مي‌باشد. اين دفتر قابليت‌هاي لازم براي نظارت تجمعي و كنترل چندين پروژه را داراست. امكان دارد كه بيشتر از يك دفتر مديريت پروژه در سطح 2 بلوغ، در سازمان وجود داشته باشد يعني به ازاي هر طرح يكي موجود باشد.
دفتر مديريت پروژه در سطح 2 بلوغ، احتماًلاً داراي حداقل پرسنل خواهد بود و حداقل بايد به يك پرسنل تمام‌وقت و چند پرسنل پشتيباني پاره‌وقت دسترسي داشته باشد. اين سازماندهي پرسنل براي دستيابي به كارايي تعريف شده براي دفتر مديريت پروژه در سطح 2 بلوغ، ضروري مي‌باشد. اين سطح از دفتر مديريت پروژه، با تأكيد بر استقرار سيستم كنترل در محيط مديريت پروژه، مجموعه‌اي از فعاليت‌هاي متمركز مديريت پروژه را به شرح زير انجام مي‌دهد:
– دارا بودن مسئوليت اصلي براي استقرار يك رويكرد استاندارد در خصوص چگونگي انجام مديريت پروژه در سازمان‌هاي ذيربط؛ اين مسئوليت شامل ارائه ابزارهاي عمومي، فرايندهاي قابل تكرار و تجربيات عملي ممتاز و در حالت ايده‌آل ناشي از پياده‌سازي يك متدلوژي جامع مديريت پروژه مي‌باشد؛
– فراهم آوردن ابزارهاي لازم براي جمع‌آوري نتايج و تحليل وضعيت و پيشرفت پروژه‌ها به عنوان مبنايي براي تشخيص و انجام اقدامات مورد نياز (پاسخ‌دهي) در مقابل تغييرات پروژه‌ها، ارزيابي پروژه و عملكرد مدير پروژه و حصول اطمينان از دستيابي به اهداف مشخص شده براي پروژه مي‌باشد؛
– معرفي مديريت پروژه به عنوان يك حرفه تخصصي در سازمان‌هاي ذيربط با استفاده از تدوين استانداردهاي قابل اجرا، به كار گرفتن مديران پروژه شايسته و با صلاحيت، آموزش و تقويت تيم‌هاي پروژه و تعيين نقش‌ها و مسئوليت‌هاي ذي‌نفعان در محيط مديريت پروژه.
دفتر مديريت پروژه در سطح 2 بلوغ، داراي مسئوليت توانمندسازي دفتر مديريت پروژه در تمامي حيطه‌هاي كاري آن است. در هر صورت، بيشتر اين توانمندي‌ها اساسي بوده و بر استقرار بستري مناسب و قابل تداوم براي محيط مديريت پروژه متمركز مي‌باشند، در نتيجه دفتر مديريت پروژه در اين سطح، در حال گام گذاشتن در محدوده‌هاي جديدي از سازمان ذيربط است. توسعه توانايي‌هاي اجرايي ممكن است در ابتدا، در حالي‌كه واحدهاي تجاري به وجود دفتر مديريت پروژه عادت مي‌نمايند و انتقال برخي از مسئوليت‌ها به آن و اتكاي بيشتر به توانايي‌هاي مديريتي دفتر مديريت پروژه براي دستيابي به منافع تجاري مرتبط با نظارت و كنترل پروژه را خواهند پذيرفت، عمل نمايد. در مقابل دفتر مديريت پروژه در سطح 2 بلوغ، بايد انطباق كامل خود با سازمان ذيربط و مؤثر بودن حرفه مديريت پروژه را ثابت نمايد. اين امر مستلزم آن است كه دفتر مديريت پروژه، در برنامه‌ريزي مسئوليت‌هاي خود، رويكرد فعالانه داشته و براي دفاع از جايگاه كاري خود آماده باشد.
2-2-6-3- سطح 3 (سطح توسعه و پشتيباني فرايندها)
دفتر مديريت پروژه در سطح 3 بلوغ، در سير تكاملي توانايي‌هاي دفتر مديريت پروژه بسيار اساسي بوده و معرف توانايي كامل و جامع دفتر مديريت پروژه مي‌باشد. در همان حال كه اين دفتر، كنترل و نظارت بر مديريت پروژه را پيگيري مي‌كند، يك تمركز جديد در پشتيباني و اقداماتي كه افراد و كارايي پروژه در محيط مديريت پروژه را بهينه مي‌سازد، ارائه مي‌كند.
