پیامدی آن را انتخاب کند.
2-3-4-6-بازخورد
بازخورد ارتباط، اطلاعی است که فرستنده کسب می‌کند و دلالت بر این دارد که آیا دریافت کننده پیام را درست تفسیر کرده یا خیر،در ارتباط اثربخش معمولا اطلاع از نتایج ضروری است. البته دریافت کننده ممکن است پیام را کاملاً درک کرده باشد، حتی اگر فرستنده هنوز بازخورد را دریافت نکرده باشد. در هر حال، در بیشتر ارتباطات رسیدن به این رویکرد در بهترین وضعیت با خطر همراه است. معمولا بعضی از قسمت‌های ارتباط، به ویژه دستورالعمل وظایف، نیاز به توضیح، تکمیل بیشتر و یا تصریح دارد. فرستنده باید رسیدن پیام و درک شدن کامل آن را پیگیری نماید. فرایند ارتباط اگر به این شکل دیده شود چرخشی است. منبع، پیام را ارسال می‌کند و بازخورد آن را دریافت می‌نماید. اگر دریافت کننده نیاز به تصریح اطلاعات اولیه داشته باشد، این دور ممکن است دوباره شروع شود. (اعرابی و همکاران ، 1389).
انتقال پیام
رمز گذاری
وسیله
رمزگشایی
رمزگشایی
وسیله رمزگذاری
بازخورد پیام دریافت شونده
فــرآینـد ارتبــاط
انتقال پیام
رمز گذاری
وسیله
رمزگشایی
رمزگشایی
وسیله
رمزگذاری
بازخورد پیام دریافت شونده
2-3-5- مسیر ارتباطات
ارتباطات (در سازمان) مسیر افقی یا عمودی می‌پیماید. اگر ارتباطات مسیر عمودی بپیماید آن مسیر می‌تواند رو به بالا یا رو به پایین باشد.
2-3-5-1- ارتباطات عمودی
الف- مسیر رو به پایین
اگر ارتباطات در سازمان از یک سطح به سطح پایین‌تر جریان یابد، مسیر رو به پایین دارد. هنگامی که ما مدیرانی را در نظر آوریم که با زیردستان خود ارتباط برقرار می‌نمایند، به الگوی ارتباطی رو به پایین برمی‌خوریم. معمولا رهبران گروه و مدیران، هدف‌ها را تعیین می‌کنند، دستورالعمل‌هایی را در رابطه با مشاغل صادر می‌کنند، سیاست‌ها و رویه‌ها را به آگاهی کارکنان می‌رسانند. مسائلی را که باید مورد توجه قرار داد، مشخص می‌کنند و نتیجه عملکرد‌ها را بازخور می‌نمایند. ارتباطاتی که مسیر رو به پایین می‌پیماید، باید به صورت شفاهی یا تماس رودررو باشد. هنگامی که مدیر، نامه‌هایی را به آدرس خانه کارکنان می‌فرستد و درباره‌ی سیاست‌های سازمان، در رابطه با مرخصی استعلاجی مطالبی ارائه می‌کند، ما با ارتباطاتی رو به رو هستیم که مسیر روبه پایین می‌پیماید.
