مقاله درباره مدیریت پروژه، ارزش افزوده، مدیریت ارتباط، مدیریت ارتباطات

دانلود پایان نامه ارشد

پياده‌سازي متدلوژي مديريت پروژه متناسب با شرايط سازمان پروژه‌محور هماهنگي و مديريت متمركز پروژه‌ها و منابع را ميسر نمايد (آتش‌فراز و همكاران، 1390).
در يك جمله مي‌توان گفت كه دفتر مديريت پروژه مركز توسعه راه‌كارهاي مديريت پروژه در سازمان‌هاي پروژه‌محور است و به مثابه يك‌هاب45، محل تقسيم خردمندانه همه امور مديريت پروژه‌اي يك سازمان مي‌باشد كه منجر به ارتقاء عملكرد و كاهش تلفات كاري مي‌گردد.
از جمله مزيت‌هاي به‌كارگيري دفتر مديريت پروژه نيز مي‌توان موارد زير را برشمرد:
1) كاربرد تكرارپذير و قابل پيش‌بيني از ابزار و تكنيك‌ها؛
2) ترقي حرفه‌اي كاركنان در مديريت پروژه؛
3) استانداردسازي و ترويج تكنيك‌ها و ابزارها؛
4) تسهيل استفاده از مديريت پروژه با به‌كارگيري يك مركز (هسته) صلاحيت؛
5) بهبود طراحي و كارايي سازمان؛
6) ايجاد تيم‌هاي پروژه اثربخش و متخصص.
(نوري، 1388)
در مجموع با توجه به تعريف سنتي پروژه جدول 2-2 را از مزاياي دفتر مديريت پروژه مي‌توان ارائه داد.
جدول 2-2- مزایای ايجاد دفتر مدیریت پروژه (فعال، 1387)
کاهش ریسک
نگه‌داشتن پروژه در بودجه تعریف شده
نگه‌داشتن پروژه در زمان تعريف شده
حصول اطمینان از بهبود کیفیت پروژه
– منبعی متمرکز برای ریسک‌های مشترک
– ابتکارات مدیریتی متمرکز به منظور مبارزه با ریسک پروژه

– هماهنگ کردن منایع
– مدیریت پیشرفته بر منابع بودجه (مالی)
– تنظیم سیاست‌ها و رویه‌ها
– تهیه الگوها و مستند‌سازی
– مدیریت پیشرفته بر خط زمان پروژه
– بهره‌برداری و اداره ابزارهای پروژه
– مدیریت ارتباطات متمرکز
– ارائه مشاوره و توسعه
– مهارت‌ها
– مرجعی از اطلاعات بهترین اقدامات