محدوده اجرايي اين دفتر از مديريت پروژه‌هاي چندگانه و مديران چندين پروژه گرفته تا نظارت يا همسان‌سازي يك يا چند مدير طرح را در برمي‌گيرد.
دفتر مديريت پروژه در سطح 3 بلوغ، مي‌تواند از تلاش‌هاي قبلي صورت گرفته براي استقرار يك دفتر مديريت پروژه در سطح 2 بلوغ حاصل شود و همچنين مي‌توان آن را از ابتدا و به وسيله تلاش‌هاي لازم براي ايجاد نظارت، كنترل و پشتيباني مركزي در محيط مديريت پروژه طراحي و پياده‌سازي نمود.
توانايي‌هاي دفتر مديريت پروژه در سطح 3 بلوغ، براي سازمان‌هايي كه به دنبال پياده‌سازي مديريت پروژه به عنوان يك مزيت رقابتي بوده و يا سازمان‌هايي كه قصد ارتقاي توانايي مديريت پروژه و افزايش سطح بلوغ مديريت پروژه را دارند، مناسب مي‌باشد.
حداقل كاركنان لازم براي دفتر مديريت پروژه در اين سطح، حداقل يك مدير دفتر مديريت پروژه تمام‌وقت و حداقل دو كارشناس متخصص تمام‌وقت و پاره‌وقت كه داراي صلاحيت لازم براي تسهيل طراحي و پياده‌سازي قابليت‌هاي دفتر مديريت پروژه مي‌باشند، تعيين شده است.
با توجه به حجم عملكرد و ميزان كارايي دفتر مديريت پروژه، امكان دارد نياز به تعدادي كارشناس پاره‌وقت ديگر يا احتماًلا مشاركت ساير بخش‌هاي فعال در محيط مديريت پروژه و همچنين مشاركت بالقوه واحدهاي تجاري سازمان‌هاي ذيربط را ايجاب كند؛ اما هنگامي كه كاركردهاي اين دفتر اجرا شد، احتماًلاً به كارمندان تمام‌وقت بيشتري براي تخصيص در مشاغل ويژه و تخصصي احتياج است و زماني كه اين دفتر رشد يافت، پرسنل پشتيباني اجرايي تمام‌وقت و پاره‌وقت نيز مورد نياز خواهد بود.
دفتر مديريت پروژه در سطح 3 بلوغ، فعاليت‌هاي نظارتي و كنترلي متمركز و جامع مديريت پروژه را با تمركز بيشتر بر ارائه پشتيباني فرايندها و اقدامات در محيط مديريت پروژه انجام مي‌دهد. كه اين فعاليت‌ها عبارتند از:
– ارائه خدمات به عنوان بخش مركزي پشتيباني مديريت پروژه در سازمان‌هاي ذيربط؛
– يك مرجع مديريت پروژه براي واحدهاي كاري، يك تسهيل‌كننده تخصصي اقدامات و راهكارها براي مديران پروژه و اعضاي تيم پروژه و يك هماهنگ‌كننده و همكار براي فعاليت‌هاي ذي‌نفعان پروژه (مديران منابع، مشتريان و تأمين‌كنندگان)؛
– انجام وظيفه به عنوان يك رابط بين محيط تجاري و محيط مديريت پروژه؛ دفتر مديريت پروژه در سطح 3 بلوغ، در زمان مقتضي سياست‌ها و راهنمايي‌ها و دستورالعمل‌هاي كلان اجرايي را براي عملكرد پروژه تفسير نموده و اقدامات و فعاليت‌هاي مرتبط با اهداف تجاري در محيط مديريت پروژه را پياده‌سازي مي‌نمايد؛
– انجام وظيفه به عنوان تسهيل‌كننده طراحي فرايند محيط مديريت پروژه و تعالي مديريت پروژه؛ اين وظيفه مي‌تواند از پرداختن به متدلوژي مديريت پروژه و اقدامات اجرايي مورد استفاده براي تضمين موفقيت پروژه آغاز شده و تا ايجاد ابزارهاي گزارش‌دهي پروژه و تكنيك‌هاي هماهنگي، ارائه فرايندهاي پشتيباني اجرايي در زمينه‌هايي چون حكم‌راني پروژه، مديريت سبد پروژه و عملكرد تجاري گسترش يابد؛
– ايفاي نقش به عنوان نماينده محيط مديريت پروژه سازمان در مقابل مديريت ارشد سازمان مربوطه و همچنين براي شركاي تجاري و سازمان‌هاي حرفه‌اي؛
– انجام وظيفه به عنوان يك واحد سازماني متمايز كه با تعيين صلاحيت، آموزش، تخصيص و ارتقاء منابع انساني به طور مستقيم يا غيرمستقيم، مشاركت منابع در پروژه‌ها را تحت تأثير قرار مي‌دهد.