ب- ارتباطات رو به بالا
در گروه یا سازمان، ارتباطات مسیر رو به بالا می‌پیماید. برای بازخور نمودن نتیجه عملیات و آگاه کردن مدیران از میران پیشرفت کارها، از مسیر رو به بالا استفاده می‌شود . ارتباطاتی که مسیر رو به بالا می‌پیماید، مدیران را از نوع احساسات کارکنان (درباره‌ی شغل، همکاران و سازمان) آگاه می‌کند. در مورد شیوه‌ای که بر اثر آن امور بهبود یافته است و شنیدن ابراز نظرها، مدیران باید به ارتباطاتی تکیه نمایند که مسیر رو به بالا می‌پیمایند. نمونه‌هایی از این گونه ارتباطات بدین قرار است:
گزارشاتی که مدیران رده پایین تهیه می‌کنند و به مدیران میانی و ارشد می‌دهند تا در آن باره ابراز نظر نمایند، پیشنهادات تحقیقاتی که به صورت پیمایشی یا زمینه‌یابی درباره ی نگرش کارکنان انجام می‌شود، شیوه دادن شکایت و دادخواهی در سازمان، نشست‌ها و گردهمایی‌ها که با حضور مقامات ارشد و کارکنان رده پایین یا زیردستان تشکیل می‌شود و نشست‌هایی که به صورت غیررسمی است و در آنها کارکنان فرصت به دست می‌آورند تا درباره‌ی مسائل بحث کنند و با مدیران ارشد و نمایندگانی از مقامات بالاتر در آن‌باره تبادل نظر نمایند. برای مثال، شرکت فدرال اکسپرس از این موضوع برخود می‌بالد که با سیستم کامپیوتری، یک برنامه ارتباطی؛ که مسیر رو به بالا می‌پیماید، در شرکت به وجود آورده است. همه‌ی 88 هزار کارمند، سالانه مورد پژوهش قرار می‌گیرند و تحقیقی که به صورت پیمایشی یا زمینه‌یابی به عمل می‌آید، به آنها اجازه می‌دهد که نظر خود را ابراز نمایند و سپس مدیریت از این نظرها آگاه می‌گردد. این برنامه به عنوان یکی از نقاط قوت منابع انسانی به حساب آمد و شرکت مزبور توانست بدان وسیله جایزه ملی مالکوم بالدریچ را نصیب خود نماید. (پارسیان و اعرابی، 1378).
2-3-5-2-ارتباطات در سطح افقی
هنگامی که ارتباطات در سطح افقی جریان می‌یابد، اعضای یک گروه و همچنین مدیران و کارکنانی که در یک سطح از سازمان قرار دارند، بین خود ارتباط برقرار می‌نمایند. اگر قرار باشد گروه در سطح عمودی به صورتی موفقیت‌آمیز و اثربخش ارتباط برقرار کند، چه لزومی دارد که ارتباطات در سطح افقی هم جریان یابد؟ در پاسخ باید گفت که ضرورت ارتباطات در سطح افقی برای صرفه‌جویی در وقت و تسهیل در امر ایجاد هماهنگی است. در برخی از موارد این روابط که در سطح افقی برقرار می‌شود، جنبه رسمی به خود می‌گیرد. غالبا این شیوه ارتباطی به صورت غیر رسمی به وجود می‌آید و مسیر سلسله مراتب اختیارات را (که به صورت عمودی است) قطع می‌کند. بنابراین از دیدگاه مدیریت، ارتباطات در سطح افقی می‌تواند خوب یا بد باشد . از آنجا که وجود ارتباطات رسمی (در سطح عمودی) مانع از انتقال اطلاعات (با کارایی بالا) می‌شود، بنابراین وجود ارتباطات افقی می‌تواند برای سازمان مفید واقع گردد. در چنین مواردی مقامات ارشد،این شبکه ارتباطی را تقویت می‌کنند و از وجود آن هم آگاه هستند. اگر کانال‌های ارتباطات رسمی (که در سطح عمودی سازمان جریان می‌یابد)، دچار نقص گردد، ارتباطات افقی می‌توانند از نظر کارکرد زیان بار شوند، زیرا در چنین حالتی اعضاء، به اصطلاح، مقامات ارشد را دور می‌زنند، یا مقامات ارشد در می‌یابند که تصمیماتی گرفته شده یا کارهایی صورت گرفته است که آنان از آن بی‌خبرند.