2-2-3- بايدها و نبايدها، ويژگي‌ها و معيارهاي موفقيت يك دفتر مديريت پروژه اثربخش
براي اينكه دفتر مديريت پروژه بتواند در ايفاي نقش خود در سازمان موفق باشد بايد داراي يك سري ويژگي‌ها و خصوصياتي باشد كه رعايت آن‌ها مي‌تواند متضمن موفقيت آن باشد. دفتر مديريت پروژه در صورتي در سازمان موفق خواهد بود كه بتواند:
– مديريت پروژه را در سازمان نهادينه كند؛
– تعداد پروژه‌هاي موفق را در سازمان افزايش دهد؛
– ارزش‌هاي مربوط به مديريت پروژه حرفه‌اي را در سازمان توسعه دهد؛
– بين كنترل و پشتيباني از پروژه‌ها توازن ايجاد كند؛
– به عنوان نهادي بي‌طرف و هدف‌گرا در تعاملات خود بين مديران وظيفه‌اي و مديران پروژه عمل كند.
واقعيت آن است كه موفقيت دفتر مديريت پروژه در يك سازمان پروژه‌محور ميسر نخواهد گرديد مگر آن كه از يك سو در راستاي استراتژي‌هاي سازمان پروژه‌محور باشد و از سوي ديگر با پروژه‌هاي سازمان كاملاً مرتبط بوده و به عبارت ديگر فعاليت‌هاي برنامه‌ريزي و كنترل پروژه را درسطح هر يك از پروژه‌هاي سازمان، سامان‌دهي كرده و تقويت نمايد. يك دفتر مديريت پروژه موفق نبايد:
– به عنوان عاملي جهت مجبور ساختن پروژه‌ها به رعايت سياست‌هاي سازمان عمل كند؛ بلكه بايد به عنوان يك عامل تسهيل‌كننده سبب شود تا فعاليت‌هاي مناسب پذيرفته شده مكررا در پروژه‌هاي سازمان مورد استفاده قرار بگيرند؛
– تهديدي براي هيچ يك از مديران پروژه و يا مديران وظيفه‌اي سازمان محسوب شود؛ بلكه بايد در جهت تقويت و ايجاد هم‌افزايي در سازمان حركت بكند.
(آتش‌فراز و همكاران، 1390)
سازماني كه در حال طراحي دفتر مديريت پروژه مي‌باشد، بايد بسياري از ويژگي‌ها را براي حصول اطمينان از اثربخشی دفتر مديريت پروژه در سازمان در نظر بگيرد؛ كه اين ويژگي‌ها در جدول 2-3 تشريح گرديده‌اند.
جدول 2-3- ویژگی‌های دفتر مدیریت پروژه اثربخش (آتش‌فراز و همکاران، 1390)
رديف
ويژگي‌هاي دفتر مديريت پروژه اثربخش
1
همخواني و تناسب با فرهنگ سازماني
2
همخواني و تناسب با خط‌مشي و اهداف سازمان
3
كسب حمايت مديريت ارشد سازمان
4
جلب حمايت و همكاري لازم سازمان (از طريق فرهنگ‌سازي، اصلاح شناسنامه مشاغل و ساير موارد)
5
ارائه يك نقشه راه46 شفاف جهت برطرف كردن خلأ بين وضعيت فعلي و آتي سازمان از لحاظ مديريت پروژه حرفه‌اي
6
پيش‌بيني چالش‌ها و ريسكهاي پياده‌سازي دفتر مديريت پروژه و برنامه‌ريزي پاسخ به آن‌ها به صورت مؤثر
7
پياده‌سازي دفتر مديريت پروژه به صورت مرحله‌اي و گام به گام و پرهيز از ايجاد يك‌باره تغييرات عظيم در سازمان
8
كسب اختيارات لازم و كافي براي دفتر مديريت پروژه جهت كسب نتايج مورد انتظار
تعيين معيارهاي موفقيت دفتر مديريت پروژه نيز يكي از فعاليت‌هاي اصلي تيم پياده‌سازي دفتر مديريت پروژه به شمار مي‌آيد. جدول 2-4 به نمونه‌هايي از معيارهايي كه مي‌توان آن‌ها را به عنوان معيارهاي موفقيت دفتر مديريت پروژه در نظر گرفت اشاره نموده است.
جدول 2-4- معيارهاي موفقيت دفتر مديريت پروژه (آتش‌فراز و همكاران، 1390)
رديف
معيارهاي موفقيت دفتر مديريت پروژه
1
استفاده بهينه از منابع
2
كاهش تعارضات و اختلافات ميان كاركنان
3
كاهش زمان و هزينه پروژه‌ها
4
افزايش رضايت‌مندي ذي‌نفعان پروژه
5
نهادينه شدن فرايندهاي مديريت پروژه
همچنين بايد به اين نكته توجه داشت كه دفتر مديريت پروژه بايد براي سازمان، مديران پروژه و هر يك از مراحل چرخه حيات مديريت پروژه ارزش افزوده ايجاد كند. اين ارزش افزوده مي‌تواند شامل تقويت ارتباطات، رهبري و آموزش باشد که این موضوع در جدول 2-5 تشریح گردیده است.
با وجود دفتر مديريت پروژه و انجام استانداردسازي توسط آن، مديران ارشد درخواهند يافت كه تصميم‌گيري به‌‌موقع ساده‌تر خواهد گرديد. مسئوليت اصلي مديريت ارشد برنامه‌ريزي استراتژيك، اعمال آن و نگراني درباره آينده سازمان مي‌باشد؛ مسئوليت اصلي مديريت مياني و سطح پايين نيز، نگراني درباره مسائل و مشكلات عملياتي مي‌باشد. مسئوليت دفتر مديريت پروژه ايجاد پلي ميان تمامي اين سطوح و ايجاد تسهيلاتي براي تمامي سطوح است تا بتوانند اهداف خود را به بهترين شكل محقق نمايند (Kerzner, 2009).
جدول 2-5- ارزش افزوده دفتر مديريت پروژه براي سازمان، مديران پروژه و پروژه (آتش‌فراز و همكاران، 1390)
ارزش افزوده
براي سازمان
براي مديران پروژه
براي پروژه
تقويت ارتباطات
– ارتباطات كاناليزه شده؛
– ايجاد زبان مشترك در پروژه؛
– شناسايي سريع منبع مشكلات.
– استفاده بهتر منابع درون پروژه؛
– انتقال به موقع نگراني‌ها به مجريان پروژه.
– شناسايي و كاهش ريسك‌ها؛
– انجام ارتباطات با زباني مشترك و مورد توافق.
تقويت رهبري
– شفاف سازي خروجي‌ها و اهداف؛
– كاهش مشكلات.
– ايجاد ديدگاهي مشترك ميان استراتژي پروژه و سازمان.
– افزايش احتماًل موفقيت پروژه؛
– اختصاص كامل افراد به پروژه.
تقويت آموزش
– كاهش هزينه‌ها؛
– افزايش احتماًل موفقيت.
– توسعه مديريت پروژه حرفه‌اي.
– برآورده سازي اهداف؛
– به‌كارگيري رضايت‌بخش ابزارها و تكنولوژي‌ها.