2-2-6-4- سطح 4 (سطح امور تجاري)
دفتر مديريت پروژه در سطح 4 بلوغ، براساس قابليت‌هاي كامل دفتر مديريت پروژه ايجاد مي‌گردد و در نتيجه حالت توسعه‌يافته و پيشرفته‌تر دفتر مديريت پروژه سطح قبلي مي‌باشد. تمركز آن بيشتر بر روي يكپارچه‌سازي اهداف و نيازهاي تجاري در محيط مديريت پروژه است و اين امر در برگيرنده ايجاد رويه‌هاي كاري و ارائه راهكارهاي مشترك براي اعمال بر روي فرايندهاي مديريت پروژه و فرايندهاي كسب و كار مي‌باشد.
دفتر مديريت پروژه در سطح 4 بلوغ، به ايجاد يك محيط تجاري پروژه‌اي كمك مي‌كند، اين سطح از دفتر مديريت پروژه، تعداد كاركنان بيشتري را طلب مي‌كند. همچنين در اين سطح اقتدار و اختيارات مدير دفتر مديريت پروژه به منظور نظارت بر منافع سازماني و تجاري در محيط مديريت پروژه افزايش مي‌يابد. دفتر مديريت پروژه در اين سطح، فعاليت‌هاي جامع و متمركز نظارت، كنترل و پشتيباني مديريت پروژه را با كارايي بالا كه نشان‌دهنده يك سازمان پروژه‌محور با سطح بالاي بلوغ مديريت پروژه مي‌باشد، به انجام مي‌رساند. اين فعاليت‌ها شامل موارد زير مي‌باشد:
– ايفاي نقش و حضور هر چه بيشتر به صورت يك واحد سازماني مستقل و مجزا؛ در صورتي كه بودجه دفتر مديريت پروژه در مراحل اوليه در نظر گرفته نشده باشد، دفتر مديريت پروژه در سطح 4 بلوغ، بودجه خود را به منظور توسعه و پياده‌سازي اقدامات پيشرفته مديريت پروژه و فعاليت‌هاي يكپارچه‌سازي تجاري، فراهم و مديريت مي‌نمايد؛
– همكاري با واحدهاي كاري سازمان و مشاركت در توسعه و انطباق راهكارها و فرايندهايي كه به صورت مشترك هم در محيط تجاري و هم در محيط مديريت پروژه متداول هستند؛
– ارائه تخصص‌هاي متمايز در جديدترين و پيشرفته‌ترين راهكارها و رويه‌هاي مديريت پروژه.
كاركنان ارشد به صورت تمام‌وقت تخصيص يافته‌اند و معرف افرادي حرفه‌اي با دانش و توانايي‌هاي بالا هستند كه هوش كاري، مفاهيم پيشرفته تجاري و مديريت پروژه را در راه‌حل‌ها و ابزارهاي پياده‌سازي شده در محيط مديريت پروژه به كار مي‌گيرند. اين افراد در انجام برخي كاركردها مثل خدمات مشاوره، مميزي پروژه و خدمات بازيابي و جبران صدمات پروژه‌ها مشاركت مي‌كنند. همچنين آن‌ها نتايج پروژه را از ديدگاه تجاري، مديريت و نظارت مي‌نمايند. كاركنان دفتر مديريت پروژه در سطح 4 بلوغ، همچنين مي‌توانند شامل تحليل‌گران سازماني و متخصصيني در زمينه‌هاي مختلف از قبيل امور حقوقي، واحد قراردادها و مديريت تداركات، خدمات مشتري و غيره به صورت تمام‌وقت و يا پاره‌وقت براي دستيابي به كارايي بيشتر براي دفتر مديريت پروژه باشد.