2-3-6- ارتباطات سازمانی از دیدگاه مکاتب مختلف مدیریت
حضور سازمان‌ها در جوامع پدیده‌ای است که امروزه بدون وجود آنها امکان حیات اجتماعی، با بحران جدی روبرو می‌شود و همان طوری که اتزیونی می‌گوید: «در سازمان‌ها به دنیا می‌آییم، در سازمان‌ها تحصیل می‌کنیم و اغلب اوقات خود را به کار در سازمان‌ها مشغول هستیم.» (مسعود فر- فاطمه 1378). بررسی و مطالعه دیدگاه‌های مدیریت و سیر تکاملی آن از ابتدا تا به امروز که ما را با نظام‌های پیچیده مدیریت روبرو ساخته است، می‌تواند در شناخت تحولات و نگرش‌های حاکم بر مکاتب مختلف مدیریت نسبت به ارتباطات انسانی، نوع و سطح آن و سایر موضوعات مورد علاقه در علوم ارتباطات کمک شایانی باشد.
در واقع زمانی می‌توان بخوبی نسبت به سیستم‌های ارتباطی موثر مدیریت شناخت پیدا کرد که سیر تحول و دیدگاه‌های حاکم را مورد تفحص و کاوش قرار داده و دریابیم که هر یک از مکتب‌های مدیریت در راستای فراگرد ارتباطات چه اعتقادی داشته‌اند.ارتباطات سازمانی از دیدگاه مکاتب مختلف مدیریت، به نقل از مسعودفر (1378) می‌باشد که شرح آن در ذیل آمده است.
2-3-6-1- دیدگاه کلاسیک‌ها در مورد ارتباطات
نظریه پردازان مکتب کلاسیک، سازمان‌ها را به عنوان سیستم‌های بسته، رسمی و ایستا در نظر می‌گرفتند. تیلور، وبر و سایر صاحبنظران این مکتب بر مسئله ارتباطات در سازمان تأکید روشنی نداشتند. ولی به نظر می‌رسد که در مکتب کلاسیک‌ها ارتباطات منحصر به ساختار رسمی سازمان بوده و سلسله مراتب، مهمترین عنصر سازمانی رسمی می‌باشد. همواره ارتباط عمودی مورد توجه خاص این مکتب بوده و انسان به صورت منفک از محیط اجتماعی و خارج از گروه‌هایی که در آن عضویت داشت، مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرد . کلاسیک‌ها از کانال‌های ارتباطی محدود و خاص به منظور هماهنگ کردن واحدها در سازمان‌ها با استفاده از دستورات و رویه‌های مشخص کاری همراه با سبک‌های مدیریت مقتدرانه حمایت می‌کنند.
چستربارنارد در دهه 1930 بهتر از دیگران ارتباطات را به شیوه معنی‌دار به عنوان یک پویایی اساسی در رفتار سازمانی مطرح کرده است. بارنارد متقاعد شده بود که، ارتباطات بزرگترین نیروی شکل دهنده سازمان است. او ارتباطات را در ردیف مقاصد و تمایل مشترک به عنوان یکی از سه عنصر اولیه اداره سازمان می‌دانست. به نظر او ارتباطات، هم سازمان را به صورت یک نظام پویا و سرشار از همکاری درمی‌آورد و هم مقاصد سازمان را به مقاصد اعضای آن پیوند می‌دهد. وی از هفت عامل ویژه ارتباطی نام برد که در سازمان از اهمیت خاص برخوردار می‌باشد که به شرح ذیل است:
1- مجاری ارتباط باید دقیقا مشخص باشد.
2- لازم است مجاری ارتباطات هر یک از اعضای سازمان مشخص باشد.
3- خطوط ارتباط باید حتی الامکان مستقیم و کوتاه باشد.
4- لازم است به طور معمول ارتباطات از خطوط کاملا رسمی اعمال شود.
5- شخصی که در مرکز ارتباطات قرار دارد باید صلاحیت داشته باشد.
6- کنش سازمان نباید در خطوط ارتباطی اخلال کند.
7-هر ارتباط باید به صورت موثق برقرار شود.