2-2-4- وظايف، خدمات و كاركردهاي دفتر مديريت پروژه
در ادبيات دفاتر مديريت پروژه، وظايف متعددي براي آن يافت مي‌شود به طوري كه حتي وجود تعداد 75 وظيفه مختلف نيز براي دفتر مديريت پروژه مطرح شده است (, 2007.Aubry et al). تعاریف دفتر مدیریت پروژه عمدتاً با توجه به وظایف پیش‌بینی شده برای آن، موقعیت آن در ساختار سازمانی سازمان، مسئوليت‌ها و اختيارات آن در سازمان، نقش آن در دستيابي به استراتژي و چشم‌انداز سازمان و بسياري موارد ديگر تدوين گرديده است (Andersen et al., 2007; Aubry et al., 2007; Englund et al., 2003; Hill, 2008).
اهداف اوليه از تاسيس دفاتر مديريت پروژه، يافتن يك روش استاندارد جهت مديريت پروژه‌هاي بزرگ، مديريت پروژه بهتر و كاهش پيچيدگي پروژه‌ها بوده است (Andersen et al., 2007). اين دفاتر، گزارش‌هاي خود را كه در فرايند پايش اجراي پروژه‌ها تهيه مي‌گرديد در اختيار مديران ارشد سازمان قرار مي‌دادند. در اين گزارش‌ها، انحراف از برنامه‌ها يا مشكلات موجود در اجراي پروژه‌ها ذكر مي‌شد و مديران با توجه به اين گزارش‌ها، روند اجراي پروژه‌ها را اصلاح می‌کردند (Andersen et al., 2007; Englund et al.,2003).
به طور كلي وظايف اصلي دفتر مديريت پروژه را مي‌توان در اين چند مورد خلاصه نمود:
– كمك به انتقال دانش از يك پروژه به پروژه‌هاي بعدي سازمان و مديريت سازمان جهت افزايش كيفيت و اجراي مناسب‌تر اجزاء پروژه‌هاي سازماني؛
(Andersen et al., 2007; Aubry et al., 2007; Hill, 2008)
– كمك به ايجاد يك استاندارد براي فرايند اجراي پروژه‌ها؛
(Andersen et al., 2007; Englund et al., 2003; Hill, 2008)
– كاهش انحراف‌هاي هزينه‌اي و زماني در اجراي پروژه‌ها و افزايش كيفيت اجرا؛
(Andersen et al., 2007; Englund et al., 2003)
– آموزش سيستماتيك مديران سازمان جهت ارتقاء دانش آن‌ها در مديريت پروژه‌ها توسط برگزاري دوره‌هاي آموزشي (داخل سازماني يا خارج سازماني)؛ (Andersen et al., 2007; Hill, 2008)
– ايجاد ديد كل‌نگر در انتخاب پروژه‌ها در سازمان؛
(Aubry et al., 2007; Englund et al., 2003; Hill, 2008)
– كاهش حجم تك‌تك پروژه‌ها و پيرو آن، كاهش پيچیدگي آن‌ها. (Andersen et al., 2007)
اين وظايف براي دفتر مديريت پروژه در سازمان‌هاي مختلف و در رده‌هاي گوناگون سازماني، متفاوت خواهند بود.
همچنين خدمات و وظايف دفتر مديريت پروژه به طور متنوع وابسته به اندازه و هدف تبيين شده مديريت دارد. اين وظايف در ساير مطالعات نيز تاييد مي‌گردند، بيتز47 و ناتسون48 ايجاد يك مركز بايگاني پيشينه براي تمام پروژه‌ها را تأكيد مي‌نمايند كه تدارك يك دبيرخانه جهت فرايند بازبيني پروژه و كمك به گزارش‌دهي داخلي به مديريت ارشد از آن جمله است (Bates, 1998; Knutson).
لواين49، وندرزلويس50 و ولز51 به نگهداري يك گروه از استانداردهاي خدمات و محصولات مديريت پروژه تأكيد دارند (Levine, 1996; Vandersluis, 1998; Jr. W. G.,1999).
بيتز52، رايو53، دي‌گازمن54 و ولز توسعه آموزش و تخصص را لازم مي‌دانند (Bates, 1998; Rauh; DeGuzman). این مطالعات نياز به داشتن مشاوران داخلي متخصص را به منظور فراهم آوردن خدمات ارشادي و مربي‌گري بيان مي‌دارند.
فلمينگ و كاپلمن به پشتيباني حياتي دفتر مديريت پروژه از مديران پروژه و تيم‌هايشان اشاره مي‌نمايند (Fleming and Koppelman, 1998). بيتز همچنين اضافه مي‌نمايد كه دفاتر مديريت پروژه عهده‌دار وظايفي از قبيل تأمين ارزيابي ريسك پروژه، انجام خدمات ارزيابي پس از پروژه و سرانجام سوق دادن تحول سازمان به يك محيط پروژه تأثيرگذار می‌باشند (Bates, 1998).
آن‌چه آشكار است بنا به تعاريف مختلف از دفتر مديريت پروژه، با توجه به استراتژي‌ها و چشم‌اندازهاي سازمان، نقش و مسئوليت‌هاي مختلفي براي دفتر مديريت پروژه تدوين مي‌شود. در اين بخش تلاش شده تا وظايف و كاركردهايي كه در اكثر تحقيقات و منابع با تقسيم‌بندي‌هاي متعدد و متنوعي، به عنوان وظيفه‌هاي اصلي براي دفتر مديريت پروژه برشمرده‌ شده‌اند، بيان گردند. لازم به ذكر است كه اين وظايف در طول بالغ شدن دفتر مديريت پروژه در سازمان، بيشتر و پيچيده‌تر مي‌گردند (Hill, 2008).