2-2-6-5- سطح 5 (سطح استراتژي)
دفتر مديريت پروژه در سطح 5 بلوغ، يك واحد كاري مستقل درون سازمان مي‌باشد؛ كه مسئوليت عمليات و كاركرد مديريت پروژه را در سرتاسر سازمان بر عهده دارد. اگر چه ممكن است سطوح پايين‌تر دفتر مديريت پروژه نيز در انجام اين امور مشاركت كنند اما اين موضوع در سطوح بالايي دفتر مديريت پروژه بسيار متمايز و بارزتر است. همچنين ممكن است سطوح پايين‌تر دفتر مديريت پروژه با دفتر مديريت پروژه در سطح 5 بلوغ، مشاركت تجاري يا روابط گزارش‌دهي داشته باشند. به طور مشخص اين سطح از دفتر مديريت پروژه، بر اهداف و منافع استراتژيك سازماني متمركز است.
معمولاً يكي از معاونين سازمان، مسئول دفتر مديريت پروژه در اين سطح مي‌باشد و وي بايد به مدير عامل سازمان به طور مستقيم دسترسي داشته و گزارش دهد.
اگر چه دفتر مديريت پروژه در سطح 5 بلوغ، در رأس سير تكاملي قابليت‌هاي دفتر مديريت پروژه ظاهر مي‌شود، ليكن داراي يك موجوديت منحصر به فرد مي‌باشد بدين معني كه لزوماً تمامي وظايف تعيين شده براي سطوح پايين‌تر را انجام نمي‌دهد. دو ديدگاه درباره چگونگي پيدايش و استقرار يك دفتر مديريت پروژه در سطح 5 بلوغ، وجود دارد:
اول اينكه در نتيجه رشد و توسعه يك دفتر مديريت پروژه از سطح پايين‌تر ايجاد شود كه معمولاً در سازمان‌هاي كوچك و متوسط انجام مي‌شود؛
دوم اينكه مي‌تواند به صورت مستقل از دفاتر مديريت پروژه موجود و با هدف ارائه راهنمايي‌هاي استراتژيك سازماني و هدايت و ارائه رهنمون‌ها به دفاتر مديريت پروژه زيرمجموعه تأسيس شود. كه اين حالت در سازمان‌هاي بزرگ و بين‌المللي كه خدمات نظارتي، كنترلي و پشتيباني را به دفاتر مديريت پروژه‌اي كه مسئول تأمين نيازهاي تجاري منطقه‌اي هستند، ارائه مي‌نمايد، صادق است.
در نتيجه، دفتر مديريت پروژه در سطح 5 بلوغ، يك نقش راهبردي تطبيقي را در سازمان بر عهده دارد و محيط مديريت پروژه را در جهت دستيابي به بهبود مستمر هدايت مي‌كند. نقش‌هاي اين سطح از دفتر مديريت پروژه عبارتند از:
– اعمال رهبري و تأثيرگذاري بر عمليات مديريت پروژه سازماني؛
– ايجاد محيط مديريت پروژه و آگاه‌سازي ذي‌نفعان پروژه و هماهنگي ميان واحدهاي تجاري، ارتباطات با مشتريان، تأمين‌كنندگان و ساير ذي‌نفعان؛
– حمايت و رهبري تحقيقات و ارزيابي كارايي مديريت پروژه و بهره‌وري تجاري كه ممكن است دفاتر مديريت پروژه وابسته را نيز در بر بگيرد؛
– ارائه و معرفي نيازهاي تجاري در محيط مديريت پروژه سازمان ذيربط و بالعكس.
(Hill, 2008)
لازم به يادآوري است كه همه سازمان‌ها براي تحقق اهداف‌شان نيازمند استقرار سطح 5 دفتر مديريت پروژه نمي‌باشند. در تحقيقاتي كه در سال 2010 بر روي 291 سازمان بزرگ در سطح جهان انجام گرديد، مشخص شد
