحدهاي وظيفه‌اي سازمان باقي گذاشته مي‌شود. همچنين در اين حالت، دفتر مديريت پروژه مي‌تواند نسبت به تثبيت استانداردهايي براي فرايندهاي مديريت پروژه، آموزش‌هاي مديريت پروژه، يكپارچه‌سازي گزارشات، گردآوري و توزيع بهترين عملكردها و مديريت نرم‌افزارها در سازمان اقدام نمايد و حتي ممكن است به عنوان مركز تخصصي مديريت پروژه در سازمان در نظر گرفته شود، اما به ندرت مسئوليت مستقيم فعاليت‌هاي پروژه‌ها را بر عهده خواهد داشت.
مزيت اين نقش دفتر مديريت پروژه آن است كه مي‌تواند در ساختار موجود سازمان شكل پيدا كند، بدون آن كه به تغيير آن منجر بشود. همچنين با چالش و مقاومت كم‌تري در سازمان مواجه مي‌گردد، چرا كه مسئوليت ساير واحدهاي وظيفه‌اي سازمان را تحت تأثير قرار نمي‌دهد و صرفا به ارائه خدمات راهنمايي و مشاوره‌اي مي‌پردازد، از اين رو با مقاومت روبرو نمي‌گردد.
مشكل اساسي اين نقش دفتر مديريت پروژه در پذيرفته شدن توسط سازمان به دليل محدود بودن اختيارات آن مي‌باشد. به عبارتي ديگر اين نقش مي‌تواند بهترين عملكردها، استانداردها و الگوهاي مناسب براي سازمان فراهم نمايد، اما اين موارد توسط پروژه‌ها پذيرفته نشوند و به عنوان استانداردهايي در سازمان، اجرايي و عملياتي نگردند؛ آنگاه احتماًل موفقيت طولاني مدت در ايجاد تغييرات در سازمان بسيار اندك خواهد بود. تنها راه غلبه بر اين مشكل كسب تعهد مديريت ارشد سازمان است، بدين معني كه مديريت ارشد سازمان بايد به صورت رسمي وظايف دفتر مديريت پروژه مشاوره‌اي را به اطلاع كليه مديران پروژه و واحدهاي وظيفه‌اي سازمان رسانده و در عمل از عملكرد دفتر مديريت پروژه دفاع كند.
(Letavec, 2006)
در شکل 2-2 نمونه‌هايي از محل قرارگيري دفتر مديريت پروژه در ساختار سازماني، در صورتي كه داراي نقش مشاوره‌اي در سازمان باشد، نشان داده شده است.
(آتش‌فراز و همكاران، 1390)
شکل 2-2- نمونه‌هايي از محل قرارگيري مدل دفتر مديريت پروژه مشاوره‌اي در ساختار سازماني
2-2-5-2- دفتر مديريت پروژه مديريتي
حالت مديريتي دفتر مديريت پروژه بدين معني است كه اين دفتر اختياراتي چون مديريت سبد پروژه، مديريت مديران پروژه‌ها، تصويب محدوده، زمان و بودجه پروژه‌ها و ساير تاييدات و تصويبات مربوط به پروژه‌هاي سازمان را بر عهده داشته باشد. در اين حالت دفتر مديريت پروژه به عنوان مركز مديريت پروژه در سازمان عمل كرده و تأثير به‌سزايي روي استانداردها و فرايندهاي مربوط به حكم‌راني پروژه‌ها ايفا مي‌نمايد و در اغلب موارد در قبال مديريت ارشد در زمينه تثبيت جهت‌گيري‌ها و چشم‌انداز اجرايي پروژه‌ها پاسخ‌گو مي‌باشد.
در صورتي دفتر مديريت پروژه مي‌تواند نقش مديريتي در سازمان ايفا نمايد كه:
1) از پشتيباني بسيار بالاي مديريت ارشد در سازمان برخوردار باشد؛
2) يكي از مديران سطح بالاي سازمان كه داراي اختيارات لازم است، به عنوان مدير دفتر مديريت پروژه منصوب شده
باشد. در حالت ايده‌آل وي بايد از ميان مديران موفق طرح‌ها و پروژه‌هاي سازمان انتخاب شود تا بتواند به عنوان يك
الگوي مبنا براي ساير مديران پروژه عمل كند؛
3) بسترسازي و فرهنگ لازم جهت پذيرش دفتر مديريت پروژه در سازمان نهادينه شده باشد.
مشكلات پياده‌سازي اين نقش دفتر مديريت پروژه، زمان‌بر بودن و مقاومت از سوي مديران وظيفه‌اي به دليل محدودتر شدن اختيارات و نيز مشخص شدن نقاط ضعف و اشتباهاتشان مي‌باشد.
(Letavec, 2006)
در شكل 2-3 نمونه‌هايي از محل قرارگيري دفتر مديريت پروژه در ساختار سازماني، در صورتي كه داراي نقش مديريتي در سازمان باشد نشان داده شده است. همان‌طور كه در شكل ملاحظه مي‌شود، دفتر مديريت پروژه چه در سطح مديران وظيفه‌اي و چه در سطحي بالاتر از آنها مستقيما به خط فرمان سازمان متصل بوده و به