2-3-6-2- نظریه نئوکلاسیک‌ها و ارتباطات
صاحبنظران مکتب روابط انسانی، سازمان‌ها را به عنوان محیطی که از لحاظ داخلی پویا هستند مورد توجه قرار داده و بیشتر به سازمان‌های غیررسمی و سیستم‌های ارتباطی غیررسمی تأکید کرده‌اند. موزلیس در مورد نادیده گرفتن ارتباطات گروه‌های غیررسمی چنین می‌گوید : «سرانجام غفلت مدیریت در بحساب آوردن سازمان غیررسمی و ارزش‌های گروهی به از هم گسیختگی ارتباطات بین رده‌های بالا و پایین سلسله مراتب سازمانی می انجامد . تا زمانی که دستورات مدیریت بر مبنای فرضیه انسان اقتصادی استوار باشد، ارتباط عمودی از بالا به پایین آسیب می‌بیند و وقتی هیچگونه اطلاعاتی از سازمان غیررسمی دریافت نگردد، ارتباطات عمودی صدمه خواهد دید. در نتیجه به منظور برقرار ارتباط صحیح و مناسب، مدیریت نباید سعی در نابودی سازمان غیر رسمی مؤسسه نماید، بلکه متقابلا بایستی این سازمان را به رسمیت شناخته و اطمینان حاصل کند که هنجارهای غیر رسمی هماهنگ در جهت هدف‌های سازمانی قرار گیرند. وقتی چنین شد سازمان غیررسمی به جای آنکه مانعی در راه حصول به هدف باشد به مثابه نیروی فعالی در جهت رسیدن به آن عمل می‌کند.
2-3-6-3- دیدگاه سیستمی در مورد ارتباطات
صاحبنظران دیدگاه سیستمی به مجموعه‌ای از عناصر وابسته به یکدیگر به عنوان یک کل توجه دارند و معتقدند که یک سیستم سازمانی چهار نوع ورودی از محیط دریافت می‌کند که شامل مواد، انسان ، منابع مالی و اطلاعات می‌باشد و این سازمان است که ورودی‌های خود را ترکیب و تغییر شکل داده دوباره به صورت کالا و خدمات ، سود و زیان، رفتار کارکنان و اطلاعات انسانی وارد محیط می‌کند و در نهایت سیستم بر حسب خروجی‌های خود، بازخور لازم را از محیط دریافت می‌کند.
یکی از تصورات سیستم‌های باز این است که در سطحی مجزا و انتزاعی ساختار دهی شده و به این مسئله که چگونه اطلاعات وارد سازمان می شود عنایت کمتری شده است. ویک سازمان‌ها را به عنوان ارگانیسم‌های فرآیندی اطلاعات در نظر گرفت که بر روی چگونگی انتقال اطلاعات تمرکز دارد. او این نظر را که عدم اطمینان محیطی، به عنوان یک مسئله و مشکل برای سازمان‌ها مطرح است، قبول دارد و اظهار می‌کند که برای حفظ بقاء و کارآیی سازمان‌ها باید هر پیامی را به همان صورتی که هست خواه گنگ یا واضح از خود عبور دهد.
2-3-6-4- دیدگاه اقتضایی و ارتباطات
این دیدگاه توجه خود را به رابطه بین دو متغیر وابسته و مستقل و رابطه علت و معمولی بین آنها معطوف داشته است که کاهش یکی باعث افزایش دیگری خواهد شد. مدل اقتضایی شامل تعداد زیادی متغیرهای دیگری است که این رابطه مستقیم را تغییر می‌دهند و شاید همین امر باعث توجه این دیدگاه به مسایلی همچون انگیزش، طراحی شغل و ارتباطات شده است.
2-3-6-5- دیدگاه مراوده‌ای یا تعاملی در مورد ارتباطات
دیدگاه مراوده‌ای یک نگرش نسبتا جدید شناخت رفتار، در محیط‌های سازمانی است که در این دیدگاه که ابتدا تحت عنوان روانشناسی ارتباطی ارائه گردید فرض بر این است که رفتار فرد حاصل مراوده مداوم و چند جهتی ویژگی‌های فرد و موقعیت می‌باشد. به عبارت دقیق‌تر مکتب مراوده‌ای سعی بر آن