2-2-4-1- كاركردهاي PMO از دیدگاه كوين دسوزا و روبرتو اواریستو
كوين دسوزا55 و روبرتو اواريستو56 در سال 2006، وظايف دفاتر مدیریت پروژه را هر تركيبي از موارد ذيل معرفي نموده‌اند:
1. مدیریت دانش پروژه‌ها: اعمال دانش در قالب تجارب برتر حاصله از مدیریت پروژه‌هایی که توسط سازمان مدیریت می‌شوند و نیز دروس آموخته از اجرای پروژه‌ها. این دانش به وسیله سایر بخش‌های سازمان از قبیل مهندسی، تحقیق و توسعه و غیره مورد استفاده قرار می‌گیرد و سبب بهبود محصولات و خدمات‌رسانی می‌گردد؛
2. رویه‌ها و فرآیندهای پروژه: تعریف متدلوژی مدیریت پروژه‌ی سازمان و شاخص‌های مورد استفاده در ارزیابی پروژه‌ها بر اساس موفقیت‌ها (یا شکست‌ها). پيامد چنین امري، كسب توانايي جهت شناخت و استفاده مجدد از چارچوب مديريت پروژه است تا بواسطه‌ی آن چگونگی انجام کار در سازمان مشخص شود؛
3. آموزش تیم‌های پروژه: مدیریت

پایان نامه
Previous Entries مقاله درباره مدیریت پروژه، مدیریت دانش، سیر تکاملی، صنعت نفت کشور Next Entries مقاله درباره مدیریت پروژه، مدیریت ارتباط، ارزیابی ریسک، انتقال دانش